當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中的現(xiàn)狀與對策

屈強(qiáng)

摘要：在現(xiàn)階段的企業(yè)管理運(yùn)行過程中，企業(yè)檔案管理構(gòu)成了現(xiàn)代企業(yè)保存各個領(lǐng)域檔案信息的關(guān)鍵工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理一般來講包含檔案數(shù)據(jù)的全面采集過程、檔案信息的整合篩選過程、檔案數(shù)據(jù)的存儲過程等。因此可以判斷出，企業(yè)檔案管理必須要得到企業(yè)管理人員的充分重視，結(jié)合數(shù)據(jù)化與信息化的企業(yè)檔案管理支撐手段來保障檔案資料安全，提供科學(xué)與精確的企業(yè)決策數(shù)據(jù)基礎(chǔ)資料。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;工作現(xiàn)狀;完善對策

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，企業(yè)檔案管理的基本思路必須體現(xiàn)在嚴(yán)格確保檔案資料的完整與安全，依托數(shù)字化的檔案資料收集以及檔案信息存儲平臺來保存企業(yè)檔案資料，增強(qiáng)控制企業(yè)檔案資料流轉(zhuǎn)的具體環(huán)節(jié)監(jiān)管力度。企業(yè)檔案資料記錄了完整的企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展過程，因此應(yīng)當(dāng)被視為寶貴的企業(yè)管理資源。近些年以來，檔案管理工作已經(jīng)得到各個領(lǐng)域的現(xiàn)代企業(yè)重視，充分展現(xiàn)了企業(yè)檔案管理貫穿于現(xiàn)代企業(yè)各個具體業(yè)務(wù)運(yùn)行過程的重要實(shí)踐作用。

一、企業(yè)檔案管理工作的重要實(shí)踐意義

企業(yè)檔案管理的基本含義為企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)人員通過實(shí)施全面的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)采集過程，進(jìn)而形成全面完整的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源，以供企業(yè)決策人員進(jìn)行檔案資料數(shù)據(jù)的查找與參考，提供全方位的企業(yè)數(shù)據(jù)資源支撐[1]。在目前的情況下，企業(yè)檔案管理覆蓋于現(xiàn)代企業(yè)的各個事務(wù)領(lǐng)域，有效確保了現(xiàn)代企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)決策都能夠擁有充足的企業(yè)數(shù)據(jù)資源作為保障。企業(yè)檔案資源保存了企業(yè)開展各個領(lǐng)域業(yè)務(wù)的珍貴數(shù)據(jù)資料，因此必須得到企業(yè)管理人員以及檔案業(yè)務(wù)人員的全面重視[2]。

目前由于受到信息化條件給電子檔案管理領(lǐng)域帶來的明顯影響，因此客觀上展現(xiàn)了電子化管理手段融入企業(yè)檔案收集、檔案保存與檔案利用全過程的重要實(shí)踐價值。企業(yè)相關(guān)部門對于電子化管理的重要技術(shù)手段在全面落實(shí)與推進(jìn)的前提下，充分確保了檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠得到完整的保存與收集，增強(qiáng)了對于企業(yè)檔案資料的安全保障[3]。企業(yè)檔案具有完整保存企業(yè)單位基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的重要作用，因此必須得到現(xiàn)代企業(yè)的全面重視。目前在信息化的整體轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)單位對于電子化的數(shù)據(jù)檔案匯總與管理模式已經(jīng)能夠全面予以引進(jìn)，搭建電子化的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)存儲平臺，防止企業(yè)檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生遺失或者損壞的后果。企業(yè)目前針對電子化的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)當(dāng)著眼于全面進(jìn)行推廣。電子化管理手段運(yùn)用于企業(yè)檔案管理，旨在運(yùn)用電子數(shù)據(jù)庫的方式來保存檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，以便相關(guān)的企業(yè)決策人員調(diào)閱電子檔案數(shù)據(jù)信息，提供科學(xué)的企業(yè)各項(xiàng)決策運(yùn)行支撐。

