企業(yè)辦公行政一體化信息管理的創(chuàng)新實踐與思考

摘 要：現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的過程中除了要進行日常的辦公活動之外，還需要開展行政方面的事務(wù)。辦公和行政事務(wù)貫穿整個企業(yè)所開展的各項經(jīng)營活動之中，為企業(yè)提升核心競爭力和高效管理提供了相應(yīng)的基礎(chǔ)和支持。由于現(xiàn)代企業(yè)中辦公和行政方面所涉及到的事務(wù)領(lǐng)域眾多，行政、辦公兩種事務(wù)處理常常呈現(xiàn)出低效率、復(fù)雜化和細碎化的趨勢。因此就需要企業(yè)行政辦公進行一體化，并充分利用相應(yīng)的信息技術(shù)加強管理的實際效果，保障整個企業(yè)辦公和行政事務(wù)的處理效率可以穩(wěn)步提升。本文通過研究企業(yè)行政辦公一體化信息管理，提出創(chuàng)新企業(yè)辦公行政一體化信息管理的具體策略，促使企業(yè)在這個過程中不斷提升自己的核心競爭能力和處理行政辦公事務(wù)的高效性和有效性。

關(guān)鍵詞：企業(yè);行政辦公一體化;信息管理;創(chuàng)新實踐

引言

針對企業(yè)進行辦公行政一體化信息管理是對傳統(tǒng)的行政辦公管理方式的重要變革環(huán)節(jié)，這對于企業(yè)提升自身的競爭力、加強自身處理辦公行政事務(wù)。為了能有效提高辦公行政一體化的進程，因此在這個過程中主要是采用信息技術(shù)的方式來構(gòu)建相應(yīng)的一體化信息管理平臺。該平臺的建設(shè)主要是以提高效率和服務(wù)水平為核心，并將信息化手段作為支撐，盡可能促使該管理平臺具備較高的反應(yīng)速度、完善的流程以及能夠共享眾多的信息。最終保障企業(yè)的實際決策效率和管理效益得以穩(wěn)步提升，帶來更高的水平和質(zhì)量。這也是當(dāng)下企業(yè)未來發(fā)展和管理改革創(chuàng)新的重點內(nèi)容。

根據(jù)現(xiàn)當(dāng)下的市場發(fā)展形式的需求，更多的企業(yè)已經(jīng)開始根據(jù)自己的實際情況進行思考和創(chuàng)新實踐，盡可能將本企業(yè)之中的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)和信息技術(shù)相結(jié)合，并把辦公行政管理中會涉及到的業(yè)務(wù)流程作為“橋梁”，將辦公行政之中的各個要素進行充分結(jié)合，例如：規(guī)章制度、崗位職責(zé)、業(yè)績考核、管理流程等，運用行政一體化信息管理來讓整個業(yè)務(wù)處理落實到具體化和有效化的流程之中，這也是本文研究的意義所在。

一、相關(guān)理論概述

（一）一體化管理應(yīng)用理論

一體化管理指的是通過將兩種或兩種以上不同的事物采用高效化和有效化的措施，形成具有聯(lián)系性和關(guān)聯(lián)性的個體，進而發(fā)揮出協(xié)調(diào)、共進的作用，最終可以讓組織所設(shè)置的目標(biāo)得以更高效率的完成。一體化管理與其他管理方式有著較大的區(qū)別，在管理更多的是將更多的管理流程和程序進行整合優(yōu)化，促使其能夠呈現(xiàn)出相對完善、相對補充到管理體系。一體化管理體系的建立是根據(jù)企業(yè)未來的發(fā)展目標(biāo)，采用控制論、系統(tǒng)論、信息論等多種觀點和方法，并借鑒具有先進性和科學(xué)性的質(zhì)量管理辦法，構(gòu)建出能夠符合企業(yè)未來發(fā)展需求和法制法規(guī)的管理辦法和途徑。在這個過程中企業(yè)的經(jīng)濟、社會以及政治責(zé)任目標(biāo)能夠呈現(xiàn)出相輔相成的狀態(tài)，企業(yè)內(nèi)部的各個子系統(tǒng)都能得到全方位的溝通和關(guān)聯(lián)。

