國企監(jiān)管新規(guī)下國有企業(yè)檔案管理工作新思路

目前，為加強對出資企業(yè)國有資產(chǎn)的監(jiān)督管理，依法履行出資人職責，進一步規(guī)范市屬國有企業(yè)經(jīng)濟行為，促進企業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國企業(yè)國有資產(chǎn)法》、《中共中央辦公廳關(guān)于進一步推進國有企業(yè)貫徹落實“三重一大”決策制度的意見》、《山東省企業(yè)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理條例》等法律法規(guī)，各市均陸續(xù)出臺了有關(guān)重大事項管理的規(guī)章制度。

因此，結(jié)合國有企業(yè)監(jiān)管新規(guī)，做好企業(yè)的檔案管理工作，對工作中存在的問題加以研究，以此來實現(xiàn)檔案管理工作的改進以及優(yōu)化是完善企業(yè)管理的必經(jīng)之路。

• 充分認識檔案管理對企業(yè)發(fā)展的至關(guān)重要性

1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化、日常經(jīng)營信息、重要歷史檔案資料的重要記載。企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動的記錄，反映著企業(yè)的發(fā)展歷程，記錄了企業(yè)發(fā)揮過程中的關(guān)鍵性重大事件，收錄了企業(yè)發(fā)展的時間表、履歷表、光榮冊、以及受訓錄。通過查閱企業(yè)檔案，是快速了解企業(yè)，同企業(yè)共成長的最快速的方法。在企業(yè)發(fā)展的時間長河里，有成功、有喜悅、有經(jīng)驗同時也有教訓，這對于減少企業(yè)在經(jīng)營過程中的失誤，使企業(yè)少走彎路是很有必要的。

2.企業(yè)文化傳承及交流需要企業(yè)檔案作為載體和橋梁。企業(yè)文化是企業(yè)的核心文化，同時是一個企業(yè)與同類企業(yè)間最本質(zhì)的區(qū)別，具有不可替代性和不可復制性。一個具有優(yōu)秀企業(yè)文化的企業(yè)，能夠在激烈的市場競爭中更加具有底蘊和創(chuàng)新基石，能夠在暴風雨來臨時更加穩(wěn)固而不易被掀翻，能夠在與時俱進中更具有創(chuàng)新能力，能夠把自身的文化同優(yōu)秀傳統(tǒng)文化相嫁接。但同時，企業(yè)文化的傳承不是書本知識，不能通過老師的講授來快速的學習及傳承。這就需要檔案來做最原始的記錄，并在整理的過程中的得到不斷的傳承。同時，檔案也是企業(yè)文化交流的橋梁。企業(yè)文化的形成并不是一朝一夕的事情，而是一個不斷的傳承與沉淀的漫長過程，在這一過程中，文化通過交流被企業(yè)員工所熟知，并在繼承中不斷完善。當每個員工都參與到企業(yè)文化的建設中來，在整個企業(yè)中才能形成一種良好的文化氛圍。這一切都需要文化檔案對企業(yè)歷史進行記錄，使每一代企業(yè)員工都能吸收借鑒前輩的先進經(jīng)驗，不斷改進并發(fā)揚光大。企業(yè)間交流也是通過檔案為橋梁進行最有效、最真實的互動。人員的交流、技術(shù)的交流都無法替代檔案資料帶來的歷史感和真實感。

3.企業(yè)檔案管理同時是對企業(yè)自身知識產(chǎn)權(quán)、合法經(jīng)營具有重要保護意義。知識產(chǎn)權(quán)、日常經(jīng)營資料、各類生產(chǎn)經(jīng)營報表是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營及核心競爭力的重要因素。每一項知識產(chǎn)權(quán)都凝結(jié)著企業(yè)員工的大量心血，是一項重要的企業(yè)資產(chǎn)。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項活動，對于知識產(chǎn)權(quán)從研發(fā)到正式使用的過程都有相關(guān)記錄;各類生產(chǎn)報表及財務報表都是反映企業(yè)經(jīng)營情況的最真實、有效的記錄。

二、國有企業(yè)檔案管理依然存在諸多不完善的情況

檔案作為記錄憑證，在某種意義上來說等同于票據(jù)。對企業(yè)而言，合理管理檔案等于是對企業(yè)無形資產(chǎn)的最大化保護，然而當前多數(shù)國有企業(yè)檔案管理或是止步不前，或是因循舊制，創(chuàng)新意識與檔案管理知識的匱乏造成當前的國有企業(yè)管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)如下形式：

