新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路探析

摘要：當(dāng)下，我國醫(yī)療衛(wèi)生保障事業(yè)改革進(jìn)程加快，醫(yī)院業(yè)務(wù)量不斷增加，醫(yī)院各類檔案數(shù)量也隨之增加。在這種背景下，如何進(jìn)一步推動醫(yī)院檔案管理變革，優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方式，已經(jīng)成為檔案管理人員備受關(guān)注的課題。為此，文章就新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行分析，分析醫(yī)院檔案管理中常見的不足，指出醫(yī)院檔案管理改進(jìn)與完善應(yīng)堅(jiān)持的思路和對策，旨在進(jìn)一步為醫(yī)院檔案管理人員提供經(jīng)驗(yàn)借鑒和理論參考，助力于醫(yī)院轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;完善;改進(jìn);不足;檔案管理

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院各項(xiàng)工作中所產(chǎn)生的信息資料不斷增多，檔案管理人員的管理壓力、管理難度較之以往也有所提升。為此，有必要從理論層面就醫(yī)院檔案管理進(jìn)行探討，把握時(shí)代機(jī)遇，著眼于檔案管理的前沿和重點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新，找尋醫(yī)院檔案管理的新方式，推動形成以檔案數(shù)字化、檔案創(chuàng)新化、檔案創(chuàng)新化為軸心的檔案管理體系，確保醫(yī)院檔案管理工作更有活力、更可持續(xù)。

一、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于強(qiáng)化檔案服務(wù)，彰顯檔案價(jià)值

一方面，醫(yī)院檔案資源來源于醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)，能夠全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體情況，具有憑證價(jià)值。改進(jìn)與完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制，可以進(jìn)一步詳細(xì)記錄醫(yī)院各項(xiàng)工作的情況，為后期工作、決策提供信息參考，拓寬檔案資源的利用面，彰顯檔案的價(jià)值[1]。另一方面，醫(yī)院檔案資源涉及許多政策法規(guī)類文件，是醫(yī)院落實(shí)新醫(yī)改政策，推動醫(yī)院業(yè)務(wù)改革的重要參考。改進(jìn)與完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制，可以進(jìn)一步為醫(yī)院其他部門人員提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，能夠更好地檔案資源在決策咨詢、決策參考、政策研究、學(xué)術(shù)研究等領(lǐng)域的作用。

（二）有利于提升檔案管理實(shí)效，實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級

一方面，創(chuàng)新檔案管理方式，對醫(yī)院業(yè)務(wù)工作中有利用價(jià)值的信息進(jìn)行收集、分析、評價(jià)、處理、存儲，按照醫(yī)院既定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行管理，能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流[2]。另一方面，更新檔案管理理念，從精細(xì)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的角度搭建的檔案管理體系和服務(wù)體系，能夠確保檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理常見的不足

（一）軟硬件設(shè)施不完善，檔案管理環(huán)境有待優(yōu)化

當(dāng)下，部分醫(yī)院檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展脫軌，難以適應(yīng)醫(yī)院檔案管理需求。一是沒有充分購置并更新相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理變革緩慢，許多檔案甚至長期處于浪費(fèi)閑置的狀態(tài)。一是高性能計(jì)算機(jī)、高容量硬盤、高速打印機(jī)、電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件處理設(shè)備缺失，既無法快速處理紙質(zhì)檔案資源，也無法集中、統(tǒng)一對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化并處理。正是由于存在這一情況，導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，無法最大限度地節(jié)約人力資源。二是檔案管理系統(tǒng)功能單一，難以滿足醫(yī)院檔案需求主體的信息需求和利用需求[3]。典型表現(xiàn)在檔案系統(tǒng)在資源檢索、資源合并、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)共享領(lǐng)域的功能不完善，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源一站式管理與一站式服務(wù)。