（二）企業(yè)辦公行政一體化信息管理

一體化中包括了信息、人力、過程以及設(shè)備等各個方面的集成。信息集成指的是通過運用多項技術(shù)促使信息所以在企業(yè)的內(nèi)部實現(xiàn)交換和共享。在這個過程中首先要選擇和開發(fā)具有規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的軟件工具和設(shè)計方法，解決在異構(gòu)環(huán)境下信息集成的各項問題;另外則是要設(shè)計和規(guī)范信息數(shù)據(jù)庫;二是過程集成。主要是通過應(yīng)用并行工程的方式方法來將產(chǎn)品開發(fā)的整個周期最新有效縮短，降低在這個過程中所需要進行修改的次數(shù)，進一步保證產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)步提升。其主要的關(guān)鍵內(nèi)容是要針對產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)進行建模和重新構(gòu)建，促使整個工作環(huán)境與產(chǎn)品的數(shù)據(jù)管理得到協(xié)調(diào);人的集成是當(dāng)代企業(yè)在發(fā)展和管理的過程中最為關(guān)注的一部分，其中包含了在企業(yè)運作的過程中人發(fā)揮出來的重要價值和作用。人和系統(tǒng)二者相互影響，通過系統(tǒng)的幫助可以促使人最大的發(fā)揮出自身的主觀能動性;而設(shè)備集成主要是指企業(yè)中所有的設(shè)備都能保持在正常的狀態(tài)順利運行，有關(guān)于設(shè)備的養(yǎng)護、信息采集發(fā)送以及運行順序等都能處于企業(yè)的把控中。

企業(yè)辦公行政一體化信息管理的出現(xiàn)是由于企業(yè)為了提升自身的管理水平，并盡可能將管理的各項職能和效率充分發(fā)揮出來。在這個過程中，企業(yè)辦公行政一體化信息管理是將企業(yè)看作是一個具有關(guān)聯(lián)的整體，可以幫助企業(yè)將內(nèi)部管理和控制的有效性大大提升，保證企業(yè)之間的各個部門和相關(guān)機制中的信息流動效率和暢通度也能提高，進一步將管理人員參與到管理的時間減少。例如：在企業(yè)辦公行政一體化信息管理中，可以采用統(tǒng)一化的體系來控制企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動，促使企業(yè)的所有規(guī)章、流程、制度都能達到制度化和規(guī)范化的目的。還能提高整個企業(yè)運轉(zhuǎn)和工作的實際效率。

二、構(gòu)建企業(yè)辦公行政一體化信息管理的價值

（一）促使辦公行政業(yè)務(wù)的開展更加便利

伴隨著時代和信息技術(shù)的快速進步，促使各個行業(yè)的發(fā)展都與信息技術(shù)和電子化工具常聯(lián)系。現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際需求建立和開發(fā)符合自己未來發(fā)展趨勢的辦公行政一體化信息管理工具。通過建立該工具可以將辦公和行政方面的所有流程和相關(guān)的手續(xù)都集中在同一個管理平臺或工具之中，而且這個工具的使用并不會受到國內(nèi)外不同地域之間的時差限制，只要登錄進一體化信息管理平臺或者是相關(guān)工具就可以自行查詢和提交相應(yīng)的材料，等待工作人員對其進行審批和回復(fù)。而且通過該平臺或工具盡可能讓上級領(lǐng)導(dǎo)對員工的各項信息和狀態(tài)即時了解，而且任務(wù)和工作信息的安排也能在短時間內(nèi)完成。

（二）提高服務(wù)質(zhì)量、節(jié)省工作時間

通過采用統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一流程的信息管理系統(tǒng)或工具可以保障相關(guān)的辦公行政工作業(yè)務(wù)得以順利的開展。降低紙質(zhì)文件傳遞的時間，減少工作人員所需要耗費在收集材料和審批材料上的時間;此外還能提升辦公行政的服務(wù)工作質(zhì)量，運用企業(yè)辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)或工具，保障能夠發(fā)信息在最短的時間內(nèi)傳達給不同層次和不同部門的員工，減少由于遞交文件而導(dǎo)致的中間環(huán)節(jié)錯誤，進一步提升效率。

企業(yè)在使用辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)后，成功解決了細碎化、繁瑣化以及多元化的工作任務(wù)，促使辦公行政工作能將涉及到的工作業(yè)務(wù)進行很好的處理，統(tǒng)一化的授權(quán)和代辦，將辦公行政與日常業(yè)務(wù)成功相結(jié)合，促使辦公行政的領(lǐng)域不斷拓展，相對較好的將管理工作痕跡進行有效化和合理化的保留，對數(shù)據(jù)的分析成果和實際的效果也大大提升。

