工程項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理淺析

劉凱

摘 要 公司的工程項(xiàng)目是根據(jù)公司的工程項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書進(jìn)行設(shè)計(jì)的，所以加強(qiáng)工程項(xiàng)目電子檔案管理工作非常有必要。本文主要分析了當(dāng)前工程檔案管理中存在的不足之處，并針對上述問題提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能為工程電子檔案管理工作帶來便捷，將電子檔案管理納入標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為工程項(xiàng)目的檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞 工程項(xiàng)目;電子文件;檔案管理1當(dāng)前工程項(xiàng)目電子檔案管理工作中存在的不足之處

1.1 管理人員對電子檔案認(rèn)知程度不夠

人們習(xí)慣了紙質(zhì)文件，一般只把紙質(zhì)文件作為檔案來存放管理，所以管理人員遵從傳統(tǒng)方式接續(xù)檔案存放較為常見，沒有重視電子文件在節(jié)省空間和時間延續(xù)上的重要作用，自然就沒有把電子檔案管理工作列入工作規(guī)劃中。即使使用了電子文檔，一旦工程項(xiàng)目管理過程中計(jì)算機(jī)的電子文件中了病毒，就容易造成大腦文件的丟失或損害，給工程電子文件的歸檔管理帶來損失。

1.2 電子檔案管理人才缺乏

由于對于電子檔案管理工作認(rèn)識不足，所以在電子檔案管理人員配置方面并不充足。工程項(xiàng)目文件管理人員年齡偏大且身兼多職，他們對計(jì)算機(jī)專業(yè)知識了解較少，對于文檔的分類以及各類文檔存放備案時間的要求又一知半解，特別是在人力資源配置上對檔案管理的投入少之又少，其物質(zhì)投資更是可謂能省即省，這些因素都嚴(yán)重制約了工程電子檔案管理工作的進(jìn)展[1]。

1.3 部分檔案管理軟件不兼容

當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理工作中一個重要問題就是部分軟件不兼容，這給辦公自動化帶來挑戰(zhàn)，讓電子文檔無法及時歸檔，大部分內(nèi)容還是靠人員錄入實(shí)現(xiàn)歸檔管理及統(tǒng)計(jì)功能，這就使得電子檔案管理應(yīng)用效果大打折扣，延緩了電子檔案管理的進(jìn)程。

1.4 建設(shè)工程項(xiàng)目檔案多版本

項(xiàng)目檔案本應(yīng)具備唯一性，但由于時間和各項(xiàng)手續(xù)的前后銜接與工程項(xiàng)目的實(shí)施存在前后的制約，往往有補(bǔ)漏和順序上的要求，為達(dá)到各項(xiàng)不同形式要求，形成多版本形式的檔案也是有的。

2做好工程項(xiàng)目電子檔案管理工作的辦法

2.1 將電子檔案管理納入工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃中

首先應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案的管理工作，將電子檔案管理納入工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃中;其次要爭取主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，通過組織協(xié)調(diào)、保障物力、人力和財力，要把電子檔案收集工作作為一項(xiàng)重要工作內(nèi)容;最后要落實(shí)好相關(guān)人員的崗位責(zé)任制。電子檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，只有將相關(guān)人員納入崗位責(zé)任制，納入績效考核內(nèi)容，才能更好地提高工作水平和管理質(zhì)量，讓檔案管理工作落實(shí)到位[2]。

2.2 建立和完善工程項(xiàng)目電子文件信息標(biāo)準(zhǔn)體系

加強(qiáng)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對工程文件的歸檔質(zhì)量有很重要的幫助。在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)一定要加強(qiáng)管理，通過科學(xué)規(guī)劃保障檔案的完整性，避免漏掉檔案記載內(nèi)容。通過建立健全電子檔案管理制度，由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、各個科室負(fù)責(zé)人參加管理網(wǎng)絡(luò)，對電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)控制。通過明確責(zé)任人以及第一負(fù)責(zé)人等制度，能夠促使相關(guān)工作人員主動履行檔案管理辦法，建立電子檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系。

2.3 將電子檔案融入工程項(xiàng)目的全過程管理

取代紙質(zhì)文件可置換、可更改的項(xiàng)目管理過程中的非正常操作;讓寫入信息留痕，記載的數(shù)量、時間信息不容更改;進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目管理全過程記錄與統(tǒng)計(jì)功能;達(dá)到其分析指導(dǎo)下步工作的作用。實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的唯一性，是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程全過程管理的必要措施，電子檔案領(lǐng)先于其他形式的檔案管理模式[3]。

2.4 加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

首先相關(guān)單位應(yīng)該及時更新檔案管理軟件，促使電子文件以檔案的直接轉(zhuǎn)換;其次要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)。要求工程項(xiàng)目檔案管理人員主動學(xué)習(xí)，定時定期參加工程項(xiàng)目電子檔案管理培訓(xùn)，熟悉相關(guān)文件和業(yè)務(wù)規(guī)范，掌握必要的技能。通過這樣的辦法，讓管理人員熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一操作，有效實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.5 建立健全電子檔案安全防護(hù)管理辦法

電子檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，所以針對這一辦法工程項(xiàng)目管理人員應(yīng)該建立防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)證和驗(yàn)收。及時更新軟件，加強(qiáng)防火墻建設(shè)，對重要文件進(jìn)行加密管理，從而保證工程項(xiàng)目文件的安全性[4]。

3結(jié)束語

工程項(xiàng)目電子檔案管理工作是工程項(xiàng)目檔案管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物，代表著未來工程項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展方向，在工程項(xiàng)目管理過程中，管理人員只有不斷提升自己的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對電子文件的保護(hù)，從而更好地完成工程項(xiàng)目電子檔案管理工作，讓電子檔案取代紙質(zhì)檔案，進(jìn)一步探索無紙化電子檔案在信息傳遞中的優(yōu)勢，不斷提高異地資源共享及類似項(xiàng)目的共識度，讓項(xiàng)目優(yōu)化設(shè)計(jì)及施工工藝得以廣泛應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1] 王英瑋，常建法. 《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》內(nèi)容及相關(guān)問題的思考[J]. 北京檔案，2019（3）：18-22.

[2] 劉俊. “企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目”通過驗(yàn)收[J]. 上海檔案，2018（2）：48.

[3] 阮敏紅. 如何加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子文件歸檔、管理工作[J]. 城市建設(shè)理論研究：電子版，2018（14）：1-3.

[4] 張彥. 建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建路徑研究[J]. 西北電建，2019（4）：15-16.