高職院校辦公室管理服務(wù)工作現(xiàn)狀及高效性探索

孫康

【摘要】當(dāng)前，我國經(jīng)濟正處在發(fā)展升級的關(guān)鍵時期，高等職業(yè)教育作為現(xiàn)代國民教育體系的重要組成部分，發(fā)揮著重要的作用。高職院校辦公室是學(xué)校的綜合管理部門，起著組織協(xié)調(diào)的重要中樞作用。本文以高職院校辦公室工作現(xiàn)狀為切入點，探討辦公室工作的職能和存在的問題，提出高效率、高質(zhì)量辦公的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作;管理;高效性;路徑

近年來，針對高等職業(yè)教育規(guī)模不斷擴大、專業(yè)不斷深化、招生人數(shù)不斷增加的狀況，高職院校的教學(xué)工作和管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，而應(yīng)用型人才緊缺又是不爭的事實。在這種形勢下，如何有效管理和服務(wù)好學(xué)校工作，更好地發(fā)揮高職院校在職業(yè)教育中的作用成為亟待思考的問題。筆者立足高職院校辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題，進一步探尋以新時代服務(wù)精神為指引，結(jié)合現(xiàn)代化教育理念來提升行政管理工作成效的有效途徑。

高職院校辦公室作為學(xué)校行政管理的重要部門，其核心地位不言而喻，每天都要處理千頭萬緒的事情，每一項工作之間有關(guān)聯(lián)，以認真負責(zé)的態(tài)度去完成每一項任務(wù)是學(xué)校各項事業(yè)正常發(fā)展的重要保障。因此，能否發(fā)揮各個行政管理部門的服務(wù)職能，辦公室起到了承上啟下、溝通內(nèi)外、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、組織參謀的中樞作用。

一、高職院校辦公室工作現(xiàn)狀分析

（一）管理制度不健全，執(zhí)行力度不強。高職院校辦公室行政管理工作內(nèi)容眾多，涉及方面廣，一般機構(gòu)設(shè)置都是合署辦公，下設(shè)辦事部門，對工作人員的綜合素質(zhì)要求較高。工作的重心主要是圍繞學(xué)校中心工作和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，需要服務(wù)和協(xié)調(diào)的內(nèi)容比較繁瑣。不僅要起草學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)等文稿工作，還有各種會議和重要活動的協(xié)調(diào)、組織安排，會議期間的接待、記錄等工作。當(dāng)這些事務(wù)全部匯集在一起的時候，辦公室工作人員處理起來就相應(yīng)要花大量的時間和精力。加之工作量和工作成效難以集中量化體現(xiàn)，工作時間長短難以明確規(guī)定，出成績難，很難獲得各方滿意，長期工作的人員難免會產(chǎn)生職業(yè)倦怠和松懈情緒。少數(shù)工作人員還存在和尚撞鐘、隨波逐流的思想，精神不振、對自身要求不嚴格、管理不到位、工作不在狀態(tài)，導(dǎo)致執(zhí)行力大打折扣。針對上述現(xiàn)象，目前部分學(xué)校陸續(xù)出臺了一整套管理制度，但由于制訂背景、制定時間因時而異，更新和修訂的時效性欠缺，管理制度的系統(tǒng)性很難保證。在執(zhí)行制度的過程中，又會遇到人員崗位調(diào)整等多種情況，這都或多或少影響了制度的延續(xù)性和執(zhí)行力。

（二）事務(wù)性工作偏多，專業(yè)性培訓(xùn)較少。良好的管理服務(wù)對高職院校教育教學(xué)發(fā)展有著重要的作用。當(dāng)前，大多數(shù)高職院校辦公室人員能較好完成各自工作職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)，但其中事務(wù)性的工作占比較大，大部分時間按照之前的一些條例和方式來處理事務(wù)，大家都滿足于應(yīng)付任務(wù)和完成常規(guī)性事務(wù)，疏忽對專業(yè)性管理知識的學(xué)習(xí)和探索，缺少對工作方式創(chuàng)新性思考，這些都一定程度上妨礙了辦公室管理服務(wù)工作的進一步開展。辦公室的工作人員每天都要從事很多繁雜瑣碎的事情，精神狀態(tài)不佳。同時，辦公室工作還需要對公文寫作、信息化管理等專業(yè)性比較強的能力進行培養(yǎng)，建立起高效的行政管理機制。行政管理職能不應(yīng)僅陷于事務(wù)忙碌而缺少學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，事務(wù)性工作僅僅是管理工作的一個重要組成部分，但不是全部。平時要注重事務(wù)性和專業(yè)性的結(jié)合發(fā)展，認準方向，確定目標(biāo)，事務(wù)與專業(yè)結(jié)合“一體兩翼”共同進步，才有助于提升工作質(zhì)量，促進事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