在企業(yè)信息資源以及知識資產(chǎn)的范圍內(nèi)，檔案數(shù)據(jù)資料屬于關(guān)鍵性的企業(yè)無形資產(chǎn)。作為原始性的企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與信息內(nèi)容而言，企業(yè)檔案資源必須滿足可靠性、真實(shí)性與權(quán)威性的基本構(gòu)成要素，如此才能展現(xiàn)出企業(yè)檔案資料的最大化實(shí)踐運(yùn)用價值?，F(xiàn)代企業(yè)如果擁有了完整與豐富的企業(yè)檔案資源，那么意味著企業(yè)的總體競爭能力將會得到明顯的優(yōu)化增強(qiáng)，充分證實(shí)了企業(yè)檔案管理在促進(jìn)與支撐企業(yè)各個領(lǐng)域事務(wù)順利開展過程中的必要性。因此，作為檔案管理的具體實(shí)施人員目前必須要深刻認(rèn)識檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中的價值與意義，完善并且豐富檔案管理內(nèi)涵[4]。

二、企業(yè)檔案管理目前面臨的工作實(shí)施現(xiàn)狀

首先，檔案管理人員對于檔案管理工作未能形成正確的認(rèn)識。檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部能否形成優(yōu)良的管理實(shí)施效果，在根本上決定于企業(yè)相關(guān)崗位人員對此持有的態(tài)度與認(rèn)識[5]。然而在目前的現(xiàn)狀下，企業(yè)檔案管理在某些企業(yè)內(nèi)部并沒有得到真正的關(guān)注，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)人員以及企業(yè)管理人員經(jīng)常產(chǎn)生忽視檔案管理的心理認(rèn)識。某些企業(yè)由于長期忽視了企業(yè)檔案管理，因此很容易造成企業(yè)的某些珍貴檔案資料出現(xiàn)丟失的后果。在情況嚴(yán)重時，企業(yè)甚至?xí)捎趤G失檔案數(shù)據(jù)資源，從而造成企業(yè)的珍貴財產(chǎn)遭到損失。

其次，企業(yè)檔案資料的存儲數(shù)據(jù)庫以及其他基礎(chǔ)設(shè)施欠缺完整性。檔案管理工作的有序推進(jìn)必須充分依靠企業(yè)基礎(chǔ)硬件設(shè)施，其中主要涉及檔案資料的存儲數(shù)據(jù)庫、檔案業(yè)務(wù)管理平臺以及檔案數(shù)據(jù)交流平臺等。但是實(shí)際上，很多企業(yè)內(nèi)部并沒有形成完整程度較高的企業(yè)檔案管理保障平臺，企業(yè)針對檔案管理工作沒有提供基礎(chǔ)性的硬件平臺資源支撐?，F(xiàn)代企業(yè)由于缺失基礎(chǔ)性的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理平臺，因此就會造成各種類型檔案資料呈現(xiàn)出分散性的狀態(tài)，無法達(dá)到最佳的檔案資料整合管理效果。

第三，檔案管理工作缺失體系化的管理制度支撐。檔案管理工作涵蓋非常廣泛的企業(yè)工作領(lǐng)域，現(xiàn)代企業(yè)只有形成了體系化的檔案管理保障機(jī)制與約束機(jī)制，才能有效確保檔案業(yè)務(wù)人員認(rèn)真履行日常管理的基本職責(zé)，防止檔案業(yè)務(wù)人員產(chǎn)生敷衍檔案管理的情緒或心理。但從現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)內(nèi)部并未真正形成完整的檔案管理基礎(chǔ)平臺支撐，企業(yè)管理人員針對檔案管理工作往往容易產(chǎn)生忽視的情緒，導(dǎo)致企業(yè)缺乏可執(zhí)行性較強(qiáng)的檔案管理運(yùn)行制度支撐。

表1為企業(yè)檔案管理人員針對檔案管理業(yè)務(wù)形成的認(rèn)識程度：

由此可以推斷出，檔案管理領(lǐng)域的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作目前仍然沒有得到企業(yè)全體成員的充分重視，進(jìn)而阻礙了企業(yè)管理工作總體實(shí)施效果的優(yōu)化。

三、提升企業(yè)檔案管理工作實(shí)效的具體思路要點(diǎn)

企業(yè)檔案管理最關(guān)鍵的實(shí)施思路就是全面確保檔案資料的完整性，通過實(shí)施數(shù)據(jù)化與信息化的現(xiàn)代管理手段來支撐企業(yè)檔案管理，對于企業(yè)管理成本與資金予以最大化的節(jié)約。然而在目前的現(xiàn)狀下，企業(yè)檔案管理的各個日常工作開展環(huán)節(jié)并沒有達(dá)到最為完善的程度，某些企業(yè)管理人員沒有深刻認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的必要性。為了實(shí)現(xiàn)針對企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變與調(diào)整目標(biāo)，那么現(xiàn)代企業(yè)針對檔案管理的重要工作領(lǐng)域需要關(guān)注以下的完善要點(diǎn)：

