大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討

高暉

摘 要：現(xiàn)如今，時代不斷變化，為各行各業(yè)提供了廣闊的發(fā)展空間和展示實力的機會。創(chuàng)新、突破是每個單位持續(xù)成長的必由之路。與其他單位相比，本單位具有更多的優(yōu)勢和發(fā)展途徑，但也會遇到更多的挑戰(zhàn)和問題。其中，人事檔案的管理是許多單位普遍存在的問題。一方面，信息時代的變革改變了傳統(tǒng)單位的管理模式。單位人事檔案管理需要采用信息化管理模式，改變傳統(tǒng)的管理觀念和工作方法。大量的數(shù)據(jù)和信息使單位的人事管理面臨著巨大的變化和挑戰(zhàn)。另一方面，歷史遺留的問題和現(xiàn)有工作形式的不完善也增加了人事檔案管理的任務量。面對眾多繁瑣的工作內(nèi)容，對相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，制定科學合理的管理策略迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案管理;創(chuàng)新路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.114

在人事檔案的管理中，因為人事檔案的殘缺、信息不完備等情況造成的直接、間接損失不計其數(shù)，所以在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新了人事檔案管理的路徑是對傳統(tǒng)人事檔案建立工作的一個很好的補充。在這樣的時代下，我們可以將從前不敢實踐的想法去落實到新的人事檔案編輯、修訂中。

1 大數(shù)據(jù)與人事檔案管理概述

1.1 大數(shù)據(jù)的概念

科技的進步改變著人們的生產(chǎn)生活，使社會各個領(lǐng)域朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，為生產(chǎn)力的發(fā)展提供了強勁動力的同時，也帶來了大量的數(shù)據(jù)。為了適應信息化的生產(chǎn)生活方式，對數(shù)據(jù)處理提出了較高的要求，要求能夠?qū)?shù)據(jù)進行及時準確的分析處理和高效存儲，使數(shù)據(jù)使用方能夠高效地提取數(shù)據(jù)，安全地使用數(shù)據(jù)。這就對傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理模式提出了新的要求，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生很好地解決了大量數(shù)據(jù)處理方面的問題，為社會的信息化進程提供了極大的

推動。

1.2 人事檔案管理的概念

人事檔案是指將員工的基本信息資料、個人經(jīng)歷和德行表現(xiàn)集中起來，形成的檔案材料，以供管理部門的考核和調(diào)用。而人事檔案的管理是指將員工的人事檔案進行科學的儲存和管理，對員工的基本家庭狀況、技能、工作經(jīng)歷和德行表現(xiàn)進行細致的管理，為人事、組織等相關(guān)部門的人才管理工作提供數(shù)據(jù)保障，有利于管理層進行科學的崗位規(guī)劃和員工的發(fā)展。隨著時代的發(fā)展和單位管理制度改革的深入，對人事檔案管理工作提出了新的要求，要求其能夠符合深入改革的需要，加強人事檔案的管理力度和深度，為單位和員工的共同發(fā)展提供堅實的保障。

2 單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 管理方式落后，管理效率較低

人事檔案管理涉及員工較多的信息，需要重點保護檔案資料，保證員工的個人信息安全。單位在人事檔案管理過程中，一般會采取傳統(tǒng)的信息登記方式，分門別類整理后直接放置在檔案室封存。該過程雖然有效保護了員工的檔案資料安全，但是也給信息提取和使用帶來了低效和阻礙，由于尋找檔案資料過程需要有經(jīng)驗的管理員工進行人工篩選，不僅資料提取速度較慢，層層遞進的審核過程也會影響辦事效率。信息時代背景下，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足當前的人事檔案管理需求，一些單位會采取雙層系統(tǒng)管理的模式，一方面用紙質(zhì)資料留檔，管理員工資料數(shù)據(jù);另一方面信息化存檔，提高管理效率。另外，很多單位領(lǐng)導對人事檔案管理的重視度比較低，管理制度的松懈直接導致員工工作態(tài)度不認真，嚴重影響人事檔案管理質(zhì)量與效率。

