高校名人檔案管理問題與對(duì)策思考

楊凡 宋立榮

摘 要?對(duì)高校名人檔案管理概念進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上，以北京聯(lián)合大學(xué)名人檔案管理為例，結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)，總結(jié)了目前高校名人檔案管理工作中常見的問題，如收集中存在的收集對(duì)象不明確、收集范圍不確定和收集方式單一等問題;整理中建檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，建檔對(duì)象和建立人物全宗缺少標(biāo)準(zhǔn)等問題;名人檔案保管不完善、保管體系尚不健全、亟需數(shù)字化保管等;名人檔案的開發(fā)利用手段較單一等問題。最后，論文就如何進(jìn)一步改進(jìn)高校名人檔案管理提出幾點(diǎn)對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞?高校名人檔案 名人檔案管理 北京聯(lián)合大學(xué) 對(duì)策

名人檔案價(jià)值獨(dú)特，在整體檔案資源開發(fā)利用中起到十分重要的作用。目前，我國的一些高校已開始逐漸重視高校名人檔案的管理工作，并且開始有計(jì)劃、科學(xué)地管理名人檔案。而如何開展高校名人檔案的收集、整理、保管、宣傳和利用是其中最重要的內(nèi)容之一。目前尚未形成統(tǒng)一、規(guī)范的名人檔案管理辦法，各高校都是基于自身建設(shè)目的規(guī)范其名人檔案管理。為此，本文在對(duì)高校名人檔案概念認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上以北京聯(lián)合大學(xué)的名人檔案管理實(shí)踐為案例，整理目前高校名人檔案管理中常存在的問題，并提出對(duì)應(yīng)的建議。

一、高校名人檔案的認(rèn)識(shí)

高校名人檔案記錄和承載了一個(gè)高校的發(fā)展歷史、人文思想和科技進(jìn)步，是高校發(fā)展歷史及文化的重要傳承和記錄，是一個(gè)高校獨(dú)立于社會(huì)、立足于全國的重要標(biāo)志和招牌。同時(shí)，于個(gè)人而言，它記錄和反映了名人寶貴的科學(xué)、文化思想，為后來學(xué)子們的學(xué)術(shù)思想帶來無限的啟迪，激勵(lì)著廣大學(xué)子向那些著名學(xué)者學(xué)習(xí)其探索創(chuàng)新精神。因此，它又是學(xué)校落實(shí)“教書育人”的重要活化石，起到重要標(biāo)桿作用。

目前來說，盡管尚未形成統(tǒng)一定義，相對(duì)來看，普遍比較認(rèn)可的高校名人檔案的定義是：自高校建校以來在高校的歷史發(fā)展過程中，教學(xué)、科研以及管理等工作中做出突出貢獻(xiàn)的知名人物在其一生的社會(huì)活動(dòng)中形成的各種文字、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄[1]26-27。但這一定義僅限于教職工或?qū)W(xué)校有貢獻(xiàn)的社會(huì)人士，而忽視了高校培養(yǎng)出來的對(duì)社會(huì)有突出貢獻(xiàn)的知名校友，他們也同樣是高校教育培養(yǎng)出來的典型人物。因此，也應(yīng)該將后者列入到高校名人檔案范圍中。故本文認(rèn)為“高校名人檔案”指的對(duì)象不僅是為高校教學(xué)、科研及管理等做出突出貢獻(xiàn)的知名人物（包括教職工、社會(huì)人士），也包括高校培養(yǎng)出來的知名校友。

本文結(jié)合北京聯(lián)合大學(xué)的名人檔案管理工作案例，提煉總結(jié)目前高校名人檔案管理工作，并就高校名人檔案管理工作中常存在的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議。

二、高校名人檔案管理現(xiàn)狀

1.北京聯(lián)合大學(xué)的名人檔案管理實(shí)踐。北京聯(lián)合大學(xué)是1985年經(jīng)教育部批準(zhǔn)成立的北京市屬綜合性大學(xué)，其前身是1978年北京市依靠清華大學(xué)、北京大學(xué)等創(chuàng)辦的36所大學(xué)分校。學(xué)校發(fā)展歷史悠久，建校40年來，學(xué)校培養(yǎng)出許多優(yōu)秀學(xué)生，其中一些優(yōu)秀校友已成長為社會(huì)知名人士。

