電子檔案信息安全管理和技術措施

張艷

摘 要：檔案具有文件原始記錄性以及歷史再現(xiàn)性，承載著重要的價值，對于每一個人的至關重要。但是檔案的管理對于每一個國家都是令人頭疼的問題，特別是這個網絡飛速發(fā)展的時代，電子檔案已經成為檔案的主要形式，但其安全管理仍然面臨危機，難以解決。本文首先分析了電子檔案信息的不安全性，進而深入研究電子檔案信息存在的網絡不安全性，最后尋找可解決問題的措施，旨在為電子檔案的安全管理作出自己的一份貢獻。

關鍵詞：電子檔案;安全管理;技術措施

如何做好檔案信息安全保障管理，提高專業(yè)能力，沖破壟斷，保障檔案信息安全，使電子檔案能夠長期安全、穩(wěn)定、順利的發(fā)展，已經成為時代發(fā)展的關注重點。

一、電子檔案的獨特性

電子檔案的應用在生活中隨處可見，不管是家庭、工作、學習都必然存在其中。電子檔案之所以被現(xiàn)代人類所認同，是因為電子檔案擁有獨特的特性。例如，可以在不同的計算機內進行流轉，可以與檔案制作時期的載體進行分離，不拘束于傳統(tǒng)紙質檔案的郵寄形式?？梢源_保檔案在流轉過程中的絕對安全，避免數(shù)據流失。區(qū)別于紙質檔案的流轉方式，避免中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。另外電子檔案的數(shù)據內容可以進行實時更改和替換，這樣一來，數(shù)據流轉到另一方時，如果檔案內的數(shù)據需要更改，可以根據指定內容區(qū)域修改，區(qū)別于紙質檔案的必須重新覆蓋，以及數(shù)據更改不方便的問題。同時也保證了數(shù)據的實效性和精準性。

電子檔案可以允許錯誤操作的發(fā)生，如果電子檔案內的數(shù)據資料因為某些客觀因素導致錯誤性刪除，那么可以根據計算機技術在硬盤內進行復原恢復，避免麻煩的加大，區(qū)別于傳統(tǒng)紙質檔案，紙質檔案如果因為意外操作導致檔案原件丟失或者毀壞，那么必須耗費大量的人力物力資源才可以達成檔案復原恢復，還不能保證恢復后的檔案完整。電子檔案最為重要的特點是易于保存性，電子檔案的保存方式，要遠遠超過紙質檔案保存的方法。電子檔案的保存需要U盤、硬盤、云平臺等現(xiàn)代化存儲工具作為支撐，相對于紙質檔案的保存環(huán)境來說，操作性降低，但是劣勢是更容易被損壞。不過這一點瑕疵并不能使其應用性降低。相對于紙質檔案保存環(huán)境需要的濕度、溫度等條件，電子檔案便利的保存方式引起人們的認同。

二、電子檔案數(shù)據資料的安全性要求

數(shù)據信息安全是現(xiàn)代人追求的目標，在現(xiàn)代生活中，人們保存著各種數(shù)據，有些不愿意被人知曉的數(shù)據檔案則需要妥善保管，以保證其不會丟失和被有心人竊取。

（一）電子檔案的機密性。電子檔案可以確保數(shù)據資料的合法使用者任何意圖的流轉和更改，在電子檔案的訪問時，訪問者需要驗證身份，才可以進行數(shù)據的訪問。

（二）電子檔案的真實性。電子檔案內的數(shù)據信息進行流轉時，需要核實檔案來源的合法渠道，避免數(shù)據的混入。

（三）電子檔案的完整性。數(shù)據的流轉和相互間的瀏覽是電子檔案存在的主要作用，關注電子檔案的相關人員瀏覽后，發(fā)生的改變和改變的內容，要看是否涉及到數(shù)據的損壞，以保證電子檔案的完整性。

以上三個條件是檔案管理的重中之重。電子檔案的管理一般都由計算機為工具來進行操作和部署。檔案管理安全系統(tǒng)必須以涵蓋以上三個條件為基礎，從而實現(xiàn)檔案的共享和信息數(shù)據的公開應用。在此期間，檔案管理系統(tǒng)必須保證每個環(huán)節(jié)都要進行安全檢修，發(fā)現(xiàn)并解決安全系統(tǒng)中的漏洞。

