數(shù)字化環(huán)境下如何提升醫(yī)院檔案管理的有效性

樓俏菡

摘 要 目前我國(guó)醫(yī)療體制處于改革階段，要求加強(qiáng)自身醫(yī)療管理，醫(yī)院信息化程度成為衡量綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，傳統(tǒng)檔案管理方法存在效率低等問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的要求。數(shù)字化環(huán)境下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理成為提升醫(yī)院檔案管理有效性的發(fā)展趨勢(shì)。本文對(duì)數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)意義進(jìn)行分析，分析醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀，提出醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策，以此提升醫(yī)院檔案管理效率。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化 醫(yī)院檔案管理 有效性

一、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)信息技術(shù)得到普及。現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理部門建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，檔案管理數(shù)字化成為檔案管理發(fā)展的新方向。醫(yī)院以往的檔案管理模式無(wú)法滿足信息管理的需要，信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理。當(dāng)今海量信息資料高效處理促使數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，信息數(shù)字化技術(shù)能夠改變醫(yī)院檔案載體，使醫(yī)院采用光盤存儲(chǔ)檔案信息數(shù)據(jù)。要想提高醫(yī)院檔案管理水平，需要根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題提出改進(jìn)措施。醫(yī)院需要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理概述

數(shù)字化檔案管理是將舊有的紙張儲(chǔ)存為各種檔案資料，通過(guò)轉(zhuǎn)化掃描等方式轉(zhuǎn)換為圖片等文件形式，使用相應(yīng)的存儲(chǔ)技術(shù)將圖片存儲(chǔ)在大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)中，采用方便的查詢手段快速檢索所需的檔案信息，可按需求將部分檔案信息發(fā)布到局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化。當(dāng)前很多醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，如何充分利用電子紙質(zhì)文件資料統(tǒng)一達(dá)到辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理尤為重要。

當(dāng)前我國(guó)計(jì)算機(jī)等技術(shù)快速發(fā)展，為傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變提供了支撐，給檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展相比發(fā)達(dá)國(guó)家落后，2006年，相關(guān)部門提出完善傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案數(shù)字化成為檔案存儲(chǔ)的主要形式。數(shù)字化檔案是對(duì)過(guò)去人事檔案管理的革新，可以對(duì)檔案材料收集、保管等開(kāi)展數(shù)字化管理。利用系統(tǒng)專網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)上查詢，可以為人事部門干部任用提供便利。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，管理要點(diǎn)以數(shù)據(jù)資料管理及檢索管理為主[1]。數(shù)字資料管理包括患者就診資料、醫(yī)護(hù)人員資料等，檔案檢索管理通過(guò)醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)記錄的調(diào)用。隨著信息技術(shù)的廣泛利用，醫(yī)院檔案管理方式面臨改革，采取相應(yīng)的措施順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展成為提升檔案管理有效性的重要工作。

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，體現(xiàn)在有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化模式，節(jié)約存儲(chǔ)空間，確保檔案安全利用。數(shù)字化時(shí)代，很多醫(yī)院檔案管理向電子檔案轉(zhuǎn)變，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理變革。醫(yī)院的人事檔案、醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)等，形成大量電子文檔為主的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理模式變革。醫(yī)院檔案信息資料豐富，涉及科研、財(cái)務(wù)等多方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作量大，保管整理困難，防潮、防鼠害任務(wù)緊迫。數(shù)字化時(shí)代，將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，可以節(jié)約檔案資源存儲(chǔ)空間，減少管理人員的工作量。醫(yī)院檔案數(shù)字化處理，將其存儲(chǔ)于硬盤，有利于確保檔案信息資料安全。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使用者輸入關(guān)鍵詞可以方便查閱檔案信息資源，有利于提高檔案利用率。

三、數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

醫(yī)院日常工作中會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，電子檔案在醫(yī)療工作中具有重要作用。電子檔案信息量大、傳輸速度快，為醫(yī)院檔案工作者提出了新的課題。電子檔案具有靈活方便等優(yōu)點(diǎn)。近年來(lái)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)加大了力度，電子病歷檔案系統(tǒng)等電子信息技術(shù)在醫(yī)院工作中得到應(yīng)用，計(jì)算機(jī)辦公普及，為檔案管理工作帶來(lái)了新的動(dòng)力[2]。

醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)要適應(yīng)醫(yī)改要求，利用信息技術(shù)簡(jiǎn)化就醫(yī)流程，解決患者看病難的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。醫(yī)院電子檔案建設(shè)通過(guò)電子醫(yī)務(wù)建設(shè)實(shí)現(xiàn)，涵蓋醫(yī)院各方面工作，包括門診預(yù)約、住院記錄、病案管理等。數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)取得很大成效，但同時(shí)電子檔案的新特點(diǎn)為檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院要想加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理，必須有良好的信息管理系統(tǒng)。隨著信息化的建設(shè)深入，醫(yī)院臨床醫(yī)療管理向網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)。建設(shè)完整的信息系統(tǒng)在醫(yī)院信息化建設(shè)中非常重要。如何保障醫(yī)院電子檔案安全存儲(chǔ)成為必須重視的問(wèn)題。當(dāng)前，傳統(tǒng)紙媒檔案存儲(chǔ)有了成熟的管理制度，但對(duì)電子檔案缺乏詳細(xì)的操作規(guī)程。電子檔案存儲(chǔ)缺乏專門的管理人員，電子檔案管理者可能造成檔案損失。