北京聯(lián)合大學(xué)檔案（校史）館負(fù)責(zé)學(xué)校名人檔案收集管理等工作。目前，該校的校史館正在逐步豐富名人檔案資源，現(xiàn)已收藏名人檔案一千余件，而且正在開展口述名師檔案的收集工作和號(hào)召知名校友捐贈(zèng)檔案的征集工作。主要舉措如下。（1）依托學(xué)科背景，開展口述名師檔案收集。依托學(xué)校自身所具備的檔案學(xué)專業(yè)學(xué)科背景，檔案學(xué)科教師和檔案館工作人員開展合作。收集而來的名師資料經(jīng)過檔案館工作人員的簡單分類，形成了一些有價(jià)值的名師口述檔案。（2）借助節(jié)慶活動(dòng)，號(hào)召校友捐贈(zèng)檔案。校史館借助于校慶等節(jié)日活動(dòng)平臺(tái)，號(hào)召優(yōu)秀知名校友和教職員工捐贈(zèng)檔案。以節(jié)日活動(dòng)為平臺(tái)宣傳名人檔案的工作初見成效，校史館收到了一些校友的實(shí)物檔案，比如學(xué)生證、錄取通知書、紀(jì)念章等。（3）依據(jù)歷史發(fā)展主題，分類整理名人檔案。校史館根據(jù)學(xué)校發(fā)展的歷史脈絡(luò)，制定了相應(yīng)的歷史主題。依據(jù)主題來對(duì)名人檔案歸類進(jìn)行了整理。（4）開發(fā)館藏空間，保存名人檔案。其中，包括知名人士等教職員工的人事檔案按照正常人事檔案管理辦法歸類存放于專門檔案庫房。而對(duì)一些教職員工以及知名校友的實(shí)物檔案資源則主要分類整理存放于校史館專門庫房、櫥柜中進(jìn)行保管、展示。（5）利用館內(nèi)資源，展示學(xué)校發(fā)展校史。校史館利用館內(nèi)資源制作了名師墻、校友墻、視頻影像等，通過展示學(xué)校名人風(fēng)采，反映了校史變遷等。

2.高校名人檔案的過程管理。盡管對(duì)高校名人檔案管理目前沒有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，但從眾多文獻(xiàn)看，多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，高校名人檔案的過程管理應(yīng)包括收集、整理、保管、提供利用等環(huán)節(jié)。

（1）收集工作：名人檔案的收集工作是整個(gè)名人檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是最為基礎(chǔ)和重要的步驟。目前針對(duì)名人檔案收集問題尚無統(tǒng)一的規(guī)范，都是各個(gè)高校依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)檔案的收集提出了一些要求，結(jié)合自己的實(shí)踐制訂的收集管理辦法。比如，《南京大學(xué)名人全宗檔案管理辦法》從建檔對(duì)象、歸檔材料的來源、歸檔材料的形成積累、歸檔材料的整理四個(gè)方面做出了規(guī)定[2]26-27;《東北師范大學(xué)檔案史料與實(shí)物征集管理辦法》從征集范圍、征集方式、以及相關(guān)的規(guī)定和組織領(lǐng)導(dǎo)與實(shí)施方面對(duì)人物檔案的征集提出了具體要求[3]38-39。

（2）整理工作：整理環(huán)節(jié)是名人檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及對(duì)名人檔案的分類、編目、分配卷宗等。這一環(huán)節(jié)反映出對(duì)名人檔案的鑒別、分類能力。在有關(guān)于高校名人檔案的整理方面，大多高校采取的是利用人物全宗整理原則，比如南京大學(xué)、北京大學(xué)、東北師范大學(xué)等。其中南京大學(xué)是以順序號(hào)、材料類別（生平、傳記）、人名、單位、大類這樣的編號(hào)方式來整理名人全宗檔案的。東北師范大學(xué)也在著力建設(shè)人物全宗，目前建設(shè)比較好的是成仿吾先生的人物全宗[3]38-39。以建立人物全宗的方式整理名人檔案被眾多高校從實(shí)踐中證明是比較可行的方案。

（3）保管工作：由于名人檔案經(jīng)常散落在名人及其家庭成員處，受保管條件影響和保管專業(yè)知識(shí)限制，使得一些有價(jià)值的名人檔案常常存在遺失、缺損等問題，故有些名人及其家人愿意以捐贈(zèng)或托管方式將一些名人檔案存放于檔案館專門庫房中，以延長檔案的保存年限。

