高校辦公室秘書人員情緒管理策略探索

□陳 雯

高校辦公室秘書人員是為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生提供輔助性服務(wù)的行政人員，其服務(wù)的對象文化層次較高，工作內(nèi)容具有一定的專業(yè)性，因此要求辦公室秘書人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)、個人修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。伴隨著我國教育體制改革的深入，高校的工作內(nèi)容不斷增加，高校辦公室秘書的工作范圍也在不斷擴(kuò)大，工作內(nèi)容的不斷增加以及服務(wù)對象的繁雜，極易使其在工作的過程中產(chǎn)生不良的情緒。因此有效的情緒管理方法對于高校辦公室秘書人員來說至關(guān)重要，有效的情緒管理方法可以促使秘書人員調(diào)整好自己的情緒，以最優(yōu)的工作狀態(tài)為高校領(lǐng)導(dǎo)和師生提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)高校行政管理工作的健康發(fā)展。

一、情緒和情緒管理概述

情緒是指隨著認(rèn)知和意識產(chǎn)生的對客觀事物的態(tài)度體驗及相應(yīng)的行為活動。是人們的一種復(fù)雜的心理活動，隨著人們接觸事物的不同其反應(yīng)也不相同。個人具備良好的情緒是良好心理素質(zhì)和個人修養(yǎng)的重要基礎(chǔ)。情緒管理是指人們對自身情緒進(jìn)行調(diào)節(jié)控制的過程，是能夠?qū)⑸钪械拿芎褪录鸬牟涣记榫w反應(yīng)進(jìn)行排解、調(diào)節(jié)，消除不良情緒的影響，以積極、樂觀的態(tài)度面對生活和工作。

高校辦公室秘書人員的情緒管理則是指秘書工作人員在高壓、封閉性、政治性的工作環(huán)境下，面對紛繁復(fù)雜的工作時能夠及時采取合理、有效、科學(xué)的方式方法排解掉不良的情緒，從而以樂觀、飽滿、向上的態(tài)度面對服務(wù)對象，為之提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、高校辦公室秘書人員有效情緒管理的重要性

(一)有效的情緒管理可以幫助秘書人員發(fā)現(xiàn)工作中的不足。高校辦公室秘書人員工作的內(nèi)容涉及的方面較廣，如果在工作的過程中存在不良情緒，可能會導(dǎo)致工作中的失誤，為高校的管理工作帶來影響。辦公室秘書通過對自身情緒的管理，可以幫助秘書人員靜下心，給予其更多的時間發(fā)現(xiàn)自身存在的不足之處，并時刻提醒秘書人員，使其能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中的缺陷，保證工作的質(zhì)量。

(二)有效的情緒管理可以提高辦公室秘書人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。高校辦公室秘書人員屬于高校的行政人員，其工作性質(zhì)決定了其工作具有服務(wù)的性質(zhì)，在秘書人員為高校領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)的過程中需要的不僅僅是專業(yè)知識和技能，還要有良好的服務(wù)態(tài)度。有效的情緒管理可以將秘書人員的不良情緒及時排解掉，使其在工作中充滿激情、工作積極，促進(jìn)秘書人員高效進(jìn)行工作，同時可以感染其他人員，促使服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提高。

(三)有效的情緒管理可創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。高校辦公室秘書人員由于工作環(huán)境有一定的限制，因此秘書人員的情緒會影響到辦公室其他工作人員的情緒，從而影響工作環(huán)境和同事之間的感情。良好的工作環(huán)境能夠使秘書人員更好地調(diào)節(jié)自己的情緒，營造良好的工作環(huán)境。同時，良好的情緒與和諧的工作環(huán)境能夠減少同事之間不必要的摩擦，增進(jìn)同事之間的信任，營造和諧、團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊。

(四)有效的情緒管理可以促進(jìn)秘書人員自身的發(fā)展。良好的情緒管理是一個人自我控制力和情商的具體體現(xiàn)，通過對自身情緒的有效管理，秘書人員可以放松自己的情緒，增強(qiáng)自身的快樂感、成就感、幸福感，這些情緒會對周圍的人產(chǎn)生影響，同時也提示秘書人員要不斷提高自己，從而使自己能夠更符合崗位的需求。

