大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化研究

崔旭東 王丹

摘 要：信息化社會下，企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)是未來的發(fā)展趨勢，企業(yè)要給予其高度的重視，認(rèn)識并明確檔案信息化在企業(yè)進一步發(fā)展中的作用和地位，在最大程度上實現(xiàn)企業(yè)管理工作的高效化、智能化，反過來節(jié)約企業(yè)時間和人力成本。同時要加大對企業(yè)檔案信息的研發(fā)力度，充分挖掘企業(yè)檔案信息的潛在價值，為企業(yè)檔案信息使用者提供更加豐富的信息資源，為企業(yè)的長遠發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文就大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)進行了分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.121

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中積累了大量的紙質(zhì)文件與電子文檔，檔案管理部門負(fù)責(zé)整理與存儲。而這些資源對企業(yè)十分重要，信息重復(fù)性使用度較高，所以檔案管理工作較為繁瑣。檔案信息化使檔案保存與使用更加便捷與安全，極大地方便了檔案管理人員的操作。所以，大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)需積極重視檔案信息化建設(shè)，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，切實提升企業(yè)檔案管理水平，推動企業(yè)健康高效發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

經(jīng)濟的發(fā)展給予了企業(yè)廣闊的發(fā)展空間，但也加劇了企業(yè)間的挑戰(zhàn)，因而，在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)后，如何利用新技術(shù)提高自身工作效率，創(chuàng)造新的發(fā)展機遇，進而實現(xiàn)企業(yè)的進一步發(fā)展成為企業(yè)主要思考的問題。在這種背景下，部分企業(yè)開始了檔案信息化建設(shè)之路，并取得了不小的成果，事實上，從企業(yè)方面看，檔案信息化建設(shè)不僅能為企業(yè)提供豐富的信息資源，能為人力資源部門的工作提供依據(jù)，還能夠協(xié)助企業(yè)做好崗位安排，充分發(fā)揮員工的潛能，幫助他們實現(xiàn)自己的人生價值。除此之外，通過檔案信息化建設(shè)，企業(yè)也可以切實提高自身的管理效率和水平，減少在管理工作中人力和時間的投入。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)重視不夠

當(dāng)前，大部分企業(yè)尚未開始檔案信息化建設(shè)，究其根本原因還是部分企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案信息化的價值，簡單將其歸于以智能技術(shù)代替人力進行檔案的整理、歸檔和存儲工作，認(rèn)為這項工作并沒有給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，因而覺得進行檔案信息化可有可無甚至根本就不必要。這種想法影響了檔案信息化建設(shè)進程，造成相關(guān)企業(yè)對檔案信息化工作重視不夠。另外，部分企業(yè)雖然開始了檔案信息化建設(shè)，但卻將其定位為一個部門的職責(zé)，造成檔案信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的配合，實際工作開展較為困難，缺乏有利的環(huán)境和措施配套。

2.2 企業(yè)檔案管理的制度不完善

企業(yè)檔案管理的制度不完善，也沒有相應(yīng)的新體制幫助檔案信息化管理在實際應(yīng)用中發(fā)揮出效果。多數(shù)企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與平臺的建設(shè)下，系統(tǒng)整體協(xié)調(diào)性有所欠缺，部門間協(xié)調(diào)度不高，導(dǎo)致檔案資源傳遞不及時，在編錄時出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確及不完整的情況，缺少管理制度的規(guī)范，甚至影響檔案管理的效率。

3 大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化途徑

3.1 強化檔案信息化管理意識

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息技術(shù)等新興技術(shù)的逐漸崛起，越來越多的企業(yè)逐漸意識到檔案管理與信息化技術(shù)融合的重大戰(zhàn)略意義。首先，開展科學(xué)合理的信息化建設(shè)能夠在很大程度上幫助檔案管理人員簡化檔案管理程序，減輕相關(guān)人員的工作量，降低該項工作對人力資源的依賴性，實現(xiàn)檔案的高效管理。盡管我國現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)仍處于起步階段，但是各大企業(yè)的管理層人員應(yīng)強化企業(yè)內(nèi)部人員的檔案信息化管理意識，培養(yǎng)工作人員正確的思維模式，讓其迅速從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理切換到信息化檔案管理工作中。除此之外，企業(yè)要對管理人員的信息化水平進行嚴(yán)格審核，確保人員具備創(chuàng)新檔案管理工作的能力。同時，安排人員定期對信息化檔案管理的相關(guān)設(shè)備進行檢測，確保其能夠以穩(wěn)定的狀態(tài)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息錄入與檢索，保證檔案信息的完整性和真實性，幫助企業(yè)早日實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