（三）實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的貫通性

通過創(chuàng)新企業(yè)辦公行政一體化信息管理可以有效的整合企業(yè)內(nèi)部的管理資源，同時也展現(xiàn)出較強的集成思想，促使各個平臺和各個部門之間的信息得以實現(xiàn)共享，各部門之間的協(xié)調(diào)性和友好性也大大上升;此外整個業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，各部門在開展業(yè)務(wù)的過程中其具體流程都體現(xiàn)在這些信息系統(tǒng)和表單上，盡可能彌補了等下現(xiàn)在企業(yè)存在的監(jiān)督和考核手段不足的情況;三是工作職責(zé)方面更加明確，嚴(yán)格遵守分級授權(quán)制度。每個員工都可以按照自己的賬號和密碼登錄系統(tǒng)，而后臺的管理人員則可以按照員工的實際崗位和具體的管理范圍來給予這些賬號授權(quán)，若是員工自身的崗位出現(xiàn)變動，就可以改變這些賬號的授權(quán)級別;四是體現(xiàn)了內(nèi)控思想，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)了閉環(huán)管理方式?，F(xiàn)代企業(yè)在進行管理的過程中強調(diào)了要求進行內(nèi)部控制，并將其落實到企業(yè)的執(zhí)行、決策以及監(jiān)督的每一個環(huán)節(jié)之中。因此通過構(gòu)建企業(yè)辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)可以保證現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部得以形成質(zhì)量較高且在持續(xù)優(yōu)化的運營方式和模式?？偟膩碚f將管理與業(yè)務(wù)信息溝通流暢度大大提升。在現(xiàn)代企業(yè)中的組織機構(gòu)一般是由多個部門組成的，除了一般的業(yè)務(wù)部門之外，還包括了管理部門，而運用行政辦公一體化信息管理系統(tǒng)則可以有效幫助解決存在的企業(yè)內(nèi)部部門存在的聯(lián)系性不強的多項問題，將企業(yè)內(nèi)部的信息和重點安排進行及時的公布，最終可以讓員工在規(guī)定的時間范圍之內(nèi)完成相關(guān)的任務(wù)，還能積累和充分利用有關(guān)系統(tǒng)之中的相應(yīng)信息。

三、 企業(yè)辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)創(chuàng)新實踐

現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中辦公行政管理除了涉及到日常的公文、會議以及相關(guān)事務(wù)處理之外，還應(yīng)當(dāng)具備管理企業(yè)、企業(yè)經(jīng)營活動、預(yù)測未來發(fā)展共享信息以及優(yōu)化各項業(yè)務(wù)流程。總的來說企業(yè)辦公行政一體化信息管理架構(gòu)應(yīng)當(dāng)包括監(jiān)察、公文制度管理、績效考核、會議管理、后勤事務(wù)處理等多個方面的功能，同時還要保證該系統(tǒng)的實用性和可操作性較強。

（一）企業(yè)辦公行政一體化信息管理基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

1.經(jīng)營檢測

這部分內(nèi)容中包含了對于市場變動和未來發(fā)展趨勢的監(jiān)測、企業(yè)的生產(chǎn)和銷售檢測以及企業(yè)任務(wù)完成情況監(jiān)測。當(dāng)下現(xiàn)代企業(yè)主要是為了能夠獲得較多的利益，同時適應(yīng)市場的發(fā)展趨勢，因此就需要關(guān)注本企業(yè)在市場之中所需要耗費的各項成本、本公司產(chǎn)品在市場上的價格走勢以及利潤等多項指標(biāo)。這些指標(biāo)都是由企業(yè)辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)進行監(jiān)測，并收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)，盡可能將這部分內(nèi)容歸納和整合到“經(jīng)營監(jiān)測”這一板塊之中，并形成具體化和固定化的模板和圖表，盡可能為企業(yè)的未來發(fā)展和決策提供一定的理論和數(shù)據(jù)依據(jù)。

