高校辦公室行政精細(xì)化管理工作策略研究

摘 要：在高校中，辦公室作為對外交流的主要窗口，承擔(dān)著很多工作職責(zé)，與高校各方面的事務(wù)有著緊密關(guān)聯(lián)。為保證各項(xiàng)工作開展的更加順利，高校一定要強(qiáng)化對辦公室行政管理的重視，能夠嚴(yán)格遵循精細(xì)化管理理念，加大對管理辦法的創(chuàng)新，建立完善的管理機(jī)制，全面提升辦公室行政管理工作的效率?；诖?，文章即對高校辦公室行政精細(xì)化管理工作進(jìn)行了闡述，明確了精細(xì)化管理必要性，分析了當(dāng)前管理工作中存在的不足，并在了解成因的基礎(chǔ)上，制定了相應(yīng)的管理策略，希望可以為相關(guān)人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室行政;精細(xì)化管理;策略

目前，在高校行政管理中，辦公室具有上下傳達(dá)的作用，與學(xué)校發(fā)展以及學(xué)生利益有著緊密關(guān)聯(lián)。所以，高校在發(fā)展期間，應(yīng)該加大對高校辦公室行政管理的重視，能夠深入剖析當(dāng)前行政管理中存在的各類問題，借助相對科學(xué)的辦法，制定精細(xì)化管理工作策略，保證在全面提升行政管理水平的同時(shí)，還可以為高校的長久發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、高校辦公室行政精細(xì)化管理必要性分析

在高校中，辦公室作為行政部門的綜合管理機(jī)構(gòu)，對高校發(fā)展具有非常大的促進(jìn)作用。通常，辦公室在運(yùn)行過程中，囊括了各個(gè)方面的工作，包括：師生服務(wù)的，能夠確保高校各項(xiàng)工作與活動(dòng)開展的更加順利和穩(wěn)定[1]?，F(xiàn)階段，很多高校在發(fā)展階段，為了能夠進(jìn)一步提升自身的核心競爭力，正在持續(xù)實(shí)施擴(kuò)招政策。因此，高校辦公室行政管理在開展期間，也變得越來越精細(xì)化。在行政辦公室管理過程中，管理成本的節(jié)約，需要結(jié)合創(chuàng)新的理念，不斷優(yōu)化，只有這樣，才能夠更好迎合時(shí)代發(fā)展步伐，有效提升高校辦學(xué)教學(xué)質(zhì)量。故而，將精細(xì)化管理理念與高校辦公室行政管理融合在一起，對高校各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行很有益處。

依照現(xiàn)階段高校辦公室行政工作水平分析，很多高校辦公室行政工作在進(jìn)行期間，辦公機(jī)制缺乏完善性，工作人員的權(quán)責(zé)十分模糊，致使在實(shí)際管理期間，管理秩序存在較強(qiáng)的混亂性，不僅影響了管理工作的有效落實(shí)，阻礙了管理效率的全面提升，還會(huì)對辦公室人員工作熱情以及積極性產(chǎn)生干擾。同時(shí)，利用傳統(tǒng)工作方式，成效不高，致使管理工作的開展乏味枯燥[2]。所以，為了可以從整體的角度上提升高校辦公室行政工作水平，一定要借助開創(chuàng)性的觀念，積極采取先進(jìn)措施，科學(xué)利用精細(xì)化管理理論，在不斷對行政管理體制完善的前提下，進(jìn)一步促進(jìn)行政管理工作效率的提高。

二、目前高校辦公室行政管理存在的問題分析

依照我國國內(nèi)現(xiàn)階段高校辦公室行政管理執(zhí)行力以及水平分析，很多高校在工作期間，因?yàn)槭艿降母蓴_因素頗多，致使管理工作的進(jìn)行存在了諸多問題，不僅阻礙了高?？缭绞桨l(fā)展目標(biāo)的達(dá)成，也不利于高校的長久發(fā)展。

（一）高校辦公室行政管理機(jī)制不健全

在高校辦公室行政管理過程中，最為明顯的一個(gè)問題就是管理機(jī)制缺乏完善性，不能依照高校的實(shí)際現(xiàn)狀，及時(shí)對管理體制進(jìn)行革新和優(yōu)化，最終使得管理問題頻頻出現(xiàn)。