1.對專職檔案員依然缺少制度支持，“兼職化”情況普遍

近幾年，國家到地方陸續(xù)出臺政策，加強了黨建工作和紀檢工作，要求設置專職檔案管理人員，但缺少制度文件要求。因此，很多企業(yè)從節(jié)省人力角度出發(fā)，普遍設置兼職檔案員。但各企業(yè)檔案員普遍較少接受系統(tǒng)的檔案管理知識的學習。

2.檔案管理意識依然不高，分類不明確

提及檔案管理，相當一部分的國企員工會感到陌生，甚至完全不知道有檔案管理的說法。在很多員工意識里，檔案的界定也不明確，什么是檔案這一問題很少有人能全面地闡釋。其中有很大一部分員工認為檔案就是公司每年大事記的音像、書面材料的匯總。而實質(zhì)上，檔案作為對一個公司或者團體乃至國家而言，是多種資料的匯編。不僅只局限于圖片、大事記這些方面，例如對員工信息、經(jīng)營合同、資金流動等各個方面來談，檔案的存在都是必要的、切實的，并且影響與作用是相當遠大的。因此界定好、定義好檔案，做好檔案管理是必要的，而不是主觀思想上認為檔案是每年領(lǐng)導備查的材料。檔案管理意識不強，定義不好檔案是目前國有企業(yè)的一大問題。

三、國有企業(yè)檔案管理面臨的新環(huán)境

新的歷史背景下，國有企業(yè)的改革是實現(xiàn)國有企業(yè)突破瓶頸再發(fā)展的必由之路，加強現(xiàn)代化企業(yè)制度的建設是必然的歷史趨勢。面對國企監(jiān)管的新格局，誰能抓住改革的浪潮，誰就能實現(xiàn)激越式發(fā)展。因此，加強國有企業(yè)檔案管理建設是切實符合歷史發(fā)展要求的，國有企業(yè)檔案管理其背后是改革大環(huán)境的一個縮影，實行國有企業(yè)檔案制度、體系的改革與調(diào)整是具備改革環(huán)境的。具體來看，主要表現(xiàn)為以下方面：

一是國有企業(yè)及其權(quán)屬企業(yè)發(fā)生的重大事項，依據(jù)國家出資企業(yè)重大事項管理暫行辦法，必須向所在市政府或市國資局申報核準和備案的事項，在該事項申報核準和備案前，必須經(jīng)公司黨委會、董事會依據(jù) “三重一大”決策實施管理辦法的規(guī)定，按程序集體研究通過。企業(yè)黨委會、董事會研究通過后，應當形成相關(guān)決議文件，再由企業(yè)協(xié)同集團分管部室向市政府或市國資局申報核準和備案企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈的持續(xù)完善促使國有企業(yè)檔案管理面臨新的結(jié)構(gòu)環(huán)境。這些新規(guī)所產(chǎn)生的檔案資料就需要檔案管理機構(gòu)與人員及時改變檔案管理結(jié)構(gòu)，及時按門類、收納結(jié)構(gòu)等作出適應性調(diào)整。

二是伴隨科技迅速發(fā)展，檔案管理面臨新的技術(shù)環(huán)境。信息化建設的結(jié)果是各個企業(yè)通過局域網(wǎng)、區(qū)域網(wǎng)和遠程互動平臺方面建設保證企業(yè)產(chǎn)品、資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得不同程度的進展。作為企業(yè)各種信息歸集、編研、提供利用的機構(gòu)，檔案管理機構(gòu)的管理手段、存儲介質(zhì)等要素不可能脫離其間。因此，面臨新的技術(shù)環(huán)境是迫切的現(xiàn)實客觀實際。

