信息化在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中的應用與研究

林偉偉

(福州大學,福建福州 350108)

0 引言

近期有關郵務事竊取快遞并簒改、銀行盜賣基金等內(nèi)部控制失靈案件不斷上演,媒體在報章、雜志上不斷報導登載此類事件,顯示大眾對政府機關、事業(yè)單位及國營企業(yè)有效的內(nèi)部控制多所期待,類此諸多內(nèi)部控制失效現(xiàn)象,不僅導致政府、企業(yè)形象受損,企業(yè)蒙受巨額損失,對社會也造成負面影響。究其原因可能系某些單位或企業(yè)因內(nèi)部控制制度未臻健全,或未完全落實執(zhí)行,導致支出不當、財務處理有違失、效果低落及規(guī)章制度缺漏等現(xiàn)象,其中有屬會計人員內(nèi)部審核責任者,有屬會計部門以外人員的責任者。過去有關行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的相關研究,大多就行政事業(yè)單位的實施做概括性的研究、或針對金融機構、行政機關論述,有關行政事業(yè)單位人員對內(nèi)部控制重要性認知與組織績效關聯(lián)性的研究,則較為缺乏。本文通過將內(nèi)部控制理論應用于具體的行政事業(yè)單位中,不僅對該理論的實用性進行了檢驗,還深化了內(nèi)部控制的相關研究,拓寬了內(nèi)部控制研究的視野。通過對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的研究可以給同類型的單位提供可以借鑒的研究方法和過程[1-2]。

本文研究能夠有效幫助行政事業(yè)單位提高內(nèi)部控制意識。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制是一個動態(tài)過程,有許多問題和風險,做好項目的內(nèi)部控制工作能夠防微杜漸,防患于未然,盡可能降低甚至規(guī)避內(nèi)部控制問題造成的損失。本文研究有利于提高行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制和控制水平。通過深入研究行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制問題,對于行政事業(yè)單位的管理來說有著非同一般的意義。

1 內(nèi)部控制理論簡介

美國企業(yè)在1970年至1980年間陸續(xù)發(fā)生許多不實財務報導案件,1985年由美國會計師公會(American Institute of Certified Public Accountants,AICPA)、財務負責人協(xié)會(Financial Executive Institute,FEI)、內(nèi)部稽核協(xié)會(The Institute of Internal Auditors,IIA)、管理會計人員學會(The Institute of Management Accountants,I M A)及美國會計學會(American Accounting.Association,AAA)共同贊助成立一個不實財務報導的全國性調(diào)查委員會—Treadway委員會,主要在研究財務報導舞弊產(chǎn)生的原因,針對許多問題提出建議,但未對內(nèi)部控制作成結論。兩年后在該委員會的建議下,由其贊助機構另外成立COSO,專責研究內(nèi)部控制相關議題[3]。1992年COSO提出內(nèi)部控制－整合架構(Internal Control-Integrated Framework)研究報告,但美國審計總署(General Accounting Office,GAO)認為該份研究報告中的對外報告部分相比較當時所稱的內(nèi)部會計控制還少,僅限于財務報告控制,因此建議應擴大對外報告所涵蓋的內(nèi)部控制范圍。1994年,當COSO再提出對外報告的補充,主要內(nèi)容為修改對外報告的范圍并將其納入與保障資產(chǎn)安全有關的控制,該次補充獲得了GAO的接受,內(nèi)部控制－整合架構方告定案[4]。

2000年前后,美國陸續(xù)發(fā)生世界通訊(World Com)及安然(Enron)等多起重大企業(yè)虛飾財務報導導致全球證券市場動蕩的案件,美國在2002年發(fā)布沙氏法案(Sarbanes-Oxley Act),強化財務報告信息的揭露并強調(diào)公司及其主管人員的責任。為因應沙氏法案,COSO在2014年發(fā)布了企業(yè)風險管理-整合架構,其關注的焦點延伸擴大至風險管理的范疇[5]。而后陸續(xù)再提出財務報導的內(nèi)部控制—較小型公開發(fā)行公司指引、內(nèi)部控制監(jiān)督指引,至此幾已完整建構內(nèi)部控制的觀念、架構體系及應用指引。由于COSO這一系列的報告及指引對內(nèi)部控制的研究頗為完整,逐漸為世界各國政府及企業(yè)所參采應用,成為內(nèi)部控制研究發(fā)展歷程中的重要里程碑[6]。COSO內(nèi)部控制－整合架構報告將內(nèi)部控制定義為一個過程,這個過程由企業(yè)的董事會、管理階層及其他成員負責執(zhí)行,是合理確保達成下列各類目標[7]:

(1)運營的效果及效率:與企業(yè)的基本業(yè)務目標,包括資產(chǎn)安全的保障、人員績效、企業(yè)利潤有關。(2)相關法令的遵循:與企業(yè)遵循相關法律及行政命令有關。(3)財務報表的可靠性:與編制可靠的并且公開性質(zhì)的財務報表有關。