（一）完善與調(diào)整企業(yè)檔案管理的基本工作制度

企業(yè)檔案資料往往覆蓋于各個不同的企業(yè)管理實(shí)踐領(lǐng)域，因此決定了企業(yè)內(nèi)部的檔案資源具有比較明顯的分散性特征?，F(xiàn)階段的很多企業(yè)由于缺失完整的企業(yè)檔案資料存儲與檔案安全管理機(jī)制用于必要的支撐，那么將會造成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的不良后果，進(jìn)而影響到檔案管理業(yè)務(wù)各個實(shí)施環(huán)節(jié)的順利開展。由此可見，現(xiàn)代企業(yè)必須要全面調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)采集以及檔案資料安全保管制度，充分確保檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展保障制度具有科學(xué)性與可行性。與此同時，檔案業(yè)務(wù)人員必須要正確認(rèn)識自身具備的檔案管理重要工作職責(zé)，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的檔案資料狀況來實(shí)施全方位的檔案資源安全保管工作[6]。

例如針對會計與財務(wù)領(lǐng)域的企業(yè)檔案資料在實(shí)施全面管理的過程中，檔案業(yè)務(wù)人員必須要嚴(yán)格結(jié)合企業(yè)檔案資料的安全管理運(yùn)行制度，嚴(yán)格控制各種類型的檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，避免不具備相關(guān)資格的外來訪問人員進(jìn)入企業(yè)的檔案資料庫。作為企業(yè)的管理人員來講，企業(yè)管理人員必須要健全現(xiàn)行的企業(yè)管理基礎(chǔ)制度，通過實(shí)施企業(yè)制度保障的舉措來全面支撐企業(yè)檔案管理。企業(yè)管理人員以及檔案業(yè)務(wù)人員之間只有做到了充分展開有序的檔案管理協(xié)作，才能真正確保各種類型的檔案數(shù)據(jù)滿足完整性以及真實(shí)性的基本要求[7]。

（二）確保檔案業(yè)務(wù)人員充分認(rèn)識企業(yè)檔案管理的必要性

近些年以來，很多企業(yè)內(nèi)部的各個崗位業(yè)務(wù)人員都會非常關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤的提升過程，因此對于企業(yè)檔案管理往往表現(xiàn)為忽視的態(tài)度。在上述的企業(yè)業(yè)務(wù)人員看來，企業(yè)檔案管理無法為企業(yè)創(chuàng)造實(shí)質(zhì)上的經(jīng)濟(jì)利潤，并且還會消耗企業(yè)現(xiàn)有的管理成本與資源。由于受到以上的認(rèn)識誤區(qū)影響，則會造成企業(yè)現(xiàn)有的檔案業(yè)務(wù)實(shí)施過程遭到阻礙。與此同時，某些企業(yè)由于缺失最基本的檔案管理資金以及人力資源作為保障，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作局限于表面的層次，無法做到切實(shí)保障企業(yè)現(xiàn)有的各種類型檔案數(shù)據(jù)安全性。

為了實(shí)現(xiàn)對于以上情況的全面調(diào)整與轉(zhuǎn)變，那么企業(yè)管理人員針對企業(yè)檔案管理必須要在根本上創(chuàng)新認(rèn)識，避免檔案業(yè)務(wù)人員由于未能全面關(guān)注檔案資源安全，從而造成丟失檔案數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險。作為檔案業(yè)務(wù)人員必須要善于充實(shí)自身的基本業(yè)務(wù)技能，不斷探索數(shù)據(jù)化手段與檔案業(yè)務(wù)工作之間的銜接過程，通過正確操作檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案管理平臺的方式來保管企業(yè)檔案資源，做到在根本上消除檔案資料丟失風(fēng)險的目標(biāo)。

