物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的探究

張春香

摘 要：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，內(nèi)部控制是企業(yè)管理的核心，是推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展的動(dòng)力，是企業(yè)自身的免疫系統(tǒng)和修復(fù)系統(tǒng)，是保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)中規(guī)避和化解風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要措施和保障。加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制是物業(yè)管理企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保證。基于此，本文將主要分析物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題以及相關(guān)的策略。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理;企業(yè)內(nèi)部控制;問(wèn)題策略

1相關(guān)概念闡述

1.1物業(yè)管理

物業(yè)是物業(yè)管理活動(dòng)的物質(zhì)載體，也是物業(yè)管理相關(guān)法律主體間聯(lián)結(jié)的介質(zhì)，只有先有物業(yè)才會(huì)有物業(yè)管理。狹義的“物業(yè)”是指具有特定價(jià)值和使用價(jià)值的建筑物及其附屬設(shè)施設(shè)備和場(chǎng)地。物業(yè)管理，是業(yè)主選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)按照物業(yè)服務(wù)合同約定，維護(hù)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生和相關(guān)秩序，并對(duì)房屋及配套設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)和管理的活動(dòng)。實(shí)際上物業(yè)管理是房地產(chǎn)業(yè)派生出來(lái)的，是延續(xù)與完善房地產(chǎn)業(yè)的綜合開發(fā)，是其產(chǎn)業(yè)鏈中的消費(fèi)環(huán)節(jié)，是生活服務(wù)業(yè)。

1.2內(nèi)部控制

所謂內(nèi)部控制是為了提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全和完整性，同時(shí)確保相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行，在企業(yè)內(nèi)部制定和實(shí)施的一系列控制方法和措施。在企業(yè)中為了進(jìn)一步完善法人治理結(jié)構(gòu)和公司治理而建立了內(nèi)部控制。內(nèi)部控制具有四方面的意義，內(nèi)部流程管理和職能管理的強(qiáng)化，企業(yè)行為和企業(yè)規(guī)章制度的整合，風(fēng)險(xiǎn)減少、支持企業(yè)戰(zhàn)略和發(fā)展。

2物業(yè)管理公司內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

2.1內(nèi)部控制制度建設(shè)薄弱

物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部控制制度通常都是遵守決策、執(zhí)行、監(jiān)督相互分離、相互制衡的要求，科學(xué)設(shè)置管理層級(jí)、崗位職責(zé)權(quán)限、權(quán)力運(yùn)行運(yùn)行規(guī)程。因?yàn)槠髽I(yè)管理者缺乏現(xiàn)代資本運(yùn)營(yíng)的理念，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的內(nèi)部控制觀念，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理上存在著短視行為，不能對(duì)企業(yè)的不相容職務(wù)相互分離、授權(quán)審批、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、資產(chǎn)保

2.2物業(yè)管理公司內(nèi)部控制意識(shí)不足

目前，我國(guó)的物業(yè)管理行業(yè)還尚且處在起步階段，因此，大部分物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制意識(shí)都明顯不足，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制和企業(yè)財(cái)務(wù)管理的實(shí)際聯(lián)系，更沒(méi)有認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的意義，從而就導(dǎo)致很多企業(yè)的管理者沒(méi)有形成內(nèi)部控制意識(shí)，只是單純地把內(nèi)部控制看作財(cái)務(wù)問(wèn)題的處理過(guò)程，也沒(méi)有將其上升到企業(yè)的戰(zhàn)略高度，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制沒(méi)有給出應(yīng)有的政策和支持，不能給內(nèi)部控制提供穩(wěn)定和有利的外部環(huán)境。此外，企業(yè)的財(cái)務(wù)人員也沒(méi)有清楚認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的作用，使得內(nèi)部控制理念難以在企業(yè)內(nèi)部所有工作的開展過(guò)程中得到落實(shí)，然后就使得各種財(cái)務(wù)內(nèi)部控制手段浮于表面，內(nèi)部控制的實(shí)際作用也就難以得到最大化地發(fā)揮。這種對(duì)于財(cái)務(wù)內(nèi)部控制在意識(shí)上的認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期以來(lái)會(huì)導(dǎo)致行為上的疏漏，從而就會(huì)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制產(chǎn)生嚴(yán)重的不利影響。