第一，思想觀念滯后。高校辦公室在具體的工作期間，大多是依照傳統(tǒng)的方式來展開管理，采用的方法也較為固定，只是單純的將手頭事務(wù)性工作做好，忽視了新的問題和阻礙，從而導(dǎo)致整體工作陷入被動(dòng)的狀態(tài)，水平較低，不僅影響了辦公室的良好運(yùn)作，也阻礙了管理效率的進(jìn)一步提升[3]。

第二，內(nèi)部規(guī)范缺乏完善性。通常，高校辦公室行政工作任務(wù)較重，所涵蓋的內(nèi)容非常多，再加上各項(xiàng)工作較為繁瑣。所以，如若缺乏健全的管理體制，最終則會(huì)使得管理工作效率無法得到提高。但是，與不完善且不規(guī)范的制度相比，上下運(yùn)行不暢，也會(huì)導(dǎo)致辦公室行政管理工作的開展受到阻礙。

第三，機(jī)構(gòu)不健全。在高校辦公室中，存在很多內(nèi)部設(shè)置缺乏規(guī)范性的問題。一些高校在發(fā)展期間，并沒有給予辦公室工作太多的重視，空設(shè)一些沒有員工的崗位，人崗匹配不合理，致使工作效率的提升受到了很大影響[4]。同時(shí)，有的崗位還會(huì)設(shè)置很多人員，人浮于事，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室行政管理工作存在混亂性。

第四，辦公室工作人員職業(yè)素質(zhì)以及水平亟待提升。要想從整體的角度上提升高校辦公室行政管理水平，最主要的則是應(yīng)該提高辦公室工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力，掌握必要的相關(guān)技能。在工作中，能夠嚴(yán)格依照規(guī)范和流程操作，認(rèn)真履行工作職責(zé)。因而，為了可以更好實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校需要定期對辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓工作人員理念能夠及時(shí)更新，豐富知識(shí)儲(chǔ)備。但是，結(jié)合目前高校辦公室工作人員素質(zhì)來看，在這一方面，高校并沒有給予太多的關(guān)注，工作的落實(shí)存在很多問題。

（二）學(xué)校硬件設(shè)施利用率不高

在高校辦公室行政管理中，辦公室設(shè)備是非常重要的內(nèi)容，對辦公室管理效率及水平提升有著非常大的影響。近年來，隨著信息技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，在各大高校辦公室中，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了廣泛的普及和應(yīng)用。但是，在辦公室設(shè)備方面，整體的數(shù)量相對較少，質(zhì)量也亟待提升，所以經(jīng)常會(huì)存在資源浪費(fèi)的情況，無法科學(xué)對設(shè)備進(jìn)行利用，也不能合理的開展辦公室行政管理工作，進(jìn)而使得管理效率遲遲得不到提升[5]。

三、高校辦公室行政精細(xì)化管理策略分析

（一）強(qiáng)化對高校辦公室行政管理機(jī)制的健全

面對當(dāng)前高校辦公室行政管理機(jī)制不健全問題，為了可以有效解決，在今后的管理期間，一定要加大重視，能夠綜合管理工作情況，科學(xué)構(gòu)建精細(xì)化管理機(jī)制。

第一，建立健全的管理制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。高校辦公室在對相關(guān)制度制定過程中，需要嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，加大對制度的教育和宣傳。并且，能夠督促領(lǐng)導(dǎo)干部切實(shí)履行職責(zé)，將領(lǐng)導(dǎo)干部的表率作用全面發(fā)揮出來，可以將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。在對管理機(jī)制進(jìn)行健全過程中，需要加大監(jiān)督力度，科學(xué)制定獎(jiǎng)懲措施，針對違反制度的行為，務(wù)必要給予一定的懲處，利用相對科學(xué)的管理手段，做到責(zé)權(quán)明確，強(qiáng)化對高校辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)，在工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，有效提升工作效能[6]。

第二，建立健全的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性。通常情況下，完善的激勵(lì)機(jī)制可以充分對辦公室工作人員的工作熱情和積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成組織目標(biāo)。所以，在管理期間，應(yīng)該有效落實(shí)激勵(lì)機(jī)制，通過績效考核等，做好物質(zhì)激勵(lì)。同時(shí)，在具體的辦公室行政管理工作中，除了要強(qiáng)化考核之外，還應(yīng)該依照崗位情況，設(shè)置定量定性標(biāo)準(zhǔn)，提高管理效率。

