信息化視角下的高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理發(fā)展研究

劉自強(qiáng) 鄒積超

[摘 ? ?要] 信息技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用對于人們生活、工作都產(chǎn)生了重大影響，隨著中國經(jīng)濟(jì)的加快發(fā)展，各行業(yè)對于經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新需求不斷增加。本文以高校管理為出發(fā)點(diǎn)，探討了信息化時(shí)代給高校財(cái)務(wù)管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，希望對高校管理效率提升、高校財(cái)務(wù)管理運(yùn)行提供一些思路與借鑒。

[關(guān)鍵詞] 信息化時(shí)代;高校管理;管理創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 022

[中圖分類號(hào)] G475 ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] ?A ? ? ?[文章編號(hào)] ?1673 - 0194（2020）21- 0047- 03

0 ? ? ?引 ? ?言

隨著信息化時(shí)代的到來，高校管理也面臨迫切的改革，如何利用信息化時(shí)代的優(yōu)勢讓管理模式和管理效果更加高效是目前很多高校必須正視和思考的問題。高校的管理多以自行組織構(gòu)建的管理機(jī)構(gòu)來執(zhí)行，而對于高校各種經(jīng)濟(jì)相關(guān)管理工作則有財(cái)務(wù)部門執(zhí)行，例如政府撥款、教育經(jīng)濟(jì)的財(cái)務(wù)處理過程以及各種資金籌措、資金預(yù)算以及財(cái)務(wù)監(jiān)督等。隨著信息化時(shí)代的到來，經(jīng)濟(jì)的動(dòng)態(tài)變化變得較為透明，這也給管理工作帶來了挑戰(zhàn)，因此，高校管理應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況迅速建立起財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，多角度、多元化的對高校管理活動(dòng)加以管理和監(jiān)督，從而為高校資金運(yùn)轉(zhuǎn)以及資金流向監(jiān)督代奠定基礎(chǔ)，提升其管理水平。

1 ? ? ?信息化時(shí)代對高校經(jīng)濟(jì)管理的影響分析

隨著我國信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，各種新型的信息化產(chǎn)品、信息化技術(shù)不斷涌現(xiàn)，這些也無疑推動(dòng)了一些信息化產(chǎn)品的產(chǎn)生，日益豐富多樣的信息化產(chǎn)品方便了人們的日常生活，也使人們的業(yè)余生活變得更加豐富。信息化時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得信息的搜集與儲(chǔ)存變得更加便利，但也增加了信息被泄露的隱患，信息在互聯(lián)網(wǎng)的傳播過程中被濫用。通過觀察，我們不難發(fā)現(xiàn)，使用信息化工具的人群集中在對新興事物接受度高且學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的青年一代，尤其是在高校中有更多閑暇時(shí)間使用電腦、智能手機(jī)等信息化工具的大學(xué)生。如何在信息化時(shí)代確保高校各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)值得思考?？梢娦畔⒒瘯r(shí)代在為高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供便利的同時(shí)也埋下了一些安全隱患，例如，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁導(dǎo)致安全監(jiān)管難度加大、信息技術(shù)手段致使很多經(jīng)濟(jì)作案方式更加隱晦和快速。重大金額損失發(fā)生在一秒鐘之間已經(jīng)成為一個(gè)不爭的事實(shí)。這無疑為高校中不法分子的經(jīng)濟(jì)犯罪提供了鉆空子的機(jī)會(huì)。在信息化時(shí)代，高校的經(jīng)濟(jì)管理背后的監(jiān)管問題需要引起重視。

2 ? ? ?信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的管理現(xiàn)狀分析

2.1 ? 信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀分析

隨著時(shí)代的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需求擴(kuò)大，現(xiàn)代管理的信息范圍日漸擴(kuò)大，金融工程信息、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫等均已納入到財(cái)務(wù)管理中，據(jù)了解，現(xiàn)在大部分高校已經(jīng)初步建立了會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，為方便財(cái)務(wù)管理逐步建立起電算化系統(tǒng)或局域網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行輔助，使得財(cái)務(wù)信息管理工作公正、高效得到了保證，為學(xué)校各種決策的做出提供及時(shí)、完整的財(cái)務(wù)信息作為參考。但是隨著我國國民素質(zhì)不斷提高，對于青年人的素質(zhì)教育越來越重視，高校近幾年也是不斷擴(kuò)招，大學(xué)生數(shù)量逐年遞增，這就會(huì)給學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作增加了難度，就拿校園一卡通的管理來說，人越多管理難度就會(huì)越大。還有一些財(cái)務(wù)信息也會(huì)因?yàn)榱看蠖霈F(xiàn)瑕疵。

