高校圖書館檔案管理工作創(chuàng)新研究

李超

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、現(xiàn)代化建設(shè)的不斷加強(qiáng)，各高校對(duì)于圖書館工作越發(fā)重視，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案承載了圖書館的文化信息，對(duì)圖書館工作進(jìn)行了真實(shí)和客觀地記載，反映了圖書館的發(fā)展?fàn)顩r。圖書館作為展示高校文化的窗口，從方方面面影響高校教學(xué)和科研工作水平。目前我國(guó)高校圖書館檔案管理工作受到管理方法、管理人員等多方面的影響，檔案管理工作的效果不夠理想，與實(shí)際要求相差甚遠(yuǎn)。文章通過(guò)對(duì)高校圖書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，提出了相應(yīng)的圖書館檔案管理工作創(chuàng)新的建議與措施，以期為我國(guó)高校圖書館的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。

圖書館作為高校對(duì)外輸出的窗口，為高?？蒲泄ぷ魈峁┝酥匾Ｕ?。相對(duì)于高校其他行政機(jī)構(gòu)，圖書館具有很強(qiáng)的獨(dú)立性。圖書館存儲(chǔ)了大量文件材料檔案。作為一項(xiàng)原始記錄，高校圖書館檔案真實(shí)反映了高校圖書館各階段工作的開(kāi)展情況，并為領(lǐng)導(dǎo)的管理決策和高校的學(xué)術(shù)科研提供了重要依據(jù)。加強(qiáng)高校圖書館的檔案管理工作，挖掘檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)對(duì)高校圖書館的發(fā)展與建設(shè)意義重大。

一、高校圖書館檔案管理的作用及意義

（一）高校圖書館檔案管理的作用

1.為高校圖書館的建設(shè)提供可靠依據(jù)

高校在舉辦各類日常與學(xué)術(shù)科研活動(dòng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的文字、圖片及視頻資料，這些資料記錄了圖書館發(fā)展的重要?dú)v程，具有很高的研究?jī)r(jià)值。通過(guò)對(duì)這些資料的研究與分析，能夠得出一些結(jié)果。這些結(jié)果具有很強(qiáng)的規(guī)律性，為高校圖書館的決策工作提供可靠依據(jù)，明確圖書館未來(lái)的發(fā)展與規(guī)劃方向。

2.系統(tǒng)地評(píng)估與提高高校圖書館的管理水平

高校圖書館類別豐富、數(shù)量巨大，包含文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、經(jīng)費(fèi)檔案、行政檔案、人事檔案及黨群工作檔案等。不同類型的檔案能夠反映出高校圖書館不同方面的問(wèn)題，不同高校對(duì)不同檔案類型的需求有所差異。其中，文獻(xiàn)采購(gòu)檔案可反映出高校對(duì)于不同類型文獻(xiàn)的側(cè)重，人事檔案記錄了圖書館人事的變動(dòng)信息，經(jīng)費(fèi)檔案能夠清楚了解到高校圖書館的收入及消費(fèi)情況。這對(duì)于高校圖書館管理水平的評(píng)估起到了參考作用。

3.對(duì)高校的教學(xué)和科研工作方向精準(zhǔn)定位

借閱檔案是高校圖書館最重要的檔案之一?？蒲心芰κ歉咝０l(fā)展的核心，通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)借閱檔案的管理，可充分了解到教師及學(xué)生借閱文獻(xiàn)的內(nèi)容、深度層次、閱讀時(shí)間等。在對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后，高校能夠?qū)蒲泄ぷ鞯姆较蜻M(jìn)行精準(zhǔn)定位，及時(shí)更新科研及教學(xué)工作方面的決策。

（二）高校圖書館檔案管理的意義

1.對(duì)我國(guó)文化的發(fā)展有支持意義

檔案可真實(shí)反映國(guó)家與民族的文化發(fā)展歷程，是文化的重要物質(zhì)載體之一。因此，圖書館是高校文化的載體，為信息的傳播與知識(shí)的傳輸提供媒介。完善高效圖書館的管理工作，建立健全圖書館系統(tǒng)與管理體系，可為我國(guó)的文化發(fā)展提供極大的支持。

