樹(shù)立新理念，做好新時(shí)期高職院校公務(wù)接待工作

常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉 飛

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的公務(wù)接待工作慢慢顯露出弊端和不足，不能適應(yīng)時(shí)代的變化，因此就要對(duì)公務(wù)接待工作進(jìn)行創(chuàng)新，改善這一現(xiàn)狀使得這一工作能夠全部落實(shí)到位。因此，學(xué)校針對(duì)這一現(xiàn)狀做出了相應(yīng)的改革，也提出了對(duì)應(yīng)的解決措施。對(duì)于高職院校而言，重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到對(duì)于教育和教學(xué)的深化和相應(yīng)水平的提高，并且注重人才培養(yǎng)和對(duì)外的溝通和交流?，F(xiàn)階段學(xué)校和外部企業(yè)的交流越來(lái)越多，在傳統(tǒng)的模式中只局限在一些主管部門(mén)和單位中，而如今是向著科學(xué)協(xié)調(diào)地多方面展示學(xué)校的方面發(fā)展。

一、創(chuàng)新理念

（一）創(chuàng)新接待方案

面對(duì)各種各樣的接待對(duì)象，需要采取不同的方案對(duì)其進(jìn)行接待。這就要求公務(wù)接待人員在前期就做好準(zhǔn)備工作，擬定一份完整合理的接待方案，并且不斷進(jìn)行修改使其滿(mǎn)足于接待的需求，這就要求接待方案必須精準(zhǔn)，有切入點(diǎn)。對(duì)于不同的接待對(duì)象應(yīng)該有不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)待，同時(shí)接待方案也應(yīng)該做出改變，不能千篇一律，沒(méi)有新意和亮點(diǎn)。公務(wù)接待和普通的接待有所不同，公務(wù)接待要求更高的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)節(jié)的到位，作風(fēng)必須嚴(yán)謹(jǐn)，管理上也要做到嚴(yán)格并且有條理、有效率。這樣才能使得整個(gè)接待工作有效率，步調(diào)規(guī)整，每一個(gè)細(xì)節(jié)都到位。在接待的前期要清楚接待時(shí)每一個(gè)細(xì)節(jié)都不能出錯(cuò)，因?yàn)榧?xì)節(jié)決定成敗，有時(shí)候恰恰是一個(gè)小小的細(xì)節(jié)可能就會(huì)改變接待對(duì)象的看法和態(tài)度。只有做到事無(wú)巨細(xì)，并且在進(jìn)行公務(wù)接待工作的過(guò)程中保持細(xì)心的態(tài)度和靈活應(yīng)變的頭腦，才能夠使得工作部署更為高效、高質(zhì)量，最終的工作才能夠圓滿(mǎn)結(jié)束。

（二）規(guī)范接待流程

在接待的前期，做好完全的準(zhǔn)備并制訂了合理的接待方案之后，更需要對(duì)于接待的流程做出細(xì)化。保證接待流程是有條不紊的?？梢蕴崆案鶕?jù)來(lái)訪人員的要求和目的做調(diào)查，再根據(jù)調(diào)查成果制定對(duì)應(yīng)的日程表。在這個(gè)調(diào)查的過(guò)程中有一件事情是絕對(duì)不能疏忽的，就是和來(lái)訪人員做好積極的前期溝通。只有前期的溝通到位了，我們才能更加了解來(lái)訪人員真正的需求所在，以及他們想要重點(diǎn)了解的地方，針對(duì)這些做出的接待方案和流程就能更加有針對(duì)性。對(duì)于公務(wù)接待人員來(lái)說(shuō)，心里有底之后處理事情條理就更加清晰；對(duì)于來(lái)訪人員來(lái)說(shuō)，也能得到更加舒心的服務(wù)和自己最想了解的東西的詳細(xì)介紹。前期溝通的方式有很多，例如電話溝通、視頻會(huì)議、書(shū)信等形式，要根據(jù)不同的接待對(duì)象做出合理的變動(dòng)和最合適的選擇。溝通時(shí)要注意，進(jìn)行溝通的時(shí)間一定要做到雙方都方便，提前進(jìn)行調(diào)查，盡量避免在對(duì)方不方便的情況下貿(mào)然打電話打擾對(duì)方。在溝通的過(guò)程中要注意的基本事項(xiàng)就是確定來(lái)訪人員的具體名單、到達(dá)時(shí)間以及對(duì)于本學(xué)校進(jìn)行考察的大致范圍。在溝通時(shí)務(wù)必做到親切友善，同時(shí)注意節(jié)奏的把控，不能出現(xiàn)拖延的情況，以免在接待人員到達(dá)之前不能將問(wèn)題全部了解清楚。只有了解了這些問(wèn)題，并且在前期就將這些問(wèn)題對(duì)應(yīng)的解決措施都融入接待流程的制作當(dāng)中，在接待時(shí)才會(huì)做到心中有數(shù)，不會(huì)出現(xiàn)太過(guò)慌張的情況。

