實施農業(yè)科研檔案目標管理認定工作的思考
——以河北省農林科學院為例

么敏江，周森森，張英妹，祝云英，董景湘，宋健*

（1.河北省農林科學院，河北 石家莊 050031；2.河北省農林科學院糧油作物研究所，河北 石家莊 050035；3.河北省農林科學院植物保護研究所，河北 保定 071001）

農業(yè)科研檔案是農業(yè)科研單位開展農業(yè)科技創(chuàng)新、農村科技服務、科技扶貧脫貧等工作的真實記錄，是實現(xiàn)農業(yè)科技工作連續(xù)性和系統(tǒng)性的基礎保障，是科研單位工作水平和創(chuàng)新實力的綜合體現(xiàn)[1]。目前，基層農業(yè)科研單位檔案管理機制不完善，缺乏具體的管理考核指標體系，嚴重影響了農業(yè)科研業(yè)務工作的質量和效率[2]。實施檔案目標管理認定工作，將有效提升農業(yè)科研單位檔案管理的綜合建設水平，為農業(yè)科技創(chuàng)新和科技服務工作提供有力支撐[3]。梳理了河北省農林科學院農業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀，分析存在問題的主要原因，并提出對策建議。

1 農業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作基本情況

河北省農林科學院機關檔案室成立于1984 年，1996 年晉升為省一級行列，2001 年榮獲科學事業(yè)單位國家一級獎勵，2014 年首批通過了河北省檔案目標管理“AAAAA”級認定。2019 年擁有農業(yè)科研等各門類檔案共計10 554 卷（盒），其中1995 年以前的5 222 卷檔案和51 冊檢索工具已于2008 年移交到河北省檔案館；現(xiàn)存1996 年以來的檔案共計5 332 卷（盒），其中文書檔案1 961 卷 （18 531 件），會計檔案2105卷，業(yè)務檔案592 卷，照片檔案25盒（1 925張），基建檔案649 卷，實物檔案215 件。農業(yè)科研文件材料歸檔率達99.8%，為該院農業(yè)科技創(chuàng)新工作順利實施奠定了基礎。

1.2 檔案管理基礎設施情況

2010 年院機關檔案室辦公環(huán)境和基礎設備得到了全面提升，各類設施設備均嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范》要求配備了檔案裝訂機、高清打印機、快速掃描儀、高性能服務器、電子中控平臺和閱覽電腦等，并結合具體工作新增了防磁柜架、加濕器、除濕機、消毒機、七氟丙烷專用滅火器等，在落實“八防”基礎上實現(xiàn)“九防”。為文件材料整理、分類、編目、查詢等日常工作效率的提高提供了基礎保障。檔案室平均每3 a 進行1 次維護升級，確保檔案管理工作有序、高效運轉。

1.3 規(guī)范化、信息化建設情況

河北省農林科學院始終以制度建設作為規(guī)范檔案管理工作的抓手和主線，于2009 年修訂完成院檔案管理制度系列文件。為了能夠更好地服務于該院的農業(yè)科研發(fā)展與創(chuàng)新，2019 年進一步完善了檔案管理制度。各部門按歸檔范圍和保管期限，定期收集、整理文件材料并報送檔案室，聲像、實物和相關業(yè)務資料也按要求歸檔，確保交接目錄、手續(xù)齊全。自主研發(fā)了《河北省農林科學院綜合檔案電子信息管理系統(tǒng)》并投入使用，現(xiàn)已完成了全部文書檔案、主要農業(yè)科研業(yè)務檔案的掃描工作，其中文件級機讀目錄數據達到61 986 條，全文數據46 809 幅，建立了完整的檔案數據庫，為快速檢索提供保障。

2 農業(yè)科研檔案管理存在的問題

2.1 信息化水平有待進一步提高

目前已經進入“大數據”“5G”時代，檔案管理工作的信息化建設已成為未來重點發(fā)展方向。就河北省農林科學院而言，行政性辦公、科研項目申報與執(zhí)行、項目經費管理、成果轉移轉化、農村科技服務等方面的網絡管理平臺建設尚未成熟，自動化辦公處于初步探索階段，檔案管理部門不能實現(xiàn)線上搜集、整理、控制與傳遞電子文件，成為檔案管理工作的信息化建設的主要障礙因素。

2.2 規(guī)范化管理有待進一步提升

大多數農業(yè)科技人員存在不重視規(guī)范化整理與收集農業(yè)科研檔案。就河北省農林科學院而言，各單位的農業(yè)科研檔案管理水平差距較大，大部分單位不重視檔案工作，管理責任落實不到位，業(yè)務水平有限，常常出現(xiàn)提交材料滯后、材料內容不完整、格式不規(guī)范等問題，嚴重影響規(guī)范化資料整理與歸檔工作的順利進行，影響農業(yè)科研檔案的完整性。

