大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢概述

張曉紅

摘 要 隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們原有的生活模式和工作模式都發(fā)生了巨大的變化，而檔案事業(yè)也將面臨新的發(fā)展空間。電子檔案取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已成為大勢所趨的方向，電子檔案的應(yīng)用直接提升了檔案管理工作的效率，使其在保管、維護、開發(fā)和利用方面都更加便捷高效。本文針對大數(shù)據(jù)時代下，當(dāng)前電子檔案管理工作進(jìn)行分析論述，探究其未來發(fā)展趨勢，促進(jìn)電子檔案在企業(yè)管理工作中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時代;電子檔案;發(fā)展趨勢

前言

在新時代信息化快速發(fā)展的同時，將產(chǎn)生數(shù)量龐大的電子檔案，電子檔案成為對信息資料收集和儲存的主要方式，其對行業(yè)的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。在大數(shù)據(jù)時代下，對電子檔案工作也提出了更高、更嚴(yán)格的要求。由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒等威脅。因此，對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。所以針對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式進(jìn)行研究，采用最先進(jìn)的大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以更好地對檔案文化資源進(jìn)行控制，充分發(fā)揮電子檔案的價值，達(dá)到促進(jìn)電子檔案管理的目的。

1當(dāng)前電子檔案管理現(xiàn)狀

（1）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。目前大部分企業(yè)在檔案管理方面缺乏完善的管理制度，缺乏精通檔案管理相關(guān)技術(shù)和精通計算機相關(guān)技術(shù)的綜合性人才。部分企業(yè)還采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案收集及檔案管理缺乏規(guī)范性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象或者信息缺失現(xiàn)象，企業(yè)在其檔案利用及相關(guān)評估方面也缺乏合理性，無法體現(xiàn)檔案真正的利用價值。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎(chǔ)[1]。

（2）充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)。由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門對一些重要的電子檔案在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

（3）電子檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術(shù)難度較大。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或篡改內(nèi)容都很難被識別。

（4）電子檔案信息安全問題日益突出。隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)作為生存基礎(chǔ)的電子文件處于這樣一種惡劣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中會面臨著巨大的風(fēng)險。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。應(yīng)嚴(yán)格管控檔案管理部門的制度要求，確保檔案信息的安全性。

2大數(shù)據(jù)背景下完善電子檔案管理措施

（1）檔案設(shè)備與技術(shù)投入?；诖髷?shù)據(jù)社會背景，企業(yè)要想有效解決其目前的困境，一方面需加大檔案管理所需硬件的投入;另一方面需加強軟件方面的建設(shè)及相關(guān)投入力度。在建設(shè)相關(guān)管理隊伍的過程中，不僅要配備檔案管理相關(guān)專業(yè)的人才，還需配備計算機相關(guān)專業(yè)的人才。如此才能有效提高其工作效率及工作質(zhì)量。

（2）采取切實可行的信息保護措施。信息安全技術(shù)對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。為防止電子檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果[2]。

（3）重視和提升檔案管理人員素質(zhì)。在電子文件日益發(fā)展的今天，伴隨大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，培養(yǎng)和造就一批精通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，提升相關(guān)工作者的綜合素質(zhì)，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，任用素質(zhì)高、責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。電子檔案管理從起步到目前的發(fā)展，逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的方向。

（4）加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設(shè)施管理。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

3電子檔案的發(fā)展趨勢

隨著檔案數(shù)量和內(nèi)容的日益增多，利用者對檔案的快速準(zhǔn)確和便捷的需求日益迫切，我們要利用現(xiàn)代的科技手段，提高檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化，從而提高檔案的利用率，這必將成為未來檔案開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。隨著計算機普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，如何做好電子檔案的現(xiàn)代化管理已迫在眉睫，積極開展對各類檔案資料的收集，利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案信息資源共享[3]。

4結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子檔案的不斷發(fā)展是時代進(jìn)步的必然，確保電子檔案的安全是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，使檔案資源得到安全、可靠的保護。盡管相關(guān)的法制還需要完善，相關(guān)的技術(shù)也需要提升。但在相關(guān)部門、檔案工作者的共同參與和共同努力下，電子檔案必將走向更加良性的發(fā)展軌道，為新時代的社會主義建設(shè)、為企業(yè)改革和發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范：GB/T18894-2016[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2016.

[2] 林曉娟.電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全若干問題分析[J].信息技術(shù)，2017（1）： 179-180.

[3] 闞娟.淺談檔案管理中的電子檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （10）：72.