在進(jìn)行前期的接待場(chǎng)所布置時(shí)，要注意以下幾個(gè)方面：首先，歡迎來(lái)訪的相關(guān)標(biāo)語(yǔ)是否符合規(guī)范，還有來(lái)訪人員的名字、來(lái)訪對(duì)象的職稱(chēng)排序等一定要做好檢查，以免出現(xiàn)由于名字不對(duì)或者標(biāo)語(yǔ)錯(cuò)誤引起的尷尬場(chǎng)面。其次，做好應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)急預(yù)案可以陳列出可能出現(xiàn)的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施，在這里要注意對(duì)于問(wèn)題的假設(shè)應(yīng)該全面，多方面、多角度地去思考，才能保證所列問(wèn)題全面，對(duì)于相應(yīng)的解決措施一定要做到高效且合理，要對(duì)應(yīng)接待時(shí)的情況和會(huì)場(chǎng)的布置、人員的走位等對(duì)于應(yīng)急預(yù)案的解決措施做出調(diào)整。最后，跟來(lái)訪人員一定要提前做好溝通，在接待之前如果出現(xiàn)了一些變動(dòng)要及時(shí)進(jìn)行必要的調(diào)整，做到細(xì)節(jié)上的萬(wàn)無(wú)一失。前期還要和來(lái)訪人員做好工作上的銜接，確保對(duì)方了解我們的接待方案，明白大概的接待流程，這樣公務(wù)接待人員在進(jìn)行接待工作時(shí)也會(huì)事半功倍。對(duì)于接待的主題應(yīng)該通過(guò)雙方的共同討論最后決定，做到雙方都滿(mǎn)意。

二、注意特色文化的打造

在我國(guó)政府發(fā)行的關(guān)于公務(wù)接待工作的文件中，對(duì)于這項(xiàng)工作做出了明確的規(guī)定和要求，公務(wù)接待工作要做好轉(zhuǎn)型，從以前傳統(tǒng)的規(guī)模擴(kuò)張方式過(guò)渡到注重內(nèi)涵文化的建設(shè)方面。而在公務(wù)接待時(shí)，特色文化的打造是內(nèi)涵建設(shè)的重點(diǎn)所在。因此公務(wù)接待工作要格外重視文化的打造，在接待工作中要突出文化建設(shè)方面的內(nèi)容，并且要使這一方面內(nèi)容的介紹不生硬，將其靈活地穿插在來(lái)訪人員想要了解的地方環(huán)境之中。在對(duì)來(lái)訪人員的意圖和重點(diǎn)做了了解之后，針對(duì)這些做出細(xì)致的規(guī)劃，使得文化的打造能很好地融入接待的流程，并且成為接待流程的重點(diǎn)。這樣對(duì)于學(xué)校營(yíng)造良好的形象，打造屬于自己的文化品牌非常有利。

公務(wù)接待人員在接待的過(guò)程中可謂扮演著極其重要的角色，最先接觸來(lái)訪人員的就是公務(wù)接待人員，因此接待人員是給來(lái)訪者的第一印象，甚至有可能影響來(lái)訪者對(duì)于學(xué)校的整體印象。因此，接待人員一定要保持良好的風(fēng)貌和形象，從服裝搭配上要注重校園文化的融入，并且注重衣服的簡(jiǎn)潔得體，最好能很好地體現(xiàn)地域文化和學(xué)校的文化。比如可以統(tǒng)一佩戴校徽和黨徽。在進(jìn)行接待的過(guò)程中還要保持熱情的態(tài)度和親切的笑容，真誠(chéng)地對(duì)接待人員進(jìn)行校園介紹，以此體現(xiàn)學(xué)校的精神風(fēng)貌和文化底蘊(yùn)。在參觀校園的過(guò)程中，要精心進(jìn)行準(zhǔn)備，使得介紹的地點(diǎn)能夠體現(xiàn)學(xué)校的特色文化以及地域特色。

另外，在設(shè)計(jì)宣傳冊(cè)時(shí)，要注重簡(jiǎn)潔大方、圖文并茂，最好能從中點(diǎn)體現(xiàn)出學(xué)校的特色所在，并重點(diǎn)在宣傳冊(cè)上進(jìn)行介紹。在飲食方面，首先要照顧來(lái)訪人員的飲食特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上盡量用學(xué)校的特色菜肴進(jìn)行招待，這些特色菜肴最好還是能夠體現(xiàn)出學(xué)校的特色，如學(xué)校的某一建筑、傳說(shuō)、軟文化等，這樣，在用餐之前也可以對(duì)來(lái)訪人員做出介紹，使得餐飲方面更加有趣味性，同時(shí)也進(jìn)一步推廣了校園的文化。同時(shí)要注意菜肴的量，不能太多或者過(guò)于豐盛，這樣會(huì)使接待人員有壓力，要做到量剛剛好并且質(zhì)屬上乘，才為最佳。對(duì)于來(lái)訪人員的住宿地點(diǎn)選取也要花一番心思，首先要保證環(huán)境的適宜，根據(jù)來(lái)訪者的需求進(jìn)行最合理的住宿安排，在滿(mǎn)足這些的基礎(chǔ)上，要盡量選擇可以體現(xiàn)學(xué)校特色文化的住宿位置，這樣也能夠更好地營(yíng)造良好的學(xué)校形象，給來(lái)訪者更加多樣且舒適的體驗(yàn)感受。