2.制度管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)中也體現(xiàn)了集成化的思想，該系統(tǒng)主要包含了制度化的擬定稿件、審核文件、發(fā)布、建立健全數(shù)據(jù)庫、修訂文件內(nèi)容以及廢止不恰當(dāng)?shù)闹贫?，體現(xiàn)了全生命周期在線管理的先進模式。同時在此基礎(chǔ)上通過應(yīng)用業(yè)務(wù)流程節(jié)點和制度條款相結(jié)合，促使制度和業(yè)務(wù)辦理能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化的操作?，F(xiàn)代企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將制度管理系統(tǒng)與領(lǐng)導(dǎo)層面的系統(tǒng)進行連接，上級所發(fā)布的各項任務(wù)和最新修訂的制度不能夠通過該系統(tǒng)向下進行傳達，同時還要收集有關(guān)該企業(yè)所處行業(yè)的最新標(biāo)準(zhǔn)和制度，并有專業(yè)的工作人員進行解讀，使得這些制度能夠在最短時間內(nèi)得到更新，保持最新和最準(zhǔn)確的狀態(tài)。

3.公文管理系統(tǒng)

公文指的是涉及到企業(yè)各項制度、行政措施以及國家所頒布的政令政策等，而公文管理系統(tǒng)則是承接和布置這些制度和政策的最重要載體，其主要的原則是以規(guī)范性、準(zhǔn)確性以及及時性為主。在企業(yè)辦公行政一體化等信息管理系統(tǒng)中公文管理系統(tǒng)的主要特征是：首先是具備規(guī)范化和固定化的流程和模板，同時還要運用“無紙化”等方式方法將相關(guān)的公文審批和發(fā)放等事務(wù)進行完成;其次是檔案系統(tǒng)與公文管理系統(tǒng)中的信息實現(xiàn)了高效化和互動化的共享方式，不同級別的工作人員能夠在隨時隨地查到在自己權(quán)限范圍內(nèi)的相關(guān)信息和內(nèi)容;最后是體現(xiàn)出“電子辦公室”有一個理念，在隨時隨地接受和分派任務(wù)，待辦事務(wù)則是可以得到實時的提醒，而且可以利用移動辦公系統(tǒng)或者是VPN來在不同的地點進行辦公，提高辦公的實際效率和成果。

4.督查督辦系統(tǒng)

督查督辦系統(tǒng)主要的功能是針對企業(yè)發(fā)布的各項決策、開展了業(yè)務(wù)和全局性的工作進行有效監(jiān)督和督促，充分體現(xiàn)了布置與落實相結(jié)合的執(zhí)行理念和文化態(tài)度。辦公形成一體化的督查督辦系統(tǒng)首先體現(xiàn)了督辦重點化和督查層次化。針對領(lǐng)導(dǎo)所布置的重點任務(wù)、年度工作的要點和重要會議以及所涉及到的難點業(yè)務(wù)和熱點事項都屬于督查的重要的內(nèi)容和范圍，同時督查也應(yīng)當(dāng)定期進行督查;若是出現(xiàn)逾期未完成的各種事項和業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)變?yōu)橹攸c督辦的事項，通過下發(fā)一些通知單來督促這些事務(wù)要在規(guī)定的時間內(nèi)完成;其次是實現(xiàn)在線監(jiān)測和過程管控。企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)和各項工作都需要在督查督辦系統(tǒng)中形成電子督辦流程和業(yè)務(wù)單，能夠促使業(yè)務(wù)的辦理情況更加清晰明了，根據(jù)授權(quán)等級不同可以查詢到不同的信息，并根據(jù)實質(zhì)性的工作要求來對該業(yè)務(wù)進行批示和調(diào)整。每個月都會形成具體化和有效的電子督查分析報告;最后則是實行閉環(huán)管理和促使流程貫通。要積極在公文系統(tǒng)中形成會議系統(tǒng)記錄，而且要針對重點工作中直接進行立項。最終的督查督辦結(jié)果要成為考核評價標(biāo)準(zhǔn)之一，上傳到考核系統(tǒng)之中實現(xiàn)精準(zhǔn)考核。

（二）企業(yè)辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)功能細分

企業(yè)辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)需要根據(jù)企業(yè)的實際需求和辦公行政業(yè)務(wù)流程進行設(shè)計，這樣才能同時滿足行政和辦公的共同需求，以此來實現(xiàn)具有暢通化和有效化的信息流，保障企業(yè)的各項事務(wù)得以順利的開展。