2.對(duì)高校圖書館的發(fā)展有參考意義

高校領(lǐng)導(dǎo)在做出決策、頒布相關(guān)政策時(shí)需要有所根據(jù)與參考。檔案作為高校圖書館的原始記錄，具有極強(qiáng)的參考意義。人事檔案可清楚記錄人員的用工及工作情況，對(duì)于人員的業(yè)績(jī)考評(píng)、薪資標(biāo)準(zhǔn)、任免決策提供了重要參考;經(jīng)濟(jì)檔案則能反映出高校圖書館的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況及國(guó)家、學(xué)校對(duì)科研工作的重視程度等。這些均能體現(xiàn)出高校圖書館的發(fā)展與規(guī)劃方向，具有重要參考意義。

二、高校圖書館檔案管理目前存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的意識(shí)與重視度欠缺

對(duì)檔案管理的重視度欠缺是目前高校圖書館在檔案管理工作中存在的普遍問(wèn)題。由于工作人員對(duì)檔案管理的不重視與疏忽管理，圖書館沒(méi)有集中的檔案存放室，各部門的檔案獨(dú)立保管，沒(méi)有形成系統(tǒng)。因此，在后續(xù)圖書館的搬遷與擴(kuò)建過(guò)程中，造成了大量檔案文件丟失和損壞，這種現(xiàn)象對(duì)學(xué)校的科研工作定位及圖書館的發(fā)展帶來(lái)了一定阻礙。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

目前，高校圖書館檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的高度。高校圖書館負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員不僅數(shù)量少，在專業(yè)性方面也十分欠缺，經(jīng)常出現(xiàn)臨時(shí)工作人員的調(diào)動(dòng)，缺少專業(yè)人員的管理，忽視了對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，在管理步驟上有很高的要求。由于管理人員的專業(yè)素質(zhì)低，因此在檔案收集、整理、分類、歸檔等工作及交接上經(jīng)常出現(xiàn)混淆等問(wèn)題。

（三）檔案內(nèi)容的完整度與系統(tǒng)性較低

檔案內(nèi)容的完整度主要體現(xiàn)在檔案時(shí)間、檔案登記等方面。在高校圖書館檔案管理方面，系統(tǒng)性與完整性是基本的工作要求。由于管理人員素質(zhì)低的問(wèn)題普遍存在，間接導(dǎo)致了檔案的完整度不足。一方面，由于工作人員的不穩(wěn)定，造成檔案缺檔或斷檔;另一方面，由于沒(méi)有建立完善的檔案管理制度，檔案經(jīng)?；煜?，具有盲目性與無(wú)序性，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。沒(méi)有進(jìn)行明確的登記和分類工作，造成了檔案查閱時(shí)的困難，可利用性極低，檔案也就失去了對(duì)于高校與圖書館建設(shè)的意義。

（四）檔案的數(shù)字化建設(shè)滯后

在信息飛速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)化管理迅速普及。而在高校圖書館檔案管理工作方面，管理方式與手段仍以人工為主，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與現(xiàn)代化建設(shè)還十分滯后。檔案的載體大部分仍為紙質(zhì)，具有體積大、重量大、不易保存等缺點(diǎn)。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案存取的靈活度更高，易于保存。當(dāng)今大部分高校的檔案管理建設(shè)與發(fā)展無(wú)法實(shí)現(xiàn)與社會(huì)信息化的有效同步。

三、實(shí)現(xiàn)高校圖書館檔案管理創(chuàng)新的有效措施

（一）建立圖書館業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)