3.2 完善檔案信息化管理系統(tǒng)與制度

企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代不斷改革，檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，所以檔案信息管理系統(tǒng)就是必然存在的。建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，需設(shè)置多種儲存格式與方式，方便多種辦公軟件的查看與使用;可掃描并上傳紙質(zhì)文件，網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)雙重備份，系統(tǒng)中實現(xiàn)資源共享，使檔案的查閱與使用更加便利。而檔案信息化管理制度也是必須建立的，企業(yè)需根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展方向，積極學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀企業(yè)的先進管理經(jīng)驗，在積極整理內(nèi)部資源后，建立嚴(yán)格的檔案信息化管理制度，建立由企業(yè)高管直接管理的檔案管理部門，促使檔案管理部門有充足的資源保障及權(quán)限，日常管理中還需不斷完善管理制度。不斷完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)與制度，檔案管理人員可利用計算機處理繁瑣的工作，減輕人員負(fù)擔(dān)，提高了企業(yè)內(nèi)部運行效率，幫助企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案信息化建設(shè)除了電腦、計算機、掃描儀等電子設(shè)備外，還需要相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)和專業(yè)人才，為此，企業(yè)要想建立一個較為完善的檔案管理體系，必須投入一定的人力和財力，如通過聘請專業(yè)人才或通過加強與科技公司的合作，根據(jù)企業(yè)實際需要開發(fā)出符合企業(yè)發(fā)展的檔案管理軟件，為檔案管理工作的運行提供相應(yīng)的技術(shù)支撐。除此之外，企業(yè)還要創(chuàng)新檔案管理模式，將檔案管理工作歸于一個部門職責(zé)的錯誤觀念加以轉(zhuǎn)變，在各個部門內(nèi)樹立檔案管理意識，進而為檔案管理工作創(chuàng)造一個有利的環(huán)境。

3.4 提高安全意識，強化企業(yè)檔案安全管理

檔案信息化建設(shè)雖然可以加強各部門之間的聯(lián)系，提高工作效率，但由于我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境魚龍混雜，安全隱患較多，因而，企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)工作時，要強化安全意識，并構(gòu)建相應(yīng)的安全監(jiān)督體系，可以通過聘請專門的計算機人才開展檔案信息化系統(tǒng)安全性的定期檢查和更新，加強管理系統(tǒng)的安全性。有條件的企業(yè)，還可以通過建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)隔開，提高系統(tǒng)對非法入侵的防范力。

3.5 加強檔案信息化管理人才的建設(shè)

企業(yè)的檔案信息化管理，是需要人員操作才能實現(xiàn)的，所以必須要加強信息技術(shù)專業(yè)人才的培養(yǎng)。現(xiàn)代化檔案管理工作需要較高的工作素養(yǎng)，能熟練地操作檔案管理軟件，能在眾多檔案中迅速地找到要用的資料與文件等，還能對檔案資源進行科學(xué)地整合。企業(yè)需要適當(dāng)提高薪資福利，建立相應(yīng)的激勵機制與公平競爭機制，吸引年輕人，招攬專業(yè)人才，組建復(fù)合型管理人才隊伍，針對當(dāng)前的軟件開發(fā)、硬件與網(wǎng)絡(luò)維護、信息資源建設(shè)、管理操作系統(tǒng)以及檔案處理等多個方面，培養(yǎng)相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才。

4 結(jié)束語

由此可見，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)展開檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢所趨。檔案信息化建設(shè)是一個動態(tài)的、復(fù)雜的內(nèi)容，只有企業(yè)密切結(jié)合自身實際，分步實施，科學(xué)統(tǒng)籌，以多個部門的配合、技術(shù)保證、資金支持等為依托，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，才能夠創(chuàng)新檔案管理方法，緊抓機遇，以檔案信息化建設(shè)促進企業(yè)的信息化全面發(fā)展。

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