淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

文/余立軍（湖北省隨州市隨縣公共檢驗(yàn)檢測(cè)中心）

科技的高速發(fā)展和人類智慧的充分發(fā)揮推動(dòng)了整個(gè)社會(huì)時(shí)代的高質(zhì)量發(fā)展與進(jìn)步，同時(shí)也推動(dòng)了各行各業(yè)工作節(jié)奏和工作進(jìn)程步伐的加快，事業(yè)單位也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位快速高效的工作節(jié)奏，并且傳統(tǒng)檔案管理模式占用較多的人力、物力等，在查閱利用的過程中也比較煩瑣，花費(fèi)的時(shí)間比較多。同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案資料很容易在長期的查閱和利用過程中造成損壞或者是遺失等。鑒于此，對(duì)檔案管理實(shí)施信息化手段勢(shì)在必行。

一、事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化的必要性

一方面對(duì)檔案管理實(shí)施信息化可以保證檔案資料信息彌補(bǔ)紙質(zhì)文件容易損壞和遺失的缺陷，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為可以長期保存且容易檢索查閱和利用的電子文件信息資料；二是對(duì)檔案管理實(shí)施信息化，可以在很大程度上提高工作效率，推進(jìn)事業(yè)單位的快速、優(yōu)質(zhì)、健康發(fā)展；三是對(duì)檔案管理實(shí)施信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的網(wǎng)絡(luò)共享，提高其服務(wù)功能與成效。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（1）對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。當(dāng)前不少事業(yè)單位將主要精力放在了如何提高各項(xiàng)中心工作的質(zhì)量和效率上，實(shí)現(xiàn)中心工作任務(wù)的現(xiàn)代化、高質(zhì)量開展，而對(duì)檔案管理工作沒有與中心工作同步提升到應(yīng)有的重視程度，從而影響了事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化的進(jìn)程和速度。（2）檔案建設(shè)資金投入不夠。有一些單位對(duì)于檔案管理硬件設(shè)施的資金投入很少，還有一些單位的檔案建設(shè)僅僅停留在人工歸檔，難以適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的要求。（3）專業(yè)管理人才的缺乏?，F(xiàn)階段較多的事業(yè)單位檔案建設(shè)工作是由一些年齡結(jié)構(gòu)偏大的工作人員來開展，他們雖然經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但是卻缺乏現(xiàn)代化技術(shù)理念和信息化專業(yè)技術(shù)，無法完成信息化的檔案建設(shè)。（4）對(duì)軟件認(rèn)知水平不高。在不少事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作人員并沒有對(duì)專業(yè)軟件有一個(gè)深入的認(rèn)知，以為只要選用傳統(tǒng)的檔案管理軟件就行了，還存在對(duì)應(yīng)用于檔案管理方面的軟件的認(rèn)知及使用程度不高的問題。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（1）從思想上提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，各行各業(yè)都對(duì)檔案管理工作及其重要性有了一個(gè)更加深入的正確認(rèn)知，對(duì)于事業(yè)單位來說應(yīng)該更加注重檔案信息資源的管理與利用，加快其信息化建設(shè)的步伐，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。首先，不能守著傳統(tǒng)的管理思想，務(wù)必從思想觀念上進(jìn)行改革。一是事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。在當(dāng)今這個(gè)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍推廣應(yīng)用的新時(shí)代下，檔案管理工作也必將借力信息化技術(shù)來更好地服務(wù)于各項(xiàng)相關(guān)工作，這是社會(huì)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的必然需求。領(lǐng)導(dǎo)在轉(zhuǎn)變了思想觀念，在單位就能夠起到一種示范帶頭作用，對(duì)單位其他工作人員起到示范引領(lǐng)作用，從而有效帶動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利、高效開展。二是要大力宣傳信息化檔案管理工作，以此來提高工作人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度和認(rèn)知水平，進(jìn)而提高工作人員參與檔案管理信息化建設(shè)的主動(dòng)性與能動(dòng)性。從而提高大家參與檔案信息化管理建設(shè)的積極性和主動(dòng)性，凝聚強(qiáng)大的工作合力，保障信息化檔案管理模式的最終形成，建立完備的管理體系，促使單位持續(xù)健康發(fā)展。（2）從資金上加大檔案管理的投入。提升檔案管理的效率，離不開良好的辦公環(huán)境和專業(yè)的人才，而這些都需要資金的投入。一是不斷加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)。為事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)提供完善的硬件支持和環(huán)境支持；二是提高工作人員對(duì)檔案管理軟件的操作水平和實(shí)踐應(yīng)用能力。不僅要加大檔案管理應(yīng)用軟件的資金投入，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其充分掌握檔案管理軟件的各項(xiàng)功能和操作流程，逐步發(fā)展成為專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)者，不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)新信息技術(shù)的能力。要想做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，必須做好硬件設(shè)施和軟件技術(shù)的同步落實(shí)與運(yùn)行，才能迅速提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。（3）從應(yīng)用上采用適合事業(yè)單位性質(zhì)的專業(yè)檔案管理軟件。只有適合事業(yè)單位特點(diǎn)與性質(zhì)的檔案管理軟件才能夠?qū)n案管理工作的效用充分發(fā)揮出來。在選擇檔案管理軟件之前要對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行充分了解，同時(shí)要在檔案管理軟件專業(yè)人員的指導(dǎo)下進(jìn)行應(yīng)用軟件的選擇與購買。另外，如何在市場(chǎng)上找到符合事業(yè)單位檔案管理需求的應(yīng)用軟件，可以聘請(qǐng)專業(yè)的軟件開發(fā)工作人員針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作需求進(jìn)行量身開發(fā)，充分保證發(fā)揮其對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的推動(dòng)作用。

四、結(jié)語

觀望當(dāng)下，信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)是今非昔比，我們必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，將信息技術(shù)有機(jī)、高效地運(yùn)用于事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、高效化、優(yōu)質(zhì)化管理，充分發(fā)揮檔案管理的功能和作用，從而推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展。