2.3企業(yè)內(nèi)部缺乏有效的監(jiān)督

很多物業(yè)管理企業(yè)對(duì)內(nèi)部審計(jì)的意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有建立起科學(xué)有效的監(jiān)督機(jī)制;有開展內(nèi)部控制的企業(yè)，也通常將所有的關(guān)注點(diǎn)放在建章立制上，對(duì)于建立內(nèi)部監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制的重視度很低。內(nèi)部控制體系的建立不但可以對(duì)物資的采購(gòu)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、工作流程環(huán)節(jié)、人事環(huán)節(jié)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)有效地監(jiān)督和制約，還能及時(shí)反饋存在的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)和糾正不合理合規(guī)做法。

3完善物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的策

3.1改善內(nèi)部控制環(huán)境

3.1.1注重企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)的核心價(jià)值觀是改善內(nèi)部控制環(huán)境的首要因素，因此A物業(yè)管理公司要確立明確的核心價(jià)值觀，同時(shí)還要在企業(yè)內(nèi)部樹立先進(jìn)模范人物并加強(qiáng)企業(yè)文化儀式。

3.1.2加強(qiáng)高層管理內(nèi)部控制

在A物業(yè)管理公司的管理層中要轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)求穩(wěn)、保守運(yùn)作的管理方式，形成內(nèi)部控制的管理理念，不能只被動(dòng)地等待集團(tuán)的項(xiàng)目，還要主動(dòng)尋求商機(jī)，不斷開拓更廣闊的市場(chǎng)，并嚴(yán)格實(shí)施和執(zhí)行己設(shè)立的內(nèi)部控制管理體系，不斷提高自身的服務(wù)質(zhì)量，力求打造品牌效應(yīng)。

3.1.3安排專門審計(jì)人員

設(shè)置內(nèi)部審計(jì)人員，在日常工作中強(qiáng)化內(nèi)部控制、改善風(fēng)險(xiǎn)管理，審計(jì)部門有助于公司完善組織治理結(jié)構(gòu)和促進(jìn)組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

3.2優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

3.2.1強(qiáng)化新員工風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

A物業(yè)管理公司在招聘人才方面應(yīng)及時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提前充實(shí)企業(yè)人才庫(kù)，做好人力資源引進(jìn)與開發(fā)計(jì)劃準(zhǔn)備。公司還可以與各大高校簽訂就業(yè)合作協(xié)議，給畢業(yè)生提供實(shí)習(xí)基地，對(duì)于優(yōu)秀的學(xué)生可以提前儲(chǔ)備進(jìn)人才庫(kù)。同時(shí)通過(guò)內(nèi)部選拔、公開招聘等多種方式進(jìn)行招聘。選聘人員要經(jīng)過(guò)試用期和崗前培訓(xùn)，在落實(shí)崗位時(shí)要嚴(yán)格實(shí)行崗位回避制，以確保公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的合規(guī)、有效進(jìn)行。

3.2.2強(qiáng)化安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

A物業(yè)管理公司要進(jìn)行定期和不定期檢查，做到定期評(píng)估安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，做到防患于未然，形成有序的安全生產(chǎn)管理體系，規(guī)范各項(xiàng)操作細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備多種應(yīng)急預(yù)案，切實(shí)建立并實(shí)施安全生產(chǎn)的責(zé)任追究制度，及時(shí)追加存在安全隱患項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

