高校教學(xué)秘書的角色定位與工作品牌化發(fā)展研究

文/劉馨陽 （渤海大學(xué)歷史文化學(xué)院）

一、高校教學(xué)秘書的能力基礎(chǔ)

（一）工作協(xié)調(diào)與組織能力

作為高校的教學(xué)秘書，是學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)最得力的助手與參謀，應(yīng)該可以從學(xué)校以及院系的角度出發(fā)，進行教學(xué)方面的出謀劃策，有效維護集體的整體利益，同時也需要做好協(xié)調(diào)關(guān)系的工作，這樣才能夠保證相關(guān)工作的順利進行。在教學(xué)工作中，教學(xué)秘書作為實施者與組織者，需要與學(xué)生、教師以及相關(guān)管理型職工維持良好的關(guān)系，在整個關(guān)系網(wǎng)中處于有效平衡的優(yōu)勢地位，這樣才能夠使工作更加順暢地運行。

（二）現(xiàn)代辦公軟件以及相關(guān)設(shè)備運用能力

現(xiàn)代教學(xué)設(shè)施不斷增加，教學(xué)秘書需要掌握這些技術(shù),既需要具備登錄成績、復(fù)印或者打印文件、表格制作等簡單性技能，同時也可以利用學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)平臺實施教學(xué)管理。此外，教學(xué)秘書應(yīng)該掌握教學(xué)管理軟件與技術(shù)裝備的操作流程，保證技術(shù)設(shè)備的有效工作，創(chuàng)造現(xiàn)代化教學(xué)環(huán)境?，F(xiàn)代辦公軟件以及相關(guān)設(shè)備的運用能力可以提升工作質(zhì)量與效率，降低工作量，創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）語言交流能力

教學(xué)秘書在語言表達方面需要具備一定的能力基礎(chǔ)，可以有效地溝通相關(guān)教學(xué)工作，實現(xiàn)信息交流，做好上傳下達的工作職責(zé)。在實際工作中，工作的安排與學(xué)校內(nèi)部信息交流都需要文字和語言信息傳遞。在文字層面，教學(xué)秘書需要掌握公文寫作能力，利用書面表達進行信息與思想的傳達；在語言交流方面，主要表現(xiàn)在日常的人際關(guān)系交往過程中，語言的準(zhǔn)確性和得體性影響著人際關(guān)系的維護，從而對工作執(zhí)行效果也會產(chǎn)生一定的影響。

二、高校教學(xué)秘書的角色定位

（一）服務(wù)者

高校教學(xué)秘書最基本的角色就是服務(wù)者。作為基層崗位，負責(zé)人員的管理和服務(wù)，主要服務(wù)的目標(biāo)包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生群體以及其他管理人員。對于領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)，教學(xué)秘書應(yīng)該將領(lǐng)導(dǎo)的工作安排和任務(wù)進行傳達，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成日常的行政工作；對于教師的服務(wù)，集中于教師面臨的教學(xué)問題等，進行方法和建議的提出，有效幫助教師解決矛盾與困難；對于學(xué)生群體的服務(wù)，重點處理學(xué)生在學(xué)習(xí)以及生活中存在的困難和問題；對于其他管理人員的服務(wù)，主要是做好協(xié)調(diào)和輔助工作，保證各項管理工作的有序進行。教學(xué)秘書在服務(wù)過程中，需要處理很多突發(fā)和棘手的問題，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，細心且有耐性，使個人的服務(wù)能夠蔓延在各個角落。

（二）建議者

在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書有責(zé)任針對相關(guān)工作提出建議，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)改革與優(yōu)化任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理并非完全科學(xué)合理，作為教學(xué)秘書，需要時刻關(guān)注工作進展和管理現(xiàn)狀，做好顧問的作用，同時及時給予教學(xué)調(diào)整意見。教學(xué)秘書是針對基層的管理人員，不僅僅應(yīng)該熟悉學(xué)校相關(guān)的決策、制度、教學(xué)設(shè)施以及教學(xué)內(nèi)容，同時也需要在工作執(zhí)行過程中善于發(fā)現(xiàn)問題，對教學(xué)相關(guān)任務(wù)具有明確的管理思路，然后才能夠向上級領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)部門提出獨特的建議。通過反饋，可以保證工作的順利進行，同時也為其他管理人員提供了便利，建立了教學(xué)依據(jù)，使教學(xué)水平不斷提高。

