“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高職院校辦公室工作管理模式探析
——以嘉興職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

嘉興職業(yè)技術(shù)學(xué)院互聯(lián)網(wǎng)學(xué)院 周湘梅

近幾年來(lái)，國(guó)家對(duì)職業(yè)教育的重視前所未有，改革力度同樣前所未有。辦公室作為高職院校的重要組成部分，承擔(dān)著服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀和督辦的重要職能，其管理水平的高低影響著學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的高低，其職能的發(fā)揮水平直接影響著高校職能的實(shí)現(xiàn)程度。在高職教育不斷發(fā)展的時(shí)代，隨著信息技術(shù)的深入應(yīng)用，高職院校辦公室的管理工作也應(yīng)順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新形勢(shì)、新要求，借鑒其開放、平等、共享、創(chuàng)新的思維，統(tǒng)籌高職院校的辦公管理工作，以此提高學(xué)校的管理水平，更好落實(shí)教育教學(xué)改革，落實(shí)立德樹人根本任務(wù)。

一、辦公室管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善

高職院校在長(zhǎng)期的工作過(guò)程中根據(jù)實(shí)際需求形成了一系列的管理規(guī)章制度，比如崗位責(zé)任制度、用章制度、合同審批制度、檔案管理制度、保密工作制度等，這些制度使各項(xiàng)工作職責(zé)清晰，有章可循，提高了辦公室工作的規(guī)范性，是開展工作的保障。但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，制度落后于當(dāng)前的新形勢(shì)和新情況，沒有隨著時(shí)代的發(fā)展逐步完善，一成不變，導(dǎo)致管理權(quán)責(zé)沒有厘清，影響工作的推進(jìn)；制度是存檔應(yīng)付檢查的，突擊制定，開會(huì)執(zhí)行，檢查過(guò)后便束之高閣，與現(xiàn)實(shí)管理工作“兩張皮”；制度執(zhí)行力度彈性設(shè)置，因人而異，有的人在執(zhí)行制度過(guò)程中對(duì)有利于自己的制度就執(zhí)行，不利于自己的制度就打折執(zhí)行甚至不執(zhí)行等。

（二）辦公管理平臺(tái)不完善

學(xué)校的各管理系統(tǒng)一開始都是由各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求局部開發(fā)的，缺乏共享的應(yīng)用架構(gòu)和技術(shù)架構(gòu)，不能兼容。后來(lái)，學(xué)校投入建設(shè)數(shù)字校園，旨在通過(guò)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)、統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)和統(tǒng)一門戶三大基礎(chǔ)平臺(tái)打通各系統(tǒng)之間的壁壘，消除信息孤島。但由于中標(biāo)公司對(duì)學(xué)校管理運(yùn)行了解有限，無(wú)法準(zhǔn)確貼近學(xué)校需求，各部門的工作流程只考慮到本部門，各部門之間的關(guān)系相對(duì)松散，無(wú)法實(shí)現(xiàn)部門間的綜合處理。再加上教育投資的不連貫性，造成信息化建設(shè)的不連續(xù)性，導(dǎo)致數(shù)字校園建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)，很難真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，給管理人員和教師帶來(lái)諸多不便，嚴(yán)重影響了體驗(yàn)感。

（三）辦公管理隊(duì)伍實(shí)力不強(qiáng)

辦公室的管理事務(wù)是繁重而雜亂的，然而辦公室的工作人員配備偏少，特別是二級(jí)學(xué)院，隨著管理重心的下移，擁有了較大的管理權(quán)，所承擔(dān)的任務(wù)量也在增加，工作要涉及校辦、人事管理、組織部、宣傳部、繼續(xù)教育、后勤保障部、科研管理部等多個(gè)部門，大量的工作由為數(shù)不多的人來(lái)承擔(dān)，導(dǎo)致工作壓力過(guò)大，工作效率降低。由于辦公室工作以服務(wù)師生為主，大都是后勤和幕后的工作，為他人作嫁衣裳的情況比比皆是。再加上崗位的特殊性，臨時(shí)性突發(fā)性的工作很多，經(jīng)常加班加點(diǎn)，工作和家庭之間的矛盾突出。因此，工作人員的職業(yè)倦怠問題嚴(yán)重。

