新形勢(shì)下如何加強(qiáng)高校檔案管理

趙丹

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一，它不僅是事業(yè)單位的重要資源，更是衡量工作質(zhì)量與考察工作進(jìn)度的重要依據(jù)，所以新形勢(shì)下如何加強(qiáng)高校檔案管理也成了當(dāng)前高校教育管理工作的重點(diǎn)研究課題?；诖耍疚木屯ㄟ^對(duì)于高校檔案管理的特征、現(xiàn)狀等進(jìn)行深入的研究與分析后，提出了新形勢(shì)下加強(qiáng)高校檔案管理的方法，以期能為相關(guān)教育工作者提供教研參考建議。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 高校 檔案管理 方法

新形勢(shì)下高校得到了全面的發(fā)展，高校各類專業(yè)成果與資料逐步增多，所以高校的檔案管理逐步得到了廣泛的重視與關(guān)注，這就使得強(qiáng)化高校檔案管理，提升教學(xué)服務(wù)質(zhì)量成了重點(diǎn)工作內(nèi)容。此外，新形勢(shì)下加強(qiáng)高校檔案管理，無論是對(duì)于推動(dòng)高校的發(fā)展，還是對(duì)于我國社會(huì)主義建設(shè)都具有深遠(yuǎn)的影響與重要的意義。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀及特征

當(dāng)前，高校由于受多種因素的影響與制約，使得其檔案的管理以及存儲(chǔ)仍然依賴于傳統(tǒng)的模式與方法開展工作，導(dǎo)致許多重要的文件、資料等無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，分散于單位的各個(gè)部門中，同時(shí)高校許多下設(shè)機(jī)構(gòu)為了方便檔案的查閱與使用，往往會(huì)獨(dú)立保管資料;這不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，工作效率較低，而且還會(huì)嚴(yán)重地影響著檔案管理工作制度的形成，常常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、檔案歸檔錯(cuò)誤以及管理服務(wù)較差的現(xiàn)象。此外，相對(duì)于其他單位而言，高校具有一定的特殊性，其檔案管理工作中常常會(huì)涉及實(shí)物地質(zhì)資料，由于檔案管理的不規(guī)范性以及缺乏科學(xué)性，會(huì)造成實(shí)物檔案的破壞與遺失，這對(duì)于高校而言是一項(xiàng)重大的損失。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)高校檔案管理的方法

（一）創(chuàng)新思維，加強(qiáng)培訓(xùn)

相對(duì)于其他單位而言，高校由于其自身的特殊性，所以對(duì)于檔案管理有著更加嚴(yán)格的要求，不僅要保證檔案的完整性，注重有序的整理與保存，還要加強(qiáng)涉密文件的保護(hù)，高校中許多文件都涉及了國家的機(jī)密以及相關(guān)科研成果，所以一定要遵循國家相關(guān)法律法規(guī)加強(qiáng)檔案的管理，避免檔案的丟失與泄露給國家造成重大的損失。首先，要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況，定期開展專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包含專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能以及信息技術(shù)等的培養(yǎng)，同時(shí)還要涉及相關(guān)法律內(nèi)容，使得檔案管理人員在提升專業(yè)能力的同時(shí)能夠?qū)τ诟咝n案管理有更加深刻與全面的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的全面提升;其次，還要注重工作方式方法的創(chuàng)新，通過借助信息技術(shù)的優(yōu)質(zhì)，逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)變，在實(shí)現(xiàn)資源統(tǒng)一管理的同時(shí)還可以有效地實(shí)現(xiàn)資源共享。這不僅是加強(qiáng)高校檔案管理的重要方法，也是高校檔案管理未來發(fā)展的重要趨勢(shì)。

（二）注重相關(guān)制度的建設(shè)與完善

當(dāng)前，高校檔案管理混亂無序，缺乏科學(xué)完善的管理制度成了影響檔案管理工作的關(guān)鍵性問題。因此，要注重相關(guān)制度的建設(shè)與完善，這不僅是解決這一問題的重要方法，也是加強(qiáng)高校檔案管理的重要途徑之一。在實(shí)踐工作中，具體可以通過以下幾方面實(shí)施：第一，要成立獨(dú)立的管理部門，并且要委派專人進(jìn)行管理與負(fù)責(zé)，做好資料的收集、處理、存儲(chǔ)等工作，將傳統(tǒng)工作中散落在不同部門中的資料進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序開展;第二，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展以及高校的實(shí)際需求嚴(yán)格按照工作要求與國家法律要求建設(shè)與完善相關(guān)制度，同時(shí)還要注重制度建設(shè)與完善的動(dòng)態(tài)化管理，進(jìn)而使得相關(guān)制度更加符合實(shí)際工作;第三，要定期對(duì)于檔案資料等進(jìn)行整理、排序、檢查等工作，這樣既可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)歸檔，保證資料完整性與真實(shí)性的同時(shí)也可以使得檔案管理更加有序。進(jìn)而切實(shí)有效的推動(dòng)高校檔案管理工作效率與質(zhì)量的全面提升。

（三）加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)分類

新形勢(shì)下，高校所涉及的文件、資料以及信息數(shù)據(jù)等不僅種類繁多，而且數(shù)量較大，如果堅(jiān)持運(yùn)用傳統(tǒng)的方式開展檔案管理工作，不僅會(huì)使得檔案的歸檔、整理以及存儲(chǔ)出現(xiàn)較多的問題，而且還會(huì)對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量與效率造成嚴(yán)重的影響，不利于檔案管理的發(fā)展以及高校工作的有序進(jìn)行。因此，高校相關(guān)工作者要注重工作思維與工作理念的創(chuàng)新發(fā)展，加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，這既可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)管理、科學(xué)分類，又可以有效的提升工作效率，降低工作人員工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)還可以避免由于人工整理檔案而造成的工作失誤問題。所以，在具體實(shí)踐工作中，一方面要注重先進(jìn)設(shè)備的采購以及信息技術(shù)在實(shí)際工作中的應(yīng)用;另一方面，還要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的信息技術(shù)、信息素養(yǎng)等方面的培養(yǎng)，進(jìn)而為加強(qiáng)高校檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)?？梢姡訌?qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)分類不僅是提升檔案管理工作效率與質(zhì)量的重要方法，也是推動(dòng)高校發(fā)展的重要途徑。

三、結(jié)語

綜上所述，高校教育工作者要注重新形勢(shì)下高校要注重本單位檔案管理工作中存在問題與不足的研究與分析，積極轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新教育思維，通過加強(qiáng)完善檔案管理制度、創(chuàng)新思維、加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用等方面的研究，實(shí)現(xiàn)教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方式等的改革與創(chuàng)新，進(jìn)而使得相關(guān)專業(yè)教學(xué)能夠緊跟時(shí)代的步伐，為高校工作的有序開展以及發(fā)展提供重要理論與人才支持。

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