（三）協(xié)調(diào)者

在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書職位是不可或缺的，該崗位負責(zé)相關(guān)管理事項的協(xié)調(diào)工作，工作范圍比較廣泛。教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)工作主要體現(xiàn)在上傳下達方面，以及與其他部門的工作銜接和配合。其中，上傳下達的工作要求教學(xué)秘書信息傳達需要及時到位，并且做好解釋和安排工作，協(xié)調(diào)不同的關(guān)系體。教學(xué)秘書一般都是學(xué)校院長的助手，負責(zé)基層人員的日常輔助管理，并且在活動安排中扮演重要的角色，所以，教學(xué)秘書的上傳下達需要圍繞教學(xué)內(nèi)容進行。學(xué)校的相關(guān)制度建設(shè)與下發(fā)也需要通過教學(xué)秘書快速向領(lǐng)導(dǎo)傳達，保證所在院系可以盡快響應(yīng)學(xué)校的制度體系要求，從而有效實施教學(xué)管理工作。此外，教學(xué)秘書也需要在不同部門以及師生之間做好協(xié)調(diào)工作，使領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門能夠接收到學(xué)校的教學(xué)政策，同時收集教師與學(xué)生的反饋意見，向領(lǐng)導(dǎo)傳達，采用有價值的建議進行教學(xué)的改進，不僅僅能夠提升工作效率，同時也能使教學(xué)管理更加有效和順暢。

（四）執(zhí)行者

在教學(xué)管理中，相關(guān)的任務(wù)都是通過教學(xué)系統(tǒng)進行全面的實施和執(zhí)行，在該過程中，教學(xué)秘書起到了關(guān)鍵性作用，作為教學(xué)管理的直接執(zhí)行人員，需要不斷地細化工作，重點從學(xué)校設(shè)施建設(shè)、教學(xué)計劃制定、學(xué)生日常管理、教學(xué)目標(biāo)確定以及相關(guān)教學(xué)考核等角度出發(fā)，確保教學(xué)工作的正常運行。為了做好執(zhí)行者，需要對管理內(nèi)容不斷地了解和深化，實施多元化教學(xué)形式。教學(xué)秘書在工作的執(zhí)行中，充當(dāng)了安排相關(guān)管理工作的角色，同時也進行了相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)，實現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)，按照教學(xué)計劃進行工作的開展。教學(xué)秘書需要具備一定的執(zhí)行力和洞察力，這樣才能夠讓各項工作真正的落到實處，完成相應(yīng)的工作指標(biāo)，從而提升教學(xué)效果。

（五）教育者

作為教學(xué)秘書，需要具備一定的教育能力，可以對教師與學(xué)生進行思想等教育。在日常的教學(xué)管理中，教學(xué)秘書不僅僅需要高效的完成本職工作，同時也要嚴(yán)格約束個人的行為和言談，做好榜樣作用,這樣才能夠起到言傳身教的影響作用，使周圍的教師和學(xué)生也可以不斷提高個人的修養(yǎng)與素質(zhì)。此外，教學(xué)秘書能夠影響教師在教學(xué)中持有的態(tài)度以及觀念，通過自身的教育作用，可以讓教學(xué)更加規(guī)范，同時學(xué)生也能夠逐漸養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)態(tài)度與習(xí)慣，推動道德素質(zhì)水平的提升。

