費用報銷電子化流程的重構、影響及前景展望

伍艷新

[摘 要]現(xiàn)階段，財務的費用報銷工作尚未能完全離開紙質文件憑證，實現(xiàn)全程電子化?；诖?，本文立足于財務工作，對費用報銷電子化流程進行探析。并在探索費用報銷電子化的基本要求、現(xiàn)狀、影響因素的基礎上，展望費用報銷電子化的發(fā)展前景，有利于實現(xiàn)費用報銷電子化。

[關鍵詞]費用報銷電子化;遠程辦公;區(qū)塊鏈;數(shù)字化貨幣;DC/EP

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.030

[中圖分類號]R197.32[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）22-00-02

0? ? ?引 言

財務工作作為貫穿企業(yè)、各單位組織業(yè)務經(jīng)營管理活動的核心工作，其中最基礎的工作就是費用報銷。費用報銷全程電子化是實現(xiàn)完全遠程辦公的關鍵環(huán)節(jié)，核心是費用報銷憑證電子化。

1? ? ?費用報銷電子化的基本要求

現(xiàn)階段，費用報銷審核還以傳統(tǒng)紙質文件憑證為依據(jù)。費用報銷審核內容可分為業(yè)務真實可靠性審核、合法性審核和合規(guī)合理性審核。業(yè)務真實可靠性審核指真實可靠的業(yè)務費用才可以報銷;合法性審核指國家法律法規(guī)的符合性審核;合規(guī)性審核指組織內部相關規(guī)章制度的符合性和業(yè)務合理性（或績效）審核。真實可靠是費用報銷憑證審核的前提，先有真實可靠的憑證，才有合法合規(guī)合理性的審核。由于現(xiàn)階段電子數(shù)據(jù)存在極容易被篡改的風險，為判斷報銷憑證的真實可靠性，賬務處理、費用報銷、內外審計、稅務稽查、對外業(yè)務辦理、案件審查等實際業(yè)務操作中均以紙質原件為主要判斷依據(jù)。因此，無論是在分散辦公場所辦公，還是集中財務中心辦公，都離不開費用報銷紙質憑證的傳遞。要實現(xiàn)報銷憑證全面電子化，必須解決電子文檔的真實可靠性這個限制性前提問題。

2? ? ?費用報銷電子化的現(xiàn)狀

在各方的努力下，文檔電子化雖然取得了一定的成果，但并未打通全面的電子化道路。現(xiàn)階段，在實踐中，全社會的費用報銷憑證仍以紙質憑證為準。即使是已全面推行電子化的普通增值稅發(fā)票，也打印成紙質版再進行報銷。多部門在不同角度和維度下對檔案文件進行規(guī)范化指引，各類企業(yè)、組織機構也進行了實踐探索，但令人遺憾的是，費用報銷電子化仍未能實現(xiàn)全面普及。

2.1? ?受技術限制，鑒別電子文檔數(shù)據(jù)真?zhèn)坞y

在區(qū)塊鏈技術尚未普及前，電子數(shù)據(jù)虛假信息泛濫，而電子文檔的真?zhèn)舞b別非常困難。以現(xiàn)階段電子化程度最高的電子商務交易為例：涉及款項支付時，必須借助金融機構、支付寶、微信等支付機構作為可信賴的第三方處理電子支付信息。對于來源豐富的電子報銷憑證，建設全國統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)，建立權威、規(guī)范、可信的統(tǒng)一電子印章系統(tǒng)進而有效判斷電子報銷憑證真?zhèn)?。在區(qū)塊鏈技術實現(xiàn)高并發(fā)場景應用前，相關文檔電子化實踐探索以電子簽名方法——數(shù)字簽名為主，通過電子文檔簽發(fā)人的身份權威性認證鑒定電子文件的真?zhèn)巍?019年4月26日，國務院在《關于在線政務服務的若干規(guī)定》（國令第716號）中提出建設全國統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)和電子印章系統(tǒng)，打破了原有各個組織、單位各自組建身份權威性認證系統(tǒng)的局面。當各個市場主體均在同一個系統(tǒng)內有了統(tǒng)一的身份認證ID，各方簽發(fā)的電子文檔數(shù)據(jù)也就有了真實可靠的來源。相信當建立統(tǒng)一身份認證ID系統(tǒng)后，文檔電子化的相關實踐和應用場景定會迎來新的發(fā)展。

