加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理促進(jìn)管理創(chuàng)新

許娟

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益也呈現(xiàn)逐日遞增的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)對(duì)優(yōu)秀人才的需求量也愈來(lái)愈大，將優(yōu)秀人才任命為企業(yè)干部便逐漸成為現(xiàn)階段企業(yè)挽留人才的重要手段之一。如何做好干部人事檔案管理便成為企業(yè)人事部門(mén)的重要工作，但由于干部人事檔案中涉及了大量的干部個(gè)人信息、業(yè)績(jī)表現(xiàn)和工作能力等諸多方面內(nèi)容，導(dǎo)致管理干部人事檔案成為一項(xiàng)較為復(fù)雜且煩瑣的工作。但隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的日益完善和提高，以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)也逐漸融入于人事檔案管理工作當(dāng)中，使得現(xiàn)階段各個(gè)企業(yè)中干部人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理成為可能。為此，本文將從現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作中所存在的問(wèn)題和干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性兩方面，探討強(qiáng)化干部人事檔案信息化管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的具體實(shí)施策略，望在加強(qiáng)干部人事檔案管理質(zhì)量和水平上能夠起到有一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;信息化管理;人事管理

干部人事檔案不僅是記錄干部個(gè)人基本信息和業(yè)績(jī)能力的重要憑證，更是企業(yè)和部門(mén)深入了解和選拔干部的主要依據(jù)。但由于傳統(tǒng)的干部人事檔案的主要管理方式為紙質(zhì)化管理，很容易出現(xiàn)檔案丟失、信息查詢不便和信息共享不及時(shí)的現(xiàn)象，極大影響了人事部門(mén)進(jìn)行干部檔案管理工作的效率[1]。而使用現(xiàn)代信息技術(shù)為干部人事檔案建立信息化管理系統(tǒng)便能夠有效地改善紙質(zhì)化管理所帶來(lái)的問(wèn)題，從而更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。因此，作為檔案管理的工作人員就必須提高自身的管理理念和管理手段，適應(yīng)現(xiàn)代化管理模式，創(chuàng)新人事管理方法，將信息化理念和技術(shù)滲透于干部人事檔案管理的工作當(dāng)中，提高檔案管理效率。

一、現(xiàn)階段干部人事檔案管理中所存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的模式和手段較為落后

經(jīng)過(guò)綜合的分析與調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)各企業(yè)檔案管理部門(mén)在管理干部人事檔案時(shí)，仍采用紙質(zhì)文件的形式。這種管理方式存在較大的隱患，具體可表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：首先，無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展，由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人類在21世紀(jì)便正式進(jìn)入信息時(shí)代，人類的生活節(jié)奏也越來(lái)越快，而使用紙質(zhì)化管理干部人事檔案，無(wú)論是在模式還是手段上都明顯呈現(xiàn)較為滯后的現(xiàn)象;其次，嚴(yán)重影響了工作效率，干部人事檔案是企業(yè)部門(mén)選拔和任命干部的重要依據(jù)，但使用紙質(zhì)的形式記錄人員信息很容易出現(xiàn)狀態(tài)更新不及時(shí)、記錄缺乏全面性和準(zhǔn)確性的問(wèn)題，當(dāng)企業(yè)或部門(mén)急需干部檔案信息的情況出現(xiàn)時(shí)，檔案管理人員就必須重新核對(duì)和記錄，這樣不僅加大了人事部門(mén)的工作量和工作難度，還有可能會(huì)對(duì)干部的選拔和任命工作造成影響;再次，缺乏保密性，干部人事檔案中記錄了大量的個(gè)人信息，使用紙質(zhì)保存的方式很容易出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，會(huì)對(duì)干部人員的隱私造成影響;最后，存在安全隱患，大多數(shù)紙質(zhì)檔案有且僅有一份，當(dāng)管理方式不嚴(yán)謹(jǐn)和一些其他自然災(zāi)害的出現(xiàn)時(shí)，便會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案帶來(lái)毀滅性的打擊，便會(huì)給部門(mén)和企業(yè)造成不可挽回的過(guò)失[2]。

