淺談醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理問題與策略

云偉

（鄂爾多斯市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯）

1 存在問題

1.1 醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案前期資料內(nèi)容殘缺

醫(yī)院成立前，未建立醫(yī)院檔案管理部門[1]，而醫(yī)院工程前期資料為多個(gè)項(xiàng)目或是多期工程總的證明材料，未能及時(shí)將建設(shè)資料原件歸檔。在后期建立檔案時(shí)，可能存在歸檔缺失現(xiàn)象，當(dāng)時(shí)未有醫(yī)院相關(guān)的檔案管理，醫(yī)院工程管理人士歸檔意識薄弱，往往不能及時(shí)歸檔，后期造成歸檔資料殘缺。

1.2 未嚴(yán)格按照施工文件執(zhí)行

施工文件是體現(xiàn)建筑工程整個(gè)過程的重要文件[2]，但部分施工單位在施工過程中，未妥善記錄、保存施工文件。工作人員只重視施工，忽略施工文件的管理，導(dǎo)致施工資料的缺失，過后回憶重補(bǔ)，數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性，導(dǎo)致施工內(nèi)容殘缺不全，不能體現(xiàn)工程質(zhì)量的實(shí)際情況，缺乏工程建設(shè)的真實(shí)性和參考性。

1.3 工程圖真實(shí)性欠缺

某些工程施工前，未嚴(yán)格把控設(shè)計(jì)方案[3]，邊施工邊修改，后由于某些后天原因修改設(shè)計(jì)方案，為了施工進(jìn)度，而執(zhí)行變更程序不規(guī)范，設(shè)計(jì)部門有時(shí)將現(xiàn)場變更通知單直接發(fā)放到施工單位的手中，不通過建設(shè)單位項(xiàng)目資料人員，施工方未對現(xiàn)場變更做好匯總登記，在驗(yàn)收時(shí)變更總目錄上沒有體現(xiàn)，導(dǎo)致竣工圖與實(shí)物不符。

1.4 醫(yī)院檔案管理人員少

醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理人員少，把醫(yī)院檔案管理員作為全能選手，負(fù)責(zé)事務(wù)多。而檔案管理人員不具備資料員的建筑知識、看不懂施工圖、不了解各種施工技術(shù)及竣工資料表格填寫等，這些屬于資料員管理范疇。醫(yī)療機(jī)構(gòu)不重視醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理，把資源集中于醫(yī)療行業(yè)。在日常工作中，醫(yī)院檔案管理員除了整理醫(yī)院工程檔案和掌握現(xiàn)場施工技術(shù)資料外，更注重醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度的建立和執(zhí)行[4]。檔案管理員兼資料員的工作非常難，所負(fù)責(zé)工作重點(diǎn)和專業(yè)差異，使得檔案管理人員非常吃力[5-6]。努力做好工程項(xiàng)目檔案管理就需要付出更多的辛苦與汗水。

1.5 醫(yī)院檔案管理人員技術(shù)水平有待提高

在醫(yī)院工程項(xiàng)目管理中，檔案管理員的話語權(quán)小。在醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理的核心是保證文件材料形成的質(zhì)量。在日常工作中，醫(yī)院檔案管理人員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而導(dǎo)致對上級指示形成的施工技術(shù)資料只是被動接收，前端控制原則往往被遺忘，只是走形式而已。

2 整改策略

2.1 強(qiáng)化檔案管理工作

醫(yī)院檔案管理人員加強(qiáng)當(dāng)下檔案管理，不斷完善前期檔案。在日常工作管理中，善于思考，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索方法，制定高效的管理制度與流程圖，強(qiáng)化醫(yī)院工程檔案管理效果[7]。從規(guī)化、設(shè)計(jì)、施工、更改、驗(yàn)收方案的資料，通過制度規(guī)范行動，從而使檔案管理人員收集到的內(nèi)容真實(shí)、有效、及時(shí)、明確地保存到檔案管理中心，以便后續(xù)的施工改造及維修。

2.2 專員管理

醫(yī)院的管理人員重視工程項(xiàng)目管理的資料管理[8-9]，指定專員跟蹤項(xiàng)目的每一步，放眼于未來，認(rèn)識到規(guī)劃到驗(yàn)收每一步的重要性，及時(shí)將檔案材料歸類整理存放，以便資料回收的真實(shí)性與客觀性，避免后期資料的補(bǔ)收集。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的價(jià)值

在醫(yī)院各部門中，檔案管理人員少，不被關(guān)注，信息交流匱乏，不被臨床工作人員所重視，這與其專業(yè)知識差異有關(guān)[10-12]。一名合格的檔案管理人員，在熟悉檔案管理的基礎(chǔ)上，還要了解建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)知識，還要對工程施工方案有一定的判斷力，需要多方面學(xué)習(xí)。因此，醫(yī)院需要提倡檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案相關(guān)的專業(yè)知識，開拓眼界，增加其能力與價(jià)值。從而提高醫(yī)院檔案管理人員的積極性，提高歸檔意識，由被動變主動，提高醫(yī)院檔案管理的整體水平。

2.4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化發(fā)展的時(shí)代，檔案管理部門也要利用先進(jìn)的、科學(xué)的、便捷的管理檢索系統(tǒng)。讓部門管理人員帶動新入職員工，利用便捷時(shí)間，把之前的檔案信息錄入電腦系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案數(shù)字化建設(shè)，方便永久保存，便捷查詢與閱讀，提高工作效率。

3 討論

醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題有工程前期檔案管理不重視導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容缺失、部分施工未嚴(yán)格按照文件規(guī)劃執(zhí)行、工程圖質(zhì)量欠缺、檔案管理人員不足。對應(yīng)的主要解決方案有加強(qiáng)檔案管理、提倡專員管理、提高檔案管理人員的價(jià)值，加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)。

綜上所述，要全面落實(shí)醫(yī)院檔案管理制度，提高檔案管理人員的能力，做好醫(yī)院檔案管理工作，促使醫(yī)院高速、便捷的發(fā)展。