目前醫(yī)院電子檔案管理中的主要問(wèn)題包括存在安全隱患、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、垃圾數(shù)據(jù)多等。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，醫(yī)院信息化建設(shè)快速推進(jìn)。醫(yī)院信息系統(tǒng)要求24小時(shí)不間斷運(yùn)行。醫(yī)院辦公網(wǎng)絡(luò)由內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)組成，防火墻是當(dāng)前流行的有效網(wǎng)絡(luò)安全措施。網(wǎng)絡(luò)安全由防火墻完成，防火墻為應(yīng)用程序提供安全保護(hù)。目前大多數(shù)醫(yī)院對(duì)防火墻建設(shè)重視不足，防護(hù)墻大多由工作人員自行完成，有的防護(hù)意識(shí)差的工作人員未安裝防火墻，對(duì)電子文檔安全性造成威脅[3]。當(dāng)前很多醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)入侵防御系統(tǒng)老舊，網(wǎng)絡(luò)入侵者入侵時(shí)電子檔案系統(tǒng)無(wú)法保護(hù)電子檔案，入侵者拷貝關(guān)鍵性數(shù)據(jù)等會(huì)給醫(yī)院造成巨大的損失。

近年來(lái)，信息化建設(shè)在醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)中迅速發(fā)展，日常工作中需要檢索的文件類型發(fā)生變化。目前，電子類文檔取代紙質(zhì)文檔，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)體系中離不開(kāi)電子文檔，大部分醫(yī)療工作者可以進(jìn)行檢索調(diào)用，但到達(dá)基層后陷入停滯狀態(tài)，主要原因包括檢索調(diào)取中使用的工具存在問(wèn)題，電子文件檢索使用存在方式單一等問(wèn)題。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)加快，數(shù)控?fù)碛泻Ａ酷t(yī)護(hù)，后勤保障等多方面電子文檔，方便的檢索方式提高使用者檢索效率，但產(chǎn)生很多無(wú)用的電子文檔，對(duì)檢索結(jié)果起到誤導(dǎo)作用。

四、數(shù)字化背景下醫(yī)院電子檔案信息化管理對(duì)策

醫(yī)院電子檔案是醫(yī)院無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分，做好醫(yī)院電子檔案管理是醫(yī)院管理的必然要求。要建立健全電子檔案管理機(jī)制，需要對(duì)電子檔案管理工作的作用有明確的認(rèn)識(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院電子檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。醫(yī)院檔案管理迎來(lái)新的機(jī)遇，但實(shí)踐中一些管理人員素質(zhì)較低，制約了檔案管理水平的提升。需要通過(guò)建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，健全管理制度等措施提升檔案管理水平。

健全電子檔案管理機(jī)制，要提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)。醫(yī)院檔案工作者是醫(yī)院檔案工作成敗的關(guān)鍵因素。隨著檔案技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)檔案工作人員提出了新的要求。檔案工作者必須具有愛(ài)崗敬業(yè)的品質(zhì)。醫(yī)院電子檔案工作是服務(wù)性強(qiáng)的工作，電子檔案取代過(guò)去的紙質(zhì)檔案，必須為醫(yī)院醫(yī)療工作提供服務(wù)。電子檔案管理者要具備高度的愛(ài)崗敬業(yè)精神，為部門工作的順利開(kāi)展提供服務(wù)。醫(yī)院檔案管理者要具備發(fā)展的眼光，通過(guò)創(chuàng)新解決電子檔案遇到的困難。

信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)不斷改進(jìn)。目前醫(yī)療系統(tǒng)電子檔案存儲(chǔ)于硬盤等媒介，雖然媒介容量不斷提升，但其運(yùn)行存在風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院照片存儲(chǔ)采用多種存儲(chǔ)方式，可以規(guī)避安全隱患。保證電子檔案安全，適用于文本類與影響類電子檔案文件。保證電子檔案存儲(chǔ)長(zhǎng)期有效性，同時(shí)要保證存儲(chǔ)介質(zhì)長(zhǎng)期使用，數(shù)字格式檔案需要解決兼容性問(wèn)題。加強(qiáng)防火墻訪問(wèn)安全建設(shè)。防火墻是醫(yī)院電子檔案管理的基本網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施，防火墻要求具備獨(dú)立的硬件設(shè)施，管理功能設(shè)計(jì)方便快捷，具備大數(shù)據(jù)連接功能，可以不斷升級(jí)防火墻。在內(nèi)網(wǎng)具備不同的安全等級(jí)系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)置防火墻。

建立有效的電子檔案安全機(jī)制需在法律的基礎(chǔ)上。電子檔案工作要遵守法律，對(duì)故意破壞電子檔案信息者嚴(yán)厲懲處。醫(yī)療機(jī)構(gòu)每天會(huì)產(chǎn)生大量有關(guān)患者隱私的檔案，電子檔案安全機(jī)制可以使檔案管理有法可依。醫(yī)院工作以患者治療為目標(biāo)，通常保存醫(yī)療相關(guān)電子檔案，衍生的很多信息文檔未保存。電子檔案管理安全機(jī)制可以避免安全隱患，達(dá)到保存電子檔案完整性的目的。有效的電子檔案信息安全體系建立需要醫(yī)療工作者共同實(shí)現(xiàn)，國(guó)家應(yīng)制定專門法律保護(hù)電子檔案安全。

五、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化時(shí)代，醫(yī)療電子檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。提高電子檔案服務(wù)質(zhì)量，更好地為患者服務(wù)成為檔案管理的新要求。醫(yī)療市場(chǎng)向規(guī)范化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)明顯，信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化趨勢(shì)，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效利用。本文對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究，分析數(shù)字化背景下醫(yī)院管理現(xiàn)狀，找出目前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策。

（作者單位為浙江醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)

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