辦公人員的專業(yè)性欠缺，影響了辦公管理水平。目前，從事辦公室管理工作的人員都是單一專業(yè)出身，在其他領(lǐng)域的知識(shí)儲(chǔ)備上有所欠缺，與當(dāng)下高職院校對(duì)辦公人員提出的綜合能力的高要求、高標(biāo)準(zhǔn)不符。而且，他們工作時(shí)間缺乏彈性，鮮有機(jī)會(huì)接受專門的培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)水平。部分工作人員受傳統(tǒng)觀念和辦公流程的影響，依舊按照以往的工作經(jīng)驗(yàn)和思路來(lái)開展工作，對(duì)待新出現(xiàn)的問題有畏難心理，將工作方式方法鎖定在自己的舒適圈。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代辦公室管理工作面臨的新要求

在當(dāng)前高職教育快速發(fā)展、高職教育改革不斷深化的形勢(shì)下，高職院校辦公室管理工作也勢(shì)必要適應(yīng)發(fā)展的新形勢(shì)，重構(gòu)管理觀念，從“行政型”管理到“服務(wù)型”管理轉(zhuǎn)變。

一是主動(dòng)服務(wù)。辦公室工作不只是簡(jiǎn)單地靠上級(jí)下達(dá)任務(wù)、靠行政命令指導(dǎo)工作和處理問題，而要以大局為重，以人為本，主動(dòng)加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，善于從多種渠道了解盡可能多的有用信息，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性和對(duì)新形勢(shì)、新事物的分析判斷能力，在完成既定目標(biāo)的同時(shí)追求創(chuàng)新，提高工作技能和效率。

二是綜合服務(wù)。面對(duì)日新月異的教育和科技進(jìn)步，高職院校辦公室應(yīng)利用好互聯(lián)網(wǎng)下信息渠道通暢的優(yōu)勢(shì)，抓好信息收集和調(diào)研，既要充分了解學(xué)校自身的信息，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考，又要處理好學(xué)校的對(duì)外信息，創(chuàng)造良好的輿論氛圍，同時(shí)還要密切關(guān)注社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技等領(lǐng)域的動(dòng)態(tài)，分析其對(duì)學(xué)校發(fā)展的直接或間接影響，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使學(xué)校發(fā)展更符合市場(chǎng)與社會(huì)的要求。

三是科學(xué)服務(wù)。在管理過(guò)程中平等地對(duì)待師生，尊重關(guān)心師生，做到公平、公正、公開，最終達(dá)到提高辦公質(zhì)量和效率、簡(jiǎn)化程序的目的；管理過(guò)程中要善于從廣大師生的實(shí)踐中汲取智慧，改變固有的、程式化的工作模式，創(chuàng)造性地開展工作，為學(xué)校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)營(yíng)造良好的內(nèi)部氛圍。

四是育人服務(wù)。育人工作不是學(xué)校一個(gè)部門、一個(gè)單位單打獨(dú)斗能夠完成的，需要形成育人合力，這就要求辦公室充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)職能，營(yíng)造良好的環(huán)境，推動(dòng)三全育人工作落到實(shí)處。一方面加強(qiáng)與校內(nèi)學(xué)生工作部、教務(wù)部、后勤保障部、財(cái)務(wù)部等部門的聯(lián)系，完善建章立制和協(xié)調(diào)機(jī)制，促進(jìn)管理的科學(xué)民主化，提升教育治理能力現(xiàn)代化水平。另一方面要加強(qiáng)與政府教育主管部門、社會(huì)各界的溝通，在教育資源、政策法規(guī)等方面爭(zhēng)取支持，營(yíng)造良好的育人環(huán)境。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代辦公室工作管理模式創(chuàng)新路徑

（一）引入互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新思維，加強(qiáng)辦公管理隊(duì)伍建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，新事物層出不窮，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算平臺(tái)、人工智能技術(shù)的產(chǎn)生推動(dòng)著辦公室工作的便利性革命，釘釘、微信、電子白板等交流工具的運(yùn)用，更是極大地豐富了辦公室工作的內(nèi)涵。因此，高職院校的辦公室工作人員除了應(yīng)具備豐富的管理知識(shí)和技能外，還應(yīng)順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理方式方法的不斷創(chuàng)新，以滿足學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求。

首先，在政治上要關(guān)心時(shí)事，對(duì)黨和國(guó)家最新頒布的政策法律法規(guī)要了然于心，對(duì)網(wǎng)絡(luò)上似是而非的信息要有甄別力，切不可人云亦云，要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)及正確的判斷力，更不可助謠傳謠，為學(xué)校營(yíng)造風(fēng)清氣正的良好環(huán)境。

