高職院校繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘? 要：學(xué)生的檔案管理工作是整個(gè)高職院校檔案管理工作的重要部分，在新時(shí)期規(guī)范化檔案管理工作有利于高職院校繼續(xù)教育學(xué)院的良性發(fā)展。本文結(jié)合筆者工作實(shí)際，分析了當(dāng)前高職院校繼續(xù)教育學(xué)院的學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了幾點(diǎn)對(duì)策，以供同行交流和借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校;繼續(xù)教育;檔案管理

當(dāng)前，部分高職院校繼續(xù)教育學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作在日常受到的重視程度不夠，所以存在著一些管理疏忽和管理不到位的現(xiàn)象。高職院校的檔案管理工作可以從以下幾個(gè)方面入手來提高規(guī)范化管理水品，比如：增強(qiáng)管理人員的規(guī)范化意識(shí)，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，豐富檔案的內(nèi)容，采取現(xiàn)代化管理手段，跟蹤學(xué)生畢業(yè)就業(yè)情況等。提高高職院校繼續(xù)教育學(xué)院的檔案管理水平不但有利于整個(gè)檔案管理工作更加有效，而且能夠發(fā)揮檔案管理更加廣闊的功能，擴(kuò)大高職院校繼續(xù)教育學(xué)院的社會(huì)影響，豐富學(xué)院檔案資源，加強(qiáng)學(xué)院建設(shè)。

一、繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生檔案規(guī)范化管理的意義

通過學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化管理，高職院校繼續(xù)教育學(xué)院能夠擴(kuò)大社會(huì)影響，豐富檔案資源，促進(jìn)校園建設(shè)，弘揚(yáng)母校精神。繼續(xù)教育學(xué)院的畢業(yè)生在畢業(yè)之后投入到社會(huì)的各行各業(yè)中工作，這是母校和學(xué)院的豐富資源，也是檔案管理的豐富資源。學(xué)院方面可以通過多種紀(jì)念活動(dòng)來加強(qiáng)畢業(yè)生和學(xué)院及母校之間的聯(lián)系，發(fā)揮學(xué)生檔案的激勵(lì)作用，促進(jìn)校園文化的和諧建設(shè)。校園文化和學(xué)院文化是一種隱性的教育力量，承載著整個(gè)高職院校以及繼續(xù)教育學(xué)院多年來的輝煌發(fā)展歷史，有振奮人心的激勵(lì)作用和熏陶感化作用，有利于促進(jìn)在校生的奮斗感和責(zé)任感，發(fā)揚(yáng)畢業(yè)生的榮譽(yù)感和歷史使命感。繼續(xù)教育學(xué)院的學(xué)生檔案也是衡量整個(gè)高職院校教育水平和辦學(xué)水平的一把標(biāo)尺，檔案中記錄的學(xué)生成長(zhǎng)過程體現(xiàn)了學(xué)校的教育質(zhì)量和教育水平，通過學(xué)生檔案可以反映學(xué)生的畢業(yè)去向和就業(yè)情況，體現(xiàn)學(xué)校的社會(huì)影響力，這為總結(jié)與評(píng)價(jià)學(xué)校的發(fā)展水平，制定發(fā)展規(guī)劃提供了一個(gè)重要的依據(jù)，也為在校學(xué)生能力的培養(yǎng)和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)提供了一個(gè)標(biāo)桿。

二、繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

由于部分高職院校對(duì)于繼續(xù)教育學(xué)院中的學(xué)生檔案管理工作沒有給予充分的重視，所以在實(shí)際的管理工作中，存在著一些問題，比如說，繼續(xù)教育學(xué)院檔案管理工作者對(duì)于學(xué)生檔案工作的積極性和主動(dòng)性有待提高，對(duì)于繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生的檔案管理工作的程序和規(guī)范落實(shí)不到位，管理人員對(duì)于繼續(xù)教育學(xué)院的畢業(yè)生動(dòng)向的跟蹤不到位等等。其次，有些繼續(xù)教育學(xué)院還在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理工作的效率比較低，不能滿足當(dāng)前職業(yè)教育進(jìn)步和發(fā)展的需要。

當(dāng)前的社會(huì)科技的變化與發(fā)展日新月異，在這樣的背景之下，繼續(xù)教育學(xué)院的檔案管理工作信息化和數(shù)字化也應(yīng)該被逐漸地提上日程來，從而更好地滿足繼續(xù)教育學(xué)院畢業(yè)學(xué)生的需要，滿足高職院校檔案管理工作進(jìn)步發(fā)展的需要。目前，高職院校繼續(xù)教育學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)服務(wù)功能還不夠完善，無論是在學(xué)生檔案的收集方面，還是在整理方面，加之檔案甄別與分類儲(chǔ)存方面都存在著種種問題，高職院校繼續(xù)教育學(xué)院的檔案管理工作現(xiàn)狀值得我們深入思考，不能夠讓滯后的檔案管理工作制約檔案功能發(fā)揮作用。