3.2.3注重新信息系統(tǒng)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

A物業(yè)管理公司應(yīng)該對(duì)ERP新信息系統(tǒng)進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估人員應(yīng)為專業(yè)機(jī)構(gòu)的工作人員，同時(shí)指定專業(yè)機(jī)構(gòu)做歸口管理。前期要加強(qiáng)跟蹤管理，主動(dòng)溝通和協(xié)調(diào)工作，積極檢查驗(yàn)收系統(tǒng)軟件，組織有效運(yùn)行工作。后期驗(yàn)收，要單獨(dú)安排另外的機(jī)構(gòu)做驗(yàn)收測(cè)試，確保驗(yàn)收結(jié)果的真實(shí)性。同時(shí)培訓(xùn)相關(guān)人員，為上線做好工作準(zhǔn)備。在使用中，建立相關(guān)制度，保證系統(tǒng)工作安全有序。

3.3提升內(nèi)部控制執(zhí)行力

3.3.1加強(qiáng)資金管控力度

A物業(yè)管理公司在資金管控方面要加強(qiáng)管理，嚴(yán)禁資金使用散亂，總公司還要加強(qiáng)監(jiān)控分公司及各項(xiàng)目的現(xiàn)金流出。公司通過(guò)購(gòu)買專業(yè)的物業(yè)管理軟件，來(lái)加強(qiáng)對(duì)所有項(xiàng)目的監(jiān)管，各項(xiàng)目的收費(fèi)員要利用好該軟件進(jìn)行物業(yè)費(fèi)的收繳，同時(shí)做好物業(yè)費(fèi)臺(tái)賬的登記工作。

3.3.2完善固定資產(chǎn)管理

A物業(yè)管理公司要對(duì)固定資產(chǎn)加強(qiáng)管理，制作詳盡的固定資產(chǎn)目錄和固定資產(chǎn)卡片，財(cái)務(wù)人員要定期核對(duì)記錄的固定資產(chǎn)臺(tái)賬和綜合管理部的固定資產(chǎn)臺(tái)賬，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查出原因，盡快解決。

3.3.3確保不相容職務(wù)分離

A物業(yè)管理公司必須要堅(jiān)決做到不相容職務(wù)的分離，保證出納人員只負(fù)責(zé)貨幣資金的收付及保管，不可再讓其負(fù)責(zé)總分類賬的登記工作和非貨幣資金賬戶的記賬工作等。

3.4加強(qiáng)信息溝通與交流

公司內(nèi)的溝通在內(nèi)部控制管理中顯得至關(guān)重要，在日常工作中要做到全方位深入地溝通，因此A物業(yè)管理公司要把信息傳遞與溝通作為常態(tài)化工作去開展，建立定期的信息溝通制度;公司還要增加召開電話視頻會(huì)議的次數(shù)，這樣可以達(dá)到“群策群力”橫向溝通的效果，在公司內(nèi)部逐漸形成面對(duì)面平等交流與溝通的文化，而不再是盲目服從安排，每位員工都能積極主動(dòng)地投入到工作中。

3.5加大內(nèi)部監(jiān)督力度

A物業(yè)管理公司要設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)以加大內(nèi)部監(jiān)督力度，設(shè)置有獨(dú)立性的專門內(nèi)部審計(jì)人員。審計(jì)人員要站在客觀公正的立場(chǎng)上，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不遮掩不修飾，及時(shí)上報(bào)且督促整改。內(nèi)部審計(jì)人員要從業(yè)務(wù)入手，發(fā)現(xiàn)公司物業(yè)管理工作是否存在問(wèn)題，做到防患于未然。

結(jié)束語(yǔ)

總之，作為新興的行業(yè)，物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展前景一片大好。但依目前物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，仍需要較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行改進(jìn)和完善。物業(yè)管理企業(yè)作為勞動(dòng)密集型和管理密集型企業(yè)，只有重視財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的現(xiàn)實(shí)意義，完善法人治理結(jié)構(gòu)和公司治理，不斷對(duì)企業(yè)行為和企業(yè)規(guī)章制度進(jìn)行整合，減少風(fēng)險(xiǎn)，支持企業(yè)戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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