淺析高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性舉措

【摘要】社會(huì)在不斷的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了多元化的時(shí)代，高校檔案管理工作想要有進(jìn)一步突破，多遠(yuǎn)化時(shí)代下高校檔案管理工作朝著可持續(xù)發(fā)展是必然趨勢(shì)，也是高校前進(jìn)的根本途徑。由于傳統(tǒng)的高校檔案管理工作主要采用紙質(zhì)檔保存，較為單一簡(jiǎn)單，服務(wù)理念不能滿足時(shí)代的要求。本文針對(duì)我國(guó)高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性建設(shè)重要性進(jìn)行了分析，同時(shí)闡述了多元化時(shí)代下高校檔案管理與服務(wù)利用工作中存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)高校檔案管理與服務(wù)利用創(chuàng)新的發(fā)展方向，希望能夠?yàn)楦咝n案管理工作打開(kāi)新的天地，提升管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】高校? 檔案管理? 服務(wù)利用? 創(chuàng)新性? 舉措

引言

近幾年，我國(guó)高校對(duì)學(xué)生擴(kuò)大招生，導(dǎo)致高校會(huì)有大量檔案信息的錄入保存，以往紙質(zhì)檔案保存方式已經(jīng)不能滿足高校檔案管理的真實(shí)需求，容易出現(xiàn)文檔丟失的現(xiàn)象。高校檔案管理主要針對(duì)教育教學(xué)、黨政管理、科研資料進(jìn)行記錄，能夠反應(yīng)出高校的整體情況，為校內(nèi)學(xué)生老師提供多方面的服務(wù)。當(dāng)下我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校檔案管理與服務(wù)利用也需要按照信息化的方式進(jìn)行，因此在檔案管理與服務(wù)利用工作需要不斷創(chuàng)新。針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題，將高校檔案管理與服務(wù)利用更為全面，帶動(dòng)高校檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，讓高校檔案管理真正做到與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展。

一、高校檔案管理與服務(wù)利用創(chuàng)新的意義

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，我國(guó)各行各業(yè)中已經(jīng)應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。高校檔案管理工作務(wù)必遵循信息化時(shí)代的腳步，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式，結(jié)合先進(jìn)的信息時(shí)代下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立網(wǎng)絡(luò)電子版檔案管理方式，方便檔案管理人員查找。由于傳統(tǒng)的高校檔案管理不夠規(guī)范，無(wú)法滿足各項(xiàng)真實(shí)需求，因此高校檔案管理需要朝著信息化建設(shè)的方向前行，創(chuàng)新高校檔案管理與服務(wù)利用，實(shí)現(xiàn)更為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的查找形式，提升查找效率、保證查找質(zhì)量。高校檔案管理主要收集了學(xué)生的資料，然后進(jìn)行了分類、統(tǒng)計(jì)、保管、開(kāi)發(fā)、利用。時(shí)代在不停的進(jìn)步，高校檔案管理工作和服務(wù)利用需要不斷創(chuàng)新，才能更具科學(xué)性、合理性，跟上現(xiàn)代化發(fā)展的腳步。

二、高校檔案管理與服務(wù)利用中存在的問(wèn)題

（一）創(chuàng)新建設(shè)意識(shí)薄弱。我國(guó)信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，但是當(dāng)下一部分高校對(duì)于檔案管理與服務(wù)利用創(chuàng)新建設(shè)的意識(shí)較為薄弱，更不談長(zhǎng)期信息化建設(shè)。高校檔案管理只是用來(lái)保存資料，而忽視對(duì)檔案的利用，造成檔案管理工作人員的被動(dòng)性，安于現(xiàn)狀，無(wú)法將長(zhǎng)期信息化建設(shè)得以有效的落實(shí)。同時(shí)，高校檔案管理工作人員沒(méi)有得到信息化管理培訓(xùn)，不具備信息化建設(shè)的專業(yè)知識(shí)、能力較弱，制約了檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，沒(méi)有樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。

