大數(shù)據(jù)背景下檔案管理績(jī)效的模糊評(píng)價(jià)

秦芳彧 張 江 聶 榮

一、引言

檔案是社會(huì)、組織或個(gè)體在以往社會(huì)實(shí)踐中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。檔案及檔案管理對(duì)人類社會(huì)的生存與發(fā)展，人類歷史文化的傳承與延續(xù)具有重要的基礎(chǔ)價(jià)值。特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)以其數(shù)量大、價(jià)值高、種類多和發(fā)展快的特點(diǎn)，正在潛移默化地對(duì)檔案管理產(chǎn)生影響。因此，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理帶來的影響，根據(jù)檔案的特點(diǎn)與職能，建立多角度全方位的科學(xué)系統(tǒng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系并進(jìn)行量化分析，其研究結(jié)果對(duì)于提高檔案管理績(jī)效具有重要的學(xué)術(shù)價(jià)值與現(xiàn)實(shí)意義[1]19。眾所周知，懲罰與激勵(lì)是提高管理績(jī)效的一種常用的策略，為了在績(jī)效評(píng)價(jià)中體現(xiàn)出懲罰與激勵(lì)的作用,利用變權(quán)的方法，能夠修正常權(quán)權(quán)重所反映決策者主觀偏好帶來的誤差，并彌補(bǔ)實(shí)際情況與客觀評(píng)價(jià)之間的指標(biāo)差異性所導(dǎo)致評(píng)價(jià)結(jié)果偏于極端的情況。變權(quán)權(quán)重分為激勵(lì)型與懲罰型變權(quán)，所謂因素的變權(quán)是指在常權(quán)基礎(chǔ)上考慮因素組態(tài)對(duì)權(quán)重影響，又兼顧各因素狀態(tài)值之間的組態(tài)水平，因而能科學(xué)地反映各因素在決策過程中所起的作用，

以往關(guān)于檔案管理績(jī)效的研究主要是以常權(quán)權(quán)重進(jìn)行評(píng)價(jià)。比如，蔣超美對(duì)檔案信息化服務(wù)績(jī)效的評(píng)價(jià)是利用常權(quán)方法進(jìn)行量化分析[2]46；馬旭紅在構(gòu)建指標(biāo)體系基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息化建設(shè)績(jī)效進(jìn)行了常權(quán)定量評(píng)價(jià)[3]168；還有很多學(xué)者，比如張麗婭[4]93和李德清[5]1241等嘗試將均衡變權(quán)函數(shù)引入變權(quán)權(quán)重，進(jìn)行模糊評(píng)價(jià)的理論與模型方面的探究。本研究就是嘗試?yán)米儥?quán)方法，對(duì)檔案管理績(jī)效進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)。

二、檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建

影響檔案管理績(jī)效的指標(biāo)眾多，必須系統(tǒng)科學(xué)地選擇指標(biāo)構(gòu)建評(píng)價(jià)體系才能對(duì)檔案管理績(jī)效進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，并進(jìn)一步提升管理水平。首先，要保證完整性，包括檔案存量與檔案資源類別的系統(tǒng)全面性、全文數(shù)據(jù)庫(kù)及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的高容量；其次，要注重高效性，提供完善、準(zhǔn)確、快速的查閱服務(wù)并實(shí)時(shí)更新非常重要；再次，要按照以人為本的原則，滿足查閱、借閱、參考及采納等各種實(shí)際應(yīng)用的需求；最后，要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)與

大數(shù)據(jù)時(shí)代同步推進(jìn)的檔案數(shù)字化管理及云處理等創(chuàng)新技術(shù)的先進(jìn)性。據(jù)此以完整性、高效性、實(shí)用性及先進(jìn)性等四方面作為準(zhǔn)則層，進(jìn)行深度研究挖掘，最終提煉設(shè)計(jì)16 個(gè)三級(jí)指標(biāo)，如圖1 所示。

圖1 檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

三、基于變權(quán)理論的模糊綜合評(píng)價(jià)