三、繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生檔案管理問題的解決對(duì)策

1.建立科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的檔案管理工作制度

對(duì)于高職院校來說，繼續(xù)教育學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作是整個(gè)學(xué)院檔案管理工作的重要組成部分，做好學(xué)生檔案管理工作有利于促進(jìn)高職院校教育事業(yè)的良性發(fā)展。無論是在檔案的規(guī)范化制度建立方面，還是制度的落實(shí)方面，相關(guān)部門都應(yīng)該高度重視起來，明確檔案的歸檔范圍，落實(shí)管理人員的工作職責(zé)，說明檔案的查閱條件，理清學(xué)生檔案的交接傳遞，簡(jiǎn)化檔案管理的煩瑣手續(xù)，提高檔案檢索能力。通過建立學(xué)生檔案的科學(xué)化管理體制，促進(jìn)學(xué)生檔案的查找和使用，便民利民，規(guī)范高效。除此之外，繼續(xù)教育學(xué)院的檔案管理工作還可以和整個(gè)高職院校的檔案管理工作形成一體化管理模式，從而提高學(xué)院檔案管理人員的進(jìn)步和學(xué)院檔案管理工作的規(guī)范化和有效化。

2.提高檔案管理工作人員的規(guī)范化意識(shí)

首先，整個(gè)高職院校包括繼續(xù)教育學(xué)院的檔案管理人員都要提高對(duì)于學(xué)生檔案管理工作的重視化程度，建立健全科學(xué)化、規(guī)范化的學(xué)生檔案管理制度，在學(xué)生檔案的收集和整理、檢查和鑒別、核對(duì)和歸檔、追蹤與落實(shí)、咨詢和服務(wù)的方面應(yīng)建立一套科學(xué)完整的檔案管理體系。高職院校的繼續(xù)教育學(xué)院檔案管理工作人員還應(yīng)該保持良好的職業(yè)操守和職業(yè)道德，提高自身對(duì)于檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)劃化需求來完成自己的工作。另外，繼續(xù)教育學(xué)院的檔案管理工作人員還應(yīng)加強(qiáng)運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和手段，拓寬自身檔案管理知識(shí)的內(nèi)容，從而促進(jìn)整個(gè)學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作朝著現(xiàn)代化和數(shù)字化的方向邁進(jìn)。

3.落實(shí)畢業(yè)學(xué)生的檔案追蹤工作

在高職院校繼續(xù)教育學(xué)院畢業(yè)的學(xué)生大多擇業(yè)就業(yè)，成為社會(huì)各行各業(yè)的奮斗者和建設(shè)者，學(xué)院應(yīng)該建立和畢業(yè)生密切聯(lián)系的橋梁，和畢業(yè)生保持常態(tài)化的聯(lián)絡(luò)，建立團(tuán)結(jié)友愛的校友會(huì)，多多關(guān)注校友的各類信息和新聞事跡。在校友通信錄上面，及時(shí)篩查和更新，在檔案信息跟蹤方面，一定要讓畢業(yè)生和母校緊緊相連，給畢業(yè)生了解母校的機(jī)會(huì)和渠道，關(guān)心母校的發(fā)展。通過畢業(yè)生檔案的追蹤工作，不僅能夠更好地完成檔案管理工作，而且能夠豐富繼續(xù)教育學(xué)院乃至整個(gè)高職院校的檔案資源，凝結(jié)畢業(yè)生校友的情感和力量，擴(kuò)大整個(gè)學(xué)院和學(xué)校在社會(huì)層面的影響，利于畢業(yè)生為母校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)束語

學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化管理，不僅可以體現(xiàn)學(xué)生檔案的價(jià)值，而且可以促進(jìn)整個(gè)高職院校檔案的開發(fā)和利用工作，更好地為學(xué)校服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。因此，繼續(xù)教育學(xué)院工作人員在在學(xué)生檔案的收集、整理、保存、管理工作上一定要保證工作的有效性，促進(jìn)整個(gè)院校的健康發(fā)展，擴(kuò)大院校的社會(huì)影響力。

參考文獻(xiàn)

[1]鄧君汝.淺談學(xué)生檔案管理工作的重要性——以某職業(yè)院校為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）.

[2]張芳，阿地力·多力坤.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校檔案管理存在的問題與優(yōu)化路徑研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2020（23）.

作者簡(jiǎn)介

聶清莉（1977.03.20—），女，本科，重慶市沙坪壩區(qū)，會(huì)計(jì)師，現(xiàn)就職于重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，主要從事成人學(xué)歷教育、財(cái)務(wù)工作。