（六）監(jiān)督者

教學(xué)秘書在整個教學(xué)管理中充當(dāng)重要的角色，作為關(guān)鍵的紐帶，需要銜接好工作之間的安排和推進工作，同時也應(yīng)該不斷監(jiān)督教學(xué)的任何環(huán)節(jié)，對工作和相關(guān)人員實施監(jiān)督管理。教學(xué)秘書在配合領(lǐng)導(dǎo)和教師完成教學(xué)安排的同時，需要監(jiān)督各項工作的進展情況，主要針對教師的實施效果、授課情況以及教學(xué)中出現(xiàn)的問題進行監(jiān)督管理。雖然教學(xué)秘書身兼數(shù)職，但是監(jiān)督工作也是重中之重，需要及時有效地了解教師與學(xué)生的思想和態(tài)度。通過監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，并且快速地向上級領(lǐng)導(dǎo)反映，將問題盡快解決，這樣才能夠規(guī)避很多管理風(fēng)險。

三、高校教學(xué)秘書的工作品牌化發(fā)展對策

（一）加強工作創(chuàng)新，提升品牌效應(yīng)

在教學(xué)秘書的工作品牌建設(shè)中，需要提高創(chuàng)新能力，其創(chuàng)新內(nèi)容主要包括管理意識創(chuàng)新與工作理念創(chuàng)新兩大層面。首先，對于管理意識創(chuàng)新是比較基本的創(chuàng)新內(nèi)容之一。教學(xué)秘書主要針對科研以及日常教學(xué)展開管理，日常管理中教學(xué)秘書會密切聯(lián)系學(xué)生以及教師等相關(guān)人員，從溝通的角度來看，需要拋棄原有的古老交流形式，采用新技術(shù)以及新思想進行交流，創(chuàng)新管理方式，這樣才能夠更好地滿足教育發(fā)展需要。此外，教學(xué)秘書需要在工作中通過管理意識的創(chuàng)新，能夠大膽地提出更多的新方式與新思路，如果遇到問題，不僅僅要勇于承擔(dān)，同時也需要快速地找尋解決問題之法，不斷革新管理意識。使自身的管理水平逐漸提升，從而加強教務(wù)工作的實際質(zhì)量。其次，工作理念的創(chuàng)新對于教學(xué)秘書的工作品牌發(fā)展也起到關(guān)鍵性作用。教學(xué)秘書需要轉(zhuǎn)變工作理念，與現(xiàn)代發(fā)展形勢相適應(yīng)，與時俱進，提升創(chuàng)新理念。例如，在工作推進、工作量統(tǒng)計、設(shè)施使用以及考試等方面，都可以采用新的理念實現(xiàn)教學(xué)價值，與師生之間相互尊重與關(guān)愛，從而促進自身的工作品牌建設(shè)。

（二）增強對教學(xué)秘書的培養(yǎng)工作

教學(xué)秘書需要不斷地提升個人的能力和素養(yǎng)水平，這樣有利于完善教學(xué)工作的流程和發(fā)展。學(xué)校需要對教學(xué)秘書實施統(tǒng)一的培訓(xùn)，從理論到實踐，實現(xiàn)教學(xué)秘書的培養(yǎng)能夠規(guī)范化與長期化發(fā)展。在教學(xué)秘書的培養(yǎng)過程中，需要按照學(xué)校的相關(guān)制度進行，提高教學(xué)秘書對學(xué)校制度體系的熟悉程度，這樣教學(xué)秘書的工作才能夠更加具有品牌性和制度性。此外，學(xué)校需要為教學(xué)秘書精心設(shè)計相應(yīng)的培訓(xùn)課程，使教學(xué)秘書可以廣泛吸收知識，并且提升教學(xué)秘書的工作專業(yè)性和高效性，從教學(xué)秘書的各種角色出發(fā)，進行全面的培養(yǎng)。教學(xué)秘書的培養(yǎng)需要多元化，這樣才能夠使教學(xué)秘書更容易進入自我提升的狀態(tài)，從而形成個性化的工作品牌，實現(xiàn)工作效率的全面提升。

四、總結(jié)

在高校的教學(xué)管理中，教學(xué)秘書職位是必不可少的，能夠有效輔助領(lǐng)導(dǎo)完成相應(yīng)的工作安排，推進工作順暢的發(fā)展。教學(xué)秘書應(yīng)該通過角色的定位，不斷提升自身的能力和素養(yǎng)，形成個性化的工作品牌，不僅僅能夠影響更多的師生行為，同時也可以促進教學(xué)管理水平進一步提高。