業(yè)務(wù)檔案是圖書館檔案的主要類別。在圖書館檔案管理工作中，高校要建立完善的圖書館業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)化、信息化、科學(xué)化和規(guī)范化。如今，信息化管理在高校圖書館檔案管理工作中逐步得到推廣應(yīng)用，目前各大高校嘗試?yán)枚喾N系統(tǒng)管理平臺(tái)輔助檔案管理。高校圖書館檔案的電子管理體系可滿足用戶行為與信息、信心評(píng)級(jí)等多方面的需求，最常見(jiàn)的是以web應(yīng)用為中心的B/S構(gòu)建模式。通過(guò)對(duì)高校圖書館各個(gè)部門與用戶信息的梳理，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。系統(tǒng)中的操作與維護(hù)人員是圖書館專業(yè)的管理人士，主要工作是對(duì)檔案進(jìn)行快速存取，對(duì)分散的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并將結(jié)果及時(shí)反饋給相應(yīng)的管理部門，以便于及時(shí)、高效地解決管理工作中需要遇到的問(wèn)題。一方面，高校圖書館及各部門的負(fù)責(zé)人可掌握?qǐng)D書館全部的檔案信息，還能授權(quán)于其他負(fù)責(zé)人相關(guān)權(quán)限。另一方面，用戶可通過(guò)電子管理系統(tǒng)查詢相關(guān)的檔案資源，對(duì)高校圖書館的檔案做出信息評(píng)價(jià)并提供可靠的管理建議。高校圖書館管理人員、部門負(fù)責(zé)人及用戶可實(shí)現(xiàn)高效率的信息對(duì)接，增強(qiáng)了不同人員之間的信息可達(dá)性。

（二）規(guī)范圖書館檔案管理工作

規(guī)范高校圖書館檔案管理工作體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：建立完善的圖書館電子檔案目錄和圖書館數(shù)碼檔案。在建立完善的電子檔案目錄方面，高校圖書館管理人員首先應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分門別類。在完成歸檔工作后，管理人員將根據(jù)紙質(zhì)檔案生成相對(duì)應(yīng)的電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可大大提高查閱與檢索效率，為科研工作爭(zhēng)取了更多時(shí)間。在建立數(shù)碼檔案方面，由于高校圖書館目前信息化程度還較低，且校內(nèi)的數(shù)碼檔案類型少、數(shù)量小，因此只能對(duì)數(shù)碼檔案的基本信息（包括時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、人物、主要內(nèi)容等）進(jìn)行整理，規(guī)范命名。其后，再對(duì)每個(gè)文件建立相應(yīng)的文件夾，做好備份工作。在檔案管理工作中，規(guī)范性與科學(xué)性是最基本的要求，是實(shí)現(xiàn)高校圖書館管理工作高效化的重要前提。

（三）加強(qiáng)“雙套制”檔案管理模式在高校的運(yùn)用

如今，辦公自動(dòng)化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于高校圖書館檔案管理工作中，對(duì)高校檔案管理模式需要有所創(chuàng)新，比如加強(qiáng)“雙套制”檔案管理模式的應(yīng)用力度，即對(duì)同一份檔案資料實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)共同存儲(chǔ)及二次利用的狀態(tài)，紙質(zhì)檔案與電子檔案互為鏡像。將檔案歸檔劃分為兩套不同體系，即日常事務(wù)文件歸檔與公文歸檔。另一方面，對(duì)于類如請(qǐng)示報(bào)告等重要文件檔案，可先通過(guò)相應(yīng)的檔案查詢系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，再進(jìn)行紙質(zhì)打印便以滿足遞交等需求，同時(shí)做好留底備存的工作;對(duì)于價(jià)值較高的文件檔案，可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分類與歸檔，同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)文件的備份。這種雙套系統(tǒng)的管理模式，使檔案管理工作具有更高的便捷性與可操作性，使檔案的管理更加有序和科學(xué)，利于日后檔案的快速錄入與讀取。同時(shí)，高校需制訂規(guī)范性的管理方案，圖書館檔案的一切管理方案均嚴(yán)格按照檔案實(shí)體分類方案進(jìn)行執(zhí)行。

四、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)圖書館檔案管理工作創(chuàng)新性的研究，發(fā)現(xiàn)我國(guó)高校圖書館檔案的管理工作創(chuàng)新化方面還存在一定的問(wèn)題并需要有所提升。希望此文能為我國(guó)目前高校圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新提供可行性方案，在日后的管理工作中能規(guī)避不必要的問(wèn)題，為積極推動(dòng)高校圖書館建設(shè)起到促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位 河南中醫(yī)藥大學(xué)）