檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

鐘琳

摘 要：在企業(yè)進(jìn)行日常工作的過(guò)程中，檔案管理始終扮演著重要的角色，對(duì)優(yōu)化企業(yè)綜合管理與長(zhǎng)期發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義，同時(shí)對(duì)企業(yè)的成長(zhǎng)也能起到有效的指導(dǎo)作用。在具體的實(shí)踐過(guò)程中，企業(yè)檔案管理需要不斷創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效果的全方位改善。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問(wèn)題分析;措施研究

1? ? 檔案管理的重要意義

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)管理具有關(guān)鍵影響。在實(shí)施檔案管理工作過(guò)程中，可以幫助企業(yè)明確管理的目標(biāo)責(zé)任和要求，為管理質(zhì)量的提升和日常事務(wù)的順利進(jìn)行提供保障。同時(shí)檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約經(jīng)濟(jì)投入，將各項(xiàng)人力、物力、財(cái)力進(jìn)行優(yōu)化配置，減少資源浪費(fèi)。檔案管理的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，能夠促進(jìn)我國(guó)整體行業(yè)的素質(zhì)提升，幫助企業(yè)提高管理水平。

2? ? 檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1? 對(duì)于檔案管理重視程度不足

受傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度影響，目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)中檔案管理專業(yè)人員較少，且未得到足夠的重視。這種情況會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)資料發(fā)展和進(jìn)步產(chǎn)生負(fù)面影響。同時(shí)，由于企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的重視程度不足，導(dǎo)致企業(yè)其他管理部門與檔案管理人員不能有效地配合，不僅增加了企業(yè)檔案管理不良問(wèn)題出現(xiàn)的概率，而且對(duì)企業(yè)的資料數(shù)據(jù)的安全儲(chǔ)存產(chǎn)生了巨大阻礙。

2.2? 管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

在實(shí)際的企業(yè)管理過(guò)程中，存在管理人員之間職業(yè)素養(yǎng)差距過(guò)大的情況，比如管理者只精通業(yè)務(wù)技術(shù)，對(duì)于檔案管理知識(shí)認(rèn)識(shí)不足，增加了各部門之間的工作難度。同時(shí)，企業(yè)在開展檔案管理培訓(xùn)工作時(shí)，一些工作人員由于認(rèn)識(shí)不足而產(chǎn)生排斥心理，不配合具體工作，大大增加了企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，造成企業(yè)檔案管理成本的浪費(fèi)。除此之外，專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)需要花費(fèi)一段較長(zhǎng)的時(shí)間和投入，除了學(xué)習(xí)基本檔案儲(chǔ)存理論知識(shí)以外，還要進(jìn)行大量的管理實(shí)踐。

3? ? 提高企業(yè)檔案管理工作效果的措施和建議

3.1? 建立完善的檔案檔案管理制度

檔案檔案管理制度作為企業(yè)檔案管理的主要依據(jù)和指導(dǎo)方向，能夠?yàn)楣芾碇懈黜?xiàng)行為提供指導(dǎo)和保障，提高管理的效率性和準(zhǔn)確性。檔案管理制度的建立是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容，基于不同的管理實(shí)際，建立符合企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度，能夠?qū)ζ髽I(yè)的各項(xiàng)管理行為進(jìn)行約束，提高管理的安全性和有效性，幫助企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)不同的管理部門可以建立不同的檔案管理制度，比如職工檔案管理制度，其目的是對(duì)于企業(yè)內(nèi)各員工的詳細(xì)工作情況、家庭情況和健康情況等進(jìn)行良好的管理，規(guī)范員工行為，提高企業(yè)管理凝聚力。