2.2 檔案信息存儲、審核不規(guī)范，管理人員專業(yè)素養(yǎng)差

單位的人事檔案管理過程中，一些員工檔案內(nèi)容存在資料不完整和信息有誤的情況比較常見。主要原因是員工在填寫資料過程中出現(xiàn)錯誤，審核人員未及時發(fā)現(xiàn)或者由于某種原因出現(xiàn)作弊或者故意瞞報等情況。單位的人脈關(guān)系網(wǎng)絡比較復雜，在員工招聘管理中，人事檔案管理方式也存在一些漏洞，讓一些人有可乘之機，造成人為因素干擾和影響檔案信息準確率問題，直接導致后期出現(xiàn)人事調(diào)動或升職考核時，檔案信息無從考證與核實，給人力資源管理工作造成極大的困擾與工作難題。另外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響人事檔案管理有效性的重要因素，很多從事人事檔案管理工作的員工認為該職位缺乏挑戰(zhàn)性與升職空間。多數(shù)員工存在短期從事相關(guān)工作或者過渡學習的心理，頻繁調(diào)動工作崗位，導致人事檔案管理部門缺乏長期有經(jīng)驗的管理人員，也為人事檔案的工作管理帶來較多問題。員工參差不齊的工作年限與從業(yè)經(jīng)驗為單位人事檔案管理留下較多的管理隱患。

3 大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討

3.1 緊跟時代步伐，創(chuàng)新制度管理

時代在進步，科技也在日新月異，我們不能被時代拋棄，要在人事檔案管理工作中做新時代的弄潮兒。第一步應當建立起信息化的人事管理檔案，把資料的真實性作為首要的入檔標準，仔細核查每一份檔案信息，確保如此低級的錯誤不會在未來的某一天爆出，影響單位形象;其次是檔案的形式不能只限于紙面上，要全面使用計算機進行電子歸檔，而且要做好備份工作，確保資料不流失。第二是要將數(shù)據(jù)信息考核納入檔案其中，實現(xiàn)單位內(nèi)部的透明化。日常出勤、加班、請假等作為基礎(chǔ)的員工考核標準一定要做到透明化，給到員工有錯必糾、有功必獎的風氣，將有效推進單位高速健康發(fā)展。第三要嚴密做好人事檔案信息的管理工作。把控好人才的錄用、轉(zhuǎn)職、離職等工作，每一環(huán)節(jié)做好把控，認真核對，尤其是大批轉(zhuǎn)職的人員變動，要做好二次核對，謹慎將檔案信息歸檔。

3.2 實現(xiàn)智能化辦公與人事檔案管理

大數(shù)據(jù)背景下，各單位都配置了電子信息設備，要善于利用智能化的工具來為人事檔案管理工作做以輔助。國家倡導無紙化辦公多年來取得了很大的成效，在辦公室中，除必備的文本合同、備份信息等要用到紙張，基本做到了無紙化辦公，紙質(zhì)人事檔案可以通過電子掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子人事檔案，很大程度上提高了一份檔案的利用率，也避免了“一次棄檔，終生不錄”的無人才可用局面。在智能化的運用中，對信息資料真實性的排查也很重要。例如某家公司在面向全網(wǎng)公開招聘時，因?qū)驮嚾藛T的二次核查，查出此人資料信息作假，在各信息平臺檢索都查無此人，人事工作人員隨即上報公安部門，警方迅速調(diào)查了此人的身份信息，竟是潛逃多年的通緝?nèi)藛T。采用智能化的操作流程幫助警方抓獲了潛逃的犯罪嫌疑人，所以在人事檔案管理中，智能化辦公不可謂不重要。

3.3 使人事檔案數(shù)據(jù)化，做大數(shù)據(jù)時代的奠基石

人事檔案管理工作是輔助整個單位高速長遠發(fā)展的核心工作，因此要更人性化去服務于其他各部門，將人事檔案數(shù)據(jù)化就至關(guān)重要。數(shù)據(jù)化的核心理念基于“重要信息優(yōu)先級最高，次要信息優(yōu)先級次之，無用信息可以不歸檔”，然而從前都是由人事人員負責檔案工作，這就無可避免因其個人喜好原因就把信息的優(yōu)先級從自身角度去做考慮，這對數(shù)據(jù)的完整性、客觀性都有很大的影響。所以大數(shù)據(jù)背景下，在檔案的創(chuàng)新管理方面就完全會避免掉這一點，因為數(shù)據(jù)化的思維下，信息的優(yōu)先級固然重要，但數(shù)據(jù)庫是龐大的，不缺乏有用信息，這就可以完全將人事檔案信息都存檔，有需要的時候從中挑選就可以了，排除無用信息的干擾。另外單位可以通過培訓來使人事檔案管理人員達到能夠勝任這一工作的能力，比如使用計算機操作的能力、掌握常用辦公軟件的能力等等，使人事檔案管理人員做好大數(shù)據(jù)時代的奠基石，促進單位高效邁向新的臺階。

4 結(jié)語

人事檔案管理工作在管理占有重要地位，人事檔案管理制度與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機結(jié)合能夠提高單位的管理效率，為單位和員工的快速發(fā)展提供強勁動力。

參考文獻

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