（二）檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提升

由于受到傳統(tǒng)的管理模式和管理理念的影響，大多數(shù)檔案管理部門(mén)在選擇檔案管理工作人員并未設(shè)立過(guò)多的專業(yè)要求，也缺乏一定的崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致大部分檔案管理人員普遍將干部人事檔案管理視為一件輕松的工作，在保存、收集和管理干部人事檔案信息時(shí)也比較隨意，使得有很大一部分的干部人事檔案會(huì)出現(xiàn)破損、缺失和遺漏的問(wèn)題。因此，若想在干部人事檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化，提高檔案管理的工作效率，就必須強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，構(gòu)建一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍[3]。

（三）檔案管理人員缺乏管理創(chuàng)新意識(shí)

大部分檔案管理人員的檔案管理思想較為保守，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的信息環(huán)境和信息技術(shù)，觀念較為保守和固執(zhí)，很難實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理的創(chuàng)新和改變。導(dǎo)致這部分工作人員在處理較為眾多的干部人事檔案時(shí)，就會(huì)因?yàn)樽陨砺殬I(yè)能力和知識(shí)較為缺乏的原因，造成管理出錯(cuò)，工作效率慢的情況，甚至還會(huì)造成干部人事檔案無(wú)法及時(shí)更新，影響干部人事檔案信息利用的問(wèn)題。

二、干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要意義

（一）有利于檔案查詢

在干部人事檔案管理工作中使用信息技術(shù)能夠?qū)⒏刹康臋n案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并保存到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，使得干部檔案信息的保管更加高效和安全。并且當(dāng)管理人員和相關(guān)部門(mén)人員需要調(diào)出和查看干部檔案信息時(shí)，便無(wú)須再?gòu)纳锨Х萆踔辽先f(wàn)份人事檔案中一一查閱，可直接通過(guò)管理程序和管理系統(tǒng)搜索相關(guān)干部信息，這樣一來(lái)不僅節(jié)省了大量的查詢和調(diào)取時(shí)間，在很大程度上還提升了檔案管理水平，使得檔案查詢更加方便和快捷。因此，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，不僅能夠節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，還能夠使檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化、高效化，從而全面提高工作效率與工作質(zhì)量[4]。

（二）能夠使檔案管理模式更加規(guī)范

1.規(guī)范干部檔案信息錄入

在干部檔案管理工作中應(yīng)用相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，能夠使檔案管理工作人員在實(shí)際的工作當(dāng)中嚴(yán)格按照信息管理系統(tǒng)的要求和內(nèi)容，填寫(xiě)干部的檔案信息，從而有效地避免工作人員在錄入干部檔案信息時(shí)出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤的問(wèn)題。

2.規(guī)范檔案格式

在以往紙質(zhì)化管理干部人員檔案信息時(shí)，由于需要檔案管理人員和相關(guān)工作人員采用手寫(xiě)的形式進(jìn)行錄入，難免會(huì)在干部檔案信息錄入時(shí)出現(xiàn)字體不統(tǒng)一、格式不規(guī)范、錯(cuò)別字和內(nèi)容不全面的問(wèn)題。而信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)信息錄入的格式和字體都設(shè)置了明確的規(guī)范和要求，檔案工作人員在錄入和保存干部檔案信息時(shí)必須嚴(yán)格遵循這些硬性要求，有效的規(guī)避了紙質(zhì)化管理時(shí)出現(xiàn)的格式和字體出現(xiàn)的問(wèn)題，并在一定程度上提高了檔案錄入、檔案保存以及檔案管理的工作效率。并且，信息化管理系統(tǒng)中如果能夠設(shè)置相應(yīng)的糾錯(cuò)功能，更有利于檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息錄入時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，確保干部人事檔案管理的工作效率。

3.規(guī)范檔案管理人員的工作行為

使用信息化系統(tǒng)管理干部人事檔案不僅能夠規(guī)范干部檔案信息的錄入和具體的錄入格式，還能夠進(jìn)一步的約束檔案管理人員的工作行為。因?yàn)?，檔案管理工作人員在使用信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，必須要根據(jù)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)才能夠正常進(jìn)行干部人事檔案管理工作，從而促使檔案管理人員在潛移默化中端正自身的工作態(tài)度和管理理念，促使干部的檔案信息能夠得到及時(shí)的更新、遷移和共享，使得干部人事檔案信息實(shí)現(xiàn)最大化的利用。

