新時期地質(zhì)檔案的保密與利用

文/茍東林（湖南省核工業(yè)地質(zhì)局三0一大隊）

在信息時代，科技發(fā)展日新月異，經(jīng)濟全球化及信息網(wǎng)絡化，各行各業(yè)都在利用高科技技術(shù)實現(xiàn)快速發(fā)展，地質(zhì)行業(yè)也與時俱進，從最初的老三樣：羅盤、地質(zhì)錘、放大鏡，升級為新三樣：衛(wèi)星電話、GPS、一測通，可見地質(zhì)檔案產(chǎn)生的過程中就已經(jīng)存在諸多的泄密風險。新的工作方法也對地質(zhì)檔案的保管與利用提出了更高的要求。地質(zhì)檔案在我國具有重要的戰(zhàn)略地位，因此，做好地質(zhì)檔案的保密工作非常重要。檔案也從以前的重保向中用在轉(zhuǎn)變，但是也因為他的保密性較強，也限制了地質(zhì)檔案的開發(fā)利用，在一定程度上影響地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展。如何在保密的前提下，更為有效地利用好地質(zhì)檔案，是新時期地質(zhì)檔案管理人員面臨的問題。

一、做好基礎設施建設，重視過程管理

做好地質(zhì)檔案的開發(fā)利用，保密工作是基礎，首先做好保密工作，只有在壓實保密工作基礎的前提下，才能有效地開發(fā)利用地質(zhì)檔案資源，做到事半功倍。因此，保密工作的基礎建設是開發(fā)利用的基礎工程。（1）管理過程中的保密。涉密資料要分開、分類保管與存放。檔案室的檔案辦公用房、檔案整理用房、閱覽用房和檔案庫房要分開設置，庫房需要購置安裝保險柜、防盜器等基礎保密設施；將傳統(tǒng)載體與電子版進行分類分區(qū)放置。檔案庫房還應有全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防盜裝置，安裝智能門禁識別、紅外線報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范報警系統(tǒng)。所有檔案用房內(nèi)設置視頻監(jiān)控設備，以備隨時查看和防止查閱時的信息篡改等。（2）地質(zhì)檔案資料的存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。檔案管理部門必須定期清點檔案數(shù)量，對檔案的保護狀況進行檢查，破損的及時修補，以保證檔案的完整性；對電子檔案的讀取和借用情況做好統(tǒng)計梳理工作，發(fā)現(xiàn)有破損或者電子檔案無法讀取等情況，及時處理，并向管理著匯報，形成檢查修補記錄臺賬，以供復檢時方便查閱。涉密電腦必須專機專用，涉密電子檔案也需要在涉密電腦上處理，涉密電腦不得聯(lián)網(wǎng)以及使用U盤等移動導出設備。（3）檔案的銷毀要嚴格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，禁止單位及個人擅自銷毀檔案，檔案的銷毀必須上報有關(guān)部門批準，方可執(zhí)行，銷毀時要在批準指定地點進行。電子版本的地質(zhì)檔案以及復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀電子存儲介質(zhì)外，還要保證電子版本檔案和檔案數(shù)字復制件從電腦系統(tǒng)中徹底清除。（4）檔案管理部門要統(tǒng)籌開展紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，以及電子版本文件歸檔與電子地質(zhì)檔案的安全保密工作，采取相應措施防止在使用和保管過程中發(fā)生檔案信息被篡改或者丟失以及外泄等事件發(fā)生。從根本上杜絕泄密事件的發(fā)生。涉密檔案在進行數(shù)字化時要嚴格遵守相關(guān)保密規(guī)定。（5）指定專人負責重要項目的的電子版本地質(zhì)檔案資料制作，責任到人，從源頭保證電子版本地質(zhì)檔案資料的保管安全和質(zhì)量安全。（6）每年不定期舉行保密宣教活動，組織開展保密宣傳，組織大家到保密實訓平臺進行參觀學習，加大宣傳教育力度，增強廣大干部職工的保密意識。

二、夯實隊伍建設

地質(zhì)檔案的保管與利用，需要檔案管理者具備一定的綜合能力，要求檔案管理人員要有高度的使命感、責任心；具備一定的專業(yè)知識。目前我國的專業(yè)檔案管理者較為缺乏，檔案管理人員的工作重點主要側(cè)重于檔案的管理，導致檔案的開發(fā)利用率不是很高。檔案的開發(fā)利用是需要檔案管理者對信息獲取者進行積極的引導，需要信息獲取者與管理者相互配合，提高資源的有效利用。但是，目前檔案管理人員嚴重缺乏這一技能，這與檔案在很多單位并不受重視很多人認為檔案管理工作非常簡單不需要具備特別的知識與技能有很大關(guān)系。要擺脫這種局面，需要引導管理者進行積極的學習，有效地解決這種由于自身知識受限而導致的地質(zhì)檔案開發(fā)利用受限的局面。因此，檔案管理部門可以通過組織相關(guān)檔案管理知識培訓、組織試點學習交流、開通線上答疑等方式，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，夯實檔案管理隊伍建設，為地質(zhì)檔案的開發(fā)利用打好堅實基礎。

三、完善制度保障功能

如何在做好保密工作的前提下，更好地開發(fā)利用檔案資源，完善相關(guān)制度建設是實現(xiàn)保障功能的前提。一套完備的、切實可行的管理制度非常必要，在實踐過程中，對地質(zhì)檔案對照各項制度，進行科學的整理和規(guī)劃，讓檔案管理者在實施過程中真正做到有法可依、有章可循，形成一個流暢完整的檔案體系。對可以公開利用的地質(zhì)檔案資源，做好引導開發(fā)利用工作，對非公開件或者半公開件的開發(fā)利用做到既不泄密又能最大限度地保障讓這部分地質(zhì)檔案資源為我所用。

四、結(jié)語

地質(zhì)資源的開發(fā)與利用，直接影響國民經(jīng)濟的發(fā)展。地質(zhì)資料是寶貴的信息資源，收集的地質(zhì)資料涵蓋范圍廣，對此開發(fā)利用也是廣泛的。因此，做好地質(zhì)資料檔案的保管、開發(fā)與利用尤為重要，要求地質(zhì)資料管理者在有制度保障的前提下，積極努力的學習，引導對地質(zhì)資料的二次開發(fā)利用工作，促進地質(zhì)檔案資源的有效利用，使得地質(zhì)資料的開發(fā)利用取得事半功倍的效果，能夠更好地服務于社會，服務于國民經(jīng)濟的發(fā)展。