企業(yè)數(shù)字化移動(dòng)辦公探討

逯曉明 邱鴻廣

摘 要 隨著新冠疫情暴發(fā)，企業(yè)紛紛采用數(shù)字化移動(dòng)辦公以保證企業(yè)在疫情期間可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。本文探討了數(shù)字化移動(dòng)辦公會(huì)給企業(yè)辦公模式帶來(lái)什么影響，并提出了數(shù)字化移動(dòng)辦公轉(zhuǎn)型的建議。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化辦公;移動(dòng)辦公;新冠疫情引言

未來(lái)的企業(yè)辦公模式會(huì)是怎樣？新冠疫情對(duì)企業(yè)辦公模式與工作文化帶來(lái)了巨大的影響。一方面，新冠疫情加速了數(shù)字化移動(dòng)辦公技術(shù)的推廣，企業(yè)員工辦公效率得到很大提升。疫情暴發(fā)后，釘釘、企業(yè)微信、飛書(shū)等數(shù)字化辦公平臺(tái)都迎來(lái)了十倍百倍的流量，用戶(hù)數(shù)屢創(chuàng)新高。各企業(yè)也是加大力度在企業(yè)內(nèi)部推廣移動(dòng)辦公工具，為員工居家辦公創(chuàng)造必要條件。另一方面，由于疫情，很多原來(lái)線下進(jìn)行的各類(lèi)活動(dòng)不得不被迫轉(zhuǎn)為線上遠(yuǎn)程進(jìn)行。線上遠(yuǎn)程會(huì)議，由于缺乏面對(duì)面的交流互動(dòng)，實(shí)際效果都不盡人意。這也印證了，面對(duì)面互動(dòng)交流對(duì)于保持企業(yè)創(chuàng)新性文化至關(guān)重要。

新冠疫情已經(jīng)徹底改變企業(yè)辦公方式，開(kāi)啟了數(shù)字化移動(dòng)辦公的新紀(jì)元。傳統(tǒng)工作習(xí)慣要求員工必須在辦公室工作。將隨著數(shù)字化移動(dòng)辦公的不斷深入推廣，傳統(tǒng)工作習(xí)慣將變成歷史。由于疫情防控導(dǎo)致的各類(lèi)社交隔離措施，也使人們重新意識(shí)到面對(duì)面交流的工作環(huán)境的重要性。

可以確定，企業(yè)的辦公文化、領(lǐng)導(dǎo)力水平、員工能力，數(shù)字化辦公能力正在經(jīng)受突如其來(lái)的疫情測(cè)試。許多企業(yè)的工作方式已經(jīng)一夜之間改變，且再也無(wú)法回歸疫情前的狀態(tài)。新冠疫情了重塑公司的數(shù)字化辦公模式，建立起新的數(shù)字化辦公常態(tài)。

1數(shù)字化移動(dòng)辦公可提升員工辦公效率

數(shù)字化移動(dòng)辦公是許多企業(yè)在疫情防控期間，仍然保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障。數(shù)字化移動(dòng)辦公究竟只是居家隔離期間的特殊應(yīng)急手段，還是會(huì)作為一個(gè)常態(tài)保持下去？

以歐洲最大經(jīng)濟(jì)體德國(guó)為例，2018年調(diào)查顯示，德國(guó)有7%的勞動(dòng)者在家辦公，這一比例接近歐盟10%的平均水平，但落后于北歐國(guó)家20%以上的比例。即使不考慮新冠疫情對(duì)數(shù)字化辦公的助推作用，在家辦公的模式在德國(guó)也變得越來(lái)越流行：根據(jù)Statista的調(diào)研報(bào)告，43%的德國(guó)公司預(yù)計(jì)未來(lái)5～10年在家辦公的雇員比例會(huì)上升。該報(bào)告還顯示30%的企業(yè)依賴(lài)數(shù)字化辦公模式。移動(dòng)辦公模式在雇員群體里同樣很受歡迎。35%的受訪者表示，如果可能，他們?cè)敢夥艞壃F(xiàn)有的工作崗位，以便更靈活自由地移動(dòng)辦公。

無(wú)論未來(lái)的數(shù)字化辦公模式是怎樣，已經(jīng)可以確定，數(shù)字化辦公會(huì)面臨一些特定的挑戰(zhàn)。對(duì)于移動(dòng)辦公的人來(lái)說(shuō)，他們?cè)诠ぷ骱蜕钌蠜](méi)有明顯分界。數(shù)字化辦公在帶來(lái)更多自由和靈活的同時(shí)，也要求員工有更大的責(zé)任心。管理層和員工必須共同探索出一套平衡工作和生活的工作方式。完全犧牲個(gè)人私生活時(shí)間的工作方式，對(duì)于員工的身心健康非常不利，是不可長(zhǎng)期持續(xù)的。

