高校干部人事檔案信息化管理模式構(gòu)建機(jī)理分析

柴 瑞

（鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古鄂爾多斯 017000）

人事檔案作為一種特定的信息資源，是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它記錄著一個(gè)人的主要經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治表現(xiàn)等個(gè)人情況的文件材料，記載著人生軌跡的重要內(nèi)容，起著憑證、參考和依據(jù)的作用。信息化時(shí)代的到來(lái)，要不斷完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，積極整合與應(yīng)用各類信息資源。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案信息充分利用的期望，作為新時(shí)期干部資源管理的客觀要求，高校構(gòu)建干部人事檔案信息化管理模式，成為進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)干部管理，適應(yīng)組織人事工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以探索建立新的模式成為一項(xiàng)重要的內(nèi)容。

1 人事檔案信息化管理模式構(gòu)建的意義

習(xí)近平同志強(qiáng)調(diào)：“沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化，要求高度重視信息發(fā)展對(duì)黨的建設(shè)的影響”，這為構(gòu)建人事檔案信息化的管理模式指明了方向。信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限性、封閉性。人事檔案所具有的現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，是全面考察一個(gè)人、選賢舉能、知人善用的重要參考依據(jù)。要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，首先應(yīng)該將其數(shù)字化。在數(shù)字化人事檔案背景下，可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移或共享，在提高檔案利用率時(shí)，切實(shí)提高組織人事工作效率。干部人事檔案信息化管理對(duì)提升單位管檔水平，促進(jìn)單位人事工作的發(fā)展具有重要意義。

近幾年來(lái)，隨著人事檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展，高校人事檔案的信息化逐步滲透到實(shí)際管理工作中，在具體實(shí)操過(guò)程中彰顯。信息化的管理模式不僅可以滿足人事工作的基礎(chǔ)性需求，同時(shí)也大大提高了工作效率。比如：高效快捷；靈活操控；網(wǎng)絡(luò)共享。人事檔案管理通過(guò)信息化手段提供檢索和查詢，節(jié)約時(shí)間提高了管理工作的效率。大量的人事檔案可以按照慣例需求靈活排序、提取所需信息。隨時(shí)存檔隨時(shí)備份，在節(jié)約空間的情況下，而且還能靈活操作。通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案信息共享和數(shù)據(jù)分析，為整體工作提供科學(xué)決策。

2 人事檔案信息化管理模式的內(nèi)容

2.1 信息化基礎(chǔ)資源建設(shè)

以學(xué)院內(nèi)網(wǎng)為基礎(chǔ)資源，在符合網(wǎng)絡(luò)信息安全保密條件條件下，依附于高校現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)字化校園建設(shè)，來(lái)搭建人事檔案管理系統(tǒng)。投入符合信息化要求的辦公操作環(huán)境：辦公場(chǎng)所三室分開(kāi)，服務(wù)器、涉密計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、專用存儲(chǔ)柜等電子器械和安全防護(hù)軟件的配備，使干部人事檔案信息化管理的技術(shù)達(dá)到規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 人才隊(duì)伍建設(shè)

干部人事檔案信息化管理既對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有嚴(yán)格要求，又對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)有更高的標(biāo)準(zhǔn)。因此，人事檔案工作者的自身業(yè)務(wù)水平和能力關(guān)系到人事檔案管理的方式方法。這就要求高校的人事檔案管理工作者要隨時(shí)學(xué)習(xí)新技術(shù)、掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)和堅(jiān)定的政治立場(chǎng)才能勝任工作崗位的要求。信息化建設(shè)離不開(kāi)人才的引領(lǐng)，在管理隊(duì)伍建設(shè)中管理工作者必須與時(shí)俱進(jìn)更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提升專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)要逐步拓展到信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等領(lǐng)域。要有一支業(yè)務(wù)水平強(qiáng)、實(shí)操能力好、責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)管檔隊(duì)伍。所以，加強(qiáng)管檔人員的專業(yè)化建設(shè)和專職化建設(shè)，實(shí)施“人才強(qiáng)檔”的戰(zhàn)略，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理信息化的關(guān)鍵。

2.3 制度規(guī)范化建設(shè)

