提高勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量的思考

蔡玲玲

摘? 要：近年來，各行各業(yè)的發(fā)展迅速，勞動人事爭議仲裁檔案是仲裁活動的真實記錄，做好仲裁檔案管理，有利于人事仲裁及勞動糾紛問題的解決，也是做好人事仲裁工作的必要條件。本文從正卷、副卷兩個方面分析了仲裁文書檔案的內(nèi)容，從內(nèi)容、形式及利用三個方面分析了仲裁檔案的特點，結(jié)合高密市勞動人事爭議仲裁院檔案管理實踐，針對新形勢下仲裁檔案現(xiàn)狀，有針對性地提出了解決對策，為做好仲裁文書檔案管理進行了有益探索。

關(guān)鍵詞：提高;勞動人事爭議仲裁;檔案管理質(zhì)量;思考

引言

隨著人們維權(quán)意識的不斷增強，在遇到勞動人事糾紛時，更多的人會選擇勞動人事爭議仲裁。所謂勞動人事爭議仲裁檔案，就是勞動人事爭議仲裁機構(gòu)在案件處理過程中針對使用相關(guān)的各種文字、影像、人證物證以及其他證據(jù)載體，形成的客觀記錄，對于案件本身以及仲裁雙方都有非常重要的意義。一方面，有利于監(jiān)督仲裁員依法辦案，又可以科學有效地管理仲裁檔案;另一方面，全面詳細的仲裁檔案是后續(xù)勞動人事爭議仲裁工作的有效借鑒?；诖?，務(wù)必要在勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中，不斷提高仲裁檔案管理的質(zhì)量，以推動我國勞動人事爭議仲裁工作水平整體提升。

1仲裁文書檔案內(nèi)容

仲裁檔案分正卷和副卷。其中，正卷包括案卷封面;案卷卷內(nèi)目錄;仲裁申請書（撤回仲裁申請書）、申請方代理詞;答辯狀、答辯方代理詞;法定代表人身份證明書;授權(quán)委托書;當事人及代理人身份證明;勞動用人單位登記資料;當事人提供的證據(jù)材料;其他文書材料;調(diào)查取證材料;勘驗、鑒定材料;通知書存根;庭審筆錄、質(zhì)證筆錄;調(diào)查筆錄;裁決書、調(diào)解書、決定書;仲裁建議書;送達回證;備考表;等等。副卷的文書材料一般包括：案卷封面;卷內(nèi)目錄;立案組庭審批表;延期（中止）審批表;勘驗、鑒定審批表;閱卷筆錄;調(diào)查提綱;請示報告;批示;合議筆錄;其他會議記錄;結(jié)案審批表;裁決書、調(diào)解書、決定書等底稿和原件;備考表;等等。

2仲裁檔案管理現(xiàn)狀

盡管如今信息化技術(shù)和平臺得到了廣泛的應用，但由于我國各地區(qū)在經(jīng)濟發(fā)展情況上依舊存在較大的差異，很多經(jīng)濟發(fā)展比較落后的地區(qū)依舊沿用紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案進行管理的過程中，會發(fā)現(xiàn)檔案保管難度大，管理效率低。還有一些經(jīng)濟發(fā)展較好的地區(qū)，盡管已經(jīng)能夠采用電子檔案，但由于相關(guān)的電子設(shè)備落后，經(jīng)常在使用的過程中出現(xiàn)問題，造成管理效率遲遲難以提高。加上地區(qū)之間檔案管理水平存在差異，導致在檔案信息資源共享上存在困難，直接影響勞動爭議仲裁工作的檔案管理與發(fā)展，影響到勞動爭議仲裁工作的高效開展。除此之外，一些地區(qū)對勞動爭議仲裁工作檔案管理的重視度不高，沿用紙質(zhì)檔案管理方式，檔案受損甚至遺失的情況頻繁發(fā)生，直接給仲裁人事帶來惡劣影響，甚至會給當事人帶來不必要的損失。檔案借閱程序不規(guī)范也是影響仲裁工作檔案管理質(zhì)量的因素，如果程序不完善、不規(guī)范，在頻繁借閱的過程中很容易發(fā)生檔案遺失或損壞的情況，嚴重時會涉及到機密泄露等問題。與此同時也要注意，盡管電子檔案管理十分方便，但仍會有不法分子入侵到管理系統(tǒng)中，竊取重要的信息，要采取有效措施來提高電子檔案管理的安全性，才能預防個人乃至國家的信息泄露。

