如何做好村級(jí)合同檔案管理工作

□ 孫雅瓊

合同檔案管理是村莊檔案管理的重要組成部分，也是合同管理工作的關(guān)鍵一環(huán)，更是村莊維護(hù)合法權(quán)益、主張利益的重要證明。農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織合同主要包括：土地承包合同、工程項(xiàng)目合同、房屋租賃合同、借款合同等等，可以說，小小的合同構(gòu)成了整個(gè)村莊經(jīng)濟(jì)往來的源頭，牽涉到多個(gè)利益主體，關(guān)系著村莊的和諧穩(wěn)定，所以必須要高度重視合同檔案管理工作。

一、農(nóng)村合同檔案管理存在的問題

1.合同檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠。在合同管理工作這方面，經(jīng)過多年的嚴(yán)抓、嚴(yán)管，已經(jīng)形成一套比較完善的工作流程，比如事前的審批、簽訂環(huán)節(jié)的審核把關(guān)、承兌環(huán)節(jié)的監(jiān)督等，但是合同檔案管理這一環(huán)節(jié)卻沒有引起村莊足夠的重視，合同文本的真實(shí)性、完整性、安全性經(jīng)常被忽視，很多村莊沒有專門的檔案保管員，即使有也是對(duì)合同檔案管理一知半解，甚至一無所知。

2.合同檔案管理質(zhì)量差、效率低。由于對(duì)合同檔案管理的意識(shí)薄弱，在有的村莊看來，合同文本是無關(guān)緊要的東西，所以在收集、分類、保管上面就漫不經(jīng)心。一是保管不齊全，存在合同丟失、毀損、缺頁等問題；二是無序放置，不能按照合同類別、已完成與未完成、時(shí)間先后、主次等進(jìn)行分類，或者將合同與其他文件資料混放；三是檔案管理制度落實(shí)不嚴(yán)，合同移交、借閱手續(xù)缺乏；四是責(zé)任主體不明，未明確合同檔案保管的責(zé)任主體。

3.檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋、手段落后。由于資金投入不足、村級(jí)重視不夠等原因，村級(jí)檔案保管的設(shè)施比較落后，無專門的檔案保管區(qū)，缺乏防火、防潮、防蛀的防護(hù)手段，檔案的安全性得不到保障。村級(jí)檔案的信息化利用水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于技術(shù)發(fā)展，依舊停留在紙質(zhì)層面，沒有建立起完善的電子化檔案應(yīng)用體系。

二、加強(qiáng)農(nóng)村合同檔案管理的舉措

1.增強(qiáng)合同檔案管理意識(shí)，提高管理人員素質(zhì)。合同檔案管理工作的順利開展離不開工作人員責(zé)任意識(shí)的增強(qiáng)、管理能力的提高，檔案管理人員的素質(zhì)高低決定了檔案工作的好壞。鎮(zhèn)村要加強(qiáng)對(duì)村莊檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，針對(duì)村莊管理力量弱的問題，可以選用黨性強(qiáng)、作風(fēng)好、工作態(tài)度端正的人負(fù)責(zé)檔案管理，并對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理技能培訓(xùn)，尤其是檔案電子化的培訓(xùn)，構(gòu)建檔案紙質(zhì)與電子化互聯(lián)機(jī)制，提高電子檔案的應(yīng)用率和安全性，創(chuàng)新檔案的管理手段，以有效的信息化手段促進(jìn)檔案的信息利用。

2.狠抓制度落實(shí)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范。村莊應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類整理，編號(hào)存檔。同時(shí)用好合同登記簿，對(duì)合同進(jìn)行臺(tái)賬管理，及時(shí)完善更新合同登記簿，通過登記簿掌握合同整體情況。根據(jù)村莊實(shí)際可以對(duì)檔案管理制度進(jìn)一步完善，制定村莊自己的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理制度的實(shí)用性、便捷性，要建立起完備的檔案借閱制度和檔案移交程序，做好記錄備查，明確責(zé)任主體，以防檔案丟失；將檔案管理工作納入工作考核中，對(duì)不盡職盡責(zé)的人員給予教育批評(píng)，增強(qiáng)檔案管理制度的嚴(yán)肅性。要加大對(duì)村莊合同檔案管理的檢查、指導(dǎo)力度，對(duì)不合理的地方及時(shí)督促整改，提升村莊檔案管理的規(guī)范性。

3.加大檔案設(shè)施資金投入，提高硬件水平。鎮(zhèn)村可以準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)支持檔案管理工作，開辟出專門的檔案保管室，購(gòu)置檔案保管設(shè)備，以滿足檔案管理需要，對(duì)于檔案管理突出的單位可以給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)助，引導(dǎo)村莊形成重視檔案管理工作的良好趨勢(shì)。