數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化模式分析

周曉峰

（寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西寶雞 721013）

數(shù)字化時(shí)代的到來，使人們的工作、生活、學(xué)習(xí)方式都發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變。對(duì)于高校來說，目前在檔案管理上會(huì)存在著工作效率低下、檔案管理人員缺乏必要的信息化能力等等問題，使得檔案管理工作繁瑣而又艱難。為此，為了能夠順應(yīng)信息化、數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的需要，高校在檔案管理方面應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，通過進(jìn)行管理模式的優(yōu)化升級(jí)，充分運(yùn)用信息化手段，使得檔案管理可以更加便捷，同時(shí)也促進(jìn)高校檔案管理水平的進(jìn)一步提高，促進(jìn)高校檔案管理信息化水平的提升。

1 數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理現(xiàn)狀

1.1 缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視程度

通過對(duì)目前高校進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了解發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高校并沒有充分認(rèn)識(shí)到在數(shù)字化時(shí)代，對(duì)檔案實(shí)施信息化管理的重要性，往往仍然采取著傳統(tǒng)的檔案管理方式。部分高校會(huì)認(rèn)為檔案管理的信息化水平與高校自身發(fā)展并沒有產(chǎn)生很大關(guān)聯(lián)，認(rèn)為檔案管理并不是學(xué)校管理工作的重點(diǎn)。對(duì)于高校的領(lǐng)導(dǎo)者來說，由于其對(duì)檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，沒有意識(shí)到進(jìn)行信息化的檔案管理會(huì)對(duì)學(xué)校的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用，為此在實(shí)施開展檔案管理工作時(shí)，高校也并沒有因?yàn)閿?shù)字化時(shí)代、信息化時(shí)代的影響而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。恰恰是因?yàn)槿狈?duì)檔案信息化管理的重視程度，進(jìn)而導(dǎo)致目前高校在檔案管理上仍然處于效率低下的狀態(tài)，并不能緊跟時(shí)代、社會(huì)發(fā)展的趨勢，進(jìn)行檔案管理模式的優(yōu)化。

1.2 檔案管理工作者信息化工作能力有限

對(duì)于在數(shù)字化時(shí)代下高校的檔案管理工作來說，為了能夠真正意義上使得檔案管理能夠順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的需求實(shí)現(xiàn)信息化，那么檔案管理工作者的工作能力以及信息化水平就顯得至關(guān)重要。但是，通過對(duì)目前高效檔案管理工作者的信息化能力進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大多數(shù)的檔案管理工作者的年齡都是在40-50歲之間，相比于年輕教師來說，其在信息化軟件以及先進(jìn)辦公設(shè)備的使用上反應(yīng)速度以及適應(yīng)能力都相對(duì)來說較弱，并不能快速、靈活地運(yùn)用一些現(xiàn)代化、先進(jìn)的辦公軟件。由于檔案管理者工作缺乏必要的信息化技能以及運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的能力，使得高校的檔案管理工作很難真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化，很難順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的需求。

2 數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理模式創(chuàng)新與優(yōu)化對(duì)策

2.1 加強(qiáng)監(jiān)察與審核

為了使高校能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，為此就需要從觀念上出發(fā)提升對(duì)檔案管理的重視程度。為了能夠保證高校檔案的安全與檔案管理的有序性，需要加強(qiáng)內(nèi)外部的監(jiān)察與審核。為此，一方面可以通過采取校企合作的方式，企業(yè)通過提供給高校一定數(shù)量的技術(shù)人員專門負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理維護(hù)以及計(jì)算機(jī)操作等工作，以確保高校檔案信息不會(huì)被泄露。同時(shí)高校為企業(yè)推薦其所需要的人才，例如通過校園招聘會(huì)以及為企業(yè)提供學(xué)校的人才信息等方式，使得企業(yè)能夠在高校招到適合公司的人才，從而提升了企業(yè)招聘的有效性。由此，通過校企合作的方式，一方面提升了企業(yè)招聘的效率，另一方面也可以為高校引進(jìn)專門的技術(shù)人員，進(jìn)而保證學(xué)校的信息安全。而另一方面，為了能夠保證學(xué)校檔案信息不被泄露，除了校企合作之外，也需要通過政府等部門的力量，政府應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督與管理，同時(shí)也加強(qiáng)對(duì)校外技術(shù)人員的監(jiān)督，確保學(xué)校內(nèi)外部沒有信息安全隱患，從而通過學(xué)校、企業(yè)、政府三方的共同努力來促進(jìn)高校檔案管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新。

2.2 創(chuàng)建信息化檔案管理平臺(tái)

對(duì)于進(jìn)行檔案管理模式的優(yōu)化與創(chuàng)新來說，進(jìn)行信息化檔案管理平臺(tái)的創(chuàng)建是至關(guān)重要的。第一，高校應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的資金、技術(shù)投入力度，通過運(yùn)用校園網(wǎng)等方式，在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行高校檔案管理主頁的設(shè)計(jì)與創(chuàng)建。通過創(chuàng)建出獨(dú)立的檔案管理主頁，進(jìn)而可以使得各大高校之間形成檔案信息資源的共享。第二，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，高校應(yīng)該運(yùn)用專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息化檔案管理軟件的設(shè)計(jì)，通過設(shè)立軟件，可以在軟件當(dāng)中進(jìn)行檔案信息的收集以及歸檔，從而大大提升了檔案管理的工作效率。例如運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算就可以進(jìn)行檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的搭建，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)檔案的收集、歸檔等等工作，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的創(chuàng)新。第三，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)，通過為其提供專門的檔案管理信息化處理方式等方面的培訓(xùn)，提升其信息化檔案管理的工作能力，除此之外，也可以適當(dāng)為檔案管理工作者提供一些福利制度，從而提升其提高自身工作能力的積極性，進(jìn)而可以很好地提升檔案管理的工作效率，使得高校檔案管理工作更加順利、可持續(xù)地開展。

3 結(jié)論

在數(shù)字化時(shí)代這一背景下，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作模式的創(chuàng)新，一方面是促進(jìn)高校檔案管理工作更加順利開展下去的需要，另一方面也是順應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需求。為此，高校應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過加強(qiáng)三方監(jiān)察與審核、構(gòu)建出信息化檔案管理平臺(tái)以及軟件等方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化。