基層檔案管理工作中的問題分析

孫克寧

摘? 要：基層檔案管理中采取有效的管理模式能夠使檔案管理工作順利開展，提升管理的效能。但是本文在全面剖析當(dāng)前基層檔案管理中存在的人員問題、制度問題、管理模式問題等后，提出了可行的解決對策，這對進(jìn)一步提升基層檔案管理工作水平提供了有效的借鑒。

關(guān)鍵詞：基層檔案;管理模式;管理水平

基層檔案管理的內(nèi)容主要有檔案的收集、檔案的整理、檔案保管和檔案的歸檔，以及對個(gè)人檔案進(jìn)行查找等。檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案分類不明晰、查找時(shí)間較長等問題，其主要是受到人員、管理制度等方面的影響，為了能夠改善這些問題，文章對此提出了新的看法和見解。以期在之后的基層檔案管理中不再出現(xiàn)以上問題，提升工作的整體效率。

一、基層檔案管理中存在的問題剖析

（一）基層檔案管理的認(rèn)知較差

由于基層檔案管理人員沒有將這一工作引起重視，導(dǎo)致在檔案管理時(shí)出現(xiàn)很多的問題。例如：在歸整一些資料時(shí)出現(xiàn)的敷衍、很多資料沒有進(jìn)行有效的分類，導(dǎo)致查找時(shí)用時(shí)過長;檔案管理時(shí)填錯(cuò)名字或者出現(xiàn)遺漏等問題，給正常的工作帶來不良的影響，甚至檔案管理人員經(jīng)常出現(xiàn)相互推卸的現(xiàn)象。這些問題的出現(xiàn)主要與檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和對于檔案管理工作重視程度較差引起的，基層檔案管理中需要對這些問題引起重視。

（二）檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)混亂，不規(guī)范的現(xiàn)象

基層檔案管理相對于城區(qū)檔案管理，在業(yè)務(wù)量和人口、檔案的儲存量方面都有一定的差距。其一，基層檔案管理一般都是將個(gè)人的信息進(jìn)行歸整后，進(jìn)行分盒裝訂，運(yùn)用檔案袋或者書盒等進(jìn)行保管，而其他的檔案資料都是由個(gè)人進(jìn)行保管，其分類或者保管的地點(diǎn)并不一致，這就導(dǎo)致在之后的檔案管理時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)未歸檔和該歸檔出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。其二，基層檔案管理缺乏信息化技術(shù)的支持，即檔案管理的模式主要以手工為主，大量的檔案管理工作使得管理人員經(jīng)常出現(xiàn)編號錯(cuò)誤，未編號、重復(fù)編號的現(xiàn)象。

（三）管理水平有限，管理制度尚待完善

由于基層檔案管理中沒有建立完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)沒有按照相應(yīng)規(guī)范進(jìn)行管理的現(xiàn)象，其管理的效能相對較低。這也很難進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)基層檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

二、基層檔案管理存在問題的解決對策

（一）檔案管理意識逐步提升，認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用

一方面，加大對檔案管理工作的宣傳。如：在工作欄或者微信公眾號中對檔案管理的建設(shè)工作等進(jìn)行逐步完善，以全面提升檔案管理人員的服務(wù)和管理的能力。另一方面，設(shè)置相關(guān)的懲罰制度，對于在工作中沒有出現(xiàn)錯(cuò)誤的人進(jìn)行表揚(yáng)，并給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。對于在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，采取一幫一的方式，讓這些人員通過充分認(rèn)識到自身的錯(cuò)誤，進(jìn)而及時(shí)調(diào)整，幫助檔案管理人員對檔案管理工作引起重視。

（二）采取現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的效能

首先，加大前期的投入，引起更多先進(jìn)的管理理念和先進(jìn)管理技術(shù)，為開展檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，使得檔案管理工作人員的工作意識不斷提升。其次，借助信息化技術(shù)建立管理模塊，對檔案信息進(jìn)行上傳到不同的模塊后進(jìn)行分類的管理，這不僅能夠使后期的編號和儲存變得更加便捷，還能夠幫助檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，進(jìn)而使得檔案管理工作變得更加有序，使得管理人員的工作效率得以顯著提升。

（三）完善管理制度，提高管理水平

檔案管理的性質(zhì)具有專業(yè)性強(qiáng)的特征，并且還具有一定的機(jī)密性。因此，檔案管理過程中需要提升檔案管理工作的規(guī)范性，這樣才能制約檔案管理人員的行為，進(jìn)而在工作中減少泄露機(jī)密和作假的行為出現(xiàn)。同時(shí)，檔案內(nèi)容較多，涉及的范圍較廣，如果在日常中沒有構(gòu)建較為完善的管理制度或者規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，很可能會導(dǎo)致檔案收集效果和整理效果較差，無法為人們提供更好的體驗(yàn)。因此，日常的檔案管理工作中，檔案管理人員需要根據(jù)檔案管理工作中的內(nèi)容或者相關(guān)制度等進(jìn)行有效管理，以此能夠全面的促進(jìn)檔案管理工作朝著規(guī)范化發(fā)展。例如：制定保密制度。對于出現(xiàn)泄露的人員給予嚴(yán)厲的懲罰，并進(jìn)行通報(bào)批評;制定借閱制度。對于沒有做好登記（日期、借閱時(shí)間、歸還日期、用途、使用單位）等的管理人員等進(jìn)行懲罰;制定調(diào)轉(zhuǎn)制度等。這些制度的逐步完善將會大大提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

總結(jié)

由此可見，基層檔案管理工作主要是對單位或者個(gè)體的信息進(jìn)行有效記錄，其在單位發(fā)展中占據(jù)著不可或缺的作用。但是，受到檔案管理人員或者管理模式等方面的影響，基層檔案管理中仍然存在諸多的問題，這就大大降低了檔案管理的效能。因此，文章在對這些問題進(jìn)行深入的剖析后，提出了可行的解決對策，以此能夠?yàn)榛鶎訂挝坏陌l(fā)展奠定基礎(chǔ)保障，全面推動(dòng)基層檔案管理向智能化管理轉(zhuǎn)變。

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