（三）增進(jìn)企業(yè)各個業(yè)務(wù)崗位之間的檔案數(shù)據(jù)溝通交流

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)最重要的價值就是提供企業(yè)決策資源，對于現(xiàn)代企業(yè)來講，檔案資料并不是局限于特定的企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，而是覆蓋于各個現(xiàn)有的企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)各個專業(yè)必須要全面展開檔案數(shù)據(jù)互動，通過交流企業(yè)現(xiàn)有的檔案資源方式來保證企業(yè)各個領(lǐng)域業(yè)務(wù)都能得到順利的開展。并且，企業(yè)各個崗位的不同專業(yè)人員必須要搭建檔案資源的交流與共享平臺，依托檔案數(shù)據(jù)共享的舉措來分享企業(yè)檔案資料。

檔案業(yè)務(wù)人員有必要運(yùn)用安全的方式與途徑來存儲企業(yè)檔案資料，全面防控網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸時產(chǎn)生數(shù)據(jù)安全威脅。目前在開放性的企業(yè)辦公運(yùn)行環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)資料也會面臨多種不可確定的數(shù)據(jù)安全威脅。為此，檔案業(yè)務(wù)人員對于存儲檔案的企業(yè)數(shù)據(jù)庫需要建立訪問監(jiān)管機(jī)制，全面設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，以便于實(shí)時控制企業(yè)檔案數(shù)據(jù)以及檔案資料的傳遞過程，防止檔案資料丟失。

（四）構(gòu)建企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)管理平臺

企業(yè)針對電子檔案管理平臺在全面建成之后，應(yīng)當(dāng)能在根本上豐富企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵，創(chuàng)新企業(yè)目前施行的檔案管理模式。從最大化的檔案資料利用角度來講，具有數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化特征的企業(yè)檔案管理模式有助于檔案信息資源得到最優(yōu)化的分配與利用。在電子化的全新管理模式基礎(chǔ)上，企業(yè)單位的相關(guān)業(yè)務(wù)部門能夠運(yùn)用更加簡便與快捷的方式來獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而將企業(yè)單位的各項(xiàng)運(yùn)行決策建立在檔案資料的科學(xué)數(shù)據(jù)支撐之上。企業(yè)檔案管理的最終目標(biāo)就是要促進(jìn)企業(yè)數(shù)據(jù)資源得到最大化的利用，否則將會失去企業(yè)檔案管理的實(shí)踐價值。企業(yè)檔案資料在網(wǎng)絡(luò)化的全新背景環(huán)境下，檔案管理的模式也在不斷得到更新。企業(yè)相關(guān)部門通過實(shí)施電子化管理的模式，充分確保了檔案資料內(nèi)容能夠被完整保存于電子數(shù)據(jù)庫中，有效避免了紙質(zhì)檔案記載的某些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)模糊或者丟失的后果。

近些年以來，電子化管理模式目前已經(jīng)被運(yùn)用于各種類型的企業(yè)數(shù)據(jù)檔案管理過程，在防止檔案資料丟失以及節(jié)約企業(yè)檔案管理資源的層面上體現(xiàn)了重要的促進(jìn)效果。電子數(shù)據(jù)庫本身可以容納海量的企業(yè)單位數(shù)據(jù)資源，相比于紙質(zhì)的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)載體而言，企業(yè)單位的電子數(shù)據(jù)庫將會給檔案資料的保存過程與調(diào)取過程帶來更多的方便。電子化管理手段運(yùn)用于企業(yè)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集以及資源管理過程，有助于檔案管理資源得到全面的節(jié)約，其中主要涉及人力管理成本、檔案管理的資金成本以及時間成本節(jié)約。企業(yè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)部門在全面節(jié)約檔案管理綜合成本的前提下，應(yīng)當(dāng)能夠?qū)⒏嗟钠髽I(yè)資源成本投入企業(yè)的日常工作運(yùn)行過程，創(chuàng)造更高層次的企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)束語：

經(jīng)過分析可見，檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中必須得到全面的重視，現(xiàn)代企業(yè)對于全新的檔案數(shù)據(jù)存儲平臺通過實(shí)施引進(jìn)與構(gòu)建的措施，旨在保證企業(yè)的各個領(lǐng)域檔案資料與檔案數(shù)據(jù)達(dá)到完整性與安全性的基本標(biāo)準(zhǔn)，依靠網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)據(jù)化手段來支撐企業(yè)檔案資源的優(yōu)化配置。具體在實(shí)踐中，企業(yè)針對檔案資源管理的各個工作實(shí)施環(huán)節(jié)必須要強(qiáng)化檔案資源監(jiān)管，確保檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人員具備保障檔案資料安全的職責(zé)意識。

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