2.3 人才隊伍建設有待加強

農業(yè)科研檔案管理工作有其特殊性，要求工作人員既要有檔案管理知識，又要具備科研工作能力，才能更好地完成文件的收集、分類、歸檔、編目及查詢檢索[5]，更專業(yè)地服務于農業(yè)科研工作者。就河北省農林科學院而言，院機關配備專職檔案員1 名，年齡較大，且沒有后備人員；院屬各單位均以兼職檔案員為主，大多沒有接受過專業(yè)培訓，導致農業(yè)科研檔案工作無法更好地服務于科研工作。

3 實施農業(yè)科研檔案目標管理認定工作的策略

河北省從2011 年開始實施檔案目標管理認定工作，將認定指標細化為21 個方面、57 個專項，包括檔案管理體系的現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化和綜合利用等方面，可以有效提升檔案管理綜合服務能力，對加強農業(yè)科研單位檔案管理工作具有指導意義。

3.1 開展農業(yè)科研檔案現(xiàn)代化管理體系建設

（1）加強組織領導。根據自身情況，建立檔案管理領導小組和辦公機構，將檔案管理工作納入到年度工作安排和年終績效考核體系[7]。 （2） 加強制度建設。結合實際，制定農業(yè)科研檔案管理中各個環(huán)節(jié)的專項實施規(guī)范；制定失泄密、水淹、火災等事故的應急預案；各項制度規(guī)定和檔案人員崗位職責上墻，強化制度執(zhí)行。（3）加強人才隊伍建設。農業(yè)科研單位要配備1～2 名專職檔案員，加強檔案專業(yè)知識、農業(yè)科研知識的學習與培訓，保持人才隊伍的穩(wěn)定。（4）加強系統(tǒng)宏觀管理。領導班子要加強對檔案工作的部署安排，定期督查指導，對重大活動、重點項目的檔案材料進行監(jiān)管，為更好地開展檔案管理工作，單位檔案工作領導小組要及時學習國家有關檔案工作的部署要求和業(yè)務標準規(guī)范，提高工作能力和工作效率。

3.2 開展農業(yè)科研檔案管理規(guī)范化建設

（1）規(guī)范科研檔案收集。要給各單位（處室）提出明確要求，清晰劃分科研項目申報立項、課題執(zhí)行驗收、科研經費管理、基建工程招標、示范基地建設、成果轉移轉化等科研工作材料的歸檔范圍，明確責任主體、完成期限和各類材料的格式內容，提升科研檔案原始材料的質量，為今后的工作奠定良好基礎[8]。（2）規(guī)范整理科研檔案，編制全宗明確、科學合理的檔案分類方案；確?？颇刻顚扆R全，裝訂美觀結實，書寫清晰整齊。（3）以學術委員會為基礎，成立農業(yè)科研檔案鑒定組織，對農業(yè)科研檔案進行綜合鑒定。（4）建立內容全面準確的全宗卷。依據國家要求按期向同級國家檔案館移交科研工作檔案、檢索工具和參考資料，確保檔案日常工作順利有序開展[9]。

3.3 開展農業(yè)科研檔案管理信息化建設

統(tǒng)籌推進檔案信息化建設與農業(yè)科研信息化建設。（1）加強信息化基礎建設，按照目標管理認定標準，落實掃描儀、數碼相機、服務器、中控平臺等儀器配備要求，定期對硬軟件設施進行檢查、升級與維護[9]。（2）加強管理軟件應用，按照《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》 要求，開發(fā)與農業(yè)科研工作相匹配的綜合性網絡管理軟件，在確?；竟δ艿耐瑫r，不斷完善升級多功能板塊，推進檔案管理工作的高效管理與順利運行。（3）加強電子文件在線歸檔。結合實際，努力實現(xiàn)農業(yè)科研單位辦公OA 系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)在網絡環(huán)境下各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。（4）加強科研檔案一體化服務。加強電子檔案在實驗室、試驗站、田間地頭等活動場所的在線查閱應用，加強網絡信息保密，確保檔案的安全保管和高效利用。

3.4 加強檔案材料綜合開發(fā)利用

要充分發(fā)揮農業(yè)科研檔案服務功能，為農業(yè)科技事業(yè)發(fā)展提供支撐。（1）做好檔案提供與挖掘工作。檔案管理人員要熟悉室藏，熟練掌握電子檔案應用技術，能夠做到“心中有數、家底清晰、熱誠主動、查找準確、調卷迅速”，同時做好有關科技創(chuàng)新和技術指導工作的信息公開，不斷提升檔案提供利用服務質量[11]。（2）加強檔案材料編研工作。定期對農業(yè)科研檔案信息進行綜合整理，編制院志、成果匯編、品種志等綜合資料，為農業(yè)科研工作提供長期、穩(wěn)定的參考。（3）加強檔案材料展示。積極舉辦檔案展覽或以展室的方式陳列檔案資料，加強農業(yè)科研檔案目標管理認定工作先進經驗的宣傳普及，指導促進相關單位（部門）共同提高農業(yè)科研檔案管理工作。