（4）開發(fā)利用：對(duì)高校名人檔案的宣傳和開發(fā)利用是許多高校名人檔案建設(shè)的重要目的。許多高校采用各種方法和途徑展示各自學(xué)校獨(dú)特的名人檔案資源，比如從南京大學(xué)檔案館的官方網(wǎng)站上，可以看到在“南大人”這一欄下有四個(gè)板塊從不同領(lǐng)域?qū)δ暇┐髮W(xué)的名人進(jìn)行了展示，弘揚(yáng)了南京大學(xué)濃厚的學(xué)術(shù)文化[2]26-27。再比如葉小泮提出，從編纂名人學(xué)術(shù)成果、設(shè)立校史展覽室、名人檔案專門編纂、文化價(jià)值等幾方面進(jìn)行名人檔案的宣傳開發(fā)利用[4]55。

三、高校名人檔案管理工作中存在的問題

1.名人檔案的收集工作。從理論層面來看，名人檔案收集工作中的收集對(duì)象界定尚不明確、收集范圍不確定。從意識(shí)層面來講，受到我國謙遜的傳統(tǒng)文化影響，高校名人們往往不太愿意建立個(gè)人的檔案[5]64。從實(shí)際收集情況來看，名人檔案收集方式單一、收集質(zhì)量較差。高校名人檔案收集方式主要分為以下兩種：主動(dòng)收集，比如北京聯(lián)合大學(xué)的檔案部門已經(jīng)主動(dòng)收集了13位名師的口述檔案，在實(shí)際采訪過程中，相關(guān)老師表示本校口述名師檔案的采集工作交給了學(xué)生去做，但是由于缺少收集方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致最終收集到的照片檔案等并不理想;接受捐贈(zèng)，比如在北京聯(lián)合大學(xué)40周年的校慶活動(dòng)中，一位知名校友主動(dòng)捐贈(zèng)了他的學(xué)生證、錄取通知書和紀(jì)念章等物品。高校的名人檔案收集方式不應(yīng)只局限于這兩種，應(yīng)采取多種收集方式。

2.名人檔案的整理工作。高校名人檔案整理過程在確定建檔對(duì)象、劃分人物全宗、登記入庫這三個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)存在較多問題。由于對(duì)“名人”的界定存在一定的模糊性，缺乏定量化標(biāo)準(zhǔn)，使得建檔對(duì)象難以確立。由于學(xué)校所收集的其他名人檔案數(shù)量一般十分有限，整理工作基礎(chǔ)較薄弱，多是將所收集的名人檔案按某一類別、某一主題進(jìn)行歸類。采用的是主體+形式相結(jié)合的分類方法，并在檔案材料上附標(biāo)題式文字說明，基本滿足目前校史宣傳的要求。比如，北京聯(lián)合大學(xué)校史館中將一些名人檔案按照一定的類別擺放在櫥柜當(dāng)中，在重要展覽活動(dòng)中會(huì)進(jìn)行開放展覽。同樣是因?yàn)槊藱n案較少，該校的名人檔案還尚未登記造冊，這對(duì)日后的統(tǒng)一管理造成不便。

3.名人檔案的保管工作。高校的檔案多存于傳統(tǒng)的檔案庫房和校史館。就北京聯(lián)合大學(xué)的檔案庫房而言，名人檔案的保管集中在兩處。（1）傳統(tǒng)的檔案庫房。位于地下，占地面積較大，名人的一些生平經(jīng)歷就是以人事檔案的形式封存在這些檔案庫房中。這些檔案庫房配備了必要的防火和防潮等措施，安全性較高。（2）現(xiàn)代的檔案（校史）館用以存放大量的名人檔案，來展示學(xué)校光輝的發(fā)展歷程。這些名人檔案中的一部分已做了數(shù)字化處理，利用一些電子設(shè)備進(jìn)行展出。

目前各高校的名人檔案保管在已經(jīng)具備了一些基本保管條件的前提下，還需在硬件環(huán)境、核心保管體系、新技術(shù)探索、統(tǒng)一保管標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行升級(jí)改造，比如針對(duì)于名人檔案保管的核心內(nèi)容需要建立完整的體系結(jié)構(gòu)，而不僅僅是對(duì)不同載體和不同形式的名人檔案采取相應(yīng)的保管手段。尤其在數(shù)字化保管技術(shù)方面尚處于啟動(dòng)階段，普遍規(guī)模較小，還不能對(duì)保管能力的提升形成很大的幫助。

