研究新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理思路

陸一新

【摘? 要】論文首先從辦公室行政事務(wù)管理及其中現(xiàn)存的主要問(wèn)題入手，然后與具體內(nèi)容相結(jié)合，對(duì)新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的主要思路進(jìn)行分析。論文得出注重辦公室行政事務(wù)管理的準(zhǔn)確定位、不斷完善行政事務(wù)管理機(jī)制、提高管理人員的綜合素質(zhì)以及加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)的力度這四點(diǎn)對(duì)策，希望能為有關(guān)人士提供幫助。

【Abstract】First of all， this paper starts with the office administrative affairs management and the its existing main problems， and then combines with the specific contents to analyze the main ideas of office administrative affairs management in the new period. This paper draws four countermeasures： paying attention to the accurate positioning of office administrative affairs management， constantly improving the administrative affairs management mechanism， improving the comprehensive quality of managers and increasing the intensity of the construction of information management system， hoping to provide help to relevant people.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;辦公室;行政事務(wù);管理

【Keywords】new period; office; administrative affairs; management

【中圖分類號(hào)】C931.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）07-0003-02

1 辦公室行政事務(wù)管理概述

作為機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)處理的核心場(chǎng)所，辦公室所能發(fā)揮的重要效果是不可替代的，其不僅需負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)運(yùn)營(yíng)中各部門工作的協(xié)調(diào)，也要為領(lǐng)導(dǎo)層適時(shí)提供決策性的意見，確保管理者能在有力的信息支持下，作出對(duì)機(jī)關(guān)發(fā)展有利的正確決策。

換個(gè)角度看，辦公室其實(shí)也是為機(jī)關(guān)全體人員提供工作服務(wù)的綜合性機(jī)構(gòu)。而辦公室行政事務(wù)管理的特征也十分鮮明，首先就是服務(wù)性，主要服務(wù)于員工和機(jī)關(guān)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在各部門間的聯(lián)系通過(guò)辦公室得到強(qiáng)化的基礎(chǔ)上，提高內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的整體效率;其次由于辦公室行政事務(wù)管理任務(wù)重、工作時(shí)間長(zhǎng)且目標(biāo)不明確，所以管理的復(fù)雜性與雜亂性也很強(qiáng)，需要辦公室及時(shí)優(yōu)化并努力克服[1]。

2 辦公室行政事務(wù)管理中現(xiàn)存的主要問(wèn)題

2.1 管理過(guò)程中漏洞和缺陷較多

實(shí)際上，機(jī)關(guān)最重要的構(gòu)成之一就是辦公室，這也是新時(shí)期機(jī)關(guān)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的關(guān)鍵所在。雖說(shuō)近年來(lái)重視行政事務(wù)管理的機(jī)關(guān)越來(lái)越多，但受到種種因素的影響，行政事務(wù)管理無(wú)法深入、只流于表面的現(xiàn)象依舊十分普遍，導(dǎo)致管理工作根本無(wú)法發(fā)揮其重要作用。此外，部分機(jī)關(guān)的辦公室行政事務(wù)管理部門未能合理、明確地分配日常管理任務(wù)，導(dǎo)致部分員工缺乏組織紀(jì)律，或完全按照領(lǐng)導(dǎo)的安排來(lái)工作，這也是管理水平無(wú)法提升的關(guān)鍵原因。再加上很多單位的高層領(lǐng)導(dǎo)與辦公室管理人員等員工的接觸和溝通很少，在二者間距離較遠(yuǎn)的情況下，員工對(duì)單位的認(rèn)同感與親切感也會(huì)下降，從而降低行政事務(wù)管理的積極性。

2.2 管理體系有待完善

現(xiàn)如今，很多機(jī)關(guān)的辦公室行政事務(wù)管理工作都存在管理體系不完善的問(wèn)題，如此不僅無(wú)法確保工作計(jì)劃制定的合理性，在實(shí)際開展行政事務(wù)管理的過(guò)程中，管理人員也沒(méi)有規(guī)范或制度可作為支撐，管理難度很大。另外，由于一些單位的領(lǐng)導(dǎo)層并未明確管理體系創(chuàng)建與完善的重要性，在管理體系缺失的情況下，行政事務(wù)管理根本無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.3 管理工作和實(shí)際要求不符

辦公室行政事務(wù)管理和實(shí)際要求不符的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：

第一，機(jī)關(guān)對(duì)行政事務(wù)管理存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，認(rèn)為辦公室的職責(zé)范圍只有總務(wù)后勤、檔案文書管理等，雖然這些工作都是行政事務(wù)管理的關(guān)鍵構(gòu)成，但具體的行政事務(wù)管理遠(yuǎn)不僅如此，這樣根本無(wú)法使其對(duì)單位發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用;第二，很多機(jī)關(guān)的辦公室行政事務(wù)管理部門并未明確管理的重點(diǎn)其實(shí)是員工，只有員工的積極性提升，愿意主動(dòng)配合行政事務(wù)管理，才能促進(jìn)管理效率與質(zhì)量的真正提升，進(jìn)一步推動(dòng)單位向正確的方向發(fā)展。這兩點(diǎn)都是目前辦公室行政事務(wù)管理中最需要處理的首要問(wèn)題，需要得到足夠的重視[2]。