再者，新時(shí)期學(xué)校各學(xué)院、各部門的財(cái)務(wù)預(yù)決算信息多而復(fù)雜，有些高校不具備統(tǒng)一的核算記錄方式，就更增加了整合錄入信息的難度;除此之外，在做財(cái)務(wù)基礎(chǔ)信息記錄工作時(shí)，往往采用手工記錄或半自動(dòng)作業(yè)的方式，再由相關(guān)財(cái)務(wù)人員對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整合做出財(cái)務(wù)報(bào)告，這樣就使得工作繁復(fù)而輸出效果差，既浪費(fèi)了時(shí)間又缺乏準(zhǔn)確性，常常使得某個(gè)時(shí)段的財(cái)務(wù)信息失去時(shí)效性，不能給領(lǐng)導(dǎo)決策提供良好、及時(shí)的參考價(jià)值。由此看來，由于高校管理模式的復(fù)雜性和特殊性，若不能將信息化的優(yōu)勢充分發(fā)揮到財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中，將對財(cái)務(wù)的現(xiàn)代化管理產(chǎn)生阻礙，進(jìn)而對學(xué)校的其他管理工作也產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，導(dǎo)致學(xué)校的各項(xiàng)工作在學(xué)生人數(shù)增加的前提下運(yùn)行受阻。

2.2 ? 高校實(shí)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基礎(chǔ)條件

促進(jìn)財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)工作管理兩個(gè)系統(tǒng)的一體化一直是各大高校高度關(guān)注的重要工程之一，信息技術(shù)的逐漸普及和創(chuàng)新發(fā)展以及電子商務(wù)的發(fā)展為實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化創(chuàng)造了可能性。因此，基礎(chǔ)條件是高校各部門的財(cái)務(wù)信息都需要進(jìn)行整合和更新，根據(jù)科研教育活動(dòng)的開展不斷增加新的內(nèi)容，而且也需要對已產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行參考對比。此外，高校各部門之間與財(cái)務(wù)管理部門之間做到財(cái)務(wù)信息共創(chuàng)共享，當(dāng)業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)錄入業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)中，對于財(cái)務(wù)的管理工作提供參考作用，而財(cái)務(wù)再對數(shù)據(jù)進(jìn)行核對處理后展現(xiàn)在系統(tǒng)中供其他部門參考查看，使得公司的財(cái)務(wù)情況清晰化、透明化，保證財(cái)務(wù)信息的歸集和業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展一一對應(yīng)，呈現(xiàn)財(cái)務(wù)信息有跡可循，依據(jù)充分的狀態(tài)。

2.3 ? 高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)平臺(tái)設(shè)想

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是指在信息環(huán)境下，將財(cái)務(wù)工作辦理流程和業(yè)務(wù)辦理的流程有機(jī)融合在一起，互相佐證、互相作為工作依據(jù)，具體操作起來就是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由相關(guān)人員將業(yè)務(wù)工作信息錄入財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)中，便于業(yè)務(wù)管理者對業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的正確性、及時(shí)性、有效性實(shí)時(shí)監(jiān)控，當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被確認(rèn)辦理結(jié)束后，將業(yè)務(wù)信息儲(chǔ)存在指定的數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)該業(yè)務(wù)的辦理和支付情況等都會(huì)在平臺(tái)上進(jìn)行顯示，生成實(shí)時(shí)憑證，自動(dòng)在經(jīng)財(cái)務(wù)人員整理核實(shí)確認(rèn)后顯示在相應(yīng)的賬簿和報(bào)表上，不再需要其他部門的人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行再一次的核實(shí)和確認(rèn)。這樣一來，各種財(cái)務(wù)信息就可以在平臺(tái)上對所有擁有權(quán)限的人員共同分享，而這一管理工作中需要所有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員每天都對平臺(tái)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新維護(hù)，以免數(shù)據(jù)更新錄入不及時(shí)從而對財(cái)務(wù)檢查和報(bào)表報(bào)送工作產(chǎn)生影響。管理人員也都可以根據(jù)錄入的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以此促進(jìn)工作決策科學(xué)化，避免管理混亂現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3 ? ? ?信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理路徑研究

在我國高校規(guī)模逐漸擴(kuò)大、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)逐漸增加的時(shí)代背景下，對于基礎(chǔ)財(cái)務(wù)信息的歸納整合難度越來越大，一方面是因?yàn)閿?shù)據(jù)增多，另一方面是因?yàn)椴煌块T數(shù)據(jù)整合方式不同導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑不盡相同。而財(cái)務(wù)人員在整理編制財(cái)務(wù)報(bào)表和做財(cái)務(wù)核算時(shí)主要是以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為核算整理對象，若基礎(chǔ)數(shù)據(jù)本身就不準(zhǔn)確，就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作難度更加增大。信息技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新可以實(shí)現(xiàn)信息整合的更加便利化，使得信息數(shù)據(jù)的來源和準(zhǔn)確性有所保障，節(jié)省勞動(dòng)力，減少工作量，使得最終呈現(xiàn)出的數(shù)據(jù)既準(zhǔn)確又統(tǒng)一。

