人事檔案數(shù)字化在人事管理中的作用研究

王業(yè)強

（岳西縣醫(yī)院，安徽 安慶）

0 引言

醫(yī)院人事檔案記錄著醫(yī)院全體醫(yī)務人員的人事信息，其管理工作關(guān)乎著醫(yī)院的正常運營和發(fā)展，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展、醫(yī)院的建立和規(guī)模的擴大，人事檔案收集和管理工作負擔愈發(fā)加重，目前，國內(nèi)醫(yī)院人事管理方式仍處于紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案過渡的階段，其檔案信息化程度仍有較大的上升空間，急需引進新的管理方法和技術(shù)[1]。數(shù)字信息化技術(shù)現(xiàn)已在各個社會領(lǐng)域中廣泛應用，該項技術(shù)具備儲存量大、操作簡便以及記憶永久的特點，將數(shù)字化信息管理技術(shù)介入醫(yī)院人事管理工作中，可將醫(yī)院人事信息進行整合，實現(xiàn)院內(nèi)人力資源的優(yōu)化配置，提升人事檔案管理工作的開展質(zhì)量。筆者結(jié)合本院人事管理實際工作，分析數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用情況和優(yōu)化方案，現(xiàn)做如下報道。

1 數(shù)字化檔案管理在人事管理工作中的重要性

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院日常工作的重要組成部分，其在保證醫(yī)院人員的人事檔案、科研檔案、文書檔案、基建檔案及各類光盤、照片等資料管理的安全性中發(fā)揮著重要價值[2-4]。人事檔案管理在人力資源管理工作中起著奠基和決定性作用，隨著醫(yī)療市場的進一步擴大，各大醫(yī)院之間的競爭已經(jīng)不再局限于技術(shù)水平上，提升醫(yī)院綜合管理水平和保證院內(nèi)資料安全性和完整性也十分重要，人事管理工作的發(fā)展和優(yōu)化也是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。目前，醫(yī)院各項工作的開展都離不開信息化數(shù)字技術(shù)，將數(shù)字化信息技術(shù)應用于醫(yī)院人事檔案管理工作中，其重要性主要體現(xiàn)在下列幾點：①數(shù)字化檔案管理能夠提升人事檔案管理的安全性，傳統(tǒng)檔案主要通過紙質(zhì)媒介進行記錄和儲存，隨著時間推移，檔案發(fā)生受潮、損壞的可能性較大，影響檔案資料完整性，此外，儲存不當和調(diào)用過程中受不可控因素的影響造成檔案資料丟失和泄露的問題也并不鮮見，影響檔案安全性，而利用數(shù)字化檔案則能在較大程度上解決此類問題，將檔案資料信息化后通過計算機進行加密處理，永久儲存，大幅提升了檔案資料管理的安全性和完整性[5]。②數(shù)字化檔案管理能夠提升工作效率，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，檔案資料的查找、借閱、調(diào)出等工作十分繁瑣，往往需要耗費較多時間，而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化模式能夠利用計算機輸入關(guān)鍵詞即可完成一系列操作，在節(jié)省人力和物力的同時，大幅提升了工作效率。

2 人事管理工作目前存在的不足與弊端

2.1 檔案管理工作的規(guī)范化程度不足

人事檔案是個體的學習和工作經(jīng)歷、成績、接受獎勵和處罰、名譽等事項的記錄載體，能夠真實和全面地反映某個個體的現(xiàn)實情況，人事檔案的編撰隨著個體階段性經(jīng)歷的變化而不斷補充和改變，要讓檔案信息的來源具有真實性和客觀性，就要保證檔案信息錄入制度的程序化和規(guī)范化，但在現(xiàn)實檔案管理工作中，無論傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案亦或數(shù)字信息化檔案都未能很好地實現(xiàn)規(guī)范化管理，在實際工作中，人事檔案信息涉及部門眾多，信息來源具有不確定性[6-8]。此外，我國醫(yī)療事業(yè)處于高速發(fā)展時期，國家相關(guān)政策的深入及社會對人才需求的變動，使得社會人口流動加大，“人檔分離”、檔案資料內(nèi)容缺乏準確性問題的現(xiàn)象較為普遍，為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來了較大負擔，受到多方面影響，可能導致信息失真，信息的錄入也存在盲目性和隨意性。

2.2 檔案管理工作受重視度有限

檔案管理雖然十分重要，但在現(xiàn)實中工作中，其無法為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟利益，因此長期以來也難以引起重視，甚至產(chǎn)生檔案管理工作可有可無的錯誤認知。醫(yī)院管理層對檔案管理工作的重視程度不高，投入較少，也難以激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，導致相關(guān)人員不重視檔案管理工作，責任心不足，在一定程度上導致了檔案管理工作的效率低下，從長遠來看，可能對醫(yī)院的發(fā)展形成阻礙[9]。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有限

當前，信息化辦公已經(jīng)深入各大醫(yī)院的辦公系統(tǒng)和日常運作過程，對員工操作計算機的能力也提出了相應要求。受到客觀因素的影響，我國相當一部分醫(yī)院的檔案管理員都是工作年限較長的中老年員工，其具有思想政治素質(zhì)過硬的優(yōu)點，但同時也存在傳統(tǒng)守舊的思想，突然引進計算機和數(shù)字化辦公，可能引起其思想上的排斥，難以適應紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡模式，其仍然愿意選擇傳統(tǒng)的管理方式[10]。當然，這種情況僅是一部分原因，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不足的情況主要體現(xiàn)在其對數(shù)字化辦公系統(tǒng)的使用能力與日常維護能力尚待提升方面，數(shù)字化人事檔案的管理要求相關(guān)人員掌握一定的機器語言能力和資料管理知識，同時要求管理人員具有相當強的責任心，以保證檔案資料的真實性。

3 數(shù)字化人事檔案應用優(yōu)化措施

3.1 建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院應當盡快建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，引進具備相關(guān)管理能力高素質(zhì)人才，將紙質(zhì)化檔案進行信息化處理，對于已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)的醫(yī)院，則應當在原有的檔案管理系統(tǒng)上進行優(yōu)化升級，以信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)為基礎(chǔ)，不斷對檔案信息進行更新與管理，對于新的檔案資料要及時編入其檔案中，保證檔案信息的實時性，同時設(shè)置管理員權(quán)限，對于查閱、調(diào)出等工作嚴格管理，保證檔案信息的安全性。

3.2 提升對檔案工作的重視程度

醫(yī)院管理層應當提升對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作的投入，加強檔案管理工作質(zhì)量建設(shè)，此外，還應加強硬件設(shè)備的投入，全面實現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化，定期檢查和更新設(shè)備與軟件，保證檔案管理工作的順利開展。

3.3 提升管理人員素質(zhì)

做好老員工的思想工作，幫助其轉(zhuǎn)變思想，盡快接受并熟悉信息化辦公系統(tǒng)，定期對檔案管理員進行相關(guān)培訓，提升其對計算機和相關(guān)軟件的操作能力，同時注意培養(yǎng)其對相關(guān)硬件與軟件的日常養(yǎng)護能力。此外，信息資源儲備的安全問題日益嚴峻，因此需培養(yǎng)管理人員的安全操作意識，定期對計算機進行殺毒，做好資料的加密工作，保證檔案資料安全性。

4 結(jié)語

人事檔案數(shù)字化在較大程度上節(jié)省了人力與物力，大大提升了工作效率，但其安全性問題也受到了考驗，在平時工作中，應當加強保密操作，保證檔案資料的安全性。