3 新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的主要思路

3.1 注重辦公室行政事務(wù)管理的準(zhǔn)確定位

在開展辦公室行政事務(wù)管理的過(guò)程中，管理工作的準(zhǔn)確定位必須得到保證，尤其是行政事務(wù)管理人員日常的工作量本就很大，如果管理職位與職能無(wú)法得到及時(shí)、合理、明確的定位，管理工作就極易出現(xiàn)混亂，常常造成事倍功半的后果。另外，新時(shí)期下的辦公室行政事務(wù)管理，對(duì)管理人員的要求也很高，如果由于行政事務(wù)管理沒(méi)有準(zhǔn)確定位，而導(dǎo)致管理效率和質(zhì)量下降，則是得不償失的。因此，機(jī)關(guān)必須結(jié)合新時(shí)期的具體要求，針對(duì)辦公室行政事務(wù)管理展開創(chuàng)新，在思想和行動(dòng)各方面投入足夠的關(guān)注度與支持[3]。

3.2 不斷完善行政事務(wù)管理機(jī)制

為保證辦公室行政事務(wù)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，對(duì)管理流程和管理機(jī)制的完善就必須得到注重，在貫徹落實(shí)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)上，全面發(fā)揮管理機(jī)制的關(guān)鍵作用。另外，在管理機(jī)制建立的過(guò)程中，也可號(hào)召管理人員積極參與，在與自身工作經(jīng)驗(yàn)及機(jī)關(guān)具體發(fā)展情況相結(jié)合后，提出建設(shè)性的管理規(guī)范與規(guī)章制度制定建議，如此一方面能體現(xiàn)辦公室管理的人性化，另一方面也能使管理機(jī)制更加完善。此時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)層與各級(jí)管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真聽取、虛心接納廣大工作人員的意見，盡可能為辦公室行政事務(wù)管理奠定更加牢固的基礎(chǔ)[4]。

3.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

人力是所有生產(chǎn)的原動(dòng)力，對(duì)于機(jī)關(guān)辦公室行政事務(wù)管理而言亦是如此，若想從根本上提高管理的效率與質(zhì)量，則管理人員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)就必須提高。基于此，辦公室行政事務(wù)管理部門就應(yīng)充分結(jié)合管理人員的具體情況，對(duì)其素質(zhì)展開綜合性的分析，確保問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并得到有針對(duì)性的處理，在通過(guò)培訓(xùn)等方式彌補(bǔ)管理人員各方面缺陷和不足的情況下，保證其能力可以與行政事務(wù)管理的具體要求相符。通常情況下，辦公室行政事務(wù)管理人員的培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)集中在專業(yè)技能、實(shí)踐能力、工作態(tài)度及緊急事故處理能力上，還有提升全自動(dòng)辦公方面的信息化水平，同時(shí)，應(yīng)注重管理人員溝通能力與創(chuàng)新能力的提升[5]。

3.4 加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)的力度

在信息技術(shù)愈發(fā)成熟的大背景下，辦公室行政事務(wù)管理和網(wǎng)絡(luò)間的聯(lián)系也越來(lái)越緊密，而現(xiàn)代化的行政事務(wù)管理雖然效率有所提升，但也需要單位能及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。此時(shí)，站在辦公室行政事務(wù)管理部門的角度上來(lái)看，充分考慮機(jī)關(guān)管理要求還是很有必要的，一方面致力于信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，另一方面也要科學(xué)改進(jìn)相關(guān)技術(shù)及其應(yīng)用，保證管理工作能始終與單位需求相適應(yīng)。與此同時(shí)，在構(gòu)建行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)時(shí)，對(duì)技術(shù)與資金的投入也絕不能吝嗇，在與計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)有機(jī)融合的基礎(chǔ)上，為管理工作的有序展開提供更高程度的保證。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，優(yōu)質(zhì)、高效的辦公室行政事務(wù)管理，不僅能為機(jī)關(guān)內(nèi)部管理質(zhì)量提供重要保證，也能為機(jī)關(guān)新時(shí)期下的可持續(xù)發(fā)展奠定牢固基礎(chǔ)，幫助單位更好地解決各方面的困難和有效地應(yīng)對(duì)重重挑戰(zhàn)，進(jìn)而創(chuàng)造更廣闊的發(fā)展空間。尤其是現(xiàn)如今機(jī)關(guān)所需面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力極大，若想在市場(chǎng)環(huán)境愈發(fā)嚴(yán)峻的大背景下，獲得健康、穩(wěn)步的發(fā)展，辦公室行政事務(wù)管理水平就必須得到提升，在確保辦公室重要作用能夠充分發(fā)揮的同時(shí)，為單位發(fā)展進(jìn)步提供更大的推動(dòng)力量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】蔡永新.新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理思路研究[J].祖國(guó)，2018（16）.

【2】王曉劍.試論做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作的方法[J].絲路視野，2018（31）：101.

【3】周健.新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理策略探討[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019（19）：218.

【4】李斌.新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理精細(xì)化的思路與策略探究[J].魅力中國(guó)，2016（42）：148.

【5】張躍德.如何做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018，150（24）：128.