2.2? ?參與主體范圍小

規(guī)范化文件雖然為解決電子憑證真實性問題提供了制度依據(jù)，但實踐探索中的主力卻基本為國企，鮮見有民企、外企參與。究其原因，主要受技術限制、經(jīng)濟利益考量等因素影響，但要打通技術通道，必須有足夠大的探索實踐主體基數(shù)作支撐。解決技術限制的前提條件后，需要大力引導社會資本、資源、人才進入，擴充該領域探索實踐的主體基數(shù)，提高電子文檔的權威性。

3? ? ?費用報銷電子化流程的重構及影響

3.1? ?費用報銷電子化流程的重構

3.1.1? ?傳統(tǒng)紙質報銷憑證流程

①費用支出申請;②費用支出授權批準;③業(yè)務產(chǎn)生的憑證傳遞到經(jīng)辦人;④費用報銷憑證整理申請審核;⑤費用報銷憑證傳遞至審核人;⑥費用報銷憑證審核;⑦費用報銷授權批準;⑧支付費用報銷金額;⑨費用賬務處理;⑩報銷文檔憑證整理和保管。

3.1.2? ?現(xiàn)代費用報銷電子化流程

原紙質報銷憑證流程中，已有一些步驟可以采用電子化處理：①②④⑦⑧⑨可通過內部辦公軟件、財務系統(tǒng)軟件處理，

⑧可通過網(wǎng)上銀行電子轉賬等電子支付方式處理;而涉及紙質憑證步驟：③⑤憑證的產(chǎn)生和傳遞，⑥憑證的審核，⑩憑證整理保管，在全面電子化的浪潮中則會發(fā)生巨大的變化。

3.2? ?費用報銷電子化對行業(yè)的影響

涉及紙質憑證的產(chǎn)生、傳遞、保管的行業(yè)及企業(yè)將受到重大影響，如辦公用紙、憑證用紙的印刷生產(chǎn)企業(yè)、打印機特別是針式打印機的生產(chǎn)企業(yè)、傳遞紙質憑證的物流快遞企業(yè)（如文件發(fā)票寄送首選的順豐快遞），且文檔倉庫保管的崗位和倉庫租賃服務將因紙質憑證被電子憑證替代而導致業(yè)務減少;而對應的電子化憑證產(chǎn)生、傳遞、收集整理保管的軟件公司和硬件公司，以及提供各軟件應用實施服務、流程再造服務的咨詢公司將因此蓬勃發(fā)展。因為費用報銷的各個業(yè)務步驟緊密聯(lián)系，如果能突破報銷流程中的某個節(jié)點，將催生統(tǒng)領全流程的“獨角獸”企業(yè)。

3.2.1? ?涉及現(xiàn)在已采用電子化處理的步驟必將重塑

現(xiàn)有電子化處理步驟的辦公軟件、財務系統(tǒng)軟件、發(fā)票開具軟件、銀行支付軟件等均為獨立的個體，相互間沒有連通，所有的數(shù)據(jù)交互均通過工作人員從一個軟件取得數(shù)據(jù)，篩選整理后再手工錄入另外一個軟件。未來解決了電子信息的可靠性問題后，技術限制將被解決，為提升效率，數(shù)據(jù)在各個軟件間將會直接傳遞流通。

3.2.2? ?對行業(yè)內部管理的影響

想要提升效率，必須保證信息流動路徑順暢。關注新技術，在相關技術產(chǎn)品成熟時，及時應用新技術，調整人員崗位，節(jié)省成本，提升企業(yè)內部管理能力，增強企業(yè)競爭力。

3.2.3? ?行業(yè)崗位發(fā)生變化

當費用報銷全流程電子化后，數(shù)據(jù)在各個軟件中直接交互連通，出納、憑證錄入崗、報表編制崗、發(fā)票開具崗、日常報稅崗這些主要將數(shù)據(jù)在各個軟件主體中交互的崗位工作量將大大減少，崗位數(shù)量也必將大大減少。由于應用了區(qū)塊鏈技術的審計崗位數(shù)據(jù)具有可追溯性和可信任性，真?zhèn)涡詫彶楣ぷ鲗膽{證真?zhèn)涡詫彶檗D變?yōu)闃I(yè)務邏輯合理性、業(yè)績考核等審查;數(shù)據(jù)的全面電子化，使大數(shù)據(jù)應用更加深入，通過系統(tǒng)軟件實現(xiàn)數(shù)據(jù)對碰、審計前移，所需的基礎數(shù)據(jù)憑證真實性審計崗位將大大減少。未來具有邏輯推理思維、熟練掌握財務數(shù)據(jù)內在邏輯及會計準則，能夠解讀財稅法規(guī)、進行稅務籌劃、分析財務經(jīng)營數(shù)據(jù)的綜合性崗位必將成為企業(yè)、組織財務人才需求