（三）管理方式單一，信息化運用程度不夠。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的不斷深化，信息化技術(shù)飛速發(fā)展，教育信息化、智能化的出現(xiàn)極大改變了傳統(tǒng)的教育模式和管理模式。信息化辦公越發(fā)重要，信息化辦公可以將傳統(tǒng)的辦事流程電子化、數(shù)字化，打破時間和空間的限制，從而解放大量的人力、物力，降低運行成本，大大提高工作效率。一些傳統(tǒng)的辦公方式和管理方法，已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)狀。雖然大多數(shù)院校運用了一些現(xiàn)代化技術(shù)，但使用功效、使用頻率遠遠不夠，信息化運用程度不高。例如：一些高職院校辦公室還停留在陳舊的管理階段，即各個行政管理部門各自為政、各管信息、數(shù)據(jù)不能同步，資源不能共享。辦公自動化中提請項目偏少，功能單一，沒有綜合建立系統(tǒng)，沒有全面覆蓋公文、批復(fù)、公告、通知、日程等模塊，公文處理等效率較低，依靠部門發(fā)文、打印、分發(fā)、簽字等傳統(tǒng)手續(xù)的情況依舊存在。

（四）職業(yè)生涯規(guī)劃欠缺，學(xué)習(xí)培訓(xùn)時間不足。每一個職位都應(yīng)該有對應(yīng)的職責(zé)和專業(yè)技能，每一個教職員工也應(yīng)有自己的職業(yè)生涯規(guī)劃。許多高職院校辦公室工作人員在學(xué)識學(xué)歷、專業(yè)知識等方面都存在較大的差異，加上疲于完成當(dāng)前工作，被動地應(yīng)付，導(dǎo)致對自身職業(yè)生涯規(guī)劃存在目標(biāo)不明確、方向感模糊的現(xiàn)象。因工作繁重，培訓(xùn)學(xué)習(xí)的時間必然減少，專業(yè)技能難以提升，嚴重影響了管理服務(wù)質(zhì)量和工作人員自身的積極性，不利于高效開展工作。

二、高職院校辦公室工作問題解決對策

（一）建立現(xiàn)代管理制度和督查獎懲機制。建立現(xiàn)代管理制度和督查機制，規(guī)定時間審議學(xué)校行政管理部門各項管理制度及其實行情況，分門別類地做好制度的整理工作，可以分為：需延續(xù)制度、需修訂制度、需廢止制度等。做到管理制度的修訂跟上國家對于高職教育的發(fā)展規(guī)劃和時代的發(fā)展需求。對制度實行情況進行評判，執(zhí)行較好的表揚獎勵，較差的提出批評建議。進一步關(guān)注執(zhí)行情況，嚴格督辦程序和獎懲機制，保證執(zhí)行力度。調(diào)動人員首先要熟悉新部門各項規(guī)章制度，確保制度的延續(xù)性。加強教育管理機制和完善激勵獎懲機制，積極組織政治理論學(xué)習(xí)，提高思想道德修養(yǎng)，培養(yǎng)熱愛工作的激情、銳意進取的精神。牢固樹立“有所作為”的思想，以強烈的憂患意識和高度的政治責(zé)任感，嚴格要求自己，以身作則，任勞任怨，用心想事干事，把服務(wù)作為精神指引，把管理作為第一職責(zé)，努力強化服務(wù)意識，提高行（下轉(zhuǎn)第12頁）