（二）檔案管理體系不完善。由于高校檔案管理是一門(mén)復(fù)雜繁瑣的工作，對(duì)管理人員要求較高。目前，高校對(duì)檔案管理沒(méi)有形成完整的體系。雖然我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，但高校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，同時(shí)沒(méi)有建立完善的檔案管理體系。沒(méi)有針對(duì)檔案進(jìn)行分工管理，導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范性、科學(xué)性，造成檔案資源的多方參與，出現(xiàn)混亂的模式。同時(shí)，政府沒(méi)有將高校檔案管理工作信息化建設(shè)提上日程，因此對(duì)學(xué)校檔案工作沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，影響了高校檔案管理工作信息化建設(shè)的全面開(kāi)發(fā)，更不談信息時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)利用的創(chuàng)新，制約了高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）管理人員的信息化操作技能較弱。在信息化時(shí)代下對(duì)高校檔案管理工作人員有了更高的要求，需要檔案管理人員具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)掌握信息化技術(shù)。目前，高校一部分檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)不足，信息化性操作水平低下，在實(shí)際管理過(guò)程中無(wú)法對(duì)管理進(jìn)行有效維護(hù)，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)得不到有效解決。近幾年，我國(guó)高校學(xué)生數(shù)量增加檔案管理工作量較大。一旦檔案管理員缺乏檔案管理知識(shí)和信息實(shí)踐操作能力，極其容易出現(xiàn)檔案管理失誤和數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤，大大制約了信息時(shí)代下高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新， 同時(shí)，學(xué)校的相關(guān)配套設(shè)施不完善，降低了管理人員的工作積極性，無(wú)法在基礎(chǔ)層面保證高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新發(fā)展。

（四）紙質(zhì)檔案的單一性。通常來(lái)說(shuō)，以往高校檔案管理模式采用紙質(zhì)檔案使用，在使用過(guò)程中，紙質(zhì)檔案有其優(yōu)點(diǎn)也有不足之處。紙質(zhì)檔案的信息較為零散，應(yīng)用時(shí)難于查找。與此同時(shí)，高校對(duì)檔案的利用工作投入較小。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，高校檔案管理也進(jìn)入了信息化的起步階段，但在檔案管理與服務(wù)利用過(guò)程中，仍沒(méi)有意識(shí)到信息開(kāi)發(fā)的重要性，導(dǎo)致高校檔案管理仍采用紙質(zhì)檔案的模式，無(wú)法拓寬管理的渠道，制約了高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性。

三、高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性措施

（一）摒棄傳統(tǒng)檔案管理的理念。由于高校發(fā)展過(guò)程中離不開(kāi)檔案管理工作，它可以為高校教學(xué)、管理、科研等提供相應(yīng)數(shù)據(jù)，具有現(xiàn)實(shí)的使用價(jià)值和參考作用。目前，信息化時(shí)代下高校檔案管理工作需要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)、科學(xué)意識(shí)，保有可持續(xù)發(fā)展的理念，摒棄傳統(tǒng)檔案管理的理念，在檔案管理過(guò)程中明確各個(gè)職責(zé)，檔案進(jìn)行分類管理，落實(shí)管理責(zé)任制。

（二）跟上時(shí)代的腳步，引進(jìn)信息化技術(shù)。信息化時(shí)代下高校檔案管理工作想要得到健康可持續(xù)發(fā)展需要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，投入管理資金、購(gòu)置先進(jìn)的設(shè)備、引進(jìn)信息化技術(shù)。政府需要根據(jù)法律為高校加大經(jīng)費(fèi)的投入，為信息化建設(shè)需要的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，為檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)基礎(chǔ)，有了先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備也是不行的，還需要引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，才能提高人們的工作效率，達(dá)到良好的管理效果。保證設(shè)備能夠在優(yōu)質(zhì)管理經(jīng)驗(yàn)方面得到融合，促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)朝著可持續(xù)發(fā)展的方向前行。