建立健全管理制度，使管理制度規(guī)范化。嚴(yán)格遵循業(yè)務(wù)要求，制定符合數(shù)字化、信息化建設(shè)的制度細(xì)則。就以全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核、全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核“回頭看”為契機(jī)，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)性工作，鞏固專項(xiàng)審核成果，確保每一卷干部人事檔案做到“清清爽爽”。“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，按照2018年11月中央辦公廳印發(fā)并實(shí)施的《干部人事檔案工作條例》以及一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，加強(qiáng)日常人事檔案管理工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任制，將檔案工作者的職業(yè)道德建設(shè)和制度規(guī)范約束有機(jī)結(jié)合，保質(zhì)保量完成檔案基礎(chǔ)性工作，并要加強(qiáng)對(duì)有獨(dú)立管檔條件單位的監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2.4 運(yùn)行中保障信息安全防護(hù)

人事檔案內(nèi)容涉及到每位干部的隱私，應(yīng)長(zhǎng)期保密。對(duì)涉密網(wǎng)絡(luò)實(shí)行分級(jí)保護(hù)，并做好測(cè)評(píng)。通過(guò)建立信息安全保障體系對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)信息等不可公開(kāi)的信息進(jìn)行加密，并實(shí)行分級(jí)保護(hù)來(lái)提高信息安全。同時(shí)，完善好身份的認(rèn)證、監(jiān)督、管理、審計(jì)系統(tǒng)。比如：高校要設(shè)置用戶登錄識(shí)別端口，身份證登錄，設(shè)置密碼。本校人事檔案管理員后臺(tái)有權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)。將紙質(zhì)查檔申請(qǐng)程序嵌入信息化管理平臺(tái)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查詢。通過(guò)設(shè)置復(fù)雜的代碼或防火墻保證平臺(tái)的安全性與穩(wěn)定性。人事檔案管理工作者定期監(jiān)測(cè)后臺(tái)，如：瀏覽情況、借查閱情況等日常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，妥善解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，使網(wǎng)絡(luò)信息安全為干部人事檔案信息化管理提供保障。

2.5 檔案信息資源共享

“共享”，在此所指每個(gè)人的可公開(kāi)的、真實(shí)的、認(rèn)定過(guò)的（三齡、兩歷、身份）人事檔案信息在校園內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享。在人事工作過(guò)程中不難發(fā)現(xiàn)，比如人員基本信息，隨著時(shí)間的推移，人事部門(mén)、組織部門(mén)等所掌握的人員信息就會(huì)出現(xiàn)不一致，這樣在全面考察人、選賢舉能、知人善用的時(shí)候帶來(lái)諸多尷尬。因此人事檔案信息的動(dòng)態(tài)管理維護(hù)，檔案信息資源共享，在高校中的各部門(mén)，具有積極作用。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化的檔案工作管理，使高校中的人事檔案資源得到最大限度、合理有效地開(kāi)發(fā)和利用。為高校的人事干部任免、校內(nèi)部門(mén)人員流動(dòng)等提供動(dòng)態(tài)化系統(tǒng)的服務(wù)。

3 人事檔案信息化管理模式的效用

3.1 提高檔案管理工作效率

人事檔案信息化管理的實(shí)質(zhì)是利用現(xiàn)代化信息手段來(lái)服務(wù)人事管理。之前的人事檔案管理方式從表面上看比較封閉保守，管理過(guò)程簡(jiǎn)單、重復(fù)、繁雜的工作流程，延用傳統(tǒng)手工檢索模式的管理過(guò)程。高校人事檔案以每人一冊(cè)為單位，以紙張單一的載體所呈現(xiàn)，在查找翻閱時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，運(yùn)用效率低下，整體信息化的含量偏低。改變傳統(tǒng)的管理模式，效率優(yōu)先，才能滿足當(dāng)前人事工作的需求。在人事檔案信息化管理模式下，管理人員進(jìn)入系統(tǒng)利用幾秒的時(shí)間就能夠快速準(zhǔn)確得鎖定內(nèi)容查詢到所需信息，切實(shí)提高了工作效率、優(yōu)化了工作流程。管理部門(mén)和跨部門(mén)查檔能做到實(shí)時(shí)共享與隨取隨用，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。高校人事檔案管理工作的靈活性、適應(yīng)性、時(shí)效性才能得以展現(xiàn)。也有利于檔案信息資源的整合與分析利用，為人事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用“開(kāi)綠燈”。

