規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平的作用研究

趙宇霞

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的加速發(fā)展，帶動了中小企業(yè)的蓬勃發(fā)展，財(cái)務(wù)在公司運(yùn)營中的重要性也日益凸顯出來，如何有效規(guī)范地進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的管理，將財(cái)務(wù)檔案管理與財(cái)務(wù)管理水平的有效提升掛鉤，引起了越來越多企業(yè)的重視，本文就如何規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提升財(cái)務(wù)管理水平進(jìn)行討論，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作提供指引與參考。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理;財(cái)務(wù)管理;有效策略

1 引言

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展企業(yè)內(nèi)部對財(cái)務(wù)管理方面也越來越重視，尤其是近年來很多企業(yè)都在開始關(guān)注企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作，也在逐漸的開始落實(shí)，但是由于受多種原因的影響，落實(shí)的效果并不理想，還存在著很大的完善空間。

2 財(cái)務(wù)檔案管理分類

財(cái)務(wù)檔案指的是相關(guān)的工作人員或部門在工作的過程中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案。財(cái)務(wù)檔案管理主要是對賬簿和會計(jì)報(bào)表進(jìn)行規(guī)范和科學(xué)的管理。財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)是穩(wěn)定、專業(yè)和嚴(yán)謹(jǐn)。金融文件不光是有紙質(zhì)的形式，還有電子的形式。隨著當(dāng)下越來越多單位信息平臺的完善和改進(jìn)，當(dāng)下有越來越多的單位開始將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)向電子檔案發(fā)展，因此在當(dāng)下檔案種類也在向著現(xiàn)代化和多元化的方向發(fā)展。除此之外，從文件的歸檔時間的角度來分析，檔案還可以分為一般性的常規(guī)文件和永久文件。由于在之前的工作中，我國很多單位都缺乏相關(guān)的數(shù)據(jù)電子化的技術(shù)，因此有很多的單位重要信息數(shù)據(jù)依然是簡單的紙質(zhì)形式，當(dāng)下很多單位開始通過數(shù)字平臺將單位中之前的紙質(zhì)化信息和檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的存儲和鏈接的數(shù)字化。通過數(shù)字化平臺，財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，便于存儲，更好地實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息的利用和共享。

3 財(cái)務(wù)檔案管理問題和現(xiàn)狀

3.1 財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不充分

受傳統(tǒng)企業(yè)管理的模式限制，大多數(shù)企事業(yè)單位對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性未有充分認(rèn)識，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中，僅僅考慮紙質(zhì)檔案保管層面的問題，未能將財(cái)務(wù)管理工作與財(cái)務(wù)檔案管理相結(jié)合。檔案毀損丟失現(xiàn)象較為常見，使單位丟失了很多數(shù)據(jù)資料，對整體業(yè)務(wù)的評估缺乏支撐力，同時檔案只是形式上的歸檔儲存，未根據(jù)資料內(nèi)容與可使用方向進(jìn)行歸檔及數(shù)據(jù)匯總，造成了數(shù)據(jù)真正意義上的“閑置”，這對企業(yè)來說是最可惜的地方。

3.2 缺乏健全的管理制度

在企業(yè)中具備一個健全的財(cái)務(wù)檔案管理制度以及相應(yīng)的科學(xué)管理方法是維持檔案管理工作正常進(jìn)展的關(guān)鍵，但是大部分的企業(yè)并沒有具備健全的財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)體系和制度，不僅缺乏細(xì)節(jié)具體的財(cái)務(wù)檔案管理操作流程，甚至連財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本輪廓也不夠完整，導(dǎo)致在企業(yè)實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理過程中工作流程比較隨意混亂，對于各類財(cái)務(wù)資料的管理也不具備系統(tǒng)性和規(guī)范性，不僅財(cái)務(wù)檔案管理工作中常常出現(xiàn)問題，而且發(fā)現(xiàn)問題后找不到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，大家相互推脫責(zé)任的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，不僅不利于企業(yè)資金的合理化利用，同時也會影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 財(cái)務(wù)文件內(nèi)容缺乏真實(shí)性