（二）醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案處理不夠規(guī)范

伴隨醫(yī)院各項(xiàng)工作深入推進(jìn)，醫(yī)院檔案資源所涵蓋的信息面也不斷拓寬，檔案數(shù)量隨之增加。然而，當(dāng)前部分醫(yī)院沒有及時(shí)結(jié)合最新的政策法規(guī)和本單位實(shí)際制定或者修訂規(guī)章制度，難以厘清權(quán)責(zé)界限，不利于檔案管理改革。一是檔案管理分工不明確，檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門脫節(jié)，對資源的整合與統(tǒng)籌力度不足，難以最大限度地節(jié)約人力資源。部分醫(yī)院檔案資源沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)部門相關(guān)專責(zé)進(jìn)行處理，直接送交醫(yī)院檔案管理部門。檔案在缺乏初步處理的情況下導(dǎo)致檔案管理部門工作壓力增大，無法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的目標(biāo)。二是歸檔時(shí)限不明確，檔案閑置率、損毀率高。部分醫(yī)院對于醫(yī)院檔案資源歸檔時(shí)限不明，許多應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔的檔案資源閑置在各個(gè)業(yè)務(wù)部門，難以做到應(yīng)歸盡歸，影響了檔案資源的原始性、規(guī)范性。三是歸檔范圍仍然有待細(xì)化，無法做到應(yīng)收盡收，難以確保檔案資源的完整性。四是部分醫(yī)院尚未明確圖片類、聲像類、影像類、文書類等不同類別的信息資料應(yīng)當(dāng)采用何種數(shù)據(jù)格式，影響后期檔案編研、檔案集中利用與檔案編研工作。

（三）數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用率不高，檔案管理實(shí)效性不強(qiáng)

部分醫(yī)院尚未充分將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)、智能算法、新媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案管理與檔案開發(fā)利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，無法滿足檔案查詢、檔案檢索、檔案開發(fā)、檔案共享、檔案信息挖掘的需求[4]。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不足，沒有通過大數(shù)據(jù)技術(shù)集中對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納和整合，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，人為弱化了檔案資源在政策咨詢、決策參考、學(xué)術(shù)科研、病案研究、病歷集中查詢領(lǐng)域的作用。其次，云儲存技術(shù)應(yīng)用不足，醫(yī)院檔案備份工作推進(jìn)緩慢的同時(shí)，無法構(gòu)建互聯(lián)互通的檔案共享機(jī)制，導(dǎo)致醫(yī)院與疾控中心、衛(wèi)生行政部門、其他醫(yī)院的聯(lián)系度不高。再次，智能算法應(yīng)用不足，尚未通過智能算法搭建更為精準(zhǔn)科學(xué)的數(shù)據(jù)檢索模型，無法適應(yīng)檔案資源不斷增多的情況，難以滿足新形勢下檔案檢索的需求。最后，新媒體技術(shù)應(yīng)用不足，檔案服務(wù)仍然停留在線下階段，沒有轉(zhuǎn)移到醫(yī)院官網(wǎng)、微信公眾號、醫(yī)療APP中，難以提升檔案服務(wù)的便捷性和科學(xué)性。

（四）醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，缺乏復(fù)合型人才

近年來，醫(yī)院各類信息資料不斷增加的同時(shí)，檔案管理人員的數(shù)量以及檔案管理人員的素質(zhì)卻并沒有跟上，影響醫(yī)院檔案管理事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。一是過于依賴專職隊(duì)伍，忽視臨聘人員隊(duì)伍建設(shè)。許多醫(yī)院（尤其是公立醫(yī)院）受限于編制問題，無法大規(guī)模的招募正式員工。如果不能及時(shí)根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作量招募臨聘人員，不僅會挫傷專職人員的工作積極性，而且將會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)[5]。此外，部分醫(yī)院對于臨聘人員的培訓(xùn)不足，導(dǎo)致臨聘人員很難快速適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作。二是醫(yī)院檔案培訓(xùn)內(nèi)容缺乏指向性，檔案管理人員對醫(yī)院業(yè)務(wù)工作缺乏了解，無法高效規(guī)范地開展檔案分類、利用、整理、收集等工作。三是檔案信息化領(lǐng)域的培訓(xùn)不足，檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的意識和能力有待增強(qiáng)。四是醫(yī)院培訓(xùn)方式單一，尚未形成內(nèi)外聯(lián)動式的培訓(xùn)模式，忽視人才交流、繼續(xù)教育、外部講座、案例講解、實(shí)踐模擬在人才培訓(xùn)領(lǐng)域中的作用，不利于打造與時(shí)俱進(jìn)的人才隊(duì)伍。