1.員工信息管理

這部分主要是針對員工的個人信息和相關(guān)數(shù)據(jù)進行管理，包括員工的個人基本信息、對員工個人信息進行維護和更新以及員工在企業(yè)中的日常工作安排和休假等進行及時記錄和更新、員工的日常公司管理等諸多內(nèi)容。而且應(yīng)當(dāng)將員工的工時和休假管理進行結(jié)合，確保員工可以在短時間內(nèi)或在日常生活中得以及時查詢和應(yīng)用這些信息。

2.辦公行政事務(wù)管理

一體化系統(tǒng)中主要是將辦公和行政中的各個管理工具進行集中，包含了企業(yè)規(guī)章制度、行政審批、預(yù)定會議、辦公用品管理、決策傳達、政策通知以及信件管理等多種辦公行政事務(wù)。在這些管理功能中員工所能夠操作的功能有所不同，基本上員工可以操作企業(yè)通知、規(guī)章制度以及辦公用品等功能，對于員工比較常用的下載和查閱功能也對員工進行開放;員工可以選擇相對來說比較合適的地點、時間以及內(nèi)容提前預(yù)定會議室，并合理的使用公司范圍之內(nèi)的資源，可以提前預(yù)訂或取消;員工還可以隨時查閱企業(yè)內(nèi)部的不同安排，并根據(jù)這些安排來調(diào)整自身的計劃和工作任務(wù);員工還可以登錄相應(yīng)的平臺查閱與自己相關(guān)的郵件或者是其他工作任務(wù)信息。

3.差旅管理

這部分管理主要是將機票預(yù)訂、差旅申請以及酒店預(yù)訂等多個部分的功能進行整合，形成具有多樣化且互相關(guān)聯(lián)的辦公管理工具。當(dāng)企業(yè)員工需要進行異地出差時，會涉及到有關(guān)酒店和機票方面的預(yù)訂，在這時則可以將差旅申請上傳系統(tǒng)，并要求一體化辦公行政系統(tǒng)進行審批。

4.財務(wù)報銷管理

一體化行政辦公系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)還包括財務(wù)報銷管理，通過該部分的功能可以將員工所提交的需要進行財務(wù)報銷的內(nèi)容進行統(tǒng)一化的記錄和處理。站在員工的角度上來看，通過應(yīng)用系統(tǒng)自動生成的格式化的單據(jù)格式填寫，盡可能避免由于手動填寫而導(dǎo)致出現(xiàn)的筆誤情況，減少出現(xiàn)錯誤，而且系統(tǒng)可以對從填寫的內(nèi)容進行智能化的審查;另外在項目管理方面，該系統(tǒng)的存在可以整合相應(yīng)的數(shù)據(jù)，進一步為監(jiān)管項目的開展的數(shù)據(jù)進行合理分析，對于公司的財務(wù)狀況和具體營運情況可以更加有效的掌握，并在此基礎(chǔ)上作出具有適當(dāng)性和合理性的方針政策，還可以將原始的數(shù)據(jù)電子歸檔的方式，作為企業(yè)的發(fā)展過程中的永久性資料儲存在企業(yè)的系統(tǒng)之中。

5.文檔管理

將企業(yè)內(nèi)部所經(jīng)常使用的不同文檔進行統(tǒng)一化的處理和儲存，員工可以根據(jù)自己的權(quán)限來登錄賬號并對其進行隨時調(diào)取文件和資料;行政工作人員還需要將文檔版本進行更新，通過運用這樣的方式來保證員工可以使用最新的版本來進行文檔應(yīng)用;而文檔管理還可以進行在線共享協(xié)作的方式，促使文檔運用更加高效化和有效化;另外還要對具有較高重要價值和敏感的文件設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，避免出現(xiàn)重要信息泄露的情況。

6.綜合信息查詢

行政等工作人員需要對公司日常的各項綜合信息進行及時更新，而且還要注意員工在日常工作中經(jīng)常使用但是會有所忽略的內(nèi)容一定要重點強調(diào)，員工可以通過登錄一體化辦公行政信息管理系統(tǒng)來獲取所有想要查詢的信息內(nèi)容。