3.2 科學(xué)保護(hù)干部原始檔案嚴(yán)防涂改造假

每一份干部人事檔案都具有歷史性、原始性的特點(diǎn)，數(shù)字化檔案的建成使用使檔案管理更加系統(tǒng)化、縝密化。信息化管理模式下的紙質(zhì)檔案能夠隨時(shí)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式作為備份，能夠有效地預(yù)防和減少因檔案材料的缺失帶來(lái)的不必要損失。同時(shí)也減少了對(duì)原始實(shí)體檔案的損害。隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)版人事檔案因查檔、借閱等頻繁翻閱使用，會(huì)變得不吃年代，如：紙張變黃、便脆軟、字跡褪色、污損等，不利于長(zhǎng)久保存。然而，在信息化的管理模式下的閱檔，很大程度上降低了對(duì)原始檔案的直接觸摸頻次，極大地保護(hù)了原始檔案。

真實(shí)性是干部人事檔案最為重要的價(jià)值體現(xiàn)，但是，有些干部對(duì)人事檔案材料弄虛作假，致使人事檔案失去原貌，材料中個(gè)別內(nèi)容出現(xiàn)涂改，對(duì)三齡兩歷一身份進(jìn)行編造，甚至替換檔案材料，使檔案的可信度完全喪失。近年來(lái)，中組部也通報(bào)過(guò)多起造假事件，影響十分惡劣，為了清理這類事件的再次發(fā)生，2014年至2016年開(kāi)展了全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，2019年又進(jìn)行了“回頭看”，對(duì)所有人事檔案再審核，將遺留問(wèn)題登記造冊(cè)。干部人事檔案在信息化管理模式下，檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在電腦的服務(wù)器當(dāng)中，對(duì)檔案的變動(dòng)情況可以實(shí)時(shí)查看，對(duì)使用軌跡追蹤到底，嚴(yán)防了檔案涂改和弄虛作假，保證了檔案材料的真實(shí)性，防止篡改檔案事件的發(fā)生。

3.3 搭建高校人事檔案信息化服務(wù)平臺(tái)

檔案材料除了每年固定的幾種材料的填加，就在檔案柜子里等著“被利用”，形成“信息孤島”。那么信息化管理模式下的人事檔案以服務(wù)為抓手，伴隨著高校各類人事應(yīng)用系統(tǒng)的不斷增加，高校干部人事檔案信息化服務(wù)隨之應(yīng)運(yùn)而生，這就要求高校干部人事檔案管理的人事部門(mén)要采取新的應(yīng)對(duì)方法，來(lái)提高人事檔案的管理效率。其中，加強(qiáng)以數(shù)字化校園為載體的高校人事檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)成為當(dāng)下各高校采取的重要舉措。有了數(shù)字化校園平臺(tái)，高校人事檔案管理就能實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)。所以，加強(qiáng)高校人事檔案管理信息化的建設(shè)，迫在眉睫。

3.4 深度與干部工作相融合

進(jìn)一步融合人事檔案管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員信息庫(kù)等，便于對(duì)本單位的人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析與挖掘，形成相應(yīng)的信息資源庫(kù)，為人事管理提供可靠的決策科學(xué)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，能為人事決策、高校內(nèi)部人員流動(dòng)、管理等提供動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化的服務(wù)?？梢酝七M(jìn)干部人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，動(dòng)態(tài)化管理及維護(hù)。信息化管理模式下的人事檔案，不但推動(dòng)著人事工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，還具有提高人事管理效能的現(xiàn)實(shí)意義，將實(shí)體材料轉(zhuǎn)化為人事管理中的可用數(shù)據(jù)，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部宏觀配置、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效的服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化背景下，高校的人事檔案與在職在編教職工的利益息息相關(guān)。做好高校人事檔案信息化管理是高校長(zhǎng)足發(fā)展的重要工作。各高校的人事檔案管理工作中也都面臨著不同程度的挑戰(zhàn)。那么，怎樣做好高校人事檔案管理工作，如何去構(gòu)建人事檔案信息化管理模式值得每一位檔案工作者探索和嘗試。只有在多方共同努力，積極探索，才能有效地提升高校人事檔案信息化管理水平，讓高校人事檔案管理的人才培養(yǎng)與人才開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢(shì)真正的發(fā)揮出來(lái)。人事檔案管理工作作為人事部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案的信息化管理，任重而道遠(yuǎn)。希望在今后的研究中，筆者還有待于深入思考，在工作實(shí)踐中予以探索。