此外,內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風險評估、控制作業(yè)、信息與溝通及監(jiān)督五項互有關聯(lián)的組成要素,它們來自于企業(yè)整體的組織經(jīng)營的方式,并且與企業(yè)中高層的管理的過程息息相關。這五個組成要素的內(nèi)涵如:(1)控制環(huán)境:是指整套的準則、過程及結構,其作為整個企業(yè)機構執(zhí)行內(nèi)部控制的基礎。(2)風險評估:每個組織皆面臨來自外部及內(nèi)部的不同風險,風險是指某事件將發(fā)生且會不利于影響目標達成的可能性。(3)控制作業(yè):控制作業(yè)是確保管理階層降低風險的指令被有效執(zhí)行的各種政策與程序。(4)信息與溝通:信息是組織履行內(nèi)部控制責任所必須,以支持其目標的達成。(5)監(jiān)督作業(yè):監(jiān)督作業(yè)是在評估內(nèi)部控制五大要素及其相關原則的每一要素及原則是否已經(jīng)存在及持續(xù)運作。

2 內(nèi)部控制的信息化服務現(xiàn)狀分析

2.1 信息服務簡介

內(nèi)部會計信息系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng),使組織內(nèi)的人能夠迅速取得所需信息。以建立現(xiàn)代化服務平臺為目標,落實政府信息公開法規(guī)定,并以行政信息公開化、透明化制度,滿足人民知的權利,其作業(yè)活動如表1所示。

表1 信息服務流程與內(nèi)部控制關聯(lián)性

2.2 信息服務存在的問題

(1)信息管理機制缺失。信息揭露的標準,根據(jù)單位不同有不同評判準則。事業(yè)單位治理制度將財務透明度及信息揭露程度分成公開揭露質(zhì)量與內(nèi)容、公開揭露的時效性及取得難易度、稽核人員的獨立性及名譽三個層面。目前行政事業(yè)單位還是通過郵件進行相關信息的管理,這樣很多流程管理沒有辦法電子化。通過電子化可以做到信息的公開透明,還可以做到流程控制,保證流程可以按照要求完成,但是目前行政事業(yè)單位缺乏相關的信息系統(tǒng)來保證。(2)信息管理和監(jiān)督機制不健全。信息管理和監(jiān)督機制在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理中發(fā)揮著核心的作用。行政事業(yè)單位可通過持續(xù)性評估、個別評估或兩者并行評估,以確定內(nèi)部控制五大要素是否已經(jīng)存在及持續(xù)運作,包含為實現(xiàn)個別要素內(nèi)相關原則的各項控制作業(yè)。行政事業(yè)單位在不同層次的運營過程中嵌入持續(xù)性監(jiān)督,包括例行的管理和一系列監(jiān)督活動,以及其他員工為履行其職責所采取的活動。個別評估的范圍及頻率,將因風險評估、持續(xù)性監(jiān)督的效果及管理階層的考慮而有不同。組織個體會依據(jù)組織管理結構、管制標準、機構準則等,對各種監(jiān)督的發(fā)現(xiàn)進行評估,以及向適當管理階層呈報內(nèi)部控制缺失。目前行政事業(yè)單位由于內(nèi)部的機制問題,沒有內(nèi)部審計制度缺失,并沒有完善的信息系統(tǒng)來保證監(jiān)督機制得到有效的執(zhí)行。由于沒有這些機制,導致行政事業(yè)單位內(nèi)部一言堂和內(nèi)部腐敗問題頻發(fā),給事業(yè)單位帶來了不少的負面影響,也給事業(yè)單位的利潤和運營帶來很多負面問題。

3 內(nèi)部控制的信息化服務優(yōu)化

一套強大而又完整的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)是財務集中管理和內(nèi)部控制的必要前提。投入資金在管理信息系統(tǒng)建設上并不是浪費,而是為了能夠保證在以后的各個項目中都能夠得到及時的反饋信息以及完整的管理流程,最終能夠達到實時查詢并控制的目的。傳統(tǒng)意義上的會計記錄只能夠反映資金的增減變動。但是伴隨著計算機的快速進化,以及管理理論管理方法等的高速發(fā)展,會計記錄已經(jīng)可以開始對各種數(shù)據(jù)進行篩選,進而分析各項成本的變動原因,從而科學全面地制定出合理的成本預算。在材料采購上通過信息系統(tǒng)做到公開透明,事業(yè)單位應該對于一些重要物資進行集中采購而不是將權利下放到部門等。對采購方進行公開招標,保證定點采購,統(tǒng)一安排,同時按照規(guī)范的財務預算管理方式,向上級部門制定報表,同時交相關的工資費用等統(tǒng)籌考慮合理分配消除多元收入隱形分配的現(xiàn)象。這些措施不但能降低事業(yè)單位自身的成本,更能夠讓贏得員工的信服,防止腐敗貪污的出現(xiàn),還能夠減少管理中的漏洞。

4 結語

本文的研究目的是讓行政事業(yè)單位的每一個項目的參與者都能牢記“內(nèi)部控制貫穿項目始終”的概念,同時也能加深自身對內(nèi)部控制現(xiàn)狀的理解,體會到內(nèi)部控制的重要性,在以后的工作中盡量避免一些不必要的誤區(qū),把內(nèi)部控制這一方面重視起來,改進自己的工作方法和工作能力,提高自身水平。為了達到此目標,本文說明了信息系統(tǒng)在行政事業(yè)單位內(nèi)部中的作用、存在的問題,并提出了優(yōu)化信息管理的相關措施。