淺談企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)

楊曉英

【摘要】近些年，隨著企事業(yè)單位檔案管理工作的地位日益凸顯，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督與指導(dǎo)工作越來(lái)越重要。本文將針對(duì)目前企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)工作存在的問(wèn)題，以及造成問(wèn)題的原因，提出五點(diǎn)建議，希望對(duì)同行有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位;檔案管理;監(jiān)督與指導(dǎo);創(chuàng)等達(dá)標(biāo);培訓(xùn)

由于近些年國(guó)家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，各企事業(yè)單位的檔案數(shù)量和類型劇增，工作形態(tài)也發(fā)生了變化，所以，對(duì)于企事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)也越來(lái)越重要。但是由于個(gè)別企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足、工作人員數(shù)量以及專業(yè)素養(yǎng)缺乏，以及工作職能劃分不清楚等原因，導(dǎo)致檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作難以有效深入開(kāi)展。要想真正發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，就必須對(duì)其嚴(yán)加監(jiān)督和專業(yè)指導(dǎo)，這是提升檔案管理工作的關(guān)鍵手段，也是加速社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

一、企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)問(wèn)題

雖然近些年相關(guān)政府部門已逐漸意識(shí)到企事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，但對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)工作仍十分欠缺。首先，在監(jiān)督工作方面，由于檔案管理工作監(jiān)管制度的不完善，導(dǎo)致某些企事業(yè)單位雖然成立了檔案室，卻存在未創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的問(wèn)題。對(duì)于這樣的檔案室，由于沒(méi)有達(dá)到向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門報(bào)備的條件，進(jìn)而導(dǎo)致這些檔案室成為了監(jiān)督與指導(dǎo)的“漏網(wǎng)之魚(yú)”。同時(shí)，正是由于這些檔案室缺乏專業(yè)的指導(dǎo)，一直難以創(chuàng)等達(dá)標(biāo)，進(jìn)而一直在監(jiān)督指導(dǎo)之外，形成“惡性循環(huán)”。而對(duì)于已創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室，由于監(jiān)管工作規(guī)范流程和系統(tǒng)的缺乏，導(dǎo)致上級(jí)難以對(duì)檔案室的資料進(jìn)行有效監(jiān)管和審查，使監(jiān)督工作難以體現(xiàn)其真正的價(jià)值，形同虛設(shè)。其次，在指導(dǎo)工作方面，上級(jí)并沒(méi)有統(tǒng)一組織安排檔案室的工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，只是對(duì)企事業(yè)放開(kāi)少量名額，以自愿報(bào)名的方式對(duì)部分工作人員進(jìn)行培訓(xùn);或者通過(guò)電話溝通或者社交軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)，導(dǎo)致大部分檔案管理工作人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)欠缺。

二、檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)工作出現(xiàn)問(wèn)題的原因

（一）從事企事業(yè)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)的工作人員缺乏。以廣西的政府檔案管理工作系統(tǒng)為例，據(jù)筆者通過(guò)官方數(shù)據(jù)了解，現(xiàn)階段整個(gè)廣西自治區(qū)檔案局的編制僅有82個(gè)?？上攵?jǐn)偟矫總€(gè)市能有多少個(gè)專業(yè)的檔案工作人員，更不要說(shuō)從事檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的工作人員，更是屈指可數(shù)。再加之隨著社會(huì)的進(jìn)步，各種新型檔案隨之衍生出來(lái)，檔案的數(shù)量和類型倍增，給本就緊缺的檔案工作人員增加了許多工作量，使工作人員壓力劇增，應(yīng)接不暇，從而增加了檔案管理和指導(dǎo)工作出現(xiàn)問(wèn)題的幾率，導(dǎo)致檔案管理與指導(dǎo)工作水平低下。

（二）檔案監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作“管轄”界限不明確。我國(guó)政府各級(jí)檔案部門均設(shè)有檔案政策法規(guī)監(jiān)督部門和業(yè)務(wù)部門，兩個(gè)部門均秉承提升檔案室管理工作水平的工作目標(biāo)，通過(guò)不同的工作形式分別對(duì)檔案室的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。但是，由于相關(guān)制度要求并不完善，使得檔案監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作有很多“管轄”界限不明確的地方，這就導(dǎo)致有些地方部門由于缺乏專業(yè)的工作素質(zhì)，進(jìn)而將監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作“合二為一”，甚至于二者工作完全脫節(jié)，使得檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督工作與管理工作容易變成“形式主義”，工作本身的意義難以得以體現(xiàn)。