（上接第6頁）政管理能力。

（二）職責(zé)分明，加強服務(wù)意識。辦公室工作要超前謀劃，盡早制定工作計劃，做好領(lǐng)導(dǎo)參謀。各部門需要明確職責(zé)、落實責(zé)任，工作人員要提高思想認識，嚴明工作紀律，增強工作自覺性和主動性，高標(biāo)準、高質(zhì)量地做好各項管理服務(wù)工作。對于工作中出現(xiàn)的需要各部門協(xié)調(diào)配合完成的工作，要進一步加強溝通和理解，做到職責(zé)分明。在完成事務(wù)性工作的同時，每月或每周安排一定時間，鼓勵教職員工以新時代服務(wù)精神為指引，探索新的工作思路和新的工作方式，提高工作成效。提高服務(wù)意識重在提供服務(wù)，重在落實措施，要自覺加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，勤于思考、樂于實踐，在一次次的實際工作中提高辦事的能力。重點加強策劃、組織、協(xié)調(diào)能力以及應(yīng)急能力，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力、應(yīng)對復(fù)雜局面的能力。

（三）精準管理，打造智慧校園。高職院校要充分運用現(xiàn)代的辦公設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等構(gòu)建智慧校園，要順應(yīng)從數(shù)字化校園到智慧校園的轉(zhuǎn)變，把移動互聯(lián)、物聯(lián)感知、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)運用到實際教育教學(xué)環(huán)境中來，為師生提供智能高效、方便快捷的個性化服務(wù)，促進教學(xué)、科研發(fā)展，實現(xiàn)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量和管理決策水平。要大力推進辦公自動化建設(shè)力度，將原來管理職能模糊的區(qū)域清晰化，功能拓展至細分領(lǐng)域，加強辦公室工作人員運用計算機技術(shù)的培訓(xùn)，加快建設(shè)人機信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上公文處理、信息雙向流通，對接先進技術(shù)，普及信息化運用技術(shù)，對于精準管理來說不可缺少。通過數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)管理部門之間數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)研判，為管理服務(wù)提供精準有效數(shù)據(jù)。把校園智慧系統(tǒng)、教育教學(xué)資源、行政管理職能、智能治理四個部分有機結(jié)合起來，不斷提高教職員工信息化素養(yǎng)，將有效的信息推送給師生，將線上辦公推進到基層，積極實現(xiàn)在被動服務(wù)與主動服務(wù)之間的轉(zhuǎn)換，并引入相應(yīng)的考核機制。

（四）加強學(xué)習(xí)，拓展管理服務(wù)技能。關(guān)注各部門教職員工職業(yè)生涯規(guī)劃建設(shè)，通過數(shù)據(jù)平臺進行有效督查和時時提醒，讓每一位教職員工都有人生出彩機會和廣闊舞臺，使每一位教職員工都能立足自身崗位做出成績。同時，對照先進，找出差距，強化措施，加大行政管理部門工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，不斷開闊視野，提高專業(yè)技能。樹立辦公室工作人員的理想和信念，增加使命感。開設(shè)理論學(xué)習(xí)和實踐學(xué)習(xí)相結(jié)合的課程，嚴格行政管理人員的考核制度，提高教職員工的積極性，提高辦公室工作人員的專業(yè)性。注重團隊意識的培養(yǎng)，建立良好的合作關(guān)系，工作人員在完成各自工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，如遇到相互交集的工作能夠商量溝通，取長補短，集思廣益，也可以圍坐下來通過“頭腦風(fēng)暴”等方式活躍氣氛，增加凝聚力，加深理解，培養(yǎng)團隊意識，共同克服困難，打造一支高水準、高效率的管理服務(wù)隊伍。

三、結(jié)語

我國的高職教育事業(yè)已邁入了新的時代，高職院校的行政管理工作進入一個嶄新的階段，改變以往低效率的觀念，發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢，導(dǎo)入先進的管理理念，建立良好的職業(yè)生涯規(guī)劃，對高職院校行政管理工作進行思考和創(chuàng)新成為重要的教育發(fā)展任務(wù)，多方位探索提高行政管理的能力，必將有助于打造特色的高職院校，有助于提升高職的教學(xué)質(zhì)量。

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