第三，建立健全的教育培訓(xùn)機(jī)制。為了可以進(jìn)一步提升辦公室工作人員的水平，高校辦公室應(yīng)該強(qiáng)化教育培訓(xùn)和交流，保證高校內(nèi)部能夠形成互幫互學(xué)的良好氛圍。在管理期間，高校辦公室之間也應(yīng)該加大交流力度，可以積極分享工作經(jīng)驗(yàn)和心得，共同解決工作上所面臨的問題[7]。同時(shí)，辦公室需要依照高校整體戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合人員教育培訓(xùn)的實(shí)際要求，制定完善的培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)高校相關(guān)規(guī)定，引導(dǎo)和鼓勵(lì)辦公室工作人員繼續(xù)進(jìn)修，保證工作人員的能力、水平、職業(yè)素養(yǎng)都能夠得到提升。

（二）保證高校辦公室行政管理職能的完善性

第一，強(qiáng)化服務(wù)職能的健全，提升服務(wù)質(zhì)量。在高校辦公室行政管理期間，為了能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，應(yīng)該強(qiáng)化服務(wù)職能的健全，保證高校辦公室工作無小事，辦公室人員不多事，認(rèn)真做好每一項(xiàng)工作。同時(shí)，可以從高校整體發(fā)展的角度出發(fā)，分清主次，確保不會(huì)存在任何差錯(cuò)，提升管理的水平。在日常工作中，應(yīng)該將服務(wù)重點(diǎn)抓好，做好辦事、信訪等工作，嚴(yán)格控制會(huì)議的數(shù)量。此外，高校辦公室多提供主動(dòng)性服務(wù)，能夠主動(dòng)參與政務(wù)，積極思考，大膽創(chuàng)新，通過扎實(shí)且仔細(xì)的工作，讓高校能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

第二，強(qiáng)化對調(diào)研手段的改進(jìn)，切實(shí)發(fā)揮參謀職能。在高校辦公室行政管理工作中，應(yīng)該廣泛聽取群眾的意見，能夠緊密結(jié)合高校發(fā)展的目標(biāo)以及師生反映的熱點(diǎn)問題，加大改進(jìn)力度，保證可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供精準(zhǔn)依據(jù)。同時(shí)，應(yīng)該讓困難和矛盾集中在一起，了解師生存在的問題，處理好師生之間的關(guān)系，幫助師生辦實(shí)事，解決難題，從而讓辦公室行政管理的價(jià)值能夠充分發(fā)揮。

（三）強(qiáng)化應(yīng)用辦公室自動(dòng)化

新時(shí)期下，我國社會(huì)在不斷進(jìn)步的同時(shí)，信息化建設(shè)水平也越來越高，各個(gè)高校在發(fā)展期間，已經(jīng)將辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)作為實(shí)現(xiàn)信息化的主要途徑。所以，在實(shí)際的高校辦公室行政管理工作開展期間，也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化，合理應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，加大信息的處理速度。在以往的工作中，因?yàn)楦咝Ｘ?cái)力狀況不能更好的匹配人員，所以數(shù)字化校園建設(shè)的質(zhì)量良莠不齊。因而，在今后的管理過程中，高校一定要強(qiáng)化對信息化手段的利用，能夠科學(xué)集成各種資源，合理整合信息，不斷優(yōu)化，讓資源能夠得到有效配置，保證教學(xué)管理的過程能夠得到協(xié)調(diào)，進(jìn)而從整體的角度上提升管理和服務(wù)工作的效率。

四、結(jié)語

在高校辦公室行政管理中，精細(xì)化管理是新的方向，同時(shí)也是工作開展的新趨勢。因此，在精細(xì)化管理期間，高校一定要以常規(guī)管理模式為依據(jù)，進(jìn)一步深化，強(qiáng)化對管理理念的革新，無論是在思想上，還是在作風(fēng)上，都要實(shí)行精細(xì)化管理，保證精細(xì)化理念能夠有效落實(shí)到每一個(gè)辦公室工作環(huán)節(jié)中。同時(shí)，由于辦公室行政工作內(nèi)容相對較多，十分繁瑣。因而，高校還應(yīng)該建立完善的管理機(jī)制，制定科學(xué)的管理辦法，確保辦公室行政管理更加標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：何賢（1996- ），男，廣東陽江人，本科學(xué)歷，中山大學(xué)新華學(xué)院在職，研究方向：高等教育管理。