（三）從事企事業(yè)檔案管理的工作人員缺乏。許多地區(qū)檔案局系統(tǒng)編制的人員十分緊缺，這不僅導(dǎo)致檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作專業(yè)人員缺乏，同時(shí)也使得從事企事業(yè)檔案管理的工作人員非常緊缺。同時(shí)，由于國(guó)家對(duì)于企事業(yè)檔案室成立并沒(méi)有明確的要求，再加之各企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視，這就導(dǎo)致許多企事業(yè)檔案室的工作人員數(shù)量和工作素養(yǎng)都未達(dá)到相應(yīng)的要求，進(jìn)而導(dǎo)致檔案室工作的效率和質(zhì)量低下，增加了監(jiān)督和指導(dǎo)工作的難度;甚至于有些企事業(yè)單位沒(méi)有成立檔案室，這些企事業(yè)單位檔案監(jiān)督和指導(dǎo)工作完全無(wú)法展開(kāi)。監(jiān)督與指導(dǎo)工作的缺失，可能造成政府部門的檔案資料出現(xiàn)錯(cuò)誤甚至于缺失的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

三、企事業(yè)單位檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的實(shí)施建議

（一）完善企事業(yè)單位檔案室工作的相關(guān)制度。想要使企事業(yè)單位檔案監(jiān)督與管理工作得以有效深入開(kāi)展，完善檔案工作相關(guān)制度、明確檔案管理各項(xiàng)工作要求是基礎(chǔ)。國(guó)家檔案局須出臺(tái)一系列政策，對(duì)于企事業(yè)單位成立檔案室的要求進(jìn)行明確規(guī)定：哪些企事業(yè)單位必須成立檔案室;檔案室工作人員的數(shù)量至少有多少，必須達(dá)到何種職業(yè)水平;檔案室的各項(xiàng)工作內(nèi)容和要求分別是什么等等。除此之外，對(duì)于企事業(yè)單位成立檔案室的流程也要細(xì)化，規(guī)范檔案室成立的申請(qǐng)報(bào)備流程。只有對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作做出明確規(guī)范，才能減輕檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的難度。同時(shí)，除了完善檔案管理工作的相關(guān)制度，對(duì)于檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作也要做明確的要求。比如，對(duì)于已經(jīng)創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室工作要定期嚴(yán)格監(jiān)督，保證企事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率;并且針對(duì)檔案室工作出現(xiàn)的問(wèn)題，邀請(qǐng)專家進(jìn)行專業(yè)的工作指導(dǎo)，使檔案管理工作擺脫現(xiàn)有瓶頸，實(shí)現(xiàn)工作水平的進(jìn)一步提升。再比如，對(duì)于還未創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室或者還未成立檔案室的企事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作重要性的意識(shí)以及檔案管理工作人員的工作水平，進(jìn)而鼓勵(lì)和推進(jìn)各企事業(yè)單位積極成立創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室，全面推進(jìn)各企事業(yè)單位的檔案管理工作水平。

（二）對(duì)檔案監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作做明確劃分。既然國(guó)家檔案局對(duì)于各企事業(yè)單位檔案監(jiān)督與管理工作專門成立了檔案政策法規(guī)監(jiān)督部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，就必須對(duì)各部門各自的工作范圍和要求做明確的規(guī)定，杜絕二者工作重疊甚至脫離。對(duì)于檔案的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，國(guó)家層面應(yīng)制定一套統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)兩個(gè)部門的工作范圍做明確的劃分，使各部門工作人員在自己崗位上各司其職，保證工作效率和質(zhì)量的最大化。為使檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作水平的進(jìn)一步提升，防止兩個(gè)部門工作間出現(xiàn)脫節(jié)，監(jiān)督部門與業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門應(yīng)加強(qiáng)部門間的溝通交流，對(duì)雙方部門的工作需求和內(nèi)容做進(jìn)一步的了解，互相促進(jìn)，互相幫助，攜手全面促進(jìn)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的水平。