3提高勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量的思考

3.1持續(xù)提高管理人員專業(yè)能力

對于勞動人事爭議仲裁檔案管理工作來說，檔案管理人員的專業(yè)能力是保障管理質(zhì)量的根本要求。然而，當前很多檔案管理人員沒有正確認識檔案管理意識，檔案管理的專業(yè)化知識匱乏，使得其工作質(zhì)量難以得到保證。所以，要積極推動勞動人事爭議仲裁檔案管理人員專業(yè)能力的提升。一方面，要針對現(xiàn)有人員采取在職培訓、學校學習等方式，使他們對勞動人事爭議仲裁檔案管理的意義、方法和步驟有清晰的認識。必須要明確勞動人事爭議仲裁檔案的管理不僅僅是接收和存儲，更包括科學的整理、歸類、歸檔乃至分析和運用。勞動人事爭議仲裁檔案的科學管理，是更好發(fā)揮其價值的基礎(chǔ)，務(wù)必要保證勞動人事爭議仲裁檔案的真實性、完整性和可利用性;另一方面，要不斷引進高素質(zhì)的法學專業(yè)人才參與勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，特別是在今天信息化高速發(fā)達的背景下，更需要專業(yè)人才的介入和幫助。

3.2不斷健全勞動人事仲裁檔案管理制度

在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，務(wù)必要建立科學的仲裁檔案管理制度，并對其持續(xù)實施完善，使之有助于勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量的提升。基于檔案的使用狀況，針對立卷、歸檔、分類、查閱和保密等不同環(huán)節(jié)，要建立明確的管理規(guī)范。在立卷的過程中，務(wù)必要求其包括案件詳細信息，如果信息不全則不予立卷，并要求對信息進行補充和完善。對于尚處于勞動爭議仲裁過程中的案件檔案，必須要依據(jù)勞動人事爭議仲裁的整個案件流程，從受理到審核到法庭審理調(diào)解，對于相關(guān)檔案和證據(jù)嚴格執(zhí)行存放標準，為案件的審理和裁決提供有效的支持。在歸檔的過程中，檔案的歸檔要嚴格執(zhí)行歸檔程序，并且要按照指定的分類實施歸檔，比如建立工傷保險待遇，追索勞動報酬，解除勞動關(guān)系，確認勞動關(guān)系這樣的幾大類，使不同的勞動人事爭議仲裁檔案進入相應的分類，以方便后續(xù)的查找和使用;另外，歸檔以后的檔案必須要同時進入勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。勞動人事爭議仲裁檔案的查閱同樣離不開制度的約束，查閱前必須先提出申請，并對查閱申請做好記錄;通過勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)查詢相應的申請內(nèi)容是否存在，確定需要再行給予申請人，同時在系統(tǒng)中作好借閱記錄。檔案歸還時，必須要保證檔案的完整性，確定檔案齊全無誤，才能夠重新歸檔，并同步完成檔案狀態(tài)的改變。勞動人事爭議仲裁檔案的實體與系統(tǒng)中的狀態(tài)必須要保持一致，能更好保證檔案的安全性。

3.3盡快推動勞動人事爭議仲裁檔案信息化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的信息化水平都有顯著提升。對于勞動人事爭議仲裁檔案管理工作來說，本身就是信息管理的具體實踐，因此提升信息化管理水平，對于提高管理質(zhì)量有至關(guān)重要的意義。對于勞動人事爭議仲裁所產(chǎn)生的各種仲裁檔案，包括文字證據(jù)、圖片證據(jù)、音視頻證據(jù)等等，都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息實施管理。提高信息化管理水平，一方面是要建立勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)，將所有的勞動人事爭議仲裁檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源存儲于檔案管理系統(tǒng)，這樣既能夠更加有效地保障檔案安全，而且還有利于檔案管理的便捷性，即使實體檔案丟失或損壞，還能夠通過電子檔案獲得復制檔案;另一方面，勞動人事爭議仲裁檔案管理系統(tǒng)具備檔案立卷、歸檔、分類、查閱和保密的多種環(huán)節(jié)和功能，讓檔案的管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)來完成，這不僅有利于仲裁檔案管理的規(guī)范化，還能夠有效提供管理效率和質(zhì)量，進而充分發(fā)揮勞動爭議仲裁檔案的價值。

結(jié)語

面臨勞動人事爭議案件的數(shù)量增長、矛盾激化、內(nèi)容復雜以及群體上訪等現(xiàn)狀，對于仲裁工作有了更高的要求，這同時，仲裁工作檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。管理部門需要重視檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上不斷加大投入力度，爭取實現(xiàn)檔案管理信息化，同時還要提高管理人員的工作能力，定期組織培訓，加強對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的學習和探索，不斷提升管理水平。

參考文獻

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