辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的缺陷及對(duì)策

文/劉波靜（安化縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局（人民防空辦公室））

辦公室文書(shū)檔案，可以對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行真實(shí)記錄，可以對(duì)事業(yè)單位的決策、未來(lái)走向造成影響，提升事業(yè)單位資源利用效率，進(jìn)而保證事業(yè)單位管理效果。目前，部分事業(yè)單位仍然存在問(wèn)題，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升，嚴(yán)重影響到了管理效果，不利于事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，在實(shí)際工作中，需要給予該項(xiàng)工作足夠重視，并結(jié)合實(shí)際情況，不斷優(yōu)化和完善管理措施，從根本上提升管理效果，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

一、辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的缺陷

（一）文書(shū)工作和檔案工作銜接問(wèn)題

在實(shí)際工作中，文書(shū)和檔案的模板是不同的，兩者之間存在緊密聯(lián)系，均是檔案管理的重要內(nèi)容。檔案管理是以文書(shū)工作為基礎(chǔ)，文書(shū)工作最終歸屬為檔案工作。雖然兩者屬于一個(gè)整體，但是兩者是分塊管理的，導(dǎo)致文書(shū)與檔案工作存在距離[1]。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，大部分文書(shū)工作人員在工作時(shí)僅僅關(guān)注自身工作內(nèi)容，沒(méi)有考慮到檔案管理工作；而大部分檔案人員在工作時(shí)僅僅考慮到檔案相關(guān)工作，很少對(duì)文秘工作進(jìn)行關(guān)注，導(dǎo)致兩者存在銜接問(wèn)題，如公文格式、處理辦法不規(guī)范。

（二）管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

在文書(shū)檔案管理工作中，管理隊(duì)伍專業(yè)能力和素養(yǎng)如何，直接影響到管理效果。在事業(yè)單位中，由于受到多種因素影響，管理隊(duì)伍年齡較大，能力較低、發(fā)展較慢。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，很多管理人員責(zé)任意識(shí)薄弱，并且日常工作量較大，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)層面：第一，該項(xiàng)工作不僅僅是體力勞動(dòng)，還需要工作人員調(diào)動(dòng)自己的思維。如，在存放文書(shū)檔案時(shí)，出現(xiàn)大量積壓情況，傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式滯后，無(wú)法滿足工作需求；第二，部分管理人員受到傳統(tǒng)理念的影響，習(xí)慣通過(guò)傳統(tǒng)管理模式，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理，創(chuàng)新意識(shí)薄弱，相關(guān)人員需要利用簡(jiǎn)化查找流程、探究節(jié)約空間等手段，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。

二、辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理缺陷的對(duì)策

（一）做好文書(shū)工作和檔案工作的銜接

文件質(zhì)量如何和檔案質(zhì)量有著直接的聯(lián)系，如果文件質(zhì)量不高，那么檔案質(zhì)量也會(huì)受到影響。因此，在實(shí)際工作中，管理人員需要強(qiáng)化自身的檔案意識(shí)，注重文書(shū)材料立卷歸檔工作[2]。并且，在對(duì)文件進(jìn)行處理時(shí)，需要時(shí)刻關(guān)注檔案管理，保證檔案和文書(shū)一體化發(fā)展。這就需要相關(guān)人員注重質(zhì)量控制，其中包括文體、紙張大小、格式等，都需要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，避免五花八門(mén)，不允許利用紅墨水、圓珠筆等進(jìn)行修改等。與此同時(shí)，管理人員對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地處理；對(duì)文件收發(fā)情況進(jìn)行及時(shí)登記，若資料缺少，應(yīng)及時(shí)查找，保證檔案完整性。特別是在處理賬外材料時(shí)，如領(lǐng)導(dǎo)講話等，需要保證收集及時(shí)，保證材料齊全。管理人員還需要注重立卷工作，該環(huán)節(jié)其是文秘工作最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作開(kāi)始環(huán)節(jié)，屬于銜接點(diǎn)，只有文書(shū)人員具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，才可以給后續(xù)立卷歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。

（二）建立完善的文書(shū)檔案管理制度

針對(duì)單位發(fā)展來(lái)講，文書(shū)檔案管理具有較為積極的作用，單位領(lǐng)導(dǎo)需要給予該項(xiàng)工作足夠重視，建立完善的管理制度，配套完備的硬件設(shè)施，且做好制度落實(shí)工作，進(jìn)而有效提升管理標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性，保證文書(shū)管理效果。在該過(guò)程中，需要組建一支專業(yè)的辦公室人員隊(duì)伍，且提供良好的工作環(huán)境與條件。此外，在思想層面，需要增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真仔細(xì)的收集整理文件資料，統(tǒng)一進(jìn)行保管，以便于后續(xù)查找與利用。

（三）提升文書(shū)檔案管理人員積極性

首先，在事業(yè)單位中，管理層需要做好人才招聘工作，保證招聘的人員具備較高的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次，需要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證硬件可以發(fā)揮出自身的作用。再次，建立有效的崗位責(zé)任制度，做好檢查與監(jiān)督工作，提升相關(guān)人員思想認(rèn)知，保證收集文件材料工作質(zhì)量。與此同時(shí)，需要細(xì)分工作任務(wù)，落實(shí)到每個(gè)工作人員身上，進(jìn)而有效增強(qiáng)管理人員責(zé)任意識(shí)。最后，為了穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，可以建立完善的激勵(lì)制度，保證管理人員以正面思想開(kāi)展管理工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代背景下，辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理是非常重要的，不僅可以有效提升文書(shū)檔案管理水平，還可以提升事業(yè)單位服務(wù)水平，促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理還存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位的發(fā)展。想要有效改善這一現(xiàn)狀，在實(shí)際工作中，相關(guān)人員需要給予辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理足夠重視，且結(jié)合實(shí)際情況，深入分析當(dāng)下存在的問(wèn)題，結(jié)合分析結(jié)果開(kāi)展針對(duì)性管理，加大管理力度，進(jìn)而有效保證管理效果。