檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

趙振

【摘?要】隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)生產(chǎn)力也在迅猛的發(fā)展，信息技術(shù)帶來(lái)的信息化時(shí)代更是對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進(jìn)入到一個(gè)全新的發(fā)展階段，檔案管理工作是以各種形式儲(chǔ)存社會(huì)有價(jià)值的信息，對(duì)促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步有著重大意義，所以要不斷創(chuàng)新管理模式與方法，提高管理的效率。本文簡(jiǎn)述了信息化檔案管理內(nèi)容，并對(duì)檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進(jìn)行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化;檔案管理;研究

前言

伴隨科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)步入到網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展也越來(lái)越離不開各種信息化技術(shù)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化技術(shù)的運(yùn)用可在一定程度上減輕管理人員的工作壓力，并實(shí)現(xiàn)管理效率和管理質(zhì)量的提升。檔案管理信息化主要強(qiáng)調(diào)的是檔案保存方式的轉(zhuǎn)變，也就是把傳統(tǒng)實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、?shù)字化保存的檔案管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)期、完整保存，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，便于相關(guān)人員隨時(shí)查閱，使檔案資源的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

一、信息化檔案管理內(nèi)容

1.專業(yè)化檔案人才

是影響檔案管理信息化發(fā)展的重要因素，因?yàn)榧词箵碛邢冗M(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的管理模式，但如果沒(méi)有專業(yè)化的檔案人才，那么技術(shù)和方法都不能得到有效的利用，所以，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化一定要增強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)，這是發(fā)展的必然需求，只有具有充分的業(yè)務(wù)知識(shí)才能很好的適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)提出的要求，所以，無(wú)論是知識(shí)技能還是道德素質(zhì)建設(shè)都要符合檔案管理信息化的發(fā)展要求。

2.信息化檔案資源技術(shù)

信息化檔案資源技術(shù)是利用科技手段將檔案進(jìn)行分類，從而使得檔案資源能夠準(zhǔn)確、有序的進(jìn)行儲(chǔ)存，也方便日后的查找以及使用。在這一過(guò)程中，信息技術(shù)起到了一定的促進(jìn)和支撐作用，能夠根據(jù)檔案的具體情況及時(shí)、準(zhǔn)確的建立相關(guān)目錄，在管理時(shí)具有一定的便捷性，并且還可以通過(guò)建設(shè)相應(yīng)的平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的儲(chǔ)存，其相應(yīng)的輸出技術(shù)手段在一定程度上促進(jìn)了檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

3.科學(xué)的檔案管理方法

是指在當(dāng)今信息化社會(huì)環(huán)境下，根據(jù)實(shí)際的檔案管理情況進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，既要保證檔案能夠被有效的保管和應(yīng)用，又要使社會(huì)新技術(shù)、新研究成果能夠及時(shí)的得到錄入，為實(shí)踐工作和業(yè)務(wù)提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業(yè)化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經(jīng)濟(jì)手段，適當(dāng)?shù)倪x擇行政手段、經(jīng)濟(jì)手段能夠?qū)n案管理發(fā)展產(chǎn)生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應(yīng)用，從這個(gè)層面出發(fā)，科學(xué)化的檔案管理方式是發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、檔案管理信息化中存在的主要問(wèn)題

1.缺乏明確的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中，還未形成完整、成熟的管理制度與管理系統(tǒng)，國(guó)家檔案局對(duì)各單位的檔案管理工作大都只是進(jìn)行業(yè)務(wù)性的指導(dǎo)，對(duì)于非直屬單位的檔案管理工作者與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的考核并不具備話語(yǔ)權(quán)，所以，在相關(guān)管理制度與管理系統(tǒng)的構(gòu)建上只能發(fā)揮建議性的作用，缺乏行政強(qiáng)制力，再加上不同行業(yè)、不同單位在檔案工作上各有各的標(biāo)準(zhǔn)與要求，這就進(jìn)一步加大了檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的難度。

2.檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低

第一，很多檔案管理人員是從其他崗位調(diào)到檔案管理崗位上的，屬于“半路出家”，根本不具備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)背景，對(duì)檔案管理工作的理解也不夠到位，需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的磨合才能適應(yīng)檔案管理工作崗位的要求。第二，部分管理人員缺乏工作責(zé)任感，尤其是一些年齡較大的老員工，將檔案工作看作是自身職業(yè)生涯的最后一環(huán)，抱著得過(guò)且過(guò)的心態(tài)。

三、檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

1.明確信息檢索，提高安全意識(shí)

檔案管理工作簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是對(duì)檔案進(jìn)行有序的分類和歸檔，但也正是由于工作的基礎(chǔ)性使其不引起重視，從而無(wú)法達(dá)到良好的管理效果，為了使檔案管理工作更加規(guī)范、有序的開展，提升其檢索的準(zhǔn)確率是比較重要的，檢索工作作為檔案管理的一個(gè)組成部分，要得到一定的重視。檔案管理部門要從實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)建立規(guī)范化的檢索流程，使檢索結(jié)果更加準(zhǔn)確。

2.建立數(shù)字檔案館

首先，需要從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃的角度出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)性的思考，企業(yè)可以將紙質(zhì)的檔案掃描處理，然后運(yùn)用相關(guān)的軟件將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案的格式相統(tǒng)一，建立相應(yīng)的數(shù)字檔案。其次，要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和運(yùn)行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據(jù)選取相應(yīng)的檔案管理軟件，為建立數(shù)字檔案館奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.做好基礎(chǔ)工作，創(chuàng)造信息化條件

一是建立相應(yīng)的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎(chǔ)，所以要建立和完善相應(yīng)的檔案管理制度，并且不斷的創(chuàng)新管理方法，在保證不影響工作順利進(jìn)行的情況下，進(jìn)行程序簡(jiǎn)單化，但要有原則的簡(jiǎn)化，而且要嚴(yán)格控制檔案資源的質(zhì)量。二是要注重檔案管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環(huán)境基礎(chǔ)上，加大對(duì)新增設(shè)施設(shè)備的管理和更新力度，保證檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)符合要求，還要重點(diǎn)關(guān)注檔案審核審批的管理工作。

4.加強(qiáng)信息安全建設(shè)

信息安全是檔案管理信息化建設(shè)的基本前提，所以，必須構(gòu)建一個(gè)完善的信息安全保障體系，避免網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等對(duì)檔案信息造成損害。另外，還要建立科學(xué)有效的監(jiān)控機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，為檔案信息資源的安全性提供保障。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，檔案管理信息化是當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立檔案信息化管理意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加快推進(jìn)相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并落實(shí)好信息安全建設(shè)工作，以免出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失等問(wèn)題。所以為了使檔案管理工作得到更優(yōu)的效果，要從轉(zhuǎn)變管理理念開始，不斷的創(chuàng)新管理方式和管理技術(shù)，使檔案管理在信息化視角下實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值、發(fā)揮出最大作用。

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（作者單位：菏澤市中心血站）