三、注意綠色環(huán)保，拒絕浪費(fèi)

根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的一系列文件的要求，當(dāng)下公務(wù)接待工作的發(fā)展方向是綠色環(huán)保。這也是進(jìn)行接待工作時(shí)最需要注意的地方和需要傳達(dá)的理念。因?yàn)樵谝郧暗墓珓?wù)接待過(guò)程中出現(xiàn)了不少因?yàn)橄胍^(guò)度展現(xiàn)學(xué)校實(shí)力而造成的鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象，這種現(xiàn)象是非常不可取的。因此，在現(xiàn)階段需要做的就是在綠色環(huán)保、不浪費(fèi)的前提下做好接待工作。為了響應(yīng)國(guó)家的綠色健康、可持續(xù)發(fā)展的要求，公務(wù)接待工作要做到堅(jiān)決遵守國(guó)家出臺(tái)的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，在接待工作中保持勤儉節(jié)約的工作態(tài)度，拒絕鋪張浪費(fèi)，對(duì)于不必要的禮儀進(jìn)行簡(jiǎn)化，樹(shù)立良好向上的風(fēng)氣，保持綠色健康的原則進(jìn)行工作安排。在工作中做到了節(jié)儉和綠色環(huán)保，對(duì)于來(lái)訪人員也能傳達(dá)一種綠色健康的正能量，也更能彰顯人文關(guān)懷。

四、樹(shù)立共享開(kāi)放理念

在進(jìn)行公務(wù)接待的過(guò)程中要注意樹(shù)立共享和開(kāi)放的接待理念，并且加強(qiáng)接待人員對(duì)于這一理念的理解程度，使得這一理念在接待的方方面面都得到體現(xiàn)。對(duì)于高職院校的接待工作而言，共享這一理念更是工作的重中之重，是接待工作發(fā)展進(jìn)步的方向所在。接待工作作為高職院校整體工作的一部分，要做到和整體工作的大方向相同，為培養(yǎng)人才服務(wù)，致力于文化的傳承和科學(xué)研究，并且對(duì)社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。對(duì)于公務(wù)接待人員而言，要充分意識(shí)到自己所做工作的重要性，不能有半分馬虎，要保持著嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度進(jìn)行工作，并且要樹(shù)立全局觀和大局意識(shí)，思維不能短淺，對(duì)于事情的考慮要長(zhǎng)遠(yuǎn)、有規(guī)劃，考慮問(wèn)題時(shí)也應(yīng)該全面綜合地考量，做好本職工作的同時(shí)將公務(wù)接待工作努力發(fā)展成為整個(gè)學(xué)校健康發(fā)展的重要部分。在進(jìn)行接待時(shí)也可以做出一些新的嘗試，進(jìn)行合理的創(chuàng)新。例如，可以創(chuàng)立一些互動(dòng)的環(huán)節(jié)，使得接待人員和來(lái)訪者在互動(dòng)中更加親密，在互動(dòng)的過(guò)程中也可以對(duì)于來(lái)訪者進(jìn)行文化的交流溝通，這對(duì)于接待工作的良好開(kāi)展有著很好的作用。在接待工作中注重共享，將這一理念運(yùn)用到接待工作的方方面面，包括前期的接待方案制訂和接待過(guò)程以及雙方的溝通交流過(guò)程中都要有所體現(xiàn)。這里的共享包括人才資源的共享、信息和教學(xué)相關(guān)資源的共享等，共享就意味著進(jìn)步，在新時(shí)期我們也要學(xué)會(huì)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的力量，使得來(lái)訪人員和接待工作者聯(lián)系更加密切，使得接待工作有更多創(chuàng)新的地方，互相學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步和發(fā)展。

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)高職院校的公務(wù)接待工作也有了新的要求。新時(shí)期更加注重工作時(shí)的紀(jì)律問(wèn)題，也就是說(shuō)在公務(wù)接待人員對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)公務(wù)進(jìn)行介紹時(shí)必須保證紀(jì)律嚴(yán)明。為了達(dá)到這一要求，一方面，必須創(chuàng)新接待理念，使得新的理念立足于精細(xì)和有序，并且著眼于特色文化的介紹；另一方面，還要注重節(jié)約和環(huán)保，綠色公益也是需要傳達(dá)的理念。應(yīng)從各個(gè)方面提升接待水平，對(duì)公務(wù)接待人員嚴(yán)格要求。