四、行政辦公一體化信息管理實行方案

（一）實行策略

在企業(yè)中開展行政辦公一體化信息管理則需要分為不同的階段來進行開展，系統(tǒng)的構(gòu)建和設(shè)計由第三方供應(yīng)商按照我們企業(yè)的實際需求和構(gòu)建方案進行完成，并在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置相應(yīng)的IT部門來對這些系統(tǒng)進行安裝和調(diào)試，總的來說主要分為三個步驟推動。首先應(yīng)當(dāng)在企業(yè)的人事部和行政部中推動和試運行行政辦公一體化信息管理系統(tǒng)，時間持續(xù)了一個月左右;其次應(yīng)當(dāng)向整個企業(yè)的所有部門中都安裝該系統(tǒng)，并對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相應(yīng)的行政助理重點培訓(xùn)，并逐步推廣到每一個員工上;最后總是要對整個企業(yè)進行調(diào)試和安裝系統(tǒng)操作平臺，并派遣相應(yīng)的工程師解決相應(yīng)的安裝和培訓(xùn)問題。還有對傳統(tǒng)的管理方式和方法進行淘汰和關(guān)閉。通過應(yīng)用這樣的方式極大的減少了企業(yè)在推廣系統(tǒng)過程中所需要承擔(dān)的各項壓力，還能保障企業(yè)在開展工作的過程中不受到更新系統(tǒng)的影響。

（二）執(zhí)行流程

1.開發(fā)階段

要在企業(yè)內(nèi)部開發(fā)辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)當(dāng)由行政辦公部門和IT部門共同完成，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求和業(yè)務(wù)流程進行充分的調(diào)查，以此來為后續(xù)進行辦公行政流程優(yōu)化打好基礎(chǔ)。之后便可以開展軟件開發(fā)。針對所出現(xiàn)的各項問題及時給開發(fā)人員進行反饋，最終可以促使開發(fā)出來的系統(tǒng)符合辦公行政一體化信息管理的需求;

2.系統(tǒng)的安裝運行

首先應(yīng)當(dāng)在企業(yè)中的人事部和行政部將辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)進行運行，同時還要對這些行政工作人員和辦公人員進行培訓(xùn)，主要包括了各項功能和工具的操作方法和使用技巧，在出現(xiàn)問題之后應(yīng)當(dāng)處理和解決的辦法。而且通過這段時間的試運行可以為該系統(tǒng)中存在的不足和缺陷之處凸顯并得到解決，員工可以對該系統(tǒng)的缺漏提出具體的意見，相關(guān)的開發(fā)人員都可以根據(jù)以前進行調(diào)整和改進;其次是要把具有成熟性的系統(tǒng)推廣到所有的部門都安裝新的系統(tǒng)平臺，并對員工開展培訓(xùn)，促使員工可以建立起辦公行政一體化和信息化的理念，盡可能了解到在條件下辦公行政一體化的具體工作特征以及如何對系統(tǒng)進行展開操作;最后則是要按照不同的階段來陸續(xù)關(guān)閉過去的辦公行政服務(wù)。對系統(tǒng)進行后續(xù)跟蹤和負(fù)責(zé)，進一步對該系統(tǒng)按照企業(yè)的需求發(fā)展跟新。

結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過程中對于管理問題極為重視，希望能解決存在的閉環(huán)難和管控難的諸多問題，這是企業(yè)在進行管理過程中最需要解決的問題之一。企業(yè)在應(yīng)用辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)是將業(yè)務(wù)進行集成化，促使企業(yè)所使用的系統(tǒng)形成集成性、實時性以及網(wǎng)絡(luò)化相結(jié)合的發(fā)展模態(tài)，并利用該系統(tǒng)有效幫助每一個員工形成業(yè)務(wù)上的清單和模塊，進一步實現(xiàn)結(jié)果與過程上的一體化和統(tǒng)一化。由此可見，辦公行政一體化信息管理系統(tǒng)的存在成功幫助了企業(yè)和員工的各項需求都被有效滿足。但是在實行的過程中要注意對員工的情緒進行及時疏導(dǎo)，部分員工會由于系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中由于使用操作不流暢而導(dǎo)致出現(xiàn)抵觸和反感情緒，因此需要對員工及時開展培訓(xùn)，并讓員工形成良好的習(xí)慣;此外還應(yīng)當(dāng)加強對系統(tǒng)安全性的保障，從員工的授權(quán)管理和系統(tǒng)穩(wěn)定兩個方面入手，盡可能將系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性得以較好的保障。

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作者簡介：

劉曉軍（1978.01.17-）男，漢族，山西靜樂縣人，主要研究：信息管理，信息技術(shù)方向。