（三）能夠提高檔案保存的安全性

以信息技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⒓堎|(zhì)的干部檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案和電子檔案儲(chǔ)存在信息檔案系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和移動(dòng)硬盤(pán)中，只要做好備份和保存，干部的人事檔案信息就不會(huì)丟失和損壞，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化處理和數(shù)字化管理，避免了以往紙質(zhì)化管理所帶來(lái)的檔案丟失、破損、黃化和硬化的問(wèn)題。不僅如此，信息化管理還能夠?qū)⒁恍┹^為隱私的干部人事檔案信息進(jìn)行加密處理。只要定期的維護(hù)和升級(jí)信息管理系統(tǒng)，就能夠全面的保證干部人事檔案信息的完整性、可靠性和高效性[5]。

三、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的具體措施

（一）加強(qiáng)信息基礎(chǔ)建設(shè)

信息設(shè)備是干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的前提條件和重要依據(jù)。因此，企業(yè)單位若想提高干部人事檔案管理的效率，首先就應(yīng)該給予檔案管理部門(mén)充足的信息設(shè)備支持，完善信息化檔案管理的硬件設(shè)備，強(qiáng)化對(duì)檔案信息化管理設(shè)備的資金投入，為檔案管理部門(mén)購(gòu)置較為先進(jìn)和精良的設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀以及儲(chǔ)存器等，促使干部人事檔案信息化管理工作能夠順利地開(kāi)展和進(jìn)行。與此同時(shí)，企業(yè)單位還要以培養(yǎng)檔案管理人員的信息化檔案管理系統(tǒng)的操作意識(shí)為主要出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理部門(mén)的教育與培訓(xùn)，確保每一位檔案管理人員都能夠熟知信息化檔案管理系統(tǒng)的具體操作方法，從而在真正意義上提高干部檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量[1]。

（二）完善信息化檔案管理體系

檔案管理部門(mén)可從以下四個(gè)方面完善信息化檔案管理體系，首先，可利用信息檔案管理系統(tǒng)明確規(guī)范檔案信息的錄入格式和字體，促使干部人事檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，并且還要明確設(shè)置調(diào)閱干部人事檔案信息人員的權(quán)限，確保干部的檔案信息不會(huì)被泄露;其次，嚴(yán)格制定檔案信息化的審核標(biāo)準(zhǔn)，在檔案錄入完畢后，檔案管理人員要使用信息技術(shù)對(duì)干部人事檔案信息再次校對(duì)和審核，確保干部人事檔案信息的真實(shí)性;再次，設(shè)立健全的檔案安保系統(tǒng)，檔案管理人員要加強(qiáng)警惕性和防范意識(shí)，應(yīng)用病毒防護(hù)、防火墻和指紋識(shí)別等方式對(duì)干部人事檔案進(jìn)行加密處理，創(chuàng)設(shè)一定的預(yù)警機(jī)制;最后，構(gòu)建完備的信息監(jiān)管機(jī)制，可設(shè)置相應(yīng)的檔案監(jiān)管制度，對(duì)于一切違反制度的行為要嚴(yán)格按照國(guó)家相應(yīng)的法律法規(guī)追究相應(yīng)的責(zé)任，從而確保干部人事檔案的完整性、真實(shí)性以及安全性不會(huì)受到威脅[6]。

（三）強(qiáng)化檔案管理人才的建設(shè)

企業(yè)和單位要意識(shí)到干部人事檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，只有強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，才能夠使干部人事檔案信息化管理更加高效，從而提高檔案管理的水平和質(zhì)量[6]。因此，企業(yè)與單位要重視對(duì)檔案管理人員的選拔，注重檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，并且還要定期對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)和教育，確保每一位檔案管理人員都能夠具有過(guò)硬的信息化管理操作技術(shù)，從而培養(yǎng)出一只高素質(zhì)、高能力和適應(yīng)性強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，干部人事管理工作是一件需要檔案管理人員端正態(tài)度、誠(chéng)懇負(fù)責(zé)的重要工作，在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)能夠更好地配合企業(yè)與單位對(duì)干部人員的選調(diào)，大幅度的減少紙質(zhì)化管理所帶來(lái)的消耗。因此，檔案管理人員要跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，及時(shí)創(chuàng)新檔案管理的方法，完美地將信息技術(shù)融入于檔案管理工作當(dāng)中，促使干部人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化和高效化。

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