新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)化對(duì)策

余丹丹

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代房地產(chǎn)企業(yè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和管理精益化、信息化、數(shù)字化、知識(shí)化發(fā)展趨勢(shì)迫切要求房企的檔案管理必須以企業(yè)知識(shí)管理為導(dǎo)向轉(zhuǎn)型，而工程檔案更是工程項(xiàng)目管理的重要核心組成部分和重要企業(yè)知識(shí)構(gòu)成。然而，如何做好全面精益的專業(yè)高效的檔案管理，是迫切需要解決的問(wèn)題。在現(xiàn)代房地產(chǎn)企業(yè)面臨的新形勢(shì)下，檔案管理新理念新原理認(rèn)知，尤其是基于房地產(chǎn)企業(yè)知識(shí)管理的全面檔案管理體系和機(jī)制的全面研討，房企檔案管理的專業(yè)科學(xué)工具方法應(yīng)用和操作精益化實(shí)務(wù)的研討，快速提升、改進(jìn)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)各級(jí)各類檔案管理專兼職人員的專業(yè)化、職業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化水平，為房地產(chǎn)企業(yè)全面系統(tǒng)建立基于企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和企業(yè)知識(shí)管理為導(dǎo)向的專業(yè)化。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理;特點(diǎn);優(yōu)化對(duì)策

引言

隨著我國(guó)物權(quán)法的頒布實(shí)施，社會(huì)各界對(duì)房地產(chǎn)等大宗不動(dòng)產(chǎn)交易的重視不斷提升，這對(duì)房地產(chǎn)檔案管理提出了更高要求。而且，在房地產(chǎn)現(xiàn)實(shí)交易過(guò)程中，房地產(chǎn)的手續(xù)和法律文書日益復(fù)雜、手續(xù)繁瑣，使房地產(chǎn)檔案的管理使用存在現(xiàn)實(shí)困難，這更加提升了管理者和使用者對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的重視和關(guān)注。從這個(gè)角度來(lái)看，如何有效地提升房地產(chǎn)檔案管理的信息化水平，提升房地產(chǎn)檔案管理使用效率和安全性，是房地產(chǎn)檔案管理需要深入探討的重要課題。

1新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。一是綜合性強(qiáng)，范圍與內(nèi)容廣。從歸檔范圍看，有前期準(zhǔn)備過(guò)程中形成的材料，包括可行性論證、勘察設(shè)計(jì)等;有建設(shè)過(guò)程中形成的材料，包括施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收、交付使用等;有服務(wù)過(guò)程中形成的材料，包括銷售、售后等。從檔案內(nèi)容看，涵蓋了文書檔案內(nèi)容、工程技術(shù)內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)核算內(nèi)容等。二是關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，歸檔時(shí)間跨度大。房地產(chǎn)檔案的歸檔時(shí)間較長(zhǎng)，時(shí)間跨度較大。一個(gè)普通的單體項(xiàng)目，從立項(xiàng)、決策等前期工作到施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收、銷售及售后服務(wù)，要經(jīng)過(guò)兩年左右時(shí)間，分期分批開(kāi)發(fā)的綜合項(xiàng)目時(shí)間則更長(zhǎng)。每個(gè)項(xiàng)目的資料，不論是哪一年形成的，都必須歸到該項(xiàng)目的房產(chǎn)檔案中，不受時(shí)間限制。三是資料來(lái)源廣，歸檔涉及部門與人員多。

2新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

2.1創(chuàng)建及完善檔案的收集功能

檔案管理人員要拓寬知識(shí)面，做到熟練掌握現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，并將其應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案信息的收集工作中，不斷創(chuàng)新工作方式方法，既做到質(zhì)的提升，又有量的變化。通過(guò)熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、音頻技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行包裝護(hù)理，既讓檔案的質(zhì)量得到有效的提高，又可以使檔案的內(nèi)容更為生動(dòng)、形象、直觀，更易于為客戶所接受，也便于歸檔、整理、查詢。要不斷拓寬檔案信息的收集渠道，多角度、多層面開(kāi)展檔案的收集工作，做到檔案資料的完整性和豐富性相統(tǒng)一。重視檔案的開(kāi)發(fā)和利用，提升檔案的價(jià)值。要把檔案資源的開(kāi)發(fā)與推廣利用作為檔案管理工作的重要一環(huán)，給予其足夠的重視，使檔案的價(jià)值得到充分的展現(xiàn)，并保持持久不衰的生命力。要建立開(kāi)放式的資源平臺(tái)，方便政府、企業(yè)或者個(gè)人的查詢，在檔案管理中充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，達(dá)到檔案資源共享的目的，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)，檔案的價(jià)值也在這一過(guò)程中得到最大化。進(jìn)一步完善房地產(chǎn)檔案的查詢系統(tǒng)，建立方便快捷高效的檔案檢索查詢系統(tǒng)，建立分門別類、多層次的檢索體系，方便用戶的查詢，提高工作的效率。

