信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新探究

程燕平

摘 要：進入新時期后，文書檔案的種類、數(shù)量在持續(xù)增多，管理難度顯著增大。通過信息化技術(shù)的融入，能夠顯著提升文書檔案管理工作效率。就目前來講，文書檔案管理工作中還存在著諸多問題，與信息化發(fā)展要求不相適應(yīng)。針對這種情況，需進一步創(chuàng)新文書檔案管理工作，改善文書檔案管理效果。

關(guān)鍵詞：信息化 文書檔案 管理工作

目前，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到深度應(yīng)用，為文書檔案管理發(fā)展提供了良好的機遇。因此，相關(guān)人員需切實認識到信息技術(shù)對文書檔案管理工作的促進作用，增加重視程度，大力創(chuàng)新文書檔案管理工作手段，顯著提高文書檔案管理工作成效。

一、現(xiàn)階段文書檔案管理工作中暴露的不足

（一）管理理念較為落后

文書檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，通過將信息化技術(shù)運用于日常管理實踐中，可以促使文書檔案管理效率得到提高。但一些人員并沒有充分認識文書檔案管理的內(nèi)涵，缺乏足夠的重視程度，依然將傳統(tǒng)落后的管理理念、管理手段沿用下去，導(dǎo)致文書檔案管理工作效果大打折扣，影響到后續(xù)文書檔案的開發(fā)和利用。

（二）信息管理系統(tǒng)不夠完善

文書檔案管理工作的實施，根本目的在于挖掘和利用檔案信息價值?，F(xiàn)階段文書檔案管理信息系統(tǒng)雖然得到構(gòu)建，但功能不夠健全，與文書檔案管理工作實際需求不相適應(yīng)，影響到信息管理系統(tǒng)價值的發(fā)揮。

（三）人員隊伍素質(zhì)需進一步提升

部分文書檔案管理人員的信息化意識薄弱，由于缺乏計算機專業(yè)背景，不能夠熟練操作運用信息化技術(shù)，制約到文書檔案信息化管理目標的實現(xiàn)。一些管理人員思想觀念較為落后，不能夠主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，跟不上時代發(fā)展要求。

二、信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新策略

文書檔案管理具有較強的社會性特征，基于信息化技術(shù)的支持，高效、科學(xué)管理文書檔案，能夠?qū)⑽臅鴻n案資料的價值更大程度發(fā)揮出來，促使檔案管理現(xiàn)代化目標的實現(xiàn)。

（一）提高重視程度

思想觀念決定著活動實踐，為推進文書檔案管理信息化建設(shè)工作，既需要大力引入現(xiàn)代信息技術(shù)，又需要提高重視程度，將現(xiàn)代管理理念構(gòu)建起來，這樣現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢方可以得到充分發(fā)揮。因此，相關(guān)部門及人員需結(jié)合信息化時代發(fā)展要求，及時轉(zhuǎn)變思想觀念，將文書檔案信息化建設(shè)工作方案科學(xué)制定出來，循序漸進的落實和完善。要結(jié)合單位實際情況，設(shè)立信息化建設(shè)專項資金，完善信息設(shè)備建設(shè)工作，支持信息化管理工作的高效開展。借助于信息化設(shè)備、技術(shù)的建設(shè)和運用，能夠更加科學(xué)的收集、分類以及整理文書檔案資料，促使文書檔案管理工作的數(shù)字化目標得到逐步實現(xiàn)。

（二）完善信息管理系統(tǒng)

文書檔案管理過程中，要深入挖掘檔案信息，科學(xué)整合與利用原始檔案的內(nèi)容，通過數(shù)字化加工的實施，豐富檔案信息的呈現(xiàn)方式，增強相關(guān)人員查閱、獲取的便捷性，這樣文書檔案的價值能夠得到充分提高。為實現(xiàn)這一目標，需結(jié)合文書檔案管理工作的實際需求，進一步健全信息管理系統(tǒng)的功能，全面涵蓋檔案收集、檔案移交、在線借閱等諸多方面的內(nèi)容，促使文書檔案管理工作質(zhì)量得到提升。首先，加工系統(tǒng)。要結(jié)合文書檔案管理工作要求，合理設(shè)計文書檔案初加工流程，將文書檔案加工系統(tǒng)構(gòu)建起來。加工系統(tǒng)能夠?qū)ξ臅鴻n案資料高效搜集與整理，文件錄入、修改、刪除以及打印等功能得到實現(xiàn)。通過加工系統(tǒng)的構(gòu)建，文書檔案管理人員的工作量將會顯著降低，工作效率得到提升。其次，存儲系統(tǒng)。受文書檔案數(shù)量、規(guī)模持續(xù)擴大的影響，顯著增大了工作人員的任務(wù)量。因此，需通過信息化技術(shù)的運用，將文書檔案資料數(shù)據(jù)庫構(gòu)建起來?；诖鎯ο到y(tǒng)的支持，工作人員于文檔庫中正確歸檔各個類別的文書檔案，促使文件完整性得到保證。之后分類歸檔過的文件，于文書檔案數(shù)據(jù)庫中存儲，促進后續(xù)檢索、整理工作的順利實施。通過合理構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，能夠促使文書檔案數(shù)字格式得到規(guī)范，文書檔案資源的利用效率也可得到提升。最后，查詢與保密系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)安全問題是信息化管理的一大挑戰(zhàn)，為促使文書檔案資料的保密性得到增強，管理人員需結(jié)合檔案資料的價值與重要性等差異，對文書檔案資料查詢權(quán)限合理設(shè)置，避免一些重要檔案資料遭到泄露。同時，要充分考慮檔案資料的開發(fā)和利用，將查詢系統(tǒng)合理構(gòu)建起來。相關(guān)人員借助于終端設(shè)備，即可發(fā)出在線借閱申請，由管理人員審核過后，完成文書檔案資料的查閱活動。

（三）加強管理隊伍建設(shè)

為促使文書檔案管理效率得到持續(xù)提升，需加強檔案管理人員隊伍建設(shè)工作，保證檔案管理人員具備較強的信息化思維和能力，能夠適應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展要求。單位需嚴格把控人才招聘過程，招收進來的人員除檔案知識足夠豐富之外，還需能夠熟練操作和應(yīng)用信息化技術(shù)。要結(jié)合單位實際情況，完善構(gòu)建人才培訓(xùn)機制，大力培訓(xùn)現(xiàn)有的人才隊伍。人才培訓(xùn)過程中，需將信息化技術(shù)運用作為關(guān)鍵內(nèi)容。同時，定期組織工作人員外出學(xué)習(xí)，借鑒吸收其他檔案館的成功經(jīng)驗。此外，要加強考核激勵制度建設(shè)，將信息化建設(shè)情況納入考核體系當中，以此來將管理人員的信息化建設(shè)熱情激發(fā)出來。

三、結(jié)語

綜上所述，為適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，相關(guān)單位需在文書檔案管理工作需進一步加大信息化技術(shù)的應(yīng)用力度，完善構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提升管理人員的信息化能力，促使文書檔案管理工作任務(wù)得到高質(zhì)量完成。

參考文獻

[1]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019（19）：60.