4.名人檔案的開發(fā)利用工作。一些高校在名人檔案的開發(fā)利用方面已經(jīng)做了一些初步的嘗試，比如主要通過以下幾種途徑對(duì)名人檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用。（1）編纂文庫。文庫這一項(xiàng)目已進(jìn)入常規(guī)化管理階段，已出版文集面向社會(huì)和學(xué)校內(nèi)部同步發(fā)行，但社會(huì)知名度較低。（2）制作宣傳視頻。學(xué)校校史館在展覽時(shí)會(huì)將館內(nèi)已有的一部分名人檔案資源通過電子屏進(jìn)行展示。（3）不定期展覽。一些學(xué)校在其校史館內(nèi)建有教職工名人墻和知名校友墻、電子屏展覽和眾多櫥柜，在一些特定的日期會(huì)舉行展覽。（4）不定期的專題或者名人主題的展示宣傳等。

但目前名人檔案在開發(fā)目的、開發(fā)方式這幾方面還存在較多問題，比如，高校的名人檔案資源僅是做校史宣傳，而忽視了名人研究、檔案歷史事件再現(xiàn)和溯源、檔案編纂、新媒體開發(fā)等;高校的名人檔案資源還僅作為展覽式開發(fā);新技術(shù)應(yīng)用方面，新技術(shù)工具應(yīng)用較少，尚缺乏主動(dòng)利用網(wǎng)絡(luò)、微博、微信等工具推薦校史館的名人軼事、歷史故事和歷史貢獻(xiàn)等。

四、高校名人檔案管理工作的對(duì)策建議

1.逐步完善名人檔案的收集制度。根據(jù)國家層面的相關(guān)管理辦法，結(jié)合自身發(fā)展特色，制訂符合自身發(fā)展道路的名人檔案收集管理制度。比如，北京聯(lián)合大學(xué)在其頒布的《檔案管理辦法》《實(shí)物檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》中，對(duì)名人檔案的管理提出了一些要求。在收集制度的制定過程中，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注名人檔案的對(duì)象收集、收集范圍、收集方式、收集質(zhì)量問題。具體包括如下。（1）要明確名人檔案收集對(duì)象。使用指向性明確的字眼確定征集對(duì)象。根據(jù)歷史發(fā)展特征分階段性地選擇征集對(duì)象。（2）劃定合理的征集范圍。收集齊全能反映征集名人參與社會(huì)活動(dòng)的材料。名人檔案的收集范圍應(yīng)包括：反映名人生平的材料、名人活動(dòng)類材料、名人成果類材料、名人榮譽(yù)類材料和名人評(píng)價(jià)類材料等[6]47-48。（3）采取多種征集方式。一般高校名人檔案的收集方式有接受捐贈(zèng)、征集、購買、托管或寄存、復(fù)制件等。高校應(yīng)主動(dòng)采取多種方法有序開展名人檔案的征集工作。（4）提高名人檔案的收集質(zhì)量。提高檔案采集人員的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)檔案采集人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提出質(zhì)量要求。

2.規(guī)范名人檔案整理環(huán)節(jié)中的各個(gè)步驟。高校應(yīng)規(guī)范和確立完整有序的名人檔案整理步驟?？梢詮囊韵氯矫嫒胧帧＃?）確立建檔對(duì)象。由于名人知名度具有相對(duì)性，高校應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展經(jīng)歷，選出具有代表性的建檔對(duì)象。（2）建立人物全宗。將建檔對(duì)象分類，以字母作為簡稱。再以“人”為單位進(jìn)行全宗劃分，依次編號(hào)，細(xì)化到單個(gè)全宗的分類方案。需要注意的是，應(yīng)按照相關(guān)的管理規(guī)范對(duì)不同種類的檔案進(jìn)行整理。在整理編目的過程中應(yīng)做到紙質(zhì)檔案與聲像檔案相結(jié)合、檔案文獻(xiàn)與實(shí)物檔案相結(jié)合。（3）登記入庫。由專門的檔案負(fù)責(zé)人員將名人檔案統(tǒng)一登記入庫，這名負(fù)責(zé)人員應(yīng)做好和前端收集整理工作人員的溝通，也應(yīng)及時(shí)和負(fù)責(zé)檔案查詢利用的工作人員保持良好的聯(lián)系，確保能清楚掌握庫內(nèi)所存名人檔案數(shù)量。