模糊綜合評(píng)價(jià)是在構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，確定因素集及模糊評(píng)語(yǔ)集，并建立模糊評(píng)價(jià)矩陣，結(jié)合權(quán)重給出最終評(píng)價(jià)結(jié)果。首先利用層次分析法AHP 確定常權(quán)權(quán)重，為了強(qiáng)化指標(biāo)的均衡性，避免常權(quán)權(quán)重造成的主觀偏差，將均衡變權(quán)函數(shù)引入變權(quán)理論[6]80修正其評(píng)價(jià)結(jié)果，結(jié)合原有的狀態(tài)向量構(gòu)造出新的狀態(tài)變權(quán)向量，通過調(diào)整其權(quán)重保證指標(biāo)之間的均衡性。

1.確定因素集。

按照?qǐng)D1 構(gòu)建的檔案管理績(jī)效指標(biāo)評(píng)價(jià)體系確定因素集，其中uij表示第i 級(jí)指標(biāo)中的第j 因素，本研究采用兩級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，其中準(zhǔn)則層4 個(gè)指標(biāo)U={u1完整性，u2高效性，u3實(shí)用性，u4規(guī)范性}，同理指標(biāo)層包括16 個(gè)指標(biāo)。

確定模糊評(píng)語(yǔ)集。

Vk表示評(píng)價(jià)各個(gè)因素的模糊概念，是基于模糊理論確定的[7]，是綜合考慮系統(tǒng)的各指標(biāo)因素所給出的主觀評(píng)價(jià)。本研究設(shè)定4 個(gè)檔次的模糊評(píng)價(jià)集合V={v1優(yōu)秀，v2良好，v3中等，v4較差} 來對(duì)檔案績(jī)效進(jìn)行描述，即K 取4，并取參考向量C=（90，80，70，60）T對(duì)評(píng)語(yǔ)進(jìn)行量化處理，具體見表1。

表1 檔案管理績(jī)效賦值

3．建立模糊評(píng)價(jià)矩陣。利用德爾菲法及問卷調(diào)查法獲得專家對(duì)各層次因素指標(biāo)的評(píng)價(jià)打分，建立模糊評(píng)價(jià)矩陣R。

其中rij表示因素uij隸屬于vk評(píng)語(yǔ)的模糊評(píng)價(jià)程度。其中隸屬度的確定方便檔案學(xué)專家對(duì)參量的各種狀態(tài)進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。

4．確定常權(quán)權(quán)重與變權(quán)權(quán)重。變權(quán)理論的實(shí)質(zhì)就是在常權(quán)向量的基礎(chǔ)上，引入狀態(tài)變權(quán)向量。將常權(quán)向量與狀態(tài)變權(quán)向量相互結(jié)合構(gòu)成變權(quán)向量，以確保指標(biāo)因素的權(quán)重可以根據(jù)因素的狀態(tài)值或具體情況的變化而發(fā)生改變，發(fā)揮因素指標(biāo)應(yīng)有的影響作用[8]455。常權(quán)權(quán)重的確定利用AHP 法，即對(duì)指標(biāo)體系中處于同一評(píng)價(jià)目標(biāo)下的相對(duì)重要程度進(jìn)行兩兩對(duì)比構(gòu)建判斷矩陣，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行一致性檢驗(yàn)得出常權(quán)權(quán)重。

變權(quán)權(quán)重的基本求取步驟[9]：

（1）首先運(yùn)用AHP 求得指標(biāo)的常權(quán)權(quán)重

（2）構(gòu)造并求取指標(biāo)的評(píng)價(jià)狀態(tài)向量

（3）確定變權(quán)權(quán)重

為了避免評(píng)價(jià)結(jié)果的偏差，采用變權(quán)法引入均衡函數(shù)，其中常權(quán)向量與狀態(tài)變權(quán)向量的Hardarmard 乘積即為變權(quán)向量，有變權(quán)公式如下：