三、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路

（一）堅(jiān)持改革先行，更新檔案管理理念

醫(yī)院檔案管理要堅(jiān)持改革先行，不斷挖掘檔案資源的社會價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、政治價(jià)值、文化價(jià)值以及其他價(jià)值。一方面，要善用數(shù)字信息技術(shù)對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，通過數(shù)字信息技術(shù)代替部分人工勞動，將數(shù)字信息技術(shù)滲透到檔案管理、檔案利用和檔案服務(wù)的各個(gè)要素和環(huán)節(jié)中，另一方面，醫(yī)院要進(jìn)一步革新人員分工、工作機(jī)構(gòu)、管理職能，側(cè)重于對檔案立卷歸檔、檔案管理、檔案開放、檔案利用、檔案鑒定、檔案開放、檔案公布、檔案銷毀、檔案更新等各項(xiàng)工作進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)管理理念、方法、理論創(chuàng)新等目標(biāo)。

（二）注重檔案管理的長期性，合理推進(jìn)檔案管理工作

醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善是一項(xiàng)常態(tài)化、動態(tài)化、系統(tǒng)化的工作，會隨著技術(shù)進(jìn)步、理念更新和科學(xué)發(fā)展而改變。一方面，伴隨硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)不斷更新和完善，檔案管理方式、管理理念也會隨之變化。為此，改進(jìn)與完善醫(yī)院檔案管理工作時(shí)必須立足于時(shí)代發(fā)展背景、立足于單位實(shí)際需求，不斷借鑒和吸收其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷為檔案建設(shè)工作創(chuàng)造有利條件。另一方面，檔案管理變革不能一蹴而就，而是需要經(jīng)過一個(gè)過程、多個(gè)階段。檔案管理人員對醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識也有一個(gè)前進(jìn)上升的過程，需要通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐來不斷提升自身的綜合素養(yǎng)。因此，要辯證的看待醫(yī)院檔案管理工作，既看到新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，也認(rèn)識到檔案管理的機(jī)遇，不斷提升管理能力，走出一條符合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際的路子。

四、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善的對策

（一）更新軟硬件設(shè)施，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理環(huán)境

實(shí)踐證明，醫(yī)院檔案具有的社會價(jià)值、文化價(jià)值、憑證價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。為此，醫(yī)院要進(jìn)一步打破檔案管理的“隔離墻”，不斷更新并完善軟硬件建設(shè)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，真正為檔案管理工作注入活力。一是要充分購置高性能計(jì)算機(jī)、高容量硬盤、高速打印機(jī)、電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件處理設(shè)備，并結(jié)合需求購置防塵設(shè)備、溫度控制設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備，切實(shí)完善檔案室的工作環(huán)境，推動檔案管理轉(zhuǎn)型升級。二是要優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能，做好檔案需求調(diào)研工作，充分了解系統(tǒng)使用主體的意見和建議，及時(shí)與軟件供應(yīng)商聯(lián)系，優(yōu)化檔案系統(tǒng)在資源檢索、資源合并、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)共享領(lǐng)域的功能。同時(shí)，要切實(shí)加快醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)以及其他信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)步伐，打造檔案資源一站式管理與一站式服務(wù)機(jī)制。