四、國企監(jiān)管新規(guī)下檔案管理工作幾點建議

1.全面突出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要地位

新規(guī)中明確提出了對各類事項或經(jīng)上級國資審核后報市政府批準，或?qū)嵭袌笈?、備案制。因此對企業(yè)“三重一大”事項的完整記錄至關(guān)重要。檔案管理應根據(jù)國企監(jiān)管新規(guī)，強化對涉及公司“三重一大”類的檔案進行重點梳理和存檔。國企監(jiān)管新規(guī)中規(guī)定企業(yè)增加或減少注冊資本、出資設立新公司（含全資、控股子公司）、出資企業(yè)及其重要子企業(yè)進行特別監(jiān)管類的重大投資項目，發(fā)行股票、債券等融資行為，出資企業(yè)及其重要子企業(yè)轉(zhuǎn)讓全部國有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）或轉(zhuǎn)讓部分國有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）致使出資人不再擁有控股權(quán)等重大事項均需經(jīng)直屬國企監(jiān)管部門審核后報所在上級政府批準后實施。因此對該類事項的檔案類資料的保存至關(guān)重要。對黨委會研究、董事會研究的過程性檔案及決議都是企業(yè)經(jīng)營的核心資料和工作秘密，應該得到妥善保存，必要時對相關(guān)會議記錄、報表、招投標文件、專家論證報告、表決情況等要進行定密管理，永久保存。

2.檔案管理要更加突出分級管理及重點管理

伴隨國有企業(yè)發(fā)展面臨市場機制與改革形勢的新要求，檔案管理工作也應作出相應的組織調(diào)整，現(xiàn)代企業(yè)制度要求法人作為企業(yè)監(jiān)管主體，在企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營、物資設備、人力資源等方面都具有相應的自主權(quán)。而各行各業(yè)本身的企業(yè)特質(zhì)又不盡相同，如何管理本公司檔案，企業(yè)自身就應該因地制宜，有計劃有目的地選擇適合本單位的檔案管理模式：如選擇梯級檔案管理模式，子（分）公司具備一定檔案管理權(quán)限，總公司每年定期檔案檢查，規(guī)定范圍內(nèi)的重要資料要依規(guī)向上級部門移交，各企業(yè)留存電子版;再如實行網(wǎng)狀檔案管理模式，由檔案管理部門牽頭，各相關(guān)部門進行資料收集工作，最后交由檔案管理部門匯總整理。另外根據(jù)國企監(jiān)管新規(guī)，公司國有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）轉(zhuǎn)讓，國有股權(quán)變動、重大資產(chǎn)調(diào)整事項;擬從事與主業(yè)無關(guān)的股票、期貨、證券、保險等高風險業(yè)務;企業(yè)股東代表/產(chǎn)權(quán)代表委派，企業(yè)董事會、監(jiān)事會成員和總經(jīng)理、副總經(jīng)理的推薦;企業(yè)負責人年度薪酬分配方案以及中長期激勵方案;年度內(nèi)累計超過一定數(shù)額的對外捐贈;年度財務預算方案、決算方案、利潤分配方案和彌補虧損方案;董事會年度工作報告、重大事項報告、公司改革發(fā)展情況報告，以及其他正式報告;以及其他按規(guī)定應報集團公司核準的其他重大事項都應該被納入到檔案管理的重要內(nèi)容。

3.信息化管理是當前檔案管理的發(fā)展方向

當下處在知識經(jīng)濟時代，網(wǎng)絡越來越成為辦公必不可少的組成部分?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)革新加速了信息資源的共享率和淘汰率，這就意味著誰抓住網(wǎng)絡技術(shù)變革的浪潮，誰就能抓住瞬變的信息資源。因此，對渴求深度轉(zhuǎn)變的現(xiàn)代國企來說，其建設也必須是信息化的。針對本文議題更直接地說，就是企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)方式應更加網(wǎng)絡化。通過網(wǎng)絡化的檔案管理結(jié)構(gòu)，可以實現(xiàn)將檔案信息資源最大傳遞容量、最快傳輸速度的異時異地調(diào)閱，通過網(wǎng)絡連接，利用者可以隨時進入企業(yè)檔案管理中心，將信息快速反饋至查閱者。如此，計算機終端上的電子檔案與檔案室紙質(zhì)檔案無形地組成樞紐，這樣極大減少了信息流轉(zhuǎn)程序，保證檔案資源流通性與時效性的統(tǒng)一。同時，電子檔案的錄入工作對于發(fā)展歷史悠久的公司來說，將是巨大的工作量，但錄入保存以后，在查閱過程中將極大的提高效率。全面提升網(wǎng)絡檔案建設質(zhì)量和提升智能化系統(tǒng)是建設新型檔案管理的核心過程。