上式中Si（x）為各指標(biāo)因素的評(píng)價(jià)狀態(tài)值，Wi（x）為變權(quán)權(quán)重，α 為變權(quán)程度因子，代表決策者對(duì)指標(biāo)之間均衡程度的偏好。通常情況下，如果指標(biāo)之間的主觀偏好嚴(yán)重影響結(jié)果就需要進(jìn)行權(quán)重均衡化處理，取0≤α≤1，此時(shí)狀態(tài)變權(quán)向量為懲罰型。α 越接近于0，懲罰程度越大，相反α 越接近于1，其評(píng)價(jià)結(jié)果越接近常權(quán)重評(píng)價(jià)結(jié)果[10]12。綜合考慮影響檔案管理績(jī)效各個(gè)因素的平衡問題和各指標(biāo)缺陷的差異性，本研究進(jìn)行懲罰型變權(quán)權(quán)重處理。

5.綜合模糊評(píng)價(jià)。由{U,V,R}三元體構(gòu)成模糊綜合評(píng)價(jià)數(shù)學(xué)模型，再結(jié)合變權(quán)權(quán)重Wi 向量，即得到各指標(biāo)的模糊狀態(tài)評(píng)價(jià)值[11]69,具體公式如下：

由公式（5）得出各級(jí)指標(biāo)的模糊評(píng)價(jià)值之后，利用下式可得出檔案管理績(jī)效的最終狀態(tài)值的綜合排名。

四、實(shí)例分析

基于變權(quán)理論對(duì)檔案管理績(jī)效進(jìn)行研究，首先構(gòu)建三級(jí)遞階層次結(jié)構(gòu)模型見圖1，就各項(xiàng)指標(biāo)設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，調(diào)查對(duì)象主要包括從事檔案研究的專家學(xué)者、從事檔案管理工作的專職人員，及某985 高校的科研人員共30 人進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。

1.評(píng)價(jià)體系構(gòu)建與常權(quán)權(quán)重設(shè)置。通過問卷調(diào)查的數(shù)據(jù)整理得出模糊評(píng)價(jià)矩陣R，準(zhǔn)則層及指標(biāo)層的常權(quán)權(quán)重，見表2，其中檔案管理績(jī)效準(zhǔn)則層的常權(quán)權(quán)重的排序依次為：完整性>高效性>實(shí)用性>先進(jìn)性，同理，可見指標(biāo)層的權(quán)重值及排序。

表2 模糊矩陣及權(quán)重設(shè)置

2.變權(quán)調(diào)節(jié)能力與影響分析。根據(jù)公式（5）可以得出各指標(biāo)層針對(duì)準(zhǔn)則層的模糊評(píng)價(jià)值，其中準(zhǔn)則層“完整性”各指標(biāo)的模糊評(píng)價(jià)計(jì)算見下式：

根據(jù)公式（6），利用參數(shù)列向量C=（90，80，70，60）T得出“完整性”綜合狀態(tài)評(píng)價(jià)值：

其他指標(biāo)的狀態(tài)評(píng)價(jià)值計(jì)算同上，見表3。

在結(jié)合“狀態(tài)值”與“常權(quán)權(quán)重”的前提下，利用公式（4）得出變權(quán)權(quán)重。取懲罰調(diào)節(jié)最大值α=0，可得出檔案績(jī)效準(zhǔn)則層“完整性”的變權(quán)權(quán)重如下：

其他指標(biāo)的變權(quán)權(quán)重計(jì)算同上，見表3。

表3 指標(biāo)層的評(píng)價(jià)狀態(tài)值

表3 顯示，通過對(duì)比變權(quán)下與常權(quán)下的狀態(tài)評(píng)價(jià)值可以看出，對(duì)于評(píng)價(jià)狀態(tài)值最高的完整性績(jī)效指標(biāo)，通過懲罰變權(quán)后其權(quán)重有所降低；對(duì)于評(píng)價(jià)值較低的先進(jìn)性、實(shí)用性及高效性績(jī)效指標(biāo)，通過懲罰變權(quán)后權(quán)重均有所提升，這體現(xiàn)了懲罰變權(quán)的效果，即通過懲罰變權(quán)可以縮小狀態(tài)值較高的權(quán)重值，放大狀態(tài)值較低的權(quán)重值，以使該項(xiàng)指標(biāo)由于評(píng)價(jià)者的主觀偏好帶來的偏差得到調(diào)節(jié)控制。

