應(yīng)用于信息化檔案管理的預(yù)歸檔方法研究

朱昊 顧天一 董寧 梁滿志 杜興業(yè)

摘要：隨著科技的迅速發(fā)展，當(dāng)今社會已經(jīng)全面進入信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的時代。檔案信息的跨地區(qū)、跨部門利用日趨頻繁，而傳統(tǒng)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的考驗，因其使用效率較低，已適應(yīng)不了新形勢下社會發(fā)展的需要，在信息化條件下采用預(yù)歸檔方法進行檔案管理可以有效提高工作效率。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;預(yù)歸檔

中圖分類號：TP311? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）32-0034-02

1 引文

近年來，在信息技術(shù)的大力推動下，各個單位都在進行檔案信息化、數(shù)字化的工作，并將建設(shè)數(shù)字檔案館、提高各級檔案管理信息化水平擺在重要位置。檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。檔案信息化建設(shè)必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實狀況

2.1 電子檔案的收集、管理工作還不規(guī)范

檔案是記錄各級組織在日常管理、業(yè)務(wù)工作、學(xué)術(shù)研究等方面的真實記錄，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的參考價值。隨著無紙化辦公的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集整理作變得尤為困難。目前，國家標(biāo)準(zhǔn)是實行“雙軌制”標(biāo)準(zhǔn)，即紙質(zhì)文檔和電子檔案同時保存，但是許多單位在檔案信息化方面還基本是空白，整體工作還處于起步階段，面臨著大量有保存價值的電子文檔流失，同時收集到的電子文檔格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不齊全等問題突出，急需加強檔案的信息化管理。

2.2 檔案的歸檔工作還不高效

當(dāng)前隨著我國信息化建設(shè)的發(fā)展，各單位為檔案管理工作創(chuàng)造了一個良好的使用環(huán)境，基本實現(xiàn)檔案資源信息化、有效整合、共享功能。但是在文件歸檔初始階段，由于文件數(shù)量龐大，使用周期不確定，文件不能按照發(fā)文字號的順序回收，往往需要耗費大量的人力、物力和時間對歸檔文件進行整理排序，直接導(dǎo)致文件歸檔可操作性不足，效率低下，延長了檔案整理的周期，在一定程度上影響了檔案的查閱和利用。

2.3 檔案信息安全體系還比較脆弱

互聯(lián)網(wǎng)作為一個開放和自由的空間，在給檔案資源共享帶來便利的同時也帶來了許多的安全隱患。各單位的檔案中有許多內(nèi)容是由保密要求的，保密檔案在規(guī)定的保密期限內(nèi)只能按照規(guī)定的程序?qū)μ囟ǖ娜藛T開放，這是規(guī)章制度的硬性要求。但是，這些信息一旦被黑客或者其他組織盜取或者破壞，輕則對檔案管理造成不便，重則造成一定的經(jīng)濟損失，甚至是威脅到國家安全。

3 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

預(yù)歸檔庫：管理人員對日常回收的紙質(zhì)文檔和電子文檔進行初步收集整理，可保存于檔案柜或硬盤中，形成未歸檔資料的預(yù)歸檔庫。

數(shù)據(jù)歸檔：將預(yù)歸檔庫中的文檔錄入至檔案庫，如圖2所示。

①組卷：事先將紙質(zhì)文檔按發(fā)文字號進行排序，根據(jù)案卷盒的大小選取厚度適當(dāng)?shù)奈募?，即形成一卷文檔。

②錄入信息：將每一卷文件，按照年度、全宗號、案卷號、標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文單位、頁數(shù)（張數(shù)）、歸檔日期、責(zé)任人、保管期限等字段信息進行錄入。

③生成檔號：系統(tǒng)按照錄入的順序自動生成檔號，也可通過手動錄入檔案的案卷號、序號生成檔號。

檔案檢索：在搜索框中可通過輸入關(guān)鍵詞來實現(xiàn)搜索。

檔案使用：在通過檢索找到需要的檔案后申請使用，經(jīng)過審批后可以進行借閱或者復(fù)印。

使用查詢：查詢使用檔案的歷史記錄。

預(yù)歸檔的方法是對歸檔文件進行初步處理，建立預(yù)歸檔庫，管理人員對日?；厥盏募堎|(zhì)文檔和電子文檔進行初步收集整理，首先對已回收的紙質(zhì)文件按照發(fā)文字號進行排序，然后將每一份文件，按照年度、全宗號、標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文單位、頁數(shù)（張數(shù)）、責(zé)任人、保管期限等字段信息錄入預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)文件和電子文件分別保存于檔案柜或數(shù)據(jù)庫硬盤中，形成預(yù)歸檔庫，待文件全部回收后，進行數(shù)據(jù)歸檔工作。

4 新形勢下如何做好檔案信息化建設(shè)

4.1 完善信息化的標(biāo)準(zhǔn)和各項規(guī)范

隨著檔案數(shù)字化是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不完善不統(tǒng)一、通用性不強、實用性不足，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的共享。根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，科學(xué)制定檔案信息化的各項管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，確保在檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)之后，能夠做到互聯(lián)互通、檔案信息共享。

4.2 完善檔案管理系統(tǒng)

隨著檔案信息化的工作開展，各級已經(jīng)在一定程度上實現(xiàn)了檔案的信息化。但是檔案工作的各個環(huán)節(jié)和不同類型檔案信息管理使用的軟件系統(tǒng)還不統(tǒng)一，存在一定的不兼容性，導(dǎo)致檔案信息資源無法共享。檔案管理系統(tǒng)需要采用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲備份技術(shù)等，做到功能齊全、系統(tǒng)穩(wěn)定等要求，滿足檔案使用管理的各項基本需要。檔案管理系統(tǒng)同時要覆蓋檔案工作的全部過程，即“收、管、用”這三大內(nèi)容。檔案管理系統(tǒng)要按照實體文件歸檔與電子文件歸檔相結(jié)合、實體利用與網(wǎng)絡(luò)利用相結(jié)合的思路進行系統(tǒng)的研發(fā)，切實提高工作效率。

4.3 加強檔案信息安全

檔案信息安全是檔案信息化建設(shè)必須高度關(guān)注的關(guān)鍵因素，我們要建立嚴(yán)格的信息安全制度，嚴(yán)守各項保密規(guī)定，并且同步建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防護體系?？梢圆捎眉用?、網(wǎng)絡(luò)的訪問控制、防火墻等技術(shù)確保檔案信息的機密性、完整性和可用性，為檔案的信息安全提供保證。

4.4 提供快捷的服務(wù)利用

服務(wù)利用是檔案工作一個永恒不變的主題，也是檔案的使命和職責(zé)所在。檔案的信息化建設(shè)說到底就是以信息技術(shù)為支撐，充分發(fā)揮檔案的利用價值，更好地為用戶提供服務(wù)。資源共享對于實體的紙質(zhì)檔案來說實現(xiàn)起來比較困難，但是在信息化的條件下，將其變?yōu)榭赡?。人們在生活的許多方面都需要跨部門甚至是跨地域進行檔案的查閱工作，各地的檔案資源共享可以最大程度地發(fā)揮檔案的作用，并給人們帶來極大的便利。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】