（二）完善檔案管理制度，為檔案管理人員提供指引

檔案管理制度具有指引、評價(jià)、教育、預(yù)測作用，是醫(yī)院檔案管理工作的基石。一是要從制度層面細(xì)化檔案管理分工，落實(shí)檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的責(zé)任。醫(yī)院可以探索各個(gè)業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職的檔案管理專責(zé)，由其對檔案材料和業(yè)務(wù)性強(qiáng)的檔案材料進(jìn)行初步處理，之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門。二是要從制度層面明確歸檔時(shí)限，落實(shí)歸檔責(zé)任，避免信息資源長時(shí)間閑置，減少浪費(fèi)和損毀現(xiàn)象。為此，醫(yī)院可以探索將歸檔時(shí)限納入業(yè)務(wù)部門績效考核中，充分保障檔案的連貫性、一體性和全面性。三是要從制度層面細(xì)化歸檔范圍，最大限度地保障檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。通常而言，醫(yī)院可以按照科研檔案、病歷檔案、文書檔案、人事檔案、技術(shù)檔案、行政檔案、黨務(wù)檔案等分類方式對檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，為檔案管理人員立卷歸檔提供指引。四是要從制度層面明確不同類型檔案的歸檔格式、歸檔標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院可以出臺《紙質(zhì)檔案管理》《電子檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)的規(guī)章制度，明確不同類型檔案資源的份數(shù)、頁數(shù)、格式、種類，確保檔案資料齊全完整。

（三）深化數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)檔案管理實(shí)效

醫(yī)院要堅(jiān)持因地制宜的基本原則，不斷引進(jìn)并利用新型信息技術(shù)，制定信息化時(shí)代的檔案開發(fā)利用規(guī)劃，切實(shí)滿足檔案需求主體多元化的需求。首先，要進(jìn)一步深化對大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對同一類型、同一專題的檔案資源進(jìn)行檢索，建設(shè)特色檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院可以設(shè)置相關(guān)的數(shù)據(jù)篩選代碼和數(shù)據(jù)篩選模型，在海量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)中中篩選出具有特色價(jià)值的信息資源，并對其進(jìn)行歸檔，組成特色數(shù)據(jù)資源庫，強(qiáng)化檔案資源在政策咨詢、決策參考、學(xué)術(shù)科研、病案研究、病歷集中查詢領(lǐng)域的作用。其次，要深化對云儲存技術(shù)的應(yīng)用，推進(jìn)醫(yī)院檔案備份工作。同時(shí)，要依托于終端建立檔案共享機(jī)制，深化與疾控中心、衛(wèi)生行政部門、其他醫(yī)院的聯(lián)系，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，探索疾控、醫(yī)療、保健、保險(xiǎn)等領(lǐng)域的深度合作，節(jié)約檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)互利共贏。再次，要深化智能算法技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合用戶習(xí)慣建立檢索模型，搭建更為實(shí)用便捷的檢索平臺。最后，要加快對新媒體技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步推動醫(yī)院檔案服務(wù)延伸至醫(yī)院官網(wǎng)、微信公眾號、醫(yī)療APP中，最大限度發(fā)揮檔案價(jià)值。

（四）加快醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，打造復(fù)合型人才

一是要重視臨聘人員隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合醫(yī)院的檔案工作量和工作難度，充分通過勞務(wù)派遣、合同制等方式招納檔案管理人才。同時(shí)，要做好對臨聘人員的崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)，確保臨聘人員能夠完成相應(yīng)的工作任務(wù)。二是要提升培訓(xùn)內(nèi)容的指向性，了解檔案管理人員的需求，打造體系多層次、內(nèi)容多元化的培訓(xùn)模式，強(qiáng)化檔案管理人員在檔案分類、利用、整理、收集等領(lǐng)域的能力。三是要重視檔案信息化技能培訓(xùn)，進(jìn)一步推動數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院的應(yīng)用。四是要創(chuàng)新培訓(xùn)方式，綜合利用人才交流、繼續(xù)教育、外部講座、案例講解、實(shí)踐模擬等方式對人員進(jìn)行培訓(xùn)。

五、結(jié)束語

新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，只有進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變管理理念，應(yīng)用新技術(shù)管理好檔案資源，才能真正推動檔案管理工作邁上新臺階。具體而言，一是要更新軟硬件設(shè)施，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理環(huán)境;二是要完善檔案管理制度，為檔案管理人員提供指引;三是要深化數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)檔案管理實(shí)效;四是要加快醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，打造復(fù)合型人才。相信在檔案管理人員不斷開拓創(chuàng)新下，醫(yī)院檔案資源能夠得到更深層次的開與利用，醫(yī)院檔案管理工作會呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

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作者簡介：趙林（1972.06-）男，民族：漢，籍貫：山東省德州市，學(xué)歷：本科;現(xiàn)有職稱：中級檔案館員;研究方向：檔案管理。