在當(dāng)下的工作中存在著一個很大的問題，那就是很多單位都沒有重視其財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，因此缺乏完善的工作機(jī)制，在工作中沒有及時記錄，而是盲目進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。造成這個問題的主要原因是很多人認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案是過去式，其對以后的工作沒有什么作用，導(dǎo)致沒有重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，這也是影響當(dāng)下財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的主要原因。

4 規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)管理水平的措施

4.1 重視財(cái)務(wù)檔案管理工作

思想決定意識，意識直接影響行為，只有真正認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，才會通過切實(shí)措施來改善其管理效果。單位的一把手要對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性有全面的認(rèn)識，才能帶頭將這項(xiàng)工作落到實(shí)處，起到帶頭作用。對財(cái)務(wù)檔案的重視程度，從側(cè)面可以反映對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的重視度，一把手對財(cái)務(wù)檔案管理的重視，能夠在財(cái)務(wù)部范圍內(nèi)營造較為積極的工作氛圍，同時可以提升其他部門的配合度。同時一把手也要對財(cái)務(wù)檔案管理工作提出自己的要求，一把手或者總經(jīng)理對整個企業(yè)的運(yùn)營負(fù)責(zé)，需要強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐才能作出有效的判斷，帶動企業(yè)快速發(fā)展，而這些數(shù)據(jù)都是財(cái)務(wù)檔案的范疇。

4.2 有效利用信息技術(shù)，滿足檔案管理信息化發(fā)展

行政事業(yè)單位的檔案管理工作，想要滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，并保障其有效性的同時，就應(yīng)在單位未來發(fā)展當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的信息技術(shù)化發(fā)展，進(jìn)而把信息技術(shù)滲透到實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)工作當(dāng)中，由此進(jìn)一步增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平。首先，要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理工作者信息技術(shù)意識，確保其能夠掌握先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用方法，在將這些技術(shù)應(yīng)用在財(cái)務(wù)檔案管理中，這樣能夠進(jìn)一步提升工作質(zhì)量和效率。其次，針對當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理要求，優(yōu)化和改善財(cái)務(wù)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，進(jìn)而滿足財(cái)務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展需求。

4.3 建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度

企業(yè)中任何一項(xiàng)工作的進(jìn)展都離不開相關(guān)規(guī)章制度的約束，只有在科學(xué)合理的制度下進(jìn)行工作再能保障工作的可持續(xù)性以及有效性，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作也是一樣，必須建立符合本企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)制度才能促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行和持續(xù)管理。在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理工作中所涉及到各個方面的信息內(nèi)容非常繁雜，這也給財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來了一定的難度，所以企業(yè)更應(yīng)該制定完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度來進(jìn)行相關(guān)工作程序以及工作內(nèi)容的規(guī)范，讓財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠有序的進(jìn)行。對于財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作必須進(jìn)行崗位責(zé)任制，將每個崗位的工作內(nèi)容和所承擔(dān)的責(zé)任都進(jìn)行明文規(guī)定，同時也要將工作的具體流程進(jìn)行細(xì)分，以此來避免問題出現(xiàn)時大家相互推脫責(zé)任的問題。在國家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)下來進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作中的檔案收集、整理以及移交和歸檔等方面的具體內(nèi)容的工作制度的制定。

4.4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)技能考核

會計(jì)是直接面對單位財(cái)務(wù)工作的工作人員，會計(jì)工作人員質(zhì)量的好壞直接影響著單位的發(fā)展，所以要想促進(jìn)單位的進(jìn)步和發(fā)展，就要加強(qiáng)會計(jì)工作人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)。單位可以不定期舉辦培養(yǎng)會計(jì)工作人員專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的活動，讓品德和技能都很優(yōu)秀的員工上臺進(jìn)行講話，將自己工作的技巧或者對待工作的態(tài)度講給其他會計(jì)聽，讓他們在耳濡目染的過程中加強(qiáng)自身的修養(yǎng)。

5 結(jié)束語

總而言之，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，要想規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理來提高財(cái)務(wù)管理的水平，就要充分認(rèn)識到其存在的現(xiàn)實(shí)問題，重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，并通過思考實(shí)踐以及利用信息技術(shù)去解決這些問題，提高管理人員的素質(zhì)，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理的水平。

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