雖然對(duì)于企業(yè)和員工來(lái)說(shuō)，移動(dòng)辦公有以上種種限制，但是它帶來(lái)的好處也很明顯。一項(xiàng)研究表明，企業(yè)讓員工自主決定工作的時(shí)間和地點(diǎn)，無(wú)論是在另一個(gè)城市，還是在午夜時(shí)分工作，都能夠提升員工的工作效率，減少工作狀態(tài)切換帶來(lái)的損耗，降低企業(yè)辦公成本。

哈佛商學(xué)院副教授Prithwiraj Choudhury的團(tuán)隊(duì)對(duì)比了移動(dòng)辦公的產(chǎn)出后發(fā)現(xiàn)，能夠通過(guò)移動(dòng)辦公手段，在任意地點(diǎn)工作的雇員，比傳統(tǒng)的必須在辦公室才能開(kāi)展工作的雇員，工作效率高4.4%。這項(xiàng)發(fā)現(xiàn)能夠很好地說(shuō)明了靈活工作模式可提升員工工作效率。

2面對(duì)面交流仍然至關(guān)重要

移動(dòng)辦公帶來(lái)的工作效率提升收益，會(huì)被缺乏員工面對(duì)面交流帶來(lái)的損益對(duì)沖掉。IT技術(shù)是未來(lái)新的工作方式的決定因素之一，但不是唯一的決定因素。數(shù)字化移動(dòng)辦公如何高效地融入每個(gè)公司的工作文化當(dāng)中，不是由IT技術(shù)決定的。數(shù)字化辦公模式的轉(zhuǎn)變，更多依賴(lài)于如何保持公司文化，以及保證員工們?nèi)杂忻鎸?duì)面溝通交流的可能性。

人類(lèi)是一種社交類(lèi)生物，即使真的實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，人類(lèi)天生擁有的社交互動(dòng)的需求仍然需要得到滿(mǎn)足。疫情隔離期間的經(jīng)驗(yàn)表明，移動(dòng)辦公雖然可以獲得工作效率提升，但是對(duì)于創(chuàng)新性思考這個(gè)難以量化的指標(biāo)，卻因?yàn)樵诩肄k公而被犧牲掉了。研究表明，在同一個(gè)房間共同工作的團(tuán)隊(duì)，比遠(yuǎn)程協(xié)作的團(tuán)隊(duì)，能更快地找到解決問(wèn)題的辦法。

與身邊的同事一起工作，更容易產(chǎn)生共鳴與協(xié)作，這是無(wú)法通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的人類(lèi)的本能。人與人的面對(duì)面交流意義非同尋常，無(wú)法代替，這也是居家隔離辦公期間，員工最懷念的地方。公司領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)理層、公司制度在很大程度上鼓勵(lì)員工之間面對(duì)面交流，是公司文化與員工滿(mǎn)意度的重要正相關(guān)指標(biāo)。鼓勵(lì)面對(duì)面交流的公司文化，也將決定了更高的工作效率是否真的可能實(shí)現(xiàn)。

3結(jié)束語(yǔ)

不是所有采用了數(shù)字化移動(dòng)辦公的公司都能獲得業(yè)務(wù)上的成功。成功實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的企業(yè)，都有完善的流程制度，持續(xù)性地保證員工的社交需求得到滿(mǎn)足，沒(méi)有人因?yàn)橐苿?dòng)辦公而感到被團(tuán)隊(duì)孤立。這一點(diǎn)對(duì)于疫情防控常態(tài)化的當(dāng)下，顯得尤其重要。想要完全利用好數(shù)字化移動(dòng)辦公這個(gè)機(jī)遇，需要對(duì)數(shù)字化的工作方式進(jìn)行正確引導(dǎo)。一個(gè)全新的數(shù)字化辦公新紀(jì)元將帶來(lái)諸多令人向往的收益。但是要把這個(gè)理想一步步實(shí)現(xiàn)，移動(dòng)辦公必須能嵌入到企業(yè)文化中去，以確保員工面對(duì)面互動(dòng)與協(xié)作的順暢。只有這樣，我們才能在提升工作效率的同時(shí)，保持企業(yè)的創(chuàng)新能力。

愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)，同一層面的問(wèn)題，只有在高于它的層面才能解決。面對(duì)新冠疫情帶來(lái)的復(fù)雜性與不確定性的問(wèn)題之上，是在個(gè)人、組織、社會(huì)層面的學(xué)習(xí)、重組、進(jìn)化的機(jī)遇。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊光瑤.互聯(lián)網(wǎng)+企業(yè)辦公：玩轉(zhuǎn)智能移動(dòng)辦公就這么簡(jiǎn)單[J].北京：中國(guó)鐵道出版社，2018：202.