3.提高對(duì)名人檔案的保管能力。高校要從多個(gè)方面入手提高保管能力。（1）提高庫房的硬件設(shè)施水平。建立專門的名人檔案庫，并對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一管理。（2）實(shí)行科學(xué)的設(shè)施管理制度。配備溫濕度控制、安全消防等先進(jìn)設(shè)備，同時(shí)要采用“八防”措施[7]20-21。（3）建立核心保管體系和統(tǒng)一的保管標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)不同的名人檔案類別制定不同的保管標(biāo)準(zhǔn)，形成一個(gè)完備細(xì)致的名人檔案保管體系。實(shí)物檔案一般存放于專庫或?qū)９耜惲斜９埽鋷旆繎?yīng)保持整潔，定期除塵，避免褪色;文書檔案在保管時(shí)應(yīng)保證庫房具備必要的防火、防光、防塵等硬件設(shè)施;對(duì)于珍貴的文物，應(yīng)針對(duì)每個(gè)文物的材質(zhì)和特征采取有效的保管方法。在保存年限和方式方面，參考南京大學(xué)名人檔案管理采取名人全宗分類保管，除一些有珍貴價(jià)值的永久保存外，其他類別不做明確規(guī)定，而有些則與名人及其家人、相關(guān)機(jī)構(gòu)協(xié)同保密。有些則通過復(fù)制的方式進(jìn)行保管。在全校范圍內(nèi)推廣和普及統(tǒng)一的保管標(biāo)準(zhǔn)。（4）探索現(xiàn)代化數(shù)字保管技術(shù)，開展數(shù)字化保存工作。利用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)保管檔案，數(shù)字化保管工作要科學(xué)有序地展開。運(yùn)用數(shù)字化手段，建立更加完備的數(shù)據(jù)資料庫[8]21-22。利用數(shù)字化處理技術(shù)搶救珍貴檔案。好多名人的檔案資料皆為孤本，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化搶救至關(guān)重要。

4.積極開展名人檔案開發(fā)利用工作。高校要開展名人檔案的開發(fā)利用工作，積極拓展名人檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，以用促藏。（1）立足本校歷史，制定交流策略。學(xué)校的學(xué)院之間要密切交流，學(xué)校同外部的名人檔案管理機(jī)構(gòu)也要保持良好互動(dòng)。（2）以學(xué)校檔案館為基地，將其建設(shè)成學(xué)生的教育實(shí)踐基地。使學(xué)生和教職工了解學(xué)校悠久發(fā)展歷史，激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上。（3）發(fā)揮名人檔案的編研價(jià)值。在紙質(zhì)檔案資料編研方面，深入挖掘編研叢書中的文化內(nèi)涵和文化精神。在聲像檔案資料制作方面，將口述資料作為重點(diǎn)收集內(nèi)容，進(jìn)一步形成系列視頻作品，打造富有特色的名人文化精品。（4）利用新技術(shù)工具助力名人檔案開發(fā)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，高校急需建設(shè)的是名人檔案信息網(wǎng)站。檔案館館藏名人檔案的實(shí)體檔案一般較為豐富，利用數(shù)字化處理技術(shù)后能較快實(shí)現(xiàn)實(shí)物館藏向虛擬館藏的發(fā)展。

5.發(fā)揮評(píng)后機(jī)制對(duì)于名人檔案工作的監(jiān)督作用。要促進(jìn)名人檔案管理工作的發(fā)展，一定要發(fā)揮評(píng)估機(jī)制的監(jiān)督作用?？梢詮囊韵聝蓚€(gè)方面入手。一是培訓(xùn)檔案人員，建立對(duì)檔案人員的評(píng)估機(jī)制;二是評(píng)估名人檔案管理實(shí)際工作效果。組成評(píng)估團(tuán)隊(duì)深入各部門現(xiàn)場觀摩指導(dǎo)，及時(shí)督促各檔案部門的名人檔案管理工作有序開展。

本文僅對(duì)目前高校名人檔案管理在收集、整理、保管、開發(fā)利用過程中存在的具體問題進(jìn)行梳理，有些具有普遍性問題。但深層次問題還在于對(duì)高校名人檔案的認(rèn)識(shí)尚未形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，對(duì)其收集、保管、開發(fā)利用等常常根據(jù)各個(gè)高校的重視程度、資源情況、建設(shè)規(guī)劃、經(jīng)費(fèi)投入等不同而差別很大。為此，還需要進(jìn)一步結(jié)合各高校的具體實(shí)踐不斷總結(jié)，以進(jìn)一步豐富和完善高校名人檔案管理內(nèi)容。

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