文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

文/程夢媛（寧夏回族自治區(qū)地質(zhì)博物館）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)運(yùn)用到文書檔案管理當(dāng)中，同時(shí)也發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與促進(jìn)作用。在檔案管理的工作中，文書檔案占據(jù)其中的主要地位，而辦公自動(dòng)化的運(yùn)用不僅可以共享文件信息，而且還可以實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化的目標(biāo)。因此，相關(guān)工作人員必須給予高度的重視，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)推動(dòng)文書檔案管理工作的開展，從而提高整個(gè)管理工作的效果。

一、文書檔案管理的辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢

文書檔案管理的辦公自動(dòng)化具有保存文件安全性較高的優(yōu)勢。從整體上來看，辦公自動(dòng)化與文書檔案管理的有機(jī)結(jié)合能夠加強(qiáng)文書檔案信息與其他信息的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與交流，進(jìn)而提高資源的利用率。在文書檔案管理的過程中，檔案損壞與丟失成為一種常見的現(xiàn)象，而辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)正好可以解決這一問題，可以完整地保存文書檔案的資料。其次，在傳遞文件的過程中，很容易受到時(shí)間的限制，大大降低了檔案管理人員的工作效率，影響相關(guān)人員的檢索工作。但在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，科學(xué)技術(shù)支撐著文書檔案的管理工作，可以利用網(wǎng)絡(luò)空間來傳遞文書檔案資料，這樣不僅節(jié)約了時(shí)間，而且還可以為文書檔案資料的安全性提供保障，從而方便了文書檔案資料管理人員的歸檔整理工作。

二、文書檔案管理的辦公自動(dòng)化存在的問題

（一）限制檔案文件的保密性

網(wǎng)絡(luò)是把雙刃劍，一方面電子存儲(chǔ)可以防止對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件的損毀，另一方面資源共享又帶來了內(nèi)容上的泄密風(fēng)險(xiǎn)。對于傳統(tǒng)的文書檔案管理來說，在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，文書檔案文件不需以書寫的方式進(jìn)行記錄，工作人員可以根據(jù)具體需求利用不同的字號與字體來輸出文件。此外，由于無法在電子文件進(jìn)行簽名或蓋印，就很難辨認(rèn)出最原始的電子文件。這些情況極大程度地限制了檔案文件的保密性，無論怎么完善與改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)，還是無法保證網(wǎng)絡(luò)中電子文件的絕對保密性。

（二）檔案文件管理人員要求高

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，文書檔案管理要求管理人員需要具備專業(yè)的知識(shí)技術(shù)以及道德職業(yè)素養(yǎng)。以往的管理人員缺少對電子文件的認(rèn)識(shí)與了解，很難利用先進(jìn)的技術(shù)來歸檔電子文件并對其進(jìn)行管理；其次，如果相關(guān)工作人員只了解計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)也難以承擔(dān)管理工作[2]。因此，在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，文書檔案管理人員必須擁有高標(biāo)準(zhǔn)、高品質(zhì)的素質(zhì)，既要具有相對較高的計(jì)算機(jī)操作水平，還要具有專業(yè)的檔案知識(shí)儲(chǔ)備以及管理技巧。但從目前的情況來看，大部分檔案部門缺少現(xiàn)代高技術(shù)的管理人才，盡管有著先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備也難以將其中的作用充分發(fā)揮出來，這就對辦公管理人員的綜合素質(zhì)以及技術(shù)能力等提出更高的要求。

三、文書檔案管理的辦公自動(dòng)化的具體策略

（一）增強(qiáng)檔案管理的安全性

將辦公自動(dòng)化應(yīng)用在文書檔案管理中，可以利用物理隔離內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的方式，促使辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)具有更高的安全性與可靠性。在實(shí)際操作的過程中，由于復(fù)雜而又特殊的內(nèi)外網(wǎng)隔離操作，需要在路由器的隔離防護(hù)下，過濾IP地址以及服務(wù)，再設(shè)置合理科學(xué)的防護(hù)墻，對進(jìn)出的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)以及訪問行為進(jìn)行管理，進(jìn)而保證辦公自動(dòng)化的安全性。此外，在過濾IP地址時(shí)，應(yīng)該評比所有未知的IP地址，然后讓工作人員根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行有選擇性的放行，從而為文書檔案管理辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)安全提供基礎(chǔ)保障。

（二）提高管理人員的綜合素質(zhì)

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，文書檔案管理應(yīng)該提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與技術(shù)水平，充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢，進(jìn)而提高整個(gè)檔案管理的工作效率。從目前的情況來看，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理首先需要投入大量的現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及硬件設(shè)備，并定期培訓(xùn)工作人員對設(shè)備的使用方式與專業(yè)知識(shí)，這樣不僅可以使文書檔案管理人員能夠加強(qiáng)掌握設(shè)備的功能，而且還可以促進(jìn)技術(shù)水平的提高，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作的開展[3]。

（三）創(chuàng)建檔案管理的新環(huán)境

電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及其他的數(shù)字化設(shè)備等是文書檔案管理的辦公自動(dòng)化重要支撐，因此，首先要加強(qiáng)配備檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備，這樣有利于促進(jìn)文書檔案管理辦公自動(dòng)化的有效提升。同時(shí)，為了能夠讓檔案工作人員更好地學(xué)習(xí)與應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，需要注重制定和完善相關(guān)檔案管理制度，并開展檔案工作人員培訓(xùn)，創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的文檔管理環(huán)境，這樣才可以提高檔案管理的整體水平與效率。

四、結(jié)論

通過文章的分析與探討得知，將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書檔案管理當(dāng)中，既可以推動(dòng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，還可以與傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行優(yōu)勢互補(bǔ)。因此，在文書檔案管理的過程中，工作人員應(yīng)該合理利用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢來提高工作效率，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)軟件建設(shè)，不斷提高管理工作人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，從而推動(dòng)整個(gè)管理工作的運(yùn)行，提高經(jīng)濟(jì)效益。