2.2調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高工作人員的素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案管理工作是一門管理科學(xué)，開(kāi)發(fā)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理的重要性，牢固樹立起“抓檔案管理，就是抓經(jīng)營(yíng)促發(fā)展”的理念，把檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常態(tài)化工作，納入單位工作的重要日程。將檔案工作提前到實(shí)踐的初期階段，從源頭上把握，主動(dòng)介入、實(shí)時(shí)征集，確定歸檔的范圍及要求，細(xì)化歸檔操作流程，及時(shí)、全面地將社會(huì)主義偉大實(shí)踐的決策、參考、實(shí)施過(guò)程和關(guān)鍵資料檔案化;工作過(guò)程要貫穿一個(gè)“實(shí)”字?！皩?shí)”就是真實(shí)、扎實(shí)、踏實(shí)，做好過(guò)程把控。就是要把控好實(shí)施過(guò)程中檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立工作網(wǎng)絡(luò)，制定管理制度，規(guī)范開(kāi)展檔案收集、整理，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到部門、落實(shí)到個(gè)人，適時(shí)開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、執(zhí)法檢查，完善監(jiān)督考核機(jī)制;資料收集要突出一個(gè)“全”字?！叭本褪且?、全程、全部，做好后期整合。要把工作完成后所有檔案接收到位、收集齊全，做到應(yīng)建盡建、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，分門別類，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，切實(shí)保證檔案實(shí)體安全和信息安全。

2.3日常完善檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息化體系建設(shè)

建立先進(jìn)的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)和查詢檢索系統(tǒng)，著眼于推廣和普及先進(jìn)的信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案工作的質(zhì)量和效率。要加強(qiáng)檔案管理軟硬件的提升，注重管理人員信息化能力的提升。要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，做到熟練掌握信息化系統(tǒng)操作，既保證設(shè)備的先進(jìn)性，又做到技術(shù)人才的管理水平上一個(gè)臺(tái)階，使設(shè)備與人才都能做到與時(shí)俱進(jìn)，都實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，為保證房地產(chǎn)檔案適應(yīng)社會(huì)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案各項(xiàng)管理系統(tǒng)的安全性能研究，建立房地產(chǎn)信息安全系統(tǒng)，在確保信息覆蓋面廣的基礎(chǔ)上，做好房地產(chǎn)檔案信息的保密工作，以及實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的共建共享，從而有效地提升檔案信息化水平。

2.4加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

俗話說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。”房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，使之能夠適應(yīng)經(jīng)營(yíng)管理的需要，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)配備分管檔案工作的責(zé)任人，并配備專職（兼職）檔案員，由其負(fù)責(zé)所在科室的檔案搜集、整理、編目、立卷、移交等。要建立起綜合檔案室，作為檔案工作的專業(yè)管理部門，實(shí)現(xiàn)其輸入（搜集、交接）和輸出（利用）的雙重功能。同時(shí)，要制定出臺(tái)《檔案管理責(zé)任制》《檔案資料收集、保管制度》等規(guī)章制度，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲，確保工作有章可循。信息時(shí)代，檔案工作已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)角落，而一體化的檔案工作管理體制卻不完善，海量的信息及數(shù)據(jù)安全存在諸多隱患。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，把制度重新梳理一遍，應(yīng)該有但還沒(méi)有的制度要補(bǔ)充建立，已經(jīng)有但已不合時(shí)宜的制度要加以修訂;要按照加強(qiáng)檔案法規(guī)體系建設(shè)的要求，使得檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

2.5不斷提升對(duì)房地產(chǎn)檔案管理信息化的重視和認(rèn)知

一要重視房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，從房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展和信息化手段發(fā)展的角度來(lái)看，檔案管理信息化是具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性和時(shí)代性的，未來(lái)房地產(chǎn)行業(yè)和相關(guān)商業(yè)活動(dòng)的實(shí)施，都離不開(kāi)房地產(chǎn)檔案的高效管理，都從客觀的角度要求房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)。所以，企業(yè)和部門管理者都要高度重視檔案信息化工作，做到超前規(guī)劃，完善設(shè)施，優(yōu)化制度。二要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息不僅要管，更要用，要通過(guò)建設(shè)房地產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等科技優(yōu)勢(shì)，通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行分析，為科學(xué)決策提供參考。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，房地產(chǎn)檔案管理工作作為一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，必須要與時(shí)俱進(jìn)，使檔案記錄與整理能更好地與社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀相適應(yīng)。同時(shí)，房地產(chǎn)檔案管理人員還要結(jié)合其發(fā)展現(xiàn)狀制定合理的檔案管理計(jì)劃，這樣才能避免管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，提高其抗風(fēng)險(xiǎn)能力，促進(jìn)檔案的有效利用。

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