（三）紙質(zhì)檔案和電子檔案互補(bǔ)。由于高校檔案管理紙質(zhì)保存的形式較為繁雜。在信息化時(shí)代下利用電子檔案能夠提升傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)容量，將各項(xiàng)資料長(zhǎng)期保存，方便操作，后期資料查詢方柏霓，實(shí)現(xiàn)了資源共享。但其電子檔案也存在一定的缺點(diǎn)，需要有網(wǎng)絡(luò)，不能一旦沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)，不能直接讀取，降低了信息共享的安全性。容易修改，無(wú)法看清原始記錄。根據(jù)電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)來(lái)說(shuō)，高校檔案管理與服務(wù)利用需要將傳統(tǒng)檔案和電子檔案相結(jié)合。那么，需要在紙質(zhì)檔案歸檔的前提下，將全部檔案進(jìn)行數(shù)字化的分類、存儲(chǔ)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，讓學(xué)校各部門(mén)之間進(jìn)行有效聯(lián)系。

（四）提升管理人員綜合素質(zhì)和操作能力。信息化時(shí)代下高校檔案管理與服務(wù)利用想要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作人員的加入，高校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，保證每一個(gè)管理人員的綜合素質(zhì)和操作能力達(dá)標(biāo)。在實(shí)際操作過(guò)程中，檔案管理人員滿足于時(shí)代管理的需求。當(dāng)檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，管理人員具備處理問(wèn)題的能力，只有提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和操作能力，才能促使高校檔案管理工作朝著可持續(xù)方向不斷前行，落實(shí)高校檔案管理和服務(wù)利用的創(chuàng)新建設(shè)，跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。

（五）不斷更新、完善管理體系，擴(kuò)大利用范圍。任何一項(xiàng)工作都離不開(kāi)完善的制度管理，信息時(shí)代下高校檔案管理工作也需要建立健全的管理制度。針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的規(guī)律不斷完善檔案管理的體系，保證檔案管理做到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化。不斷完善管理體系后才能促進(jìn)高校檔案管理與服務(wù)利用創(chuàng)新建設(shè)，擴(kuò)大利用范圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正價(jià)值，方便高校各項(xiàng)資料的查閱，提升高校的辦學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。

（六）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只是對(duì)資料進(jìn)行收集、分類、存儲(chǔ)，而高校檔案管理需要從傳統(tǒng)檔案收集工作中轉(zhuǎn)變思維進(jìn)行創(chuàng)新，不斷發(fā)掘檔案管理工作的內(nèi)容，打破傳統(tǒng)檔案的實(shí)體管理形式，逐漸走向全面檔案信息管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變的道路中來(lái)提升檔案工作的水平。檔案的價(jià)值不僅限于“利用”，只有堅(jiān)持以利用檔案內(nèi)容核心，加大檔案研究分析的力度，主動(dòng)服務(wù)，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。此時(shí)，高校也需要大力引進(jìn)信息化設(shè)備，加大檔案信息建設(shè)的投資力度，更新完善檔案信息化管理系統(tǒng)，建立相關(guān)檔案管理體系，保證檔案信息存儲(chǔ)的安全性，讓檔案管理更加智能、現(xiàn)代、科學(xué)，給高校檔案管理人員營(yíng)造輕松的工作氛圍。

（七）檔案管理服務(wù)需主動(dòng)。我國(guó)高校檔案管理與服務(wù)利用需要在現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)上，朝著信息化服務(wù)的現(xiàn)代化方向前行，進(jìn)而建立出反應(yīng)靈活敏捷的運(yùn)行機(jī)制，打破傳統(tǒng)的被動(dòng)性服務(wù)。讓高校檔案管理工作變得主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)、高效。只要有了主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，才能推動(dòng)高校檔案管理與服務(wù)利用，實(shí)現(xiàn)真正的創(chuàng)新。

四、小結(jié)

綜上所述，我國(guó)高校需要重視檔案管理與服務(wù)利用工作的創(chuàng)新性發(fā)展，根據(jù)目前信息化時(shí)代的現(xiàn)狀進(jìn)行深入改革和創(chuàng)新?，F(xiàn)如今，高校的檔案管理與服務(wù)利用還存在一些問(wèn)題，它制約著檔案管理的健康發(fā)展。首先學(xué)校需要轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范檔案管理工作，結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新管理，將高校檔案管理工作做得更加透徹和規(guī)范，促進(jìn)高校檔案管理工作朝著可持續(xù)發(fā)展的方向前行。

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作者簡(jiǎn)介：林靜（1974.07-），女，漢族，安徽舒城人，大專學(xué)歷，館員，現(xiàn)就職于安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館，從事檔案管理工作。