3.1 ? 業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程的重設(shè)與重組

信息技術(shù)的開發(fā)利用在給高校財(cái)務(wù)管理工作帶來便利的同時(shí)，也埋下了很多安全隱患，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無法滿足管理的需要，信息化時(shí)代技術(shù)的發(fā)展要求財(cái)務(wù)管理人員用信息技術(shù)重新對業(yè)務(wù)流程的進(jìn)行設(shè)計(jì)，真正提高財(cái)務(wù)管理效率。所謂業(yè)務(wù)流程的再造是指，在相關(guān)信息技術(shù)發(fā)展成熟的情況下，對多種工作進(jìn)行合并和簡化后，構(gòu)建出新的財(cái)務(wù)工作流程的過程。主要包括以下三個(gè)步驟：

（1）業(yè)務(wù)流程調(diào)研分析。對既有的業(yè)務(wù)工作流程進(jìn)行分析，從而發(fā)現(xiàn)其在使用運(yùn)行過程中產(chǎn)生的問題，給予改進(jìn)完善的提出。

（2）重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程。針對具體的問題結(jié)合改善措施重新對業(yè)務(wù)工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，使得業(yè)務(wù)開展更加科學(xué)化。

（3）對重組業(yè)務(wù)流程的具體實(shí)施。將重新設(shè)計(jì)過工作流程使用到高校的具體財(cái)務(wù)管理工作中。

會(huì)計(jì)流程的重新設(shè)計(jì)方法可以在充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)的信息分析基礎(chǔ)上，把高校財(cái)務(wù)管理的所有信息進(jìn)行整合存儲(chǔ)在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，以此來為信息的實(shí)時(shí)更新、業(yè)務(wù)處理過程控制、信息報(bào)告產(chǎn)出等工作提供可能性，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)劃、管控、分析等過程中全面掌控，形成全過程的良好管控局面，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化的管理模式。

3.2 ? 信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理路徑分析

3.2.1 ? 學(xué)生經(jīng)費(fèi)管理流程再造和重組

下面對高校財(cái)務(wù)管理中的學(xué)生經(jīng)費(fèi)管理這一業(yè)務(wù)開展業(yè)務(wù)流程再造和重組。

在如圖1所示的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中，相關(guān)數(shù)據(jù)的流動(dòng)性是單向的，財(cái)務(wù)處對于學(xué)生經(jīng)費(fèi)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的獲得主要是由各部門分別提供，數(shù)據(jù)流通過程中完全沒有涉及到信息化時(shí)代手段的利用，數(shù)據(jù)的傳輸從開始到結(jié)束流動(dòng)性太差，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)不及時(shí)。

再造和重組后的收費(fèi)管理流程如圖2所示。

從再造和重組后的收費(fèi)管理流程可以看出，在充分利用信息化時(shí)代后，各部門可以在系統(tǒng)中對于在各自管轄范圍內(nèi)能整合出來的部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，其他所有擁有權(quán)限的人都能共享數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)的流動(dòng)是雙向性的，以此來實(shí)現(xiàn)信息獲取的及時(shí)性、業(yè)務(wù)事件管控的實(shí)時(shí)性和數(shù)據(jù)信息的循環(huán)性。同樣的，在高校的財(cái)務(wù)管理工作中，涉及到預(yù)算、資金、工資、稅收、票據(jù)等的相關(guān)業(yè)務(wù)工作與每個(gè)部門、每個(gè)學(xué)院、每個(gè)人的工作開展都不可分割，所以每個(gè)涉及的人員都應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，對傳統(tǒng)的具有管理缺陷的業(yè)務(wù)工作流程進(jìn)行重組再造即改進(jìn)完善，在控制系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)際的操作來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性和實(shí)用性，避免信息傳遞不及時(shí)和信息錄入不完整對后續(xù)工作開展不利，為財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)管理工作提供準(zhǔn)確、完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3.2.2 ? 校園一卡通設(shè)置與管理

校園一卡通具備著一卡多用的功能，同時(shí)具備刷卡支付、身份識(shí)別、與其他系統(tǒng)捆綁等多重功能，因此在高校的財(cái)務(wù)管理工作中起到了推動(dòng)作用，這也是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的融合結(jié)果，信息化時(shí)代的發(fā)展給人們的生活和工作都帶來了便利，因此在高校的財(cái)務(wù)管理中也需要更新操作平臺(tái)和操作模式。高校財(cái)務(wù)管理中使用校園一卡通系統(tǒng)也是推動(dòng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的措施之一，使學(xué)生能通過社交平臺(tái)實(shí)時(shí)查詢自己的消費(fèi)情況，對于收入、支出、繳費(fèi)等明細(xì)全面掌握，對消費(fèi)流程全程可視化，學(xué)校財(cái)務(wù)部門也可以據(jù)此實(shí)現(xiàn)用校園一卡通扣除學(xué)生學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等繳費(fèi)活動(dòng)，既簡化了學(xué)生的繳費(fèi)程序，也加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理，提高學(xué)校的財(cái)務(wù)管理水平和對資金的集中調(diào)配使用能力。

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