衛(wèi)生院一體化檔案管理構(gòu)建路徑分析

張瑜

【摘?要】檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作。衛(wèi)生院檔案管理工作對(duì)基層衛(wèi)生院發(fā)展而言具有重要推進(jìn)作用，基于新時(shí)代背景下衛(wèi)生院更應(yīng)明確檔案管理的重要性，從檔案事業(yè)中尋找衛(wèi)生院發(fā)展的新路徑。本文結(jié)合“收、管、存、用”四個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)闡述了衛(wèi)生院一體化檔案管理的構(gòu)建路徑，嘗試解決衛(wèi)生院檔案管理問題，以保障基層衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生院;一體化;檔案管理;持續(xù)發(fā)展

中國特色會(huì)主義道路進(jìn)入新時(shí)代，各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)，持續(xù)發(fā)展。衛(wèi)生院作為中國特色社會(huì)主義道路建設(shè)的重要組成部分，必須要明確自身職能的發(fā)展性，強(qiáng)調(diào)衛(wèi)生院工作是為人民服務(wù)的，更要記錄新時(shí)代衛(wèi)生院發(fā)展的實(shí)際情況。因此，衛(wèi)生院一體化檔案管理具有重要現(xiàn)實(shí)意義，要從“收、管、存、用”四個(gè)方面來構(gòu)建衛(wèi)生院一體化檔案管理路徑，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性，推動(dòng)衛(wèi)生院工作在中國特色社會(huì)主義道路發(fā)展中的基礎(chǔ)作用。

一、收：各科室檔案統(tǒng)一管理

衛(wèi)生院檔案管理工作不同于其他單位的檔案管理，它具有繁雜性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，因?yàn)樾l(wèi)生院工作部門較多，檔案管理起來也就較為復(fù)雜。尤其是收集檔案當(dāng)面，各科室必須要進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，在統(tǒng)一化管理的分支下實(shí)現(xiàn)各科室一體化管理，要確定好檔案管理的位置與走向，方便以后提檔工作或檔案轉(zhuǎn)移工作的開展。

檔案管理方面要綜合各科室檔案管理的知識(shí)進(jìn)行統(tǒng)一化管理，統(tǒng)一化管理中要根據(jù)不同科室檔案入檔的不同要求來進(jìn)行劃分，如可確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性，創(chuàng)建檔案定義即是在系統(tǒng)中進(jìn)行立卷步驟。另外，各科室檔案統(tǒng)一化管理方式的應(yīng)用要建立在統(tǒng)一規(guī)范化檔案管理制度上，可根據(jù)《檔案法》的相關(guān)條例統(tǒng)一建立各科室歸檔、提檔、保管、銷毀的程序，對(duì)于一些重要檔案的操作必須要有專人負(fù)責(zé)，如可有院領(lǐng)導(dǎo)或黨委領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)管，各科室檔桿的收集情況要嚴(yán)格按照衛(wèi)生院法規(guī)及《檔案法》的相關(guān)條例來執(zhí)行，確保各科室檔案管理統(tǒng)一性和有效性。

二、管：檔案庫房的全面管控

“管”是衛(wèi)生院檔案管理工作的核心內(nèi)容，衛(wèi)生院檔案管理部門必須要做到對(duì)檔案庫房的全面管控。要根據(jù)黨和國家關(guān)于檔案室建設(shè)的基本要求保證好庫房的安全措施。檔案管理部門可利用相關(guān)技術(shù)手段來對(duì)檔案客服進(jìn)行全面管控，進(jìn)而做好防水、防潮、防蟲、防曬的管理工作。應(yīng)加快配置庫房的設(shè)施設(shè)備，確保達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。硬件設(shè)施建設(shè)更要要同步軟件設(shè)施建設(shè)從各個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，最終保障機(jī)關(guān)單位檔案管理路徑的全面深化與革新。

另外，檔案庫房的監(jiān)控工作可利用信息化技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程管控，如遠(yuǎn)程協(xié)助技術(shù)對(duì)檔案室進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，信息化偵測(cè)技術(shù)偵測(cè)檔案室缺陷，進(jìn)而保障檔案管理的有效性。最后，衛(wèi)生院要結(jié)合自身實(shí)際情況科學(xué)化的應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房的全面管理。

三、存：信息化檔案系統(tǒng)應(yīng)用

衛(wèi)生院檔案需要時(shí)常的流動(dòng)，傳統(tǒng)單一化的存檔方式既不利于檔案管理工作，也影響衛(wèi)生院業(yè)務(wù)工作。因此需要改變檔案管理的存取方式，而信息化檔案系統(tǒng)應(yīng)用則可以解決異地存儲(chǔ)的。

如提檔、存檔是檔案管理的重點(diǎn)，存檔方面要利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的遠(yuǎn)程調(diào)控。部分檔案需要進(jìn)行網(wǎng)上信息報(bào)備，則由衛(wèi)生院檔案管理員統(tǒng)一管理，而個(gè)人的相關(guān)信息檔案可在手機(jī)上進(jìn)行查閱和分析，但值得強(qiáng)調(diào)的是個(gè)人檔案信息查閱時(shí)必須要輸入個(gè)人身份證號(hào)或者個(gè)人手機(jī)驗(yàn)證碼，同時(shí)檔案界面也應(yīng)有衛(wèi)生院水印，從而提升檔案管理的保密性。另外，學(xué)衛(wèi)生院要關(guān)注檔案信息化檔案管理工作的開發(fā)性，可以與相關(guān)軟件工作合作進(jìn)行研發(fā)和實(shí)行相應(yīng)的軟件設(shè)施管理，強(qiáng)化衛(wèi)生院檔案管理的數(shù)字化和電子化的步伐。

四、用：保密系統(tǒng)的發(fā)展升級(jí)

衛(wèi)生院保密工作的發(fā)展升級(jí)宏觀意義上既關(guān)系到衛(wèi)生院安全和發(fā)展利益，微觀意義上是個(gè)人信息的安全保密，因此衛(wèi)生院檔案管理工作在用途方面必須要強(qiáng)化保密系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)保密系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)展升級(jí)。具體措施為以下兩點(diǎn)：

第一，衛(wèi)生院檔案管理人員必須要牢固樹立保密意識(shí)，自覺保守衛(wèi)生院及檔案所涉?zhèn)€人信息的秘密，檔案管理工作人員保密意識(shí)的發(fā)展升級(jí)是增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，做到“兩個(gè)維護(hù)”的具體體現(xiàn)，也是每位衛(wèi)生院檔案管理工作人員維護(hù)衛(wèi)生院形象和信息安全應(yīng)盡的義務(wù)。同時(shí)也要利用信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)提檔、入黨工作進(jìn)行全方位監(jiān)控，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案。

第二，衛(wèi)生院檔案管理保密工作要?jiǎng)?chuàng)新保密思路，要廣泛運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)傳媒、案例警示、技術(shù)演示等現(xiàn)代化手段，把保密宣傳教育與革命傳統(tǒng)教育、國家安全教育、紀(jì)律教育、警示教育等結(jié)合起來。

總之，基于新時(shí)代背景下衛(wèi)生院檔案管理工作必須要全面做到轉(zhuǎn)型升級(jí)，要設(shè)置“收、管、存、用”一體化管理方式，在推進(jìn)衛(wèi)生院檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)上，推進(jìn)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：江蘇省常州市武進(jìn)區(qū)禮嘉鎮(zhèn)衛(wèi)生院）