三、高校辦公室秘書人員有效情緒管理的方法

(一)全面正確的自我定位。在日常的工作中秘書人員應(yīng)該根據(jù)自身的實際出發(fā)，為充分了解自身的優(yōu)勢和不足，為自己設(shè)定切合實際的工作目標(biāo)和人生理想，避免設(shè)定過高或者難以達(dá)到的目標(biāo)，影響自己的情緒。全面而準(zhǔn)確的自我定位可以幫助高校辦公室秘書人員客觀評價自己，敢于承認(rèn)自己的缺點和不足，充分挖掘自己的潛能，發(fā)揮自身的優(yōu)勢。在高校服務(wù)過程中秘書人員接觸到的都是高素質(zhì)人才，在與服務(wù)對象接觸的過程中準(zhǔn)確的自我定位可以幫助秘書人員穩(wěn)定心態(tài)，以平和、健康的心理面對工作。

(二)準(zhǔn)確及時的自我察覺。有效的情緒管理就要求高校辦公室秘書人員在工作的過程中能夠隨時地察覺自身情緒的變化，能夠從中找出引起不良情緒的原因，并能夠根據(jù)影響因素和自身心理的變化，及時采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整，以排除不良情緒的影響。高校辦公室秘書人員可以通過采取心理學(xué)上的觀察記錄法，將每天工作中發(fā)生的事情和自己的情緒進(jìn)行記錄，并與之前的情緒進(jìn)行比較，觀察自身情緒變化的特點，對于經(jīng)常因為同類事情而產(chǎn)生不良情緒應(yīng)該多注意，這樣也可在下次遇到同類事情時提醒自己，從而調(diào)整自己的情緒。

(三)學(xué)會換位思考。換位思考也就是要求高校辦公室秘書人員在工作中應(yīng)該多站在對方的立場看問題，從而理解他人的處境和心理狀況，轉(zhuǎn)換位置思考問題。積極的換位思考，可以提高高校辦公室秘書人員的個人察覺能力，增加秘書人員對服務(wù)對象的了解，從而方便自己采取相應(yīng)的措施為服務(wù)對象提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外換位思考可以拉近秘書人員與服務(wù)對象的距離，增進(jìn)與服務(wù)對象之間的感情，從而以客觀的態(tài)度對待他人，使自己保持良好的情緒。

(四)良好地與人溝通。秘書人員在工作過程中會產(chǎn)生不良的情緒，大多是由于與服務(wù)對象或者自己周圍的人因為溝通不當(dāng)而引起的不愉快事情引起的。因此，秘書人員應(yīng)該在日常工作中努力提高自身的溝通能力，積極、主動、客觀與他人進(jìn)行溝通，并在良好的溝通基礎(chǔ)上調(diào)整自己的情緒，以積極的態(tài)度與人相處，促進(jìn)自身良好情緒的培養(yǎng)。良好的溝通是工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，可以增進(jìn)秘書人員與服務(wù)對象之間的相互理解，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提高。

(五)適當(dāng)有度的轉(zhuǎn)移方式。對于高校辦公室秘書人員來說，不良情緒的發(fā)生是不可避免的，但是適當(dāng)有度的轉(zhuǎn)移方式，可以使秘書人員的不良情緒得到排解、疏通，使自己放下心中的包袱以積極的心態(tài)面對工作。秘書人員可以根據(jù)自己的愛好選擇唱歌、劇烈運(yùn)動、跳舞等形式將壓在內(nèi)心的不良情緒發(fā)泄出來，有效調(diào)節(jié)自己的情緒，達(dá)到身心和諧的目的。

(六)勇于尋求專業(yè)的心理輔導(dǎo)。秘書人員作為高校的工作人員應(yīng)該勇于沖破傳統(tǒng)觀念，尋找科學(xué)、專業(yè)的心理輔導(dǎo)，通過科學(xué)、專業(yè)、正確的方法管理自身的情緒。如果在工作中存在嚴(yán)重的情緒問題時，秘書人員應(yīng)該及時向?qū)I(yè)的心理輔導(dǎo)師進(jìn)行求助，通過專業(yè)心理輔導(dǎo)師幫助自己調(diào)整情緒，做好情緒的管理工作。

總之，在高校的日常工作中，秘書人員應(yīng)該以積極的心態(tài)面對工作，學(xué)會正確、科學(xué)掌握和控制自己的情緒，使自己在工作的過程中以積極、向上的心態(tài)面對工作，提高自身的情緒管理能力和服務(wù)的質(zhì)量，促進(jìn)高校工作的順利進(jìn)行。

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