根據(jù)變權(quán)理論可知，變權(quán)的調(diào)節(jié)效果取決于調(diào)節(jié)參數(shù)α 值的大小。表4 為選擇不同調(diào)節(jié)參數(shù)α 的績(jī)效評(píng)價(jià)值。

表4 不同α 值下變權(quán)與常權(quán)效果對(duì)比表

表4 通過對(duì)比不同α 值的權(quán)重及其狀態(tài)值可以看出：盡管該案例中常權(quán)下與變權(quán)下的評(píng)價(jià)狀態(tài)值差異不明顯，但是變化趨勢(shì)已經(jīng)說明變權(quán)對(duì)決策者主觀偏好的修正作用。具有最高常權(quán)權(quán)重的完整性指標(biāo)，通過懲罰型變權(quán)其變權(quán)權(quán)重有所減低，α 越接近0 其變權(quán)權(quán)重越小；具有相對(duì)較小常權(quán)權(quán)重的先進(jìn)性、實(shí)用性及高效性，懲罰變權(quán)后其權(quán)重值得到了一定的提升，α越接近0 其變權(quán)權(quán)重越大。

表4 最后一列最終狀態(tài)值結(jié)果認(rèn)定該學(xué)校BH 檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)為良好水平，懲罰型變權(quán)后狀態(tài)評(píng)價(jià)值低于常權(quán)狀態(tài)值，說明檔案管理績(jī)效有進(jìn)一步上升空間。以上結(jié)果完全符合懲罰型變權(quán)權(quán)重的調(diào)節(jié)機(jī)理，體現(xiàn)出了變權(quán)計(jì)算的效果，能使該項(xiàng)指標(biāo)由于主觀偏好所帶來的影響被客觀調(diào)節(jié)與修正，在一定程度上提高了評(píng)價(jià)結(jié)果的客觀性、科學(xué)性與協(xié)調(diào)性。

五、結(jié)論與建議

從信息理論與檔案需求的角度可以看到，檔案實(shí)際上是人類追求信息的確定性、可靠性的產(chǎn)物，社會(huì)實(shí)踐必須有確定、可靠的信息支撐方能有效挖掘發(fā)展并得到提升進(jìn)步。檔案的本質(zhì)特征是原始記錄性與現(xiàn)實(shí)參考性，這不僅是檔案區(qū)別于其他事物的根本所在，而且從根本上決定著其管理績(jī)效的基本取向。

對(duì)檔案管理績(jī)效進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)是決策者進(jìn)行決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，決策需要客觀科學(xué)的評(píng)價(jià)。本研究嘗試建立大數(shù)據(jù)背景下檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，利用變權(quán)理論對(duì)大數(shù)據(jù)平臺(tái)下的檔案管理工作績(jī)效進(jìn)行合理、科學(xué)、全面的評(píng)價(jià)，使得檔案管理工作以最佳的方式更好地為國(guó)守史、為黨，為民服務(wù)。

本研究通過利用變權(quán)權(quán)重的研究，使得檔案管理績(jī)效的評(píng)價(jià)值更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，拓展了績(jī)效評(píng)價(jià)的理論價(jià)值與實(shí)證意義。通過對(duì)數(shù)據(jù)的分析研究發(fā)現(xiàn)，要提高目前檔案管理績(jī)效，更要注意以下幾點(diǎn)：第一，進(jìn)一步豐富檔案的完整性，增加檔案存量及檔案門類，加強(qiáng)檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)集群建設(shè)；第二，不斷提升高效性，建立檔案資源共享平臺(tái)，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率及查閱速度，及時(shí)進(jìn)行檔案信息的更新；第三，強(qiáng)化實(shí)用性，查閱及借閱等服務(wù)體系的完善及配套設(shè)施的優(yōu)化，以方便使用者的參考與采納；第四，大數(shù)據(jù)時(shí)代需要強(qiáng)化檔案管理的信息化、智能化與數(shù)字化程度，不斷提高檔案資源的整合，提高全網(wǎng)鏈接率與檢索率，確保檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。