3.2? 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

受人為因素影響，不同管理人員自身專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)對(duì)于檔案管理的效果具有重要的影響。因此在檔案管理過(guò)程中，企業(yè)要重視對(duì)于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，降低由于人為因素造成的管理風(fēng)險(xiǎn)。首先，可以通過(guò)參觀調(diào)研、教育培訓(xùn)以及不同企業(yè)之間的理論交流，對(duì)于先進(jìn)的檔案管理理念和方法進(jìn)行學(xué)習(xí)和應(yīng)用，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的理解程度。其次，可以進(jìn)行有效的宣傳，增強(qiáng)管理人員對(duì)于檔案管理的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)檔案管理制度的落實(shí)。最后，對(duì)于管理人員可以進(jìn)行相應(yīng)的考核，提高檔案管理人員的上崗資質(zhì)，為企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提升提供人才基礎(chǔ)和人才保障。

3.3? 建立穩(wěn)定高效的檔案管理部門

穩(wěn)定高效的檔案管理部門能充分協(xié)調(diào)企業(yè)檔案工作時(shí)各個(gè)流程和環(huán)節(jié)中的人員安排，提高整體檔案管理人員的工作效率和工作積極性。同時(shí)，檔案管理部門需要跟隨實(shí)際的企業(yè)發(fā)展進(jìn)程進(jìn)行改變和調(diào)整，保障檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)解決，保障整體檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.4? 對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的分類和管理

為了提高對(duì)于不同檔案信息的管理效果，工作人員需要著重加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的分類管理，在開展相應(yīng)的管理工作前，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類。并且在對(duì)檔案信息進(jìn)行分類過(guò)程中，根據(jù)不同的企業(yè)職能部門、管理人員、管理目標(biāo)、存儲(chǔ)時(shí)間等，幫助工作人員開展針對(duì)性的檔案信息管理工作。在實(shí)際管理過(guò)程中，盡量減少修改檔案信息的情況發(fā)生，為檔案信息分類和存儲(chǔ)提供良好的環(huán)境。

具體的檔案信息分類和管理措施，可以從以下幾個(gè)方面開展：（1）相關(guān)人員需要針對(duì)檔案信息的丟失、損壞情況進(jìn)行明確。大多數(shù)情況下，一些檔案信息經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保存，會(huì)產(chǎn)生丟失問(wèn)題。這主要是由于不同檔案信息具有不同的管理方式。在實(shí)際的分類過(guò)程中，工作人員需要對(duì)丟失和損壞情況進(jìn)行有效排列，從而確定檔案信息保存和管理的先后順序，充分發(fā)揮檔案管理價(jià)值。（2）在檔案信息分類過(guò)程中，需要制定相應(yīng)的丟失和損壞管理機(jī)制，針對(duì)損壞嚴(yán)重的檔案信息在第一時(shí)間內(nèi)開展保存和修復(fù)工作。（3）一般紙質(zhì)檔案信息的管理難度更高，對(duì)于管理人員的管理要求也更加嚴(yán)格，因此在管理過(guò)程中需要注意檔案紙質(zhì)的合理保存，避免外部因素對(duì)檔案紙質(zhì)造成破壞。

3.5? 依靠新媒體技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳

為了加強(qiáng)新媒體環(huán)境下企業(yè)檔案管理理論與實(shí)踐的研究水平，企業(yè)在依托新媒體技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)宣傳過(guò)程中，需要提高檔案管理的效率，建立日常性的網(wǎng)絡(luò)檔案管理理論宣傳工作管理制度。從一點(diǎn)一滴出發(fā)，進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)理論宣傳，提高員工的檔案管理水平，將新媒體技術(shù)作為檔案管理知識(shí)宣傳的主要途徑，提高對(duì)于新媒體技術(shù)的理解程度和應(yīng)用水平。

4? ? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展大背景下，企業(yè)檔案管理正在面臨著更高的要求和更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，身為檔案管理的相關(guān)人員，要認(rèn)識(shí)和理解企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，摸索出高效的檔案管理道路，提高企業(yè)檔案工作效能，并滿足企業(yè)的發(fā)展要求，建設(shè)高效的檔案管理結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案管理工作的效用。

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