的主流。

3.2.4? ?法律法規(guī)、規(guī)范性文件不斷更新完善

新的行業(yè)產(chǎn)生新的崗位，新的業(yè)務流程必然導致新的問題出現(xiàn)。無論是基于社會管理需要的法律法規(guī)，還是基于企業(yè)內部管理需要的規(guī)章制度，都要根據(jù)新的生產(chǎn)關系、新的行業(yè)崗位、新的業(yè)務流程進行修訂完善。只有這樣，才能明確各方法律責任、崗位職責，才能順利開展經(jīng)濟、業(yè)務工作。

4? ? ?費用報銷電子化的前景展望

4.1? ?區(qū)塊鏈技術為費用報銷電子化提供了技術支持

自2008年“中本聰”對電子貨幣的新構想在網(wǎng)上發(fā)表以來，比特幣隨之面世?，F(xiàn)階段，區(qū)塊鏈技術被視為即將改變世界經(jīng)濟和人們生活方式的關鍵技術之一，在弱信任環(huán)境下，可以幫助用戶建立一套信任機制，在避免用戶數(shù)據(jù)被非法篡改的同時，還具有可追溯性，為鑒別電子文檔的真?zhèn)螁栴}提供了新的技術方向。但區(qū)塊鏈技術面世后，較長時間內僅用于電子貨幣中，主要原因是該技術存在一定的技術限制，無法解決高并發(fā)的技術問題。區(qū)塊鏈是分布式數(shù)據(jù)庫，每個參與者各自保存最新的賬本和所有歷史記錄，當數(shù)據(jù)需要更新時，所有變動記錄都要同步到全網(wǎng)節(jié)點，這嚴重影響了系統(tǒng)的處理性能。在實驗室理想環(huán)境中，區(qū)塊鏈系統(tǒng)每秒可處理上萬筆業(yè)務，但在生產(chǎn)環(huán)境中，每秒僅可處理上千筆業(yè)務。而比特幣作為區(qū)塊鏈技術的代表，每秒交易最快處理7筆業(yè)務;在以太坊公共區(qū)塊鏈平臺中，每秒交易為10～20筆。2018年12月，我國市場主體數(shù)量約為1.09億戶，如果直接應用區(qū)塊鏈技術，必然無法滿足全國電子文檔真?zhèn)舞b定的需求?；诖?，如何借鑒區(qū)塊鏈技術，解決滿足實際使用場景所需這一問題，是現(xiàn)階段各方探索實踐的區(qū)塊鏈3.0技術想要解決的問題。

4.2? ?我國的數(shù)字化貨幣DC/EP為費用報銷電子化提供了技術范例

該技術融入了區(qū)塊鏈技術，滿足了公眾和企業(yè)實際經(jīng)營業(yè)務中的高并發(fā)、可控匿名、易用等需求。據(jù)經(jīng)濟參考報數(shù)據(jù)，我國數(shù)字貨幣DC/EP技術滿足的高并發(fā)需求門檻為30萬筆/秒。數(shù)字人民幣技術如能全面推廣實施，則表示滿足全國電子文檔真?zhèn)舞b定需求的技術已經(jīng)發(fā)展成熟。當數(shù)字貨幣從理論到實踐再到場景應用，數(shù)字貨幣DC/EP技術成熟后，再移植到電子文檔或者電子印章的使用場景，可以節(jié)省新渠道推廣成本，達到迅速推廣的效果。

5? ? ?結 語

在費用報銷全程電子化浪潮即將到來的大環(huán)境下，財務人員，特別是正在從事簡單交互數(shù)據(jù)崗位工作的財務人員，更應密切注意行業(yè)變動，積極提升自身專業(yè)技能。在科技的推動下，如區(qū)塊鏈技術的成熟，電子化辦公已成為行業(yè)發(fā)展趨勢，企業(yè)、單位組織、財務個人只有順應潮流，積極改變自我，融入大環(huán)境，才能在變革中邁向更美好的明天。

主要參考文獻

[1]杜均.區(qū)塊鏈+：從全球50個案來看區(qū)塊鏈的應用與未來[M].北京：機械工業(yè)出版社，2018.

[2]上觀新聞.人民幣未來長這樣？關于央行數(shù)字貨幣的三個情景猜想[EB/OL].（2020-04-28）[2020-10-19].https：//money.163.com/20/0428/06/FB9F7VB0002580S6.html.