三、電子檔案信息管理應采取的措施和建議

3.1改善硬件設備提高工作效率

通過檔案專屬設備購入渠道，購買較為先進的計算機、掃描儀、存儲介質等檔案工作專用硬件設備。這樣即可以提高工作效率，又可以加強圖表與聲像電子檔案在入庫存儲時的清晰度，為以后的儲存與檢閱帶來成效。特別是高端存儲介質將會更好地保存?zhèn)浞莸碾娮訖n案信息，一旦檔案信息系統(tǒng)受到破壞或是電子檔案信息丟失，我們就可以迅速地將存儲介質中的備份檔案信息重新導入電子數(shù)據庫，保護檔案信息系統(tǒng)的正常運行。

3.2加強系統(tǒng)安全防護

尋找像OA、Ever、Do等大型檔案系統(tǒng)制作公司，根據自己單位不同需要與要求來訂制一套適用于自己的檔案信息系統(tǒng)。這樣可以增強檔案信息系統(tǒng)在運行時的可靠性和專屬使用性。購買正版的網絡防護系統(tǒng)軟件，這樣可以加強檔案信息系統(tǒng)在運行時加強對網絡黑客和網絡病毒對系統(tǒng)的入侵防御能力，有效抵制非法入侵，保護檔案信息系統(tǒng)的正常安全運行。設定借閱人權限，通過借閱人權限來控制借閱人在查閱電子檔案時的查閱范圍。這樣就可以更好地對一些具有保密性電子檔案進行保護，以防信息外泄而帶來巨大損失。借閱者要在系統(tǒng)中實名注冊，并設定八位以上的字母與數(shù)字混合密碼。每個借閱者只能登陸自己的用戶名與密碼，這樣在檔案信息系統(tǒng)的后臺管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)都可以對每個借閱者查閱的所有電子檔案、登陸時間、登陸地點等相關查閱信息進行保存，并建立查閱信息檔案，以便出現(xiàn)問題時可以準確知道借閱信息。

3.3制定完善的檔案信息系統(tǒng)的管理制度

根據運行檔案信息系統(tǒng)的獨特性，有針對性地制定相應管理制度。應從信息采集、信息審核、電子信息入存檔案信息系統(tǒng)、電子檔案查閱等環(huán)節(jié)制定相應工作步驟與規(guī)范性工作條例制度。設定專人專崗，特別是信息采集這個過程當中要設定雙崗，針對所采集的信息進行嚴肅認真核實后，才可以將采集到的電子信息根據類別分存入庫，這樣才可以保確檔案信息的正確性和有效性。對檔案信息系統(tǒng)運行當中所使用到的硬件設備，制定相應的維護制度，定期對硬件設備進行全面系統(tǒng)維護。要增加對那些備份用的存儲介質的日常維護，因為一旦檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，這些備份介質當中的電子檔案信息就成了至關重要的唯一信息。因此日常對硬件設備的維護，即保證了檔案信息系統(tǒng)的正常運行，也延長了硬件設備的正常時間。建立培訓制度，定期對檔案管理人員進行相應的技術培訓，因為現(xiàn)在的檔案信息系統(tǒng)管理人員，不但要掌握檔案管理，還要具有一定的網絡與計算機知識。定期培訓可以讓我們的管理人員掌握當下網絡與計算機的硬件與軟件技術知識，這樣就可以在實際工作當中更好地提高工作效率，避免一些錯誤操作，維護好檔案信息系統(tǒng)的正常運行，抵御網絡黑客、網絡病毒與計算機病毒對檔案信息系統(tǒng)的侵害。

四、結束語

為了進一步保證電子檔案信息的安全，企業(yè)應大力采用現(xiàn)金的管理模式和管理方法，針對現(xiàn)下電子信息檔案中所存在的網絡風險，進行全面的分析和研究，從而制定出對應的解決策略，妥善對其進行處理和補救。企業(yè)要確保企業(yè)檔案電子信息的安全性和穩(wěn)定性，體現(xiàn)電子信息安全管理技術的優(yōu)勢，就應該推行信息標準化、統(tǒng)一化的管理模式，通過硬件完成網絡信息平臺的建設，適應檔案信息化管理的需要，注重檔案科學的管理和服務理念，找準定位，提高綜合實力，從而為實現(xiàn)檔案信息共享創(chuàng)造良好的條件。

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