（三）擴(kuò)充企事業(yè)檔案室相關(guān)工作人員數(shù)量。檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作難以有效推進(jìn)，其中很大一個(gè)問(wèn)題就是企事業(yè)單位檔案管理工作人員以及監(jiān)督和指導(dǎo)工作人員十分緊缺。相關(guān)工作人員緊缺，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案工作人員工作量和工作壓力巨大，工作效率和工作質(zhì)量難以得到保障。所以，為有效提升檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的水平，從國(guó)家層面應(yīng)擴(kuò)充對(duì)于各企事業(yè)檔案室工作人員的招聘數(shù)量，各市縣增加檔案局系統(tǒng)的編制，提升檔案局系統(tǒng)人員的待遇，鼓勵(lì)更多專業(yè)人士加入檔案室工作，進(jìn)而緩解檔案管理工作以及監(jiān)督指導(dǎo)工作的壓力。

（四）提升企事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案監(jiān)督指導(dǎo)是針對(duì)各企事業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的一項(xiàng)工作，所以，想要確保檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作高效開(kāi)展，緩解當(dāng)前監(jiān)督指導(dǎo)工作的壓力，提升企事業(yè)單位檔案管理工作水平十分關(guān)鍵。而在其中，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量起著決定性的作用，故各級(jí)檔案行政部門須采取一系列的措施對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升。首先，檔案行政部門每年可以針對(duì)所有企事業(yè)單位的檔案室定期組織一些專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員尤其是新進(jìn)的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn);同時(shí)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，檔案行政部門可以邀請(qǐng)一些專家通過(guò)上網(wǎng)課的形式對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，工作人員在辦公室就能學(xué)習(xí)。其次，可以在網(wǎng)絡(luò)上搜集匯總專業(yè)的檔案管理知識(shí)和課程上傳到統(tǒng)一的檔案管理學(xué)習(xí)網(wǎng)站，供檔案管理工作人員自主選擇學(xué)習(xí)，再輔以相應(yīng)的學(xué)習(xí)考評(píng)制度，比如對(duì)每個(gè)月的學(xué)習(xí)課時(shí)做明確要求，促進(jìn)工作人員學(xué)習(xí)的積極性。最后，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的社交性，行政部門可建立微信學(xué)習(xí)群或者QQ學(xué)習(xí)群，還可以邀請(qǐng)相關(guān)專家參與，讓工作人員間以及工作人員與專家間針對(duì)檔案管理工作方面的問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通交流，及時(shí)解決工作上的難題，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的全面進(jìn)步。

（五）加強(qiáng)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的專業(yè)培訓(xùn)。由于社會(huì)的進(jìn)步以及國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各企事業(yè)單位的檔案資料數(shù)量和類型越來(lái)越多，檔案管理工作越來(lái)越繁瑣。所以，想要對(duì)日益復(fù)雜的檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案行政管理部門必須對(duì)監(jiān)督部門以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。首先，在監(jiān)督與指導(dǎo)工作人員的聘用方面要嚴(yán)格要求，保證工作人員至少具有一定的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。其次，在工作人員正式進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)工作之前，檔案行政部門須對(duì)其做專業(yè)的培訓(xùn)，讓相應(yīng)的工作人員對(duì)于各事業(yè)單位檔案資料類型、工作情況以及自己部門的職能范圍和要求做詳細(xì)的了解，保證檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的有效性。最后，在剛開(kāi)始正式進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)工作時(shí)，檔案行政部門可邀請(qǐng)專家一起指導(dǎo)工作，這樣不僅能使監(jiān)督指導(dǎo)工作得到專業(yè)支持，同時(shí)也能讓工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作上的不足進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)而使檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作更加符合行業(yè)要求，全面推進(jìn)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的深入開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用，而其中的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作顯得相當(dāng)重要。雖然目前企事業(yè)單位的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作仍存在許多問(wèn)題，但只要各級(jí)檔案行政部門完善相關(guān)制度，對(duì)監(jiān)督與指導(dǎo)工作進(jìn)行明確的劃分，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作水平就會(huì)逐步得到提升。

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