其次，要進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)。在辦公室工作中，經(jīng)常帶著問題去調(diào)查研究，學(xué)會(huì)在紛亂復(fù)雜的信息和情況中了解掌握處于萌芽狀態(tài)的傾向性問題，同時(shí)運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)等信息手段收集第一手資料，并提出解決問題的方案或建議，走出一條辦公室實(shí)踐管理的新路子，既有序到位、服務(wù)到位，又動(dòng)作規(guī)范、科學(xué)有效，成為領(lǐng)導(dǎo)真正的左膀右臂及得力參謀。在專業(yè)素養(yǎng)方面，要進(jìn)一步培養(yǎng)工作人員敬業(yè)奉獻(xiàn)和吃苦耐勞的精神，在處理千頭萬(wàn)緒的辦公事務(wù)的同時(shí)，明確在日常工作中運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的重要性。要根據(jù)工作要求不斷提升自身的信息化能力，加強(qiáng)知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)結(jié)構(gòu)化更新，利用互聯(lián)網(wǎng)開展信息檢索、問卷調(diào)查等相關(guān)工作，提高工作效率，節(jié)約成本。

（二）引入互聯(lián)網(wǎng)共享思維，完善辦公管理體制機(jī)制建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息不再是單向流動(dòng)，而是雙向互動(dòng)的，高職院校的辦公管理模式的創(chuàng)新可引入互聯(lián)網(wǎng)思維，完善體制機(jī)制建設(shè)。

一是建立健全規(guī)章制度，保障推行。完善的規(guī)章制度是高職院校有序、高效推進(jìn)辦公室工作的重要保障。不管是原有的制度還是修訂的制度，都要經(jīng)過(guò)多輪的論證來(lái)科學(xué)制定，同時(shí)要加強(qiáng)宣傳和引導(dǎo)，特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部更應(yīng)以身作則，率先垂范，積極推進(jìn)制度的執(zhí)行。在制度制定之初，要廣泛征集廣大師生的意見和建議，做到接地氣、可操作。在執(zhí)行過(guò)程中要宣傳到位，暢通監(jiān)督渠道，積極響應(yīng)師生的反饋。

二是分層分類完善培訓(xùn)制度。目前，學(xué)校的培訓(xùn)制度較為單一，大部分都是針對(duì)專任教師、領(lǐng)導(dǎo)干部或是普適性的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，且培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)也是包干使用，比較有限，辦公室管理人員鮮有專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。在高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，新技術(shù)、新手段層出不窮，在經(jīng)費(fèi)允許的情況下，適當(dāng)將辦公室工作人員納入培訓(xùn)范圍，每年有計(jì)劃地選派部分工作人員參加辦公管理、技能培訓(xùn)?！八街梢怨ビ瘛?，與兄弟院校之間的相互學(xué)習(xí)和交流，不僅可以開闊眼界，帶來(lái)新的先進(jìn)的管理模式和育人理念，而且還能提升他們的綜合素質(zhì)，激發(fā)他們積極向上的學(xué)習(xí)熱情。

三是優(yōu)化考核，建立激勵(lì)制度。辦公室管理人員出現(xiàn)畏難情緒和職業(yè)倦怠現(xiàn)象的很大一部分原因是投入與回報(bào)不成正比，缺乏獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)措施?，F(xiàn)在學(xué)校對(duì)辦公人員的考核采用行政崗?fù)ㄓ玫摹暗隆薄澳堋薄扒凇薄翱?jī)”“廉”，主觀因素占大部分，定性有余，定量不足，較易產(chǎn)生偏差。對(duì)辦公室管理人員的考核應(yīng)根據(jù)崗位特點(diǎn)，項(xiàng)目管理與崗位設(shè)置相結(jié)合，量化重點(diǎn)難點(diǎn)工作。將任務(wù)固定、性質(zhì)相同的工作設(shè)置為一個(gè)專門的工作崗位，由指定的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)，一個(gè)工作人員可以同時(shí)負(fù)責(zé)幾個(gè)不同的崗位。在崗位設(shè)置對(duì)辦公室的基本任務(wù)完成分配的情況下，對(duì)一些重大事項(xiàng)，如人才引進(jìn)、承辦的重大會(huì)議、培訓(xùn)、專項(xiàng)主題活動(dòng)等以及一些難以歸屬到工作崗位中的臨時(shí)性、突發(fā)性事情進(jìn)行分類立項(xiàng)，并配以相應(yīng)的績(jī)效分配比例，作為考核的依據(jù)。同時(shí)，通過(guò)績(jī)效工資分配、獎(jiǎng)勵(lì)性津貼等物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和崗位工作表現(xiàn)優(yōu)秀的精神獎(jiǎng)勵(lì)，在職稱晉升、干部提拔等方面充分考慮管理人員的資源配置，激發(fā)辦公室管理人員的事業(yè)心和進(jìn)取心。

（三）引入互聯(lián)網(wǎng)開放平等思維，完善辦公平臺(tái)建設(shè)

目前，高職院校普遍已建立辦公信息化管理平臺(tái)，但因?yàn)楦鞣N主觀和客觀的原因，其使用水平參差不齊。因此我們要在客觀上構(gòu)建高效的信息網(wǎng)絡(luò)，在主觀上敢用、善用。

一是構(gòu)建高效的信息網(wǎng)絡(luò)。首先，學(xué)校應(yīng)加大資金投入，保障“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代辦公管理工作推行中具有健全的硬件設(shè)施，不斷使辦公工作朝自動(dòng)化和智能化發(fā)展。其次，要加強(qiáng)協(xié)同辦公，完成各條線工作任務(wù)的布置、提醒、催辦等，同時(shí)強(qiáng)化信息的橫向分類化建設(shè)和上下級(jí)部門間縱向的有效對(duì)接建設(shè)，以確保信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確完整性和通暢性。最后，充分征求使用部門意見，加強(qiáng)軟件的開發(fā)與應(yīng)用，做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作，確保辦公室管理工作的安全性與高效性。

二是敢用、善用辦公平臺(tái)。辦公室管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，明確當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的特點(diǎn)和趨勢(shì)，提高學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)的動(dòng)力，遇到問題多尋求技術(shù)幫助，以打破傳統(tǒng)的管理理念，結(jié)合工作實(shí)際需求，合理規(guī)劃辦公室工作的目標(biāo)與流程，提高辦事效率。要學(xué)會(huì)運(yùn)用大數(shù)據(jù)幫助領(lǐng)導(dǎo)做好決策，用數(shù)據(jù)說(shuō)話是適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策模式轉(zhuǎn)變的重要方法，讓領(lǐng)導(dǎo)由傳統(tǒng)的頂層拍板模式、經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ较蛴蓴?shù)據(jù)支撐的模式轉(zhuǎn)變，經(jīng)得起實(shí)踐和時(shí)間的檢驗(yàn)。

三是用好“互聯(lián)網(wǎng)+手機(jī)終端”，構(gòu)建有效的移動(dòng)平臺(tái)。隨著手機(jī)的普及和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，很多應(yīng)用都實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)化，高職院校也可以借助現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，鏈接到手機(jī)終端，進(jìn)一步構(gòu)建全方位的自動(dòng)化互動(dòng)性的辦公平臺(tái)。通過(guò)流程再造和程序化設(shè)計(jì)，全面記錄整個(gè)辦事過(guò)程。領(lǐng)導(dǎo)可以直接通過(guò)手機(jī)下達(dá)任務(wù)，辦公室與各部門之間的溝通協(xié)調(diào)更加便利、快捷，而且在信息公開透明的環(huán)境下，也有利于各部門之間相互監(jiān)督，按階段、按節(jié)點(diǎn)、按任務(wù)要求完成各項(xiàng)任務(wù)。這樣，事情進(jìn)展到哪兒，出了什么問題，都可以查詢和追溯，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)部門之間信息及時(shí)傳達(dá)和反饋，真正做到無(wú)縫對(duì)接。

目前，高職院校辦公室管理工作中存在制度建設(shè)不夠健全，很多制度流于形式，甚至存在制度盲區(qū)；信息平臺(tái)不夠完善，應(yīng)用集成化程度低，導(dǎo)致信息共享困難；工作人員信息化素養(yǎng)和職業(yè)技能不到位，職業(yè)倦怠嚴(yán)重等問題，不能滿足新時(shí)代辦公室管理工作的實(shí)際需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，應(yīng)該用互聯(lián)網(wǎng)思維對(duì)高校辦公室管理工作管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，借鑒互聯(lián)網(wǎng)的開放、平等、共享、創(chuàng)新性，完善辦公室管理體制機(jī)制建設(shè)，加強(qiáng)辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)，完善辦公平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)管理工作效率的提高，促進(jìn)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。