醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及應(yīng)對措施探討

文/高云青（成武縣伯樂集鎮(zhèn)衛(wèi)生院）

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題分析

（一）缺乏專業(yè)的人才

當(dāng)下，絕大部分醫(yī)院檔案規(guī)范管理工作并沒有設(shè)置專業(yè)專職的工作人員，通常是由其他崗位人員兼職進(jìn)行檔案管理。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多兼職人員并沒有進(jìn)行專門性的醫(yī)院檔案培訓(xùn)，使得他們在從事醫(yī)院檔案管理時不能夠滿足醫(yī)院檔案規(guī)范管理對于專業(yè)性的需求，造成醫(yī)院檔案管理存在歸檔不符合實(shí)際，要求不規(guī)范，更甚至引起檔案缺失等嚴(yán)重問題的發(fā)生。

（二）缺乏完善的管理制度

部分醫(yī)院沒有制定規(guī)范完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行醫(yī)院檔案規(guī)范管理的過程中，由于醫(yī)院在檔案管理時，并沒有制定與之相對應(yīng)的操作規(guī)范以及規(guī)章制度，這也導(dǎo)致很多工作人員在開展檔案規(guī)范管理的過程中缺乏執(zhí)行力度，不能夠及時對醫(yī)院檔案中的信息進(jìn)行收集以及整理，最終對檔案收集工作造成了不良的影響。除此之外，當(dāng)下在醫(yī)院檔案管理的過程中，并沒有制定與之相對應(yīng)的法律法規(guī)，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理在實(shí)際落實(shí)的過程中，不能夠?qū)⒎煞ㄒ?guī)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定作為最終的執(zhí)行規(guī)范，因此也不能夠保障醫(yī)院在檔案管理過程中的工作效率以及工作質(zhì)量[1]。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的策略分析

（一）強(qiáng)化對人才的引入及培養(yǎng)

為了確保醫(yī)院檔案管理開展過程中的信息化發(fā)展，作為醫(yī)院，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人才建設(shè)，打造一支具有較高專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)水平的信息化管理團(tuán)隊(duì)，使其對不同行業(yè)的業(yè)務(wù)狀況展開全方位的了解，具備較為全面的計算機(jī)知識，只有這樣才能夠全方位地做好醫(yī)院檔案管理工作，最終滿足醫(yī)院檔案建設(shè)的信息化需求。與此同時，作為工作人員也應(yīng)當(dāng)從事過相關(guān)檔案管理工作，具備一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，只有這樣才能夠在信息化檔案管理的過程中定向的對一些社科知識展開了解。在醫(yī)療改革進(jìn)一步推進(jìn)的背景之下，醫(yī)院檔案管理工作的重要性也越發(fā)凸顯出來，這就需要工作人員具備檔案的挖掘能力以及管理能力，在提高檔案管理質(zhì)量的同時，使得醫(yī)院的檔案管理工作更加具備文化屬性，最終推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展[2]。

（二）完善檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理的過程中，一定要提高工作人員信息安全意識，通過在實(shí)踐中不斷完善檔案管理制度，從而充分發(fā)揮檔案管理的作用。首先，作為管理人員應(yīng)當(dāng)意識到檔案管理工作的重要性，并且樹立高度的責(zé)任意識以及保密意識，并且在日常生活中體現(xiàn)這種意識。其次，為了確保檔案管理工作的安全性，應(yīng)當(dāng)完善檔案收集、移交以及查閱的制度，確保制度的科學(xué)性以及可行性。在開展檔案管理的過程中將制度真正落實(shí)并且按照規(guī)范工作。再者也應(yīng)當(dāng)建立追責(zé)制度，使得權(quán)責(zé)分明，無論是檔案的形成還是查閱，一旦出了問題都可以追究到人，這樣才能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率。最后在檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行五不查以及四不借的制度，提高檔案管理的整體水平，確保檔案安全。管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)形成的檔案材料展開排序和分類，并且進(jìn)行加工裝訂，使得檔案材料能夠直接反映醫(yī)院的人員調(diào)動情況并且制定相應(yīng)的目錄，以便工作人員查閱，在確保檔案安全性的同時提高檔案管理工作的整體效率[3]。

（三）提升檔案管理的信息化水平

搭建平臺才能更加有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。十八大以來，國家提出“創(chuàng)新、發(fā)展、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的發(fā)展理念，這五大理念同樣適用于新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作。為了推動醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)，確保檔案的有效挖掘、利用，從而達(dá)到資源共享的最大化，應(yīng)當(dāng)對當(dāng)下醫(yī)院檔案資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建一個規(guī)范的信息化平臺，將信息化的管理模式應(yīng)用于其中，幫助醫(yī)院更好開展檔案信息對內(nèi)對外的溝通和交流，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。一是促進(jìn)對內(nèi)交流[4]。由于當(dāng)下部分醫(yī)院的檔案信息化管理不完善、不成熟，導(dǎo)致各部門之間在相關(guān)工作中溝通不暢，一定程度降低了工作效率，因此檔案信息平臺的建設(shè)和運(yùn)用，能夠使醫(yī)院各個部門更快地獲取價值信息，對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)利用，從而提高醫(yī)院檔案規(guī)范管理的效率；二是建立資源共享激勵制度。作為醫(yī)院的檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)有效的激勵制度，鼓勵工作人員共同參與信息化建設(shè)過程，提高資源的利用效率，從而確保醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，同時也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案信息的審核力度，通過對資料的來源進(jìn)行詳細(xì)的標(biāo)注，從而方便醫(yī)護(hù)人員對檔案進(jìn)行查詢和處理。

（四）加大對基礎(chǔ)設(shè)備的資金投入

在醫(yī)院檔案管理的過程中，除了應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于工作人員的管理，加強(qiáng)信息化建設(shè)，也應(yīng)當(dāng)對檔案管理過程中應(yīng)用的基礎(chǔ)設(shè)備以及軟件展開更新，在購買和檢查設(shè)施的過程中進(jìn)行必不可少的需要大量資金投入，同時通過加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)也能夠從根本上提高醫(yī)院檔案的安全性，通過運(yùn)用計算機(jī)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備也能夠確保醫(yī)院檔案管理工作運(yùn)行性能優(yōu)良，杜絕由于設(shè)施以及軟件方面的問題影響檔案管理的整體工作進(jìn)程。對于檔案的資料也應(yīng)當(dāng)選用電子檔案的方式進(jìn)行存儲，與此同時，工作人員也可以提高自身的專業(yè)技能，做好防火墻工作，確保醫(yī)院檔案管理的保密性以及安全性。

三、結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院發(fā)展的過程中，檔案管理工作作為重點(diǎn)內(nèi)容，能夠?qū)︶t(yī)療過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，同時也